Verplichtingen werkgever en werknemer bij ziekte

Verplichtingen bij ziekte

Je werknemers zijn waarschijnlijk je belangrijkste bedrijfskapitaal. Daarom zorg je goed voor je mensen. Maar dat kapitaal is wel kwetsbaar. Het kan zomaar gebeuren dat een werknemer ziek wordt.

Een zieke werknemer kan je een hoop zorgen opleveren. Je krijgt te maken met extra kosten, administratie en regelwerk. Daarnaast wil je natuurlijk goed voor een zieke werknemer zorgen. Daarmee bevorder je de re-integratie. Wat moet je precies doen als werkgever? En wat zijn de plichten van je zieke werknemer?

Verplichtingen werkgever bij ziekte

Als werkgever moet je zorgen voor goede begeleiding van een zieke werknemer. Je verplichtingen staan in de Arbowet en de Wet verbetering poortwachter:

1. Arbowet

   Volgens de Arbowet moet je zorgen voor een veilige, gezonde werkplek en deskundige ondersteuning bij verzuim.

2. Wet verbeter Poortwachter

   In de Wet verbetering Poortwachter staan alle stappen die er gezet moeten worden als een werknemer (langdurig) ziek is.

Hulp bij zorg voor zieke werknemer

Als werkgever ben je eindverantwoordelijk voor toepassing van de wet. Maar bij de zorg voor een zieke werknemer sta je er niet alleen voor. Je bent zelfs verplicht om deskundigen in te zetten. Wie heb je nodig?

Bedrijfsarts

Je hebt een bedrijfsarts nodig om de mate van arbeidsongeschiktheid te bepalen. Daarnaast is het handig een casemanager te kiezen om je te helpen bij iedere stap die je moet zetten. En eventueel heb je nog andere arbeidsexperts nodig.

Arbodienst

Je kunt die nodige expertise inschakelen via een arbodienst. Het is ook mogelijk een verzuim­verzekering met arbodienstverlening te nemen, daarmee sla je twee vliegen in één klap. Want dan ben je voorzien van goede verzuim­begeleiding en loondoorbetaling bij ziekte.

Lees meer over verzuim­begeleiding in het MKB.

Verplichtingen werkgever bij kort verzuim, 5 tips

Als een werknemer minder dan vier weken ziek is, spreek je van kort verzuim. Welke verplichtingen heb je bij kort verzuim? En hoe kun je dat slim regelen als ondernemer? Benut deze 5 tips:

1. Regel een goede ziekmelding

Laat je werknemers weten hoe ze zich ziek kunnen melden. Leg de regels vast in een verzuim­protocol. Dat zorgt voor duidelijkheid en meer controle. Je werknemers zijn verplicht dit protocol te volgen. Wat mag je van een zieke werknemer verwachten?

Een zieke werknemer?

Verzuim van personeel betekent vaak extra admini­stratie en kosten. Je wilt het liefst dat medewerkers snel weer aan de slag gaan. Een verzuim­verzekering helpt je bij de aanpak van verzuim.

Beperk je risico's

Verplichtingen werknemer bij kort verzuim

Bepaal bijvoorbeeld dat werknemers zich telefonisch ziek moeten melden. Dat zorgt vaak voor een drempel tegen zwart en grijs verzuim. En je hebt direct contact met je werknemer, waardoor je sneller weet waar je aan toe bent.

Vraag je zieke werknemer direct:

• hoe je hem kunt helpen als werkgever
• of hij bepaalde taken misschien nog wel kan uitvoeren (vanuit huis)
• wanneer hij verwacht weer volledig te kunnen werken.

2. Geef de ziekmelding door

Als je werknemer ziek is, meld je dit bij je arbodienst of bedrijfsarts. Dit moet je volgens de wet binnen één week doen. Als je verzekerd bent tegen ziekte­verzuim, moet je het vaak al op de eerste ziektedag doorgeven aan je arbodienst.

