Iedere week in je mailbox 
In dit artikel over het verzuimprotocol:
Hoe moet een werknemer zich ziek melden? Wanneer schakel je een bedrijfsarts in? Welke stappen zet je bij langdurig verzuim en re-integratie? Al dit soort vragen worden beantwoord in een verzuimprotocol.
Verzuimprotocol voorbeeld
In een verzuimprotocol beschrijf je stap voor stap wie wat doet. Het protocol geef je aan je werknemers zodat de regels en stappen duidelijk zijn en er geen misverstanden kunnen ontstaan.
Gratis sjabloon in PDF of Word
Als werkgever maak je zelf een verzuimprotocol dat van toepassing is op jouw bedrijf. Gebruik hiervoor het gratis voorbeeld verzuimprotocol van Ondernemen Met Personeel. Dit voorbeeld kun je via een paar invulvelden makkelijk aanpassen en daarna met je werknemers delen.
Wil je het verzuimprotocol ook op andere plekken aanpassen? Dan kun je gebruikmaken van een verzuimprotocol in Word (docx).
Download Word verzuimprotocol
Hoe gebruik je dit voorbeeld verzuimprotocol? Hieronder vind je een toelichting per onderdeel.
Wet verbetering poortwachter
Bij het maken van een verzuimprotocol moet je rekening houden met de Wet verbetering poortwachter. In die wet staan de regels voor de eerste twee jaar dat je werknemer ziek is.
Er zijn een aantal stappen die werknemers en werkgevers verplicht moeten doorlopen. Zo moet je een re-integratiedossier bijhouden, na zes weken ziekte een probleemanalyse laten uitvoeren en binnen acht weken na de ziekmelding een plan van aanpak maken.
Het is belangrijk je aan de Wet verbetering poortwachter te houden. Dat vergroot de kans op een goede re-integratie en het is bijvoorbeeld ook vereist om een WIA-uitkering voor je werknemerte krijgen na twee jaar ziekte.
Pas op voor loonsanctie
Als je de Wet verbetering poortwachter niet volgt, kun je een loonsanctie krijgen en moet je een werknemer langer zijn loon doorbetalen.
Gebruik dus een verzuimprotocol dat voldoet aan de Wet verbetering poortwachter, zoals het voorbeeld verzuimprotocol van Ondernemen met personeel.
Verzuimprotocol maken, 6 aandachtspunten
In het sjabloon verzuimprotocol van Ondernemen met personeel kom je een aantal thema's tegen. Waar moet je op letten? Een korte uitleg en zes aandachtspunten:
1. Ziek melden
Het eerste onderdeel in een verzuimprotocol gaat meestal over ziek melden. Je zet de volgende punten over de ziekmelding duidelijk op een rij voor je werknemer:
- Wanneer?
Bijvoorbeeld 'op de eerste ziektedag voor 9:00 uur'. - Hoe?
Bijvoorbeeld 'telefonisch'. - Bij wie?
Bijvoorbeeld 'bij je directe leidinggevende'.
Je kunt de procedure voor ziekmelding zelf aanpassen naar wens, maar het is aan te raden dat iemand zich op de eerste ziektedag ziek meldt en dat dit telefonisch gebeurt. Telefonische ziekmelding is vaak een drempel voor personen die misschien niet echt ziek zijn (zwart en grijs verzuim).
Je beschrijft ook hoe een werknemer zich ziek kan melden tijdens een werkdag. Als iemand niet in staat is zich ziek te melden kan iemand anders dit voor hem doen.
Beperk verzuim
Hoe kun je voorkomen dat een werknemer langdurig ziek wordt? Kijk wat je als werkgever kunt doen. Ga aan de slag met de checklist verzuim voorkomen.
Informatie bij ziekmelding
In het verzuimprotocol beschrijf je ook welke informatie er nodig is. De werknemer moet aangeven dat hij wegens ziekte niet in staat is om te werken. Je kunt hem verder vragen naar:
- de verwachte duur van het verzuim;
- wat je als werkgever kunt doen om te helpen;
- op welk (verpleeg)adres en telefoonnummer de werknemer te bereiken is;
- of er sprake is van een vangnetsituatie;
- welke werkzaamheden nog wel uitgevoerd kunnen worden;
- of er sprake is van arbeidsongeschiktheid door een ongeluk waarvoor een derde aansprakelijk is.
Na de ziekmelding geef je de informatie door aan de arbodienst of de bedrijfsarts. Volgens de wet moet dit gebeuren binnen een week na de eerste ziektedag.
Vangnetsituatie
Er is sprake van een vangnetsituatie bij arbeidsongeschiktheid door zwangerschap, structureel functionele beperkingen of orgaandonatie.
