Langdurig ziekte­verzuim in het MKB, zo beperk je de schade

Wat is langdurig ziekte­verzuim?

Je spreekt over langdurig ziekte­verzuim als een werknemer voor lange tijd ziek is en daardoor niet kan werken. Het UWV hanteert de definitie 'lang ziek' bij meer dan vier weken.

Als een werknemer zich ziek meldt, weet je meestal nog niet of het gaat om kort of langdurig verzuim. Het is in ieder geval belangrijk dat je direct in actie komt. In de Wet verbetering poortwachter staat welke stappen je moet zetten bij verzuim.

Stappen bij ziekte­verzuim

Is er sprake van dreigend langdurig verzuim, dan moet je een re-integratiedossier bijhouden. Hierin leg je vast wat jij en je werknemer precies doen om werkhervatting mogelijk te maken. Je doorloopt bij langdurend verzuim o.a. de volgende stappen:

1. Geef de ziekmelding snel door aan je arbodienst of bedrijfsarts. Dit moet je volgens de wet binnen één week doen na de eerste ziektedag. Je arbodienst of verzekeraar kan je vragen dit op de eerste ziektedag al te doen.
2. Binnen zes weken na de ziekmelding maakt de bedrijfsarts een probleemanalyse.
3. Binnen acht weken na de ziekmelding moet je als werkgever, in overleg met je zieke werknemer, een Plan van Aanpak (PvA) maken voor zijn re-integratie.

Ook daarna heb je als werkgever nog verplichtingen bij langdurig ziekte­verzuim. Bekijk alle stappen.

Hoe kun je langdurig verzuim voorkomen?

Langdurig verzuim kun je niet altijd voorkomen. Toch zijn er veel oorzaken van verzuim waar je wel invloed op hebt als werkgever. In die gevallen kun je langdurige uitval mogelijk voorkomen.

Verzuim­coach Kiona Dolmans: "Het is veel waard om langdurig verzuim te beperken binnen je bedrijf. Het kost je namelijk flink wat geld, tijd en soms ook nachtrust. Langdurig verzuim kan zelfs een domino-effect hebben binnen je bedrijf. Door uitval en met het huidige tekort op de arbeidsmarkt neemt de werkdruk toe op collega's en dat kan mogelijk leiden tot meer uitval. Dit is lastig op te vangen".

Burn-out

De burn-out is in veel sectoren beroepsziekte nummer 1 en de grootste oorzaak van langdurig verzuim.

In 2023 komt een vijfde van alle dagen die mensen in totaal verzuim­en voort uit psychische klachten die verband houden met stress, zoals piekeren, lusteloosheid en gespannenheid. Door oog te hebben voor de behoeften van je werknemers en hun gezondheid kun je veel winnen. Het stimuleren van werkplezier is zelfs het beste 'medicijn' tegen langdurig ziekte­verzuim".

Het gemiddelde verzuim­percentage in Nederland steeg het afgelopen jaar naar 4,6%. Dat blijkt uit cijfers van ArboNed. Vooral het verzuim door stress nam toe.

Verzuim voorkomen

Wat kun je als werkgever precies doen? Gebruik de checklist verzuim voorkomen.

7 tips van Kiona Dolmans 

Verzuim­coach Kiona Dolmans: "Bij de re-integratie van je zieke werknemer is het uitgangspunt dat je samen aan de re-integratie werkt. Dit is verplicht vanuit de wet- en regelgeving. 

Daarnaast wil je ook vanuit de menselijke relatie tussen jou en je werknemer dat de re-integratie soepel verloopt. Hoe vind je daar een goede balans in? Een paar tips voor beide aspecten".

Tip 1. Maak een verzuim­protocol

Het is slim om een verzuim­protocol op te stellen. Daarin beschrijf je concreet de stappen die genomen worden als iemand ziek is. Je kunt als werkgever zelf een verzuim­protocol maken, maar dit moet wel voldoen aan de wettelijke regels.

De basisregels zijn te vinden in de Wet verbetering poortwachter. Daarnaast kun je nog specifieke regels opnemen die gelden binnen jouw bedrijf en passen bij jouw kijk op personeel.

Voorbeeld verzuim­protocol

Het verzuim­protocol kan opgenomen worden in het personeels­handboek. Wil je een verzuim­protocol maken? Gebruik dan dit handige voorbeeld verzuim­protocol.

Tip 2. Direct handelen bij conflicten tijdens re-integratie

Als er een conflict dreigt te ontstaan, bijvoorbeeld als een werknemer passend werk weigert, dan moet je direct in actie komen. Je werknemer heeft bepaalde verplichtingen rondom de re-integratie, maar jij moet hem daar wel op wijzen.

Loonsanctie opleggen

Soms moet je als werkgever een waarschuwing geven of een loonsanctie opleggen als je werknemer zich niet aan de spelregels houdt. Doe je dit niet, dan kun je zelf een sanctie krijgen van het UWV.

