Personeels­handboek maken, zo doe je dat

Personeels­handboek

In de arbeidsrelatie met je werknemers zijn afspraken heel belangrijk. Afspraken over loon en werktijden, over ziekte­verzuim of woon-werkverkeer en nog veel meer onderwerpen.

Je kunt die afspraken met iedere werknemer afzonderlijk maken en vastleggen in de individuele arbeids­overeenkomst. Maar het is handiger om afspraken die voor iedereen gelden in één keer vast te leggen in een bedrijfsreglement of personeels­handboek.

Aanvulling op arbeidscontract

Met een clausule in het arbeidscontract maak je het personeels­handboek onderdeel van de overeenkomst.

Als de werknemer zijn handtekening onder het contract met clausule zet, gaat hij automatisch akkoord met de inhoud van het handboek. Dat scheelt veel individuele onderhandelingen en papierwerk, maar ook eventuele discussies achteraf.

Bij een latere invoering van een personeels­handboek of een herziening ervan, hebben werknemers nog wel recht op bestaande individuele afspraken. Als een werknemer hieraan vast wil houden, dan kun je daar alleen onderuit als je kunt aantonen dat er een zwaarwegend bedrijfsbelang is.

Voordelen personeels­handboek

Een personeels­handboek heeft een aantal voordelen voor jou en je werknemers:

• Houvast
  Je werknemers weten precies wat hun rechten en plichten zijn en welke regels en afspraken er in het bedrijf gelden.
• Duidelijkheid
  Door alle bedrijfsvoorschriften systematisch in één document vast te leggen, geef je structuur aan je personeels­beleid. Een helder personeels­beleid is prettig voor je werknemers.
• Transparantie
  De afspraken in het handboek gelden voor iedereen, dat bevordert het gevoel van eerlijkheid en gelijke behandeling bij je werknemers.
• Zekerheid
  Een personeels­handboek biedt jou als werkgever bescherming. Je staat juridisch sterker als je zaken goed hebt vastgelegd. Zeker als je werknemers ervoor getekend hebben.
• Gemak
  Wil je een bedrijfsregel aanpassen? Dat kun je dat heel gemakkelijk centraal regelen door een wijziging in het handboek. Je hoeft niet meer met iedere werknemer afzonderlijk te onderhandelen.

Toestemming vragen

Voor aanpassing van regels of afspraken is in veel gevallen instemming van de ondernemingsraad of personeels­vertegenwoordiging vereist.

Inhoud personeels­handboek

Bij het zelf maken van een personeels­handboek moet je zorgvuldig te werk gaan. Het is zaak om alle belangrijke afspraken, voorschriften, procedures en protocollen op te nemen en niets te vergeten. Denk dus goed na over hoe je het in je bedrijf wilt regelen, zowel nu als in de toekomst.

Check ook of jouw bedrijfsvoorschriften in overeenstemming zijn met de wetten en regels van het arbeidsrecht.

Krijg grip op personeels­kosten

Lees het gratis whitepaper met daarin de waarde van personeel, alle personeels­kosten op een rij en 5 manieren om te besparen.

Download gratis PDF

Onderdelen personeels­handboek

De volgende onderwerpen mogen in elk geval niet in je handboek ontbreken:

1. huis- en gedragsregels
2. salarisafspraken
3. functieomschrijvingen
4. veiligheidsprocedures
5. werktijden
6. kledingvoorschriften
7. overwerk
8. woon-werkverkeer
9. ongeoorloofd verzuim / te laat komen
10. ziekte en arbeidsongeschiktheid
11. vakantie en verlof
12. feestdagen
13. pensioen
14. opleidingen

Valt je bedrijf onder een verplichte cao? Neem de belangrijkste bepalingen uit de cao dan op in je personeels­handboek. Doe dit in begrijpelijke taal en pas de tekst toe op jouw bedrijf.

