Iedere week in je mailbox 
In dit artikel over het verzuimprotocol:
Verzuimprotocol, wat is het?
In een verzuimprotocol leg je vast wat er precies gebeurt zodra een werknemer ziek wordt en daardoor niet kan werken. Je zet alle stappen op een rij, van ziekmelding tot betermelding.
Protocol bij langdurig verzuim
Maar wat als een werknemer voor lange tijd uit de running is of zelfs volledig afgekeurd wordt? Ook de stappen die je dan moet nemen leg je vast in het protocol. Aan de hand van het stappenplan weet je dan precies wat jij en je werknemer moeten doen.
Verzuimprotocol opstellen, hoe maak je hem?
Je kunt als werkgever zelf een verzuimprotocol opstellen, maar deze moet wel voldoen aan de wettelijke regels. De basisregels zijn te vinden in de Wet verbetering poortwachter. Daarnaast kun je nog specifieke regels opnemen die gelden binnen jouw bedrijf.
Bij het maken van een verzuimprotocol is het slim om ook de afspraken met je arbodienst of bedrijfsarts erbij te nemen. Deze staan in het contract dat je met hen hebt afgesloten en/of in hun aanvullende voorwaarden.
Voorbeeld verzuimprotocol
Als werkgever maak je zelf een verzuimprotocol dat van toepassing is op jouw bedrijf. Gebruik hiervoor het gratis voorbeeld verzuimprotocol van Ondernemen Met Personeel. Dit voorbeeld kun je via een paar invulvelden makkelijk aanpassen en daarna met je werknemers delen.
Verzuimprotocol, wat staat er precies in?
In het protocol beschrijf je gedetailleerd wat de correcte stappen zijn rondom verzuim. Ook beschrijf je de rechten en plichten die er gelden bij deze stappen.
Verzuim van personeel betekent vaak extra administratie en kosten. Je wilt het liefst dat medewerkers snel weer aan de slag gaan. Een verzuimverzekering helpt je bij de aanpak van verzuim.
Een zieke werknemer?
Denk in ieder geval aan de volgende zaken:
1. Regels rond ziekmelding
Op de eerste ziektedag moet je werknemer zich ziek melden. Maar hoe, hoe laat en bij wie? Dat zet je dus op een rij.
Bijvoorbeeld: telefonisch, voor 9.00 uur, bij je directe leidinggevende. Het is slim om ook te bepalen welke informatie je precies nodig hebt bij een ziekmelding.
Bijvoorbeeld:
- Wat is de vermoedelijke duur van het verzuim?
- Wat kun jij als werkgever doen om te helpen?
- Op welk (verpleeg)adres en telefoonnummer is je werknemer te bereiken?
- Welke werkzaamheden kunnen nog wel uitgevoerd worden?
- Is er sprake van arbeidsongeschiktheid als gevolg van een ongeluk waarvoor een derde aansprakelijk is?
Deze informatie geef je direct door aan je bedrijfsarts en/of arbodienst waar je mee samenwerkt.
2. Bereikbaarheid tijdens ziekte
Je beschrijft ook in hoeverre je werknemer tijdens zijn verzuim bereikbaar moet zijn voor (onaangekondigd) contact met jou of met de arbodienst.
Het is bijvoorbeeld mogelijk dat de medewerker gebeld wordt door de arbodienst voor meer informatie of dat er een huisbezoek plaatsvindt. Verblijf op een ander adres, permanent of tijdelijk, moet altijd binnen 24 uur aan de leidinggevende en aan de arbodienst worden doorgegeven.
Voor een bezoek aan de bedrijfsarts, huisarts, fysiotherapeut of een andere medisch specialist mag het opgegeven adres verlaten worden. Ook als er in andere gevallen toestemming is van de leidinggevende, mag de werknemer het adres verlaten.
3. Rechten en plichten zieke werknemer
Je werknemer is verplicht om mee te werken in het proces. Hij moet open staan voor regelmatig contact met de arbodienst of bedrijfsarts. Ook als er sprake is van langdurige ziekte en re-integratie heeft de werknemer verplichtingen, zoals het accepteren van passend vervangend werk.
Ook deze regels en bijbehorende stappen leg je vast in het verzuimprotocol. Beschrijf ook de rechten die je werknemer heeft om zelf initiatief te nemen. Bijvoorbeeld het recht om zelf een spreekuur te bezoeken bij de arbodienst of bedrijfsarts.
4. Contact met je werknemer
Het is slim om ook zelf regelmatig contact op te nemen met je zieke werknemer. Beschrijf in het protocol wanneer en hoe dit contact zal plaatsvinden. Bijvoorbeeld telefonisch in de eerste week na ziekmelding en vervolgens om de week.