Het is slim om bij een dreigend conflict direct te overleggen met de arbodienst of advies in te winnen bij een juridisch expert. In de tussentijd moet je blijven voldoen aan de wet- en regelgeving, dat is heel belangrijk. De re-integratie staat immers niet stil en mag niet onnodig (door een conflict) vertraging oplopen.

Tip 3. Re-integratiedossier bijhouden

Een belangrijke spelregel bij langdurig verzuim is het bijhouden van een re-integratiedossier. Het UWV eist namelijk een volledig re-integratiedossier als je werknemer na 2 jaar ziekte een WIA-uitkering aanvraagt.

In dit dossier bewaar je alle afspraken en formulieren rondom de re-integratie van je zieke werknemer. Zo toon je aan dat jij alles aan de re-integratie gedaan hebt.

Dit dossier start je al in de beginperiode van het verzuim op, ook als je verwacht dat het verzuim minder dan 2 jaar gaat duren.

Tip 4. Wees kritisch op de verzuim­experts die je inschakelt

Vanuit wet- en regelgeving ben en blijf je als werkgever zelf verantwoordelijk voor de re-integratie van je zieke werknemer. Je kunt niet blind vertrouwen op een specialist, ook al betaal je hem hiervoor.

Arbodienst, bedrijfsarts, casemanager en andere specialisten

Kijk dus kritisch naar de arbodienst waarmee je samenwerkt en naar de oordelen van de bedrijfsarts, casemanager en eventuele andere samenwerkings(partijen).

Kijk of afspraken en verwachtingen logisch en goed onderbouwd zijn en of ze gehaald worden. Als zo’n expert een steekje laat vallen ben jij degene die daarvoor een sanctie van het UWV opgelegd kan krijgen.

Tip 5. Onderhoud je belangrijkste kapitaal = personeel

Je personeel is je belangrijkste kapitaal. Daar wil je goed mee omgaan. Het is te vergelijken met de meest waardevolle machines die je hebt. Je doet je best om ervoor te zorgen dat ze niet kapot gaan (preventie).

Goed werkgeverschap

Ook pleeg je regelmatig onderhoud door in de gaten te houden of je werknemers hun werk goed kunnen uitvoeren, en ze te helpen om dat zo goed mogelijk te doen. Bijvoorbeeld door bijscholing aan te bieden, persoonlijke ontwikkeling regelmatig te bespreken, of aanpassing van roosters wanneer daar behoefte aan is. 

Probeer doorlopend in de gaten te houden hoe je werknemer ervoor staat:

1. Zijn er tekenen dat iemand ziek wordt?
2. Meldt een werknemer zich regelmatig kortdurend ziek?
3. Wat heeft een werknemer nodig om zijn werk goed te kunnen blijven uitvoeren?

Zorg dat je de werknemer goed kent of wijs iemand anders aan die dagelijks te maken heeft met de werknemer, die bijvoorbeeld regelmatig met de werknemer in gesprek gaat. Zo kun je veel sneller op iemands behoeften inspelen. De persoonlijke zorg voor de (zieke) werknemer is in iedere fase heel belangrijk.

Tip 6. Houd doorlopend contact tijdens het verzuim

Mocht het ondanks preventie toch misgaan? Dan is een goede reparatie (re-integratie) op zijn plaats.

Zodra iemand zich ziek meldt, moet je het contact oppakken en onderhouden. Spreek met je werknemer af dat hij jou ook op de hoogte houdt en zorg dat er periodiek contact onderhouden wordt.

Bedrijfsarts

Als het verzuim langer duurt, is het handig na iedere afspraak regelmatig contact op te nemen met de bedrijfsarts. Een goed contact met de bedrijfsarts werkt bevorderlijk bij de re-integratie. Zo kun je makkelijk afspraken maken wanneer werkhervatting mogelijk is, blijf je goed op de hoogte van het verloop van het verzuim en wat de verwachtingen voor de werkhervatting zijn.

Tip 7. Stel de juiste vragen bij verzuim

Als een werknemer langdurig ziek is, bespreek dan samen wat je kunt doen aan de re-integratie. Hoe kun je daar als werkgever aan bijdragen?

Kijk in hoeverre jij het verschil kunt maken. Als iemand zijn been breekt, kun je dat niet voorkomen of het herstel versnellen. Maar je kunt wel een vervoersprobleem oplossen - ervoor zorgen dat iemand wordt opgehaald bijvoorbeeld, zodra hij weer in staat is te werken.

Stel daarom deze vragen aan je werknemer:

• Wat heb je nodig om weer (gedeeltelijk) te kunnen werken?
• Als op dit moment het niet mogelijk is het werk te hervatten, wanneer zou dit wel kunnen?
• Wat is daarvoor nodig?
• Wat kun je zelf doen?
• Wat kan de bedrijfsarts voor je doen?
• Wat kan ik als werkgever voor je doen?