Organogram bedrijf

Het is voor je personeel handig om een overzicht te hebben van je bedrijfsstructuur. Welke functies zijn er? Welke afdelingen zijn er en wie is er verantwoordelijk? Je kunt dit schematisch weergeven in een organogram. Neem dit organogram op in het handboek.

Maak eenvoudig je eigen organogram met dit voorbeeld organogram.

Verzuim­protocol invoegen

Het is slim om een verzuim­protocol op te nemen in je personeels­handboek. In dit protocol beschrijf je duidelijk de stappen die jij en je personeel nemen bij verzuim: van ziekmelding tot re-integratie. Houd je hierbij aan de regels in de Wet verbetering poortwachter.

Download een handig voorbeeld verzuim­protocol.

Formulieren gesprekken

Het is voor je werknemers ook handig om te zien hoe ze worden beoordeeld. Als je formulieren gebruikt voor functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken, neem deze dan ook op in je personeels­handboek.

Gebruik bijvoorbeeld een formulier functioneringsgesprek en een beoordelingsformulier voor personeel.

Regels vakantie, verlof en feestdagen

Beschrijf in je personeels­handboek ook wat de regels zijn rond vrije dagen. Dat scheelt je een hoop vragen. Wees duidelijk over het aantal vakantiedagen dat je werknemer heeft en hoe hij vakantie moet aanvragen.

Beschrijf ook welke vormen van verlof er zijn en hoe je werknemer daar een beroep op kan doen. Noem per verlofsoort ook of er sprake is van loondoorbetaling of niet.

Op welke feestdagen is je personeel vrij? Als er geen cao-regels zijn mag je dit grotendeels zelf bepalen. Bekijk een overzicht van feestdagen in 2025.

Personeels­handboek maken, 8 tips

Heb je de onderwerpen voor het personeels­handboek op een rijtje gezet? Dan wordt het tijd om na te denken over de structuur en de vormgeving van het handboek. Onderstaande tips helpen je daarbij.

1. Zorg voor een overzichtelijke structuur

Het handboek moet een naslagwerk zijn, geen doolhof. Zorg dat de lezer snel vindt wat hij zoekt. Maak een duidelijke indeling in hoofdstukken en paragrafen, met bijbehorende inhoudsopgave.

Schrijf een inleiding waarin je het nut en de noodzaak van het handboek toelicht, eventueel met een korte uitleg van de hoofdstukopbouw. Afhankelijk van de omvang van het handboek kun je overwegen om achterin een trefwoordenregister op te nemen.

2. Kies voor de juiste uitstraling

Het is raadzaam om de stijl en de toon van het handboek in lijn te brengen met de bedrijfscultuur. Bij een formele sfeer en cultuur past een strakke en gedegen schrijfstijl, bij een informele sfeer kies je juist voor een wat lossere stijl. Maar pas op dat het niet te joviaal wordt.

3. Schrijf helder en duidelijk

Welke stijl je ook kiest, zorg ervoor dat de tekst leesbaar is. Houd de zinnen kort en krachtig, omschrijf elk onderwerp zo beknopt mogelijk. Doe dit in heldere bewoordingen, zodat er geen misverstanden kunnen ontstaan over de interpretatie van de tekst.

4. Houd de opmaak luchtig

Zorg dat het handboek uitnodigt tot lezen. Dit bereik je door ‘lucht’ in de opmaak te brengen. Gebruik geen lange lappen tekst, want die worden niet gelezen.

Werk in plaats daarvan met witregels en tussenkopjes. Je kunt de tekst eventueel afwisselen met foto’s of andere afbeeldingen. Wees daarbij wel kritisch en blijf professioneel: de afbeeldingen moeten passen bij de gekozen uitstraling.

5. Kies voor een positieve insteek

Maak van je personeels­handboek geen personeels­wetboek. Natuurlijk moeten je werknemers in het handboek kunnen lezen wat zij wel en niet mogen doen, maar breng dat op een positieve manier.