Je moet als werkgever minimaal elke zes weken contact hebben met je zieke werknemer. Je kunt tijdens dat contact zelf afspraken maken met je werknemer over de werkhervatting en eventuele maatregelen die genomen kunnen worden om dat te bespoedigen.
Wanneer moet je een werknemer bellen? Lees meer over het contact tijdens ziekte.
5. Probleemanalyse en plan van aanpak
Binnen zes weken na de ziekmelding maakt de arbodienst op basis van alle beschikbare informatie een probleemanalyse en geeft een advies over het werkhervattingstraject.
Op basis van de probleemanalyse en het bijbehorende advies stel je samen met je werknemer een plan van aanpak op. Zodra dit plan klaar is, stuur je de arbodienst een kopie.
Verdere stappen bij langdurige ziekte
De vervolgstappen bij langdurige ziekte en arbeidsongeschiktheid kun je ook nog vastleggen in het verzuimprotocol. Benoem ook de geldende regels tijdens dit proces.
Voeg bijvoorbeeld de volgende thema's toe aan je verzuimprotocol:
- Re-integratiedossier
- WIA-aanvraag
- Herstel en betermelding
- Vakantie
- Ziekmelding vanuit het buitenland
- Second opinion bedrijfsarts
- Klachtenprocedure arbodienst
- Sancties bij niet nakomen afspraken
- Privacy
Visie op re-integratie verplicht
Sinds 1 juli 2023 zijn jij en je zieke werknemer verplicht om een visie te geven op de re-integratie. Die leg je vast in het plan van aanpak. Ook bij aanpassing van dat plan kan de visie opnieuw opgeschreven worden. Tijdens de evaluatie na een jaar geef je weer een visie op de voortgang.
Het is belangrijk dat je volledig voldoet aan de regels bij de verzuimbegeleiding en re-integratie. Als na twee jaar blijkt dat je niet aan de regels hebt voldaan, kan het UWV een boete (loonsanctie) geven.
Wanneer krijg je een boete? En hoeveel moet je dan betalen? Lees meer over de loonsancties van het UWV.
Voorbeeld verzuimprotocol
Het is een flinke taak om zelf een verzuimprotocol op te stellen die voldoet aan alle wettelijke eisen en je eigen wensen. Het is daarom slim om een model of sjabloon te gebruiken van een betrouwbare partij.
Model of sjabloon verzuimprotocol
Download een gratis voorbeeld verzuimprotocol van Ondernemen met Personeel. Dit voorbeeld kun je vervolgens ombouwen en aanvullen tot je eigen verzuimprotocol.
Wil je liever een uitgebreidere variant van dit verzuimprotocol gebruiken? De Goudse verzekeringen heeft een versie met meer instructies over de juiste toepassing voor werkgever en werknemer. Bekijk het model verzuimprotocol.
Verlaag de risico's en onverwachte kosten van ziek personeel met een verzuimverzekering, ontdek wat dit voor jouw onderneming kan betekenen.
Ziekteverzuimverzekering
Vragen over het verzuimprotocol
Wat is een verzuimprotocol?
In een verzuimprotocol leggen werkgever en werknemer de spelregels vast die gelden voor de interactie tussen de zieke werknemer en de werkgever. Deze spelregels zijn voor een groot gedeelte gebaseerd op de Wet verbetering poortwachter.
Is een verzuimprotocol verplicht?
Een protocol is niet verplicht, maar je moet wel voldoen aan alle stappen in de wet. Het is daarom verstandig een protocol te gebruiken, zodat je niets vergeet. Zo ben je verplicht na twee jaar een re-integratieverslag en -dossier in te leveren bij het UWV. Als je dit niet doet, kun je een loonsanctie krijgen.
Waarom een verzuimprotocol maken?
In een verzuimprotocol beschrijf je stap voor stap wie wat doet. Het protocol geef je aan je werknemers zodat de regels en stappen duidelijk zijn en er geen misverstanden kunnen ontstaan. Door middel van een verzuimprotocol weet iedereen binnen jouw organisatie hoe het werkt bij een ziekmelding.
Wat is het verschil tussen een verzuimbeleid en verzuimprotocol?
Er is nog wel eens verwarring tussen een verzuimbeleid en een verzuimprotocol. In een verzuimprotocol leg je de spelregels vast die gelden voor de interactie tussen de zieke medewerker, je bedrijf en de arbodienst. In een protocol staan dus de stappen op een rij, van ziekmelding tot betermelding. Een verzuimprotocol is een onderdeel van het verzuimbeleid. In je verzuimbeleid beschrijf je hoe jouw organisatie omgaat met ziekteverzuim en wat je doet om verzuim te voorkomen en beperken.
Gratis tips in je mailbox