In deze gevallen mag je als werkgever niet vragen naar de specifieke omstandigheden. Als je werknemer spontaan informatie hierover deelt, mag je dit niet vastleggen.
Het is belangrijk je te houden aan de privacyregels bij ziekte.
Voorbeeldtekst voor in je verzuimprotocol: ziek melden
Voorbeeldtekst kan zijn:
Bij ziekte moet de medewerker zich op de eerste ziektedag voor 9.00 uur telefonisch ziek melden.
Als de medewerker zelf niet in staat is zich ziek te melden, kan hij dit door iemand anders laten doen. Als een medewerker tijdens werktijd ziek wordt, meldt hij zich persoonlijk af bij zijn directe leidinggevende.
Bij de ziekmelding geeft de medewerker (of iemand anders, als de medewerker dit zelf niet kan) aan:
| A. | dat de medewerker wegens ziekte niet in staat is om te werken; |
| B. | wat de verwachte duur van het verzuim zal zijn; |
| C. | wat de werkgever kan doen om te helpen; |
| D. | op welk (verpleeg)adres en telefoonnummer de medewerker te bereiken is; |
| E. | of er sprake is van een ‘vangnetsituatie’; dit is het geval bij arbeidsongeschiktheid of orgaandonatie; |
| F. | welke werkzaamheden nog wel uitgevoerd kunnen worden; |
| G. | of er sprake is van arbeidsongeschiktheid door een ongeluk waarvoor een derde aansprakelijk is. |
Wil je het meer voorbeeldteksten gebruiken? Maak dan gebruik van het verzuimprotocol in Word (docx).
2. Arbeidsconflict
In het protocol beschrijf je ook dat een werknemer zich niet ziek mag melden vanwege een arbeidsconflict. In overleg met een leidinggevende kan hij een 'time-out' (arbeidsconflictenverlof) krijgen om samen op zoek te gaan naar een oplossing.
Meldt de medewerker zich toch ziek na een conflict, terwijl hij niet echt ziek is? Dan kun je de melding omzetten in een 'time-out' en mediation starten volgens de richtlijnen van de Stichting Expertisecentrum Participatie (STECR).
Hulp van de arbodienst
Je kunt ook je arbodienst inschakelen om het verzuim niet onnodig lang te laten worden.
3. Bereikbaarheid tijdens verzuim
In het verzuimprotocol benoem je dat de werknemer bereikbaar moet zijn voor jou en de arbodienst.
Je kunt een periode vaststellen, bijvoorbeeld 'in de eerste 8 weken van zijn verzuim', en een tijdvak kiezen op de dag, bijvoorbeeld 'tussen 10:00 en 12:00 uur'. Dan is het voor je werknemer helder dat hij in die periode een telefoontje kan verwachten.
Het is belangrijk dat de arbodienst weet hoe de zieke werknemer te bereiken is. Als de arbodienst na twee pogingen telefonisch geen gehoor heeft gekregen, brengt de arbodienst de kosten hiervoor in rekening bij jou als werkgever.
In het protocol kun je ook vermelden dat je werknemer zijn verblijfadres moet opgeven en een wijziging daarvan op tijd moet doorgeven (binnen 24 uur). Hij moet namelijk beschikbaar zijn voor een eventueel huisbezoek van de arbodienst.
4. Contact met de arbodienst
Je werknemer moet de bedrijfsarts de nodige (medische) informatie geven. Deze informatie is alleen bestemd voor de arbodienst en dus niet voor jou als werkgever.Alleen de naam van de werknemer en de verwachte hersteldatum mogen wel gedeeld worden.
Op de gegevens die de arbodienst verzamelt, zijn regels van toepassing, zoals het beroepsgeheim, de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) en het privacyreglement van de arbodienst. Geen enkele organisatie ontvangt deze gegevens zonder schriftelijke toestemming van de werknemer.
5. Spreekuur arbodienst
Je werknemer kan een oproep krijgen voor het spreekuur van de arbodienst. Bij verhindering moet hij zich op tijd afmelden, uiterlijk 24 uur van tevoren op werkdagen.
Wanneer een afspraak of consult te laat wordt geannuleerd, brengt de arbodienst de uren en de eventueel gemaakte kosten bij jou als werkgever in rekening.
Voorbeeldtekst voor in je verzuimprotocol: spreekuur arbodienst
Voorbeeldtekst kan zijn:
Zo nodig ontvangt de werknemer een oproep voor het spreekuur van de arbodienst. Bij verhindering licht de werknemer de arbodienst zo spoedig mogelijk telefonisch in (eventueel via de werkgever). Bij volledige werkhervatting hoeft de werknemer niet op het spreekuur te verschijnen, maar laat hij dit wel zo spoedig mogelijk telefonisch weten aan de arbodienst (eventueel via de werkgever).
