Verzuim­begeleiding, wat moet ik regelen als ondernemer?

Verzuim­begeleiding door de werkgever

De telefoon gaat. Je werknemer meldt zich ziek. Dat is balen. Je wenst hem beterschap. Maar wat nu? Gewoon afwachten tot hij weer beter is?

Wat zegt de wet over verzuim­begeleiding?

Als werkgever moet je zorgen voor goede verzuim­begeleiding. Je volgt de richtlijnen uit de Arbowet en de Wet verbetering poortwachter.

• Arbowet toepassen

Als werkgever moet je de Arbowet toepassen. Dat betekent dat je zorgt voor een veilige werkplek voor je werknemers. Als werkgever ben je verplicht een goed arbobeleid te voeren om je personeel te beschermen, een Risico-Inventarisatie en -Evaluatie (RI&E) te maken en een preventiemedewerker aan te stellen.

De Arbowet zegt dat je moet zorgen voor een veilige en gezonde werkplek én dat je moet zorgen voor deskundige ondersteuning bij (ziekte)verzuim.

De Arbowet bevat dus belangrijke regels voor werkgevers voor juiste verzuim­begeleiding.

• Wet verbetering poortwachter toepassen

De Wet verbetering poortwachter bevat alle stappen die er gezet moeten worden als een werknemer (langdurig) ziek is. In deze wet staan verplichtingen voor zowel de werkgever en de zieke werknemer.

Samen met een bedrijfsarts of arbodienst ga je je inzetten om de zieke werknemer weer op de werkvloer te krijgen. Je bent verplicht het 10-stappenplan te volgen en te handelen volgens de Wet verbetering Poortwachter.

Verzuim­begeleiding in 10 stappen

Goede begeleiding van een zieke werknemer begint al bij het eerste telefoontje: de ziekmelding. Ook daarna volgen nog allerlei stappen die gezet moeten worden. Namelijk:

1. Ziekmelding doorgeven

   Als je werknemer ziek is, meld je dit bij een arbodienst of bedrijfsarts. Dit moet je wettelijk gezien binnen één week doen. Als je verzekerd bent tegen ziekte­verzuim, moet je het vaak al op de eerste ziektedag doorgeven aan de arbodienst.

2. Probleemanalyse maken

   Is je werknemer zes weken ziek, dan moet de arbodienst of bedrijfsarts een probleemanalyse maken. Hierin staat waarom de werknemer niet meer kan werken, wat zijn mogelijkheden tot herstel zijn en wanneer hij het werk weer denkt te kunnen hervatten.

3. Plan van Aanpak opstellen

   Binnen acht weken na de ziekmelding (uiterlijk twee weken na de probleemanalyse) moet je als werkgever een Plan van Aanpak (PvA) maken. Dit doe je in samenwerking met je zieke werknemer. In dit plan beschrijf je concreet wat jij en je werknemer gaan doen om de werkzaamheden weer te hervatten.

4. Voortgangsgesprekken voeren

   Iedere zes weken moet je als werkgever met je werknemer de voortgang bespreken. Dat hoef je trouwens niet allemaal zelf te doen. Je kunt als werkgever een ‘casemanager’ kiezen. Dat is iemand die de uitvoering van het Plan van Aanpak begeleidt en controleert.

5. Re-integratiedossier bijhouden

   Is er sprake van dreigend langdurig verzuim, dan moet je een re-integratiedossier bijhouden. Alle e-mails, formulieren en documenten die je gebruikt bij deze stappen vormen het re-integratiedossier.

6. Ziekmelding bij UWV melden

   Is je werknemer 42 weken ziek? Dan moet je dit melden bij het UWV. Dit kun je online doen, via het werkgeversportaal.

7. Jaarevaluatie

   Tussen week 46 en week 52 na de ziekmelding volgt een eerstejaarsevaluatie. Jij en/of je casemanager kijkt dan samen met je werknemer terug op het (bijna) afgelopen jaar. Je stelt ook vast welk re-integratieresultaat je in het tweede ziektejaar wil behalen en hoe je dat gaat aanpakken.