Leg de nadruk niet op wat verboden is, maar juist op wat verwacht en gewaardeerd wordt. Dat werkt motiverend en maakt dat je werknemers de regels sneller accepteren.

6. Geef je werknemers inspraak

De introductie van een personeels­handboek kan op weerstand stuiten, vooral als je werknemers het idee hebben dat zij regels van bovenaf krijgen opgelegd. Dit kun je voorkomen door het personeel zeggenschap te geven over de inhoud van het handboek.

Vraag hun mening over bepaalde regels en afspraken, laat hen zelf suggesties doen. Of beter nog: stel een projectgroep samen om – onder jouw leiding – het handboek te maken. Zo vergroot je het draagvlak binnen je bedrijf.

7. Zorg voor een goede verspreiding

Is het handboek klaar, zorg dan dat alle personeels­eden daarvan op de hoogte zijn. Geef iedere werknemer bijvoorbeeld een eigen papieren exemplaar en laat hem tekenen voor ontvangst. Dan kan niemand later zeggen dat hij van een bedrijfsregel niet op de hoogte was.

Stel het handboek digitaal beschikbaar en deel hem met al je werknemers. Maak dit tot een vast onderdeel bij het aannemen van een nieuwe werknemer.

8. Houd het personeels­handboek up to date

Het spreekt voor zich dat je het handboek voortdurend moet aanpassen aan de actualiteit. Het maakt immers deel uit van de arbeids­overeenkomst en is een belangrijke schakel in het personeels­beleid.

Werk de online versie van het handboek geregeld bij en zorg bij elke wijziging dat alle medewerkers op de hoogte worden gebracht. Verstrek periodiek – bijvoorbeeld jaarlijks of tweejaarlijks – ook een nieuwe papieren versie.

Voorbeeld personeel handboek

Je hoeft het wiel niet helemaal opnieuw uit te vinden. Gebruik bijvoorbeeld een sjabloon of een voorbeeld van een bestaand personeels­handboek.

Online zijn er genoeg goede documenten te vinden. Download een gratis voorbeeld personeels­handboek en maak er je eigen versie van. Succes!

Vragen over handboek personeel

• Wat is een personeels­handboek?

  Een personeels­handboek is een document met bedrijfsregels en voorschriften voor je personeel. Het wordt ook wel een bedrijfsreglement genoemd. In dit handboek leg je vast wat je van werknemers verwacht en geef je hen informatie over de werkwijze binnen jouw bedrijf. Het is een nuttige aanvulling op de arbeids­overeenkomst.

• Wat is het verschil tussen een handboek en bedrijfsreglement?

  Hier zit geen verschilt tussen, je noemt een personeels­handboek ook wel een bedrijfsreglement.

• Welke regels leg je vast?

  Je kunt allerlei algemene bedrijfs- en gedragsregels opnemen in het handboek voor personeel. Bijvoorbeeld afspraken over ziekmelding, kleding, feestdagen, verlof, ontspanning, alcohol, overwerk, vergoedingen en werktijden.

• Wanneer is een personeels­handboek rechtsgeldig?

  De regels in een personeels­handboek of bedrijfsreglement zijn rechtsgeldig als je werknemers ermee hebben ingestemd. Je kunt bijvoorbeeld een clausule opnemen in het arbeidscontract waarin je verwijst naar de afspraken in het handboek. Als je werknemer het contract ondertekent gaat hij ook akkoord met de bepalingen in het handboek. Houd wel rekening met afwijkende afspraken in het individuele arbeidscontract en/of een cao die mogelijk van toepassing is.

Ken jij de risico's al?

Jouw bedrijf is goud waard, voorkom uitglijders. Ontdek de gevaren in de horeca, bouw, detailhandel, groothandel, persoonlijke of zakelijke dienst­verlening en beperk je risico's.

Ga voor zekerheid