De werknemer en de werkgever ontvangen terugkoppeling van de arbodienst over wat er is afgesproken tijdens het spreekuur.
Wil je meer voorbeeldteksten gebruiken? Maak dan gebruik van het verzuimprotocol in Word (docx).
6. Re-integratiedossier en WIA-aanvraag
Je bent als werkgever verplicht om een re-integratiedossier bij te houden. Je arbodienst kan je hierbij helpen, maar als werkgever ben je eindverantwoordelijk.
Als je werknemer na twee jaar ziekte nog niet kan werken, krijg je te maken met de aanvraag van een WIA-uitkering. Bij die aanvraag zijn de gegevens nodig uit het re-integratiedossier om een re-integratieverslag te maken.
Wettelijke eisen
Het is belangrijk op de hoogte te blijven van de manier waarop het UWV met de wettelijke eisen omgaat. Kijk dus geregeld op de website van het UWV voor de meest recente informatie.
Verzuim onder controle houden
Verzuim in de hand houden is cruciaal voor een gezonde bedrijfsvoering. Zieke werknemers kunnen je namelijk veel geld kosten.
Naast de verplichte loondoorbetaling bij ziekte heb je waarschijnlijk al snel te maken met omzetverlies, kosten voor vervanging en de kosten van verzuimbegeleiding.
Verzuimkosten berekenen
Inzicht in verzuim en verzuimkosten is heel belangrijk. Weet jij bijvoorbeeld wat nu het verzuimpercentage is in jouw bedrijf? En wat kost het je precies?
Ontdek wat ziekteverzuim kost voor jouw bedrijf. Gebruik bijvoorbeeld de verzuimcalculator van De Goudse verzekeringen. Binnen enkele minuten heb je inzicht in de kosten van je eigen bedrijf en een handige vergelijking (benchmark) met andere bedrijven in jouw branche.
Kosten per zieke werknemer
Wat als Henk een maand niet kan werken? Gebruik de rekentool zieke werknemer en ontdek hoeveel jij betaalt.
Verzekering tegen verzuim
Je kunt natuurlijk niet alle ziektegevallen voorkomen. Wil je weten of het in jouw situatie verstandig is om een verzuimverzekering af te sluiten en in welke vorm? Neem contact op met een adviseur uit jouw regio.
Een adviseur kan samen met jou bepalen hoe groot het risico is en welke verzekering het beste bij jouw situatie past. Wil je liever eerst een indicatie krijgen van de kosten voor jouw situatie? Vraag dan gratis een offerte aan.
Verzuimprotocol gebruiken, 5 tips
Hoe gebruik je dit verzuimprotocol op de juiste manier? 5 tips voor ondernemers met personeel:
Verzuimprotocol voorbeeld
Gebruik een verzuimprotocol dat voldoet aan de Wet verbetering poortwachter. Benut bijvoorbeeld het voorbeeld verzuimprotocol (pdf) van Ondernemen met personeel. Dit voorbeeld kun je aanpassen op een paar plekken en direct gebruiken.
Geef je personeel een verzuimprotocol
Zorg dat huidige en nieuwe werknemers het verzuimprotocol ontvangen. Je kunt het protocol bijvoorbeeld opnemen in een personeelshandboek en ernaar verwijzen in de arbeidscontracten met je werknemers.
Instructies voor leidinggevenden
Geef alle leidinggevenden binnen je bedrijf instructies om het verzuimprotocol juist te hanteren. Zeker als zij aanspreekpunt zijn bij ziekmelding is het stellen van de juiste vragen aan een zieke werknemer heel belangrijk. Geef ze de instructies uit dit artikel en bied de gelegenheid om vragen te stellen over het protocol.
Hulp van verzuimexperts nodig
Het is belangrijk de juiste stappen te zetten bij verzuim en re-integratie en dat hoef je niet alleen te doen. Vraag je arbodienst en verzuimverzekeraar om ondersteuning. In veel gevallen kun je een verzuimcoach of casemanager krijgen als aanspreekpunt. Daarmee word je als werkgever ontzorgd. Als je kiest voor een MKB verzuim-ontzorgverzekering ben je van de juiste hulp verzekerd.
Variant model verzuimprotocol
Wil je een uitgebreidere variant van dit verzuimprotocol gebruiken? De Goudse verzekeringen heeft een versie met meer instructies over de juiste toepassing voor werkgever en werknemer. Bekijk het model verzuimprotocol.
Verlaag de risico's en onverwachte kosten van ziek personeel met een verzuimverzekering, ontdek wat dit voor jouw onderneming kan betekenen.
Ziekteverzuimverzekering
Gratis tips in je mailbox