8. Werk en werkplek aanpassen

   Na een jaar ziekte ben je als werkgever verplicht om het werk, de werkplek en/of de arbeidsmiddelen van de werknemer aan te passen, als dit nodig is. Dit mag natuurlijk ook eerder, als het kan en gewenst is door beide partijen.

9. Re-integratieverslag maken

   Is je werknemer na twintig maanden nog niet volledig aan de slag, dan maak je een re-integratieverslag. Dit doe je in overleg met je werknemer. Hierin staan alle afspraken en concrete resultaten van de geplande werkhervatting.

10. WIA aanvragen

    Als je werknemer na 87 weken nog niet aan de slag kan, ontvangt hij een WIA-aanvraagformulier van het UWV. Dit formulier moet hij binnen drie weken terugsturen naar het UWV. Als er aan de wettelijke voorwaarden is voldaan, start de WIA-uitkering voor je werknemer.

Verzuim­protocol

Geef je personeel inzicht in deze stappen! In een verzuim­protocol beschrijf je wat jij en je werknemer precies doen vanaf de ziekmelding. Bekijk een voorbeeld verzuim­protocol. 

Visie op re-integratie verplicht

In Nederland is het al sinds 1 juli 2023 verplicht dat jij en je werknemer een visie moeten geven op de re-integratie. Die visie moet je vastleggen in het plan van aanpak. Ook bij het bijstellen van je plan kan de visie van beide partijen aangepast worden. Tijdens de jaarevaluatie mag je opnieuw je visie op de re-integratie plan geven. 

Loonsanctie na twee jaar

Het is belangrijk dat je volledig voldoet aan de regels bij de verzuim­begeleiding en re-integratie. Als na twee jaar blijkt dat je niet aan de regels hebt voldaan, kan het UWV een loonsanctie opleggen. Dat betekent dat je langer het loon moet doorbetalen aan je zieke werknemer. Met een compleet dossier voorkom je dat. Je werknemer krijgt dan ook sneller een uitkering.

Een zieke werknemer?

Verzuim van personeel betekent vaak extra admini­stratie en kosten. Je wilt het liefst dat medewerkers snel weer aan de slag gaan. Een verzuim­verzekering helpt je bij de aanpak van verzuim.

Beperk je risico's

Hulp bij verzuim­begeleiding

Gelukkig hoef je het niet alleen te doen. Sterker nog: bij de begeleiding van zieke werknemers is het verplicht om je te laten bijstaan door deskundigen. Je bent in ieder geval verplicht een bedrijfsarts in te zetten. Daarnaast is het handig een casemanager te kiezen en eventueel andere arbeidsexperts.

Bedrijfsarts inschakelen

Een bedrijfsarts schakel je in via je arbodienst of zelf, als je een overeenkomst met een bedrijfsarts hebt. De bedrijfsarts helpt je bij de juiste uitvoering van je verzuim­beleid.

Wat doet een bedrijfsarts?

Je bedrijfsarts beoordeelt bijvoorbeeld de ziekmelding van je werknemer. Hij richt zich daarbij op het functioneren van de werknemer en niet op de klachten. Hij kijkt zo veel mogelijk naar wat je werknemer nog wel kan doen, ondanks zijn beperkingen. Lees meer over de taken van een bedrijfsarts.

Casemanager aanstellen

Bij de begeleiding van een zieke werknemer kun je een casemanager aanstellen. Dat is iemand die jou en je werknemer ondersteunt bij alle stappen die gezet moeten worden rondom ziekte­verzuim.

Een casemanager kan jou een hoop werk uit handen nemen. Je kunt zelf een casemanager kiezen. Via je verzekeraar of arbodienst is er vaak een verzuim­coach beschikbaar die deze rol op zich kan nemen.

Als je kiest voor een MKB verzuim-ontzorg­verzekering krijg je een casemanager toegewezen.

Arbeidsdeskundigen inzetten

Via je arbodienst kun je naast een bedrijfsarts of arboarts vaak ook andere experts en arbeidsdeskundigen inzetten. Bijvoorbeeld een vertrouwenspersoon of een mediator, want verzuim kan ook te maken hebben met een arbeidsconflict of een voorval op het werk.

Er zijn ook experts beschikbaar via andere instanties. Je hebt deskundigen vanuit het UWV, de gemeente, je verzekeraar of arbeidsdeskundigen die als zelfstandige inzetbaar zijn.