Je contactpersoon kan je vanaf dat moment helpen om de juiste stappen te zetten bij verzuim. Een casemanager, verzuim­coach of andere expert kan je ook tips geven om langdurig verzuim te voorkomen, waar dat mogelijk is.

3. Stel wachtdagen in

Als werkgever heb je te maken met verplichte loondoorbetaling bij ziekte. Je moet een zieke werknemer dus zijn salaris doorbetalen. Normaal gesproken al vanaf de eerste ziektedag, maar er is een mogelijke uitzondering die nuttig is bij kort verzuim.

Je mag als werkgever namelijk één of twee loonvrije wachtdagen instellen bij verzuim. Dit worden ook wel baaldagen genoemd. Op die dagen hoef je een werknemer geen loon te betalen.

Een regeling voor wachtdagen of baaldagen moet wel goed zijn vastgelegd in de cao of individuele arbeids­overeenkomst. Je hebt dus een akkoord van je personeel nodig.

Denk er goed over na of je baaldagen wil instellen. Het kan ook een negatieve arbeidsvoorwaarde zijn en mogelijk zelfs tot arbeidsconflicten leiden.

Verzuim­bonus

Misschien kun je er een bonusregeling tegenoverstellen. Je mag personen die (bijna) nooit ziek zijn ook belonen met extra salaris of vakantiedagen. Dit wordt ook wel een verzuim­bonus genoemd.

4. Ga het verzuim­gesprek aan

Als je werknemer vaker kort ziek is, kun je een gesprek met hem voeren. In dit verzuim­gesprek ga je samen op zoek naar mogelijke oorzaken en oplossingen.

Je bespreekt geen medische details. Laat je werknemer vooral weten dat je hem graag wil helpen om zijn werk te kunnen doen. Mogelijk kun je bepaalde taken wijzigen of de werkplek aanpassen. Zo kun je mogelijk langdurig verzuim voorkomen.

Herken de signalen van verzuim

Wist je dat je verzuim soms al ziet aankomen? Dat helpt je op tijd in te grijpen. Bekijk 7 oorzaken en 35 signalen van verzuim.

5. Zorg voor veilig werk

Een belangrijke verplichting voor jou als werkgever is het zorgen voor veilig werk. Daarmee voorkom je arbeidsongevallen en blessures.

Verplichte RI&E

Met een Risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) breng je de risico's in kaart. Je zorgt dat de omstandigheden goed zijn en de werkplek veilig is, inclusief eventuele werkmiddelen en werkkleding.

Daarnaast zorg je voor de juiste instructies en het nodige toezicht. Zo moet je meestal een preventiemedewerker aanstellen om je te helpen bij het voorkomen van ongelukken.

Ook als je werknemers thuiswerken moet de werkplek voldoen aan de Arbowet.

Verplichtingen werkgever bij langdurig verzuim, 5 tips

Is een werknemer na vier weken verzuim nog niet aan het werk, dan spreek je van langdurig verzuim. Wat moet je als werkgever doen om je werknemer te helpen?

1. Volg de wet Poortwachter

Bij langdurig verzuim is het belangrijk de stappen in de Wet verbetering Poortwachter te volgen. Daarin staan de belangrijkste verplichtingen voor jou en je werknemer bij re-integratie.

Zo moet je bijvoorbeeld na 8 weken een Plan van Aanpak (PvA) maken. Dit doe je in samenwerking met je zieke werknemer. In dit plan beschrijf je concreet wat jij en je werknemer gaan doen om de werkzaamheden weer te hervatten.

Het is ook belangrijk een re-integratiedossier bij te houden. Daarin verzamel je alle e-mails, formulieren en documenten. Je hebt een volledig dossier nodig als je werknemer na twee jaar een WIA-uitkering nodig heeft.

Als je niet voldoet aan je verplichtingen bij langdurig verzuim kun je een loonsanctie (boete) krijgen.