Arbeidsdeskundig onderzoek

Je kunt een arbeidsdeskundige ook preventief inzetten. Bijvoorbeeld voor een arbeidsdeskundig onderzoek.

Voordelen goede verzuim­begeleiding

Goede verzuim­begeleiding is heel belangrijk voor je bedrijf. Waarom is dat zo? De belangrijkste voordelen op een rij:

• Je voorkomt onnodig verzuim
  Doordat het proces goed is ingericht, zal je werknemer zich niet snel onnodig ziek melden. Met de juiste begeleiding is de kans dan ook kleiner dat frequent verzuim zal leiden tot langdurig verzuim. 
• Je beperkt langdurig verzuim 
  Door je werknemer te helpen bij zijn re-integratie kun je hem mogelijk sneller aan het werk helpen. Vooral bij psychische aandoeningen, zoals een burn-out, is veel te winnen door de juiste aanpak en inzet van experts.
• Je bespaart tijd
  In eerste instantie lijkt een goede verzuim­begeleiding je juist tijd te kosten, maar met de juiste hulp, gericht op snelle re-integratie, kan het je op de lange termijn veel tijd besparen.
• Je bespaart geld
  Een zieke werknemer kost je gemiddeld 260 euro per dag. Door goede verzuim­begeleiding kun je het aantal ziektedagen flink verlagen en dus geld besparen.
• Je hebt minder stress
  Een goede aanpak geeft rust. Het voorkomt stress bij jou en je werknemer. En het laatste wat je wil is een verstoorde arbeidsrelatie, met alle gevolgen van dien.
• Je krijgt een goede reputatie
  De juiste zorg voor je mensen levert je een de reputatie op van een goede werkgever. Zowel binnen je bedrijf als erbuiten. Want je werknemers horen van de goede aanpak en delen dit weer met anderen. Daarmee kun je zelfs nieuwe werknemers aantrekken en nieuwe klanten.

Wat kun je verder doen om verzuim te beperken binnen jouw bedrijf? Gebruik de checklist verzuim voorkomen.

Vragen over verzuim begeleiding

• Wat is verzuim­begeleiding?

  Verzuim­begeleiding gaat over de zorg voor een zieke werknemer. Als werkgever heb je de verantwoordelijkheid je werknemer te helpen tijdens zijn verzuim en re-integratie. Je volgt hierbij de Wet verbetering poortwachter en werkt samen met een bedrijfsarts.

• Is verzuim­begeleiding verplicht?

  Ja, volgens de Arbowet moet je als werkgever zorgen voor een goed verzuim­beleid en deskundige ondersteuning bij verzuim. Het past ook bij de verplichtingen die je hebt vanuit goed werkgeverschap.

• Hoe regel ik verzuim­begeleiding als werkgever?

  Je bent verplicht een bedrijfsarts in te zetten bij de begeleiding van een zieke werknemer. Daarnaast kun je ook een casemanager aanstellen die je helpt om alle verplichte stappen te zetten bij verzuim en re-integratie. Je regelt dit bijvoorbeeld met een verzuim­verzekering met arbodienstverlening.

• Wat zijn de kosten van verzuim­begeleiding?

  De meeste bedrijven sluiten een abonnement af bij een arbodienst. De kosten hangen af van de ondersteuning die je kiest. Gemiddeld kost een arbodienst tussen de 150 en 200 euro per werknemer per jaar. Als je een verzuim­verzekering afsluit, biedt de verzekeraar je vaak een gunstige mogelijkheid om die te combineren met een contract met een arbodienst.

• Wanneer krijg ik een loonsanctie?

  Als je niet voldoet aan je plichten bij de re-integratie van je werknemer kun je een loonsanctie (boete) krijgen van het UWV. Vaak moet je dan nog een jaar langer het loon van je zieke werknemer doorbetalen. Ook je werknemer kan een loonsanctie krijgen als hij niet meewerkt aan zijn re-integratie.

Verzuim­verzekering

Het voorkomen van verzuim en begeleiden van ziek personeel kan je veel geld en tijd kosten. Een verzuim­verzekering helpt je bij de aanpak.

Beperk je risico's