2. Beperk de werkstress

De grootste oorzaak van langdurig verzuim is overbelasting door werkstress. Dit zorgt vaak voor psychisch verzuim, zoals een burn-out. In de meeste branches is dit de nummer 1 beroepsziekte.

Probeer overspanning te voorkomen door de werkstress te beperken. Ga vooral in gesprek met je werknemers over hun takenpakket. Vraag wat je kunt doen als werkgever om de werkdruk te verlichten.

Als werkgever kun je veel doen. Het stimuleren van werkplezier is zelfs het beste 'medicijn' tegen langdurig ziekte­verzuim.

3. Zorg voor de juiste begeleiding

Door je werknemers aandacht te geven voorkom je mogelijk al ontevredenheid en demotivatie. Daarnaast is de inzet van een bedrijfsarts noodzakelijk om je werknemer te begeleiden.

Zorg dat je dus niet op de stoel van de specialist gaat zitten. Daardoor zou je de re-integratie juist negatief kunnen beïnvloeden.

4. Geef je werknemer instructies

Wijs je werknemer op zijn verplichtingen bij re-integratie. Beschrijf in je verzuim­protocol wat hij, jij en je arbodienst precies doen tijdens langdurig verzuim en re-integratie.

Maak een protocol dat voldoet aan de regels. Gebruik dit voorbeeld verzuim­protocol.

5. Individuele aanpak

De re-integratie van een werknemer vraagt om een individuele aanpak. De oorzaken kunnen namelijk heel verschillend zijn en zowel uit de hoek van het werk als het privéleven komen.

Er is dan ook geen standaardoplossing om werknemers terug naar werk te leiden. Bij een werknemer met een psychische aandoening wordt vaak een psycholoog ingeschakeld via een arbodienst.

Zorg dat er ook een onafhankelijke vertrouwenspersoon is voor je werknemers. Die kan bijvoorbeeld helpen bij (seksuele) intimidatie op de werkvloer. Is er (ook) sprake van een arbeidsconflict? Dan is er een mediator nodig.

Verklein verzuim

Wat kun je nog meer doen om verzuim te beperken binnen jouw bedrijf? Gebruik de checklist verzuim voorkomen.

Verplichtingen werknemer bij ziekte

Je werknemer heeft zelf ook een aantal verplichtingen bij ziekte. Hij moet zich bijvoorbeeld houden aan het verzuim­protocol van jouw bedrijf. Natuurlijk moet dat protocol wel voldoen aan de wettelijke eisen. Kijk daarbij vooral naar de Arbowet en Wet verbetering poortwachter.

Daarnaast is je werknemer verplicht om mee te werken aan zijn re-integratie. Je werknemer heeft bijvoorbeeld de volgende verplichtingen:

• Niet liegen over de gezondheid tijdens de aanstellingskeuring.
• Informatie geven over zijn verblijfplaats, contact­gegevens en bereikbaarheid. 
• De bedrijfsarts spreken of bezoeken wanneer dat nodig is.
• De genezing niet belemmeren of vertragen.
• Passend vervangend werk accepteren, behalve als daar een goede reden voor is.
• Meewerken aan redelijke verzoeken, voorschriften of maatregelen gericht op passende werk.
• Meewerken aan het opstellen, evalueren en bijstellen van het plan van aanpak.
• WIA-aanvraag op tijd indienen bij het UWV, behalve als daar een goede reden voor is.

Boete na overtreding verplichtingen bij ziekte

Wat als je werknemer zijn verplichtingen bij ziekte niet nakomt? Dan moet je in bepaalde gevallen een boete geven. Ook wel een loonsanctie genoemd. Bijvoorbeeld het (tijdelijk) stopzetten van de loondoorbetaling. Dit mag je niet zomaar doen. Je moet de werknemer eerst waarschuwen. Het is verstandig om dit schriftelijk te doen. Voldoet hij daarna nog niet? Dan kun je de loonbetaling (tijdelijk) stoppen.

Als je niet op tijd ingrijpt, kun je zelf een loonsanctie van het UWV krijgen.

Zieke werknemer verzekeren

Een werknemer die al ziek is kun je niet verzekeren, maar je kunt wel het risico op een langdurig zieke werknemer verzekeren.

Met een verzuim­verzekering krijg je namelijk een vergoeding waarmee je het loon van je zieke werknemer kunt blijven betalen.

Daarnaast helpt een verzekeraar je ook bij het voorkomen en terugdringen van verzuim. Als arbodienstverlening is opgenomen in het verzuim-verzekeringspakket, dan krijgen jij en je zieke werknemer vanaf de eerste dag ondersteuning.

Bescherm je bedrijf tegen ziekte­verzuim

Ziekte­verzuim kan zelfs leiden tot een faillissement. Zeker als je een klein bedrijf hebt is dat een groot risico. Zorg dat het niet zover komt. Met de juiste financiële buffers en/of verzekeringen kun je dit risico flink verkleinen.

Wat kost een verzekering voor jouw bedrijf? Vraag om een offerte verzuim­verzekering.

Welke risico's loop ik?

Een adviseur kan je helpen. Hij brengt de risico’s in je bedrijf in kaart en geeft advies om deze te beperken of af te dekken.

Ik wil advies

Vragen over verplichtingen werkgever en werknemer bij ziekte

• Wat zegt de wet over loon bij ziekte?

  Volgens de wet ben je verplicht het salaris van een zieke werknemer door te betalen tijdens de eerste twee jaar van zijn ziekte. Het gaat om minimaal 70 procent van het salaris, waarbij je in het eerste jaar niet onder het minimumloon mag komen. Let op: in de cao voor jouw bedrijfstak kan een hoger percentage staan.

• Wanneer is een arbodienst nodig?

  De wet zegt dat je binnen een week na de ziekmelding je arbodienst of individuele bedrijfsarts op de hoogte moet brengen. Je arbodienst of verzekeraar kan je vragen dit op de eerste ziektedag al te doen. Lees meer over de taken van een arbodienst.

• Mag een zieke werknemer op vakantie?

  Een zieke werknemer kan soms ook vakantie nemen. Als een langdurig zieke werknemer re-integratieverplichtingen heeft, kan hij vakantiedagen inzetten om even een rustpauze te nemen van zijn re-integratie. Alleen als dit zijn herstel negatief zou beïnvloeden, mag je de vakantieaanvraag afwijzen.

• Wat is een loonsanctie?

  Als je niet voldoet aan je verplichten bij de re-integratie van je werknemer kun je een loonsanctie (boete) krijgen van het UWV. Vaak moet je dan nog een jaar langer het loon van je zieke werknemer doorbetalen. Ook je werknemer kan een loonsanctie krijgen als hij niet meewerkt aan zijn re-integratie.

• Wanneer krijgt mijn zieke werknemer een uitkering?

  Is een werknemer met een vast contract na twee jaar nog steeds ziek, dan kan hij een WIA-uitkering krijgen. In bepaalde gevallen heeft een zieke werknemer al eerder recht op een Ziektewetuitkering, bijvoorbeeld als hij een tijdelijk contract had en ziek uit dienst gaat, of ziek is vanwege een orgaandonatie, zwangerschap of bevalling óf als hij onder een no-riskpolis valt.

• Waar staan de verplichtingen voor werkgevers bij ziekte?

  De belangrijkste verplichtingen staan in de Arbowet en de Wet verbetering poortwachter. Zo ben je verplicht te zorgen voor goede begeleiding van zieke werknemers. Op basis van deze twee wetten kun je zelf een arbobeleid samenstellen voor jouw bedrijf. In je cao kunnen aanvullende verplichtingen staan voor werken in jouw branche.