Dat is iets anders dan over ziekte praten. Dat mag niet vanuit de wetgeving op de privacy, maar dat is ook niet nodig. Je praat met elkaar over de mogelijkheden om ondanks beperkingen weer aan het werk te gaan.

Hoe ga ik om met een langdurig zieke werknemer?

Als een werknemer langdurig ziek is, krijg je te maken met allerlei verplichtingen. Je volgt de stappen in de Wet verbetering poortwachter en je doet je best om je werknemer te helpen weer aan het werk te komen.

Verplichtingen bij re-integratie

Verzuim­coach Kiona Dolmans: "Ook je werknemer heeft bepaalde verplichtingen bij re-integratie. Zorg dat je werknemer de spelregels kent bij langdurig verzuim. Geef hem een duidelijk verzuim­protocol waarin beschreven staat wat hij, jij en je arbodienst precies doen tijdens de re-integratie.

Loondoorbetaling bij langdurige ziekte

Een belangrijke verplichting bij langdurig verzuim is de loondoorbetaling. Je bent wettelijk verplicht je werknemer in de eerste twee jaar van ziekte minimaal 70 procent van zijn loon te betalen.

In je cao en/of in de arbeids­overeenkomst kan een hoger percentage staan. Houd ook rekening met het minimumloon. In het eerste jaar van ziekte mag je niet onder het wettelijke minimumloon komen.

Pas op voor loonsanctie

Als je niet voldoet aan je verplichtingen bij re-integratie, kun je een loonsanctie krijgen en moet je langer loon doorbetalen.

Voorbereiding op langdurige ziekte

Ook als je op dit moment geen langdurig zieke werknemers hebt, kan het je zomaar overkomen. Vooral als je een klein bedrijf hebt met minder dan tien werknemers, is langdurig ziekte­verzuim een groot risico.

Verzuim­coach Kiona Dolmans: "Als één van je werknemers wegvalt of zelfs meerdere werknemers lange tijd uit de running zijn, kan dat je flink wat geld kosten. Naast de verplichte loondoorbetaling heb je waarschijnlijk al snel te maken met omzetverlies, kosten voor vervanging en kosten door re-integratie van je zieke werknemer.

Een zieke werknemer kost veel meer dan zijn salaris. Bereken de verzuim­kosten voor jouw bedrijf".

Welke verzekeringen zijn nuttig bij verzuim?

Ziek personeel kan jouw bedrijf veel geld kosten, maar dat hoeft niet! Met een verzuim­verzekering krijg je een vergoeding voor het loon dat je moet doorbetalen aan een zieke werknemer.

Langdurig zieke werknemer verzekeren?

Je kunt je niet verzekeren voor een werknemer die al ziek is, maar je kunt wel het risico op een langdurig zieke werknemer verzekeren.

Daarnaast helpt een verzekeraar je ook bij het voorkomen en terugdringen van verzuim. Als een arbodienst is opgenomen in het verzekeringspakket, dan krijgen jij en je zieke werknemer vanaf de eerste verzuim­dag ondersteuning bij iedere stap.

Geen zorgen over verzuim

Wist je dat er speciaal voor werkgevers in het MKB een verzuim­verzekering is? Lees meer over de MKB verzuim-ontzorg­verzekering.

Bescherm je bedrijf tegen langdurig ziekte­verzuim

Langdurig ziekte­verzuim kan zelfs leiden tot een faillissement. Zorg dat het niet zover komt. Met de juiste financiële buffers en/of verzekeringen kun je dit risico flink verkleinen.

Breng je risico's en oplossingen in kaart. Vraag een verzekerings­adviseur bij jou in de buurt om advies.

Naast een verzuim­verzekering kun je nog meer verzekeringen afsluiten om de financiële gevolgen van langdurig ziekte­verzuim in de hand te houden. Namelijk:

• WGA-eigenrisico­verzekering

  Als een werknemer na twee jaar nog steeds ziek is en (voorlopig) niet meer kan werken, krijgt hij een WGA-uitkering. Als jij eigenrisicodrager bent voor de WGA, moet jij die uitkering betalen. Met een WGA-eigenrisico­verzekering kun je dit risico onderbrengen bij een verzekeraar.

• Collectieve WIA-verzekering

  Als een werknemer langdurig ziek of arbeidsongeschikt is, heeft hij mogelijk te maken met een forse inkomensdaling. Met een collectieve WIA-verzekering bied je je personeel een extra vangnet en ook nog eens een aantrekkelijke arbeidsvoorwaarde.

• Ziektewet-eigenrisico­verzekering

  Als bijvoorbeeld een werknemer met een tijdelijk contract ziek uit dienst gaat, kun jij mogelijk opdraaien voor de Ziektewetuitkering van je werknemer. Dat is het geval als je eigenrisicodrager bent voor de Ziektewet. Met een Ziektewet-eigenrisico­verzekering dek je dit risico.

Kies de juiste verzekeringen voor jouw bedrijf. Lees het gratis whitepaper met daarin een handige risico-checklist en alle verzekeringen in 1 overzicht.

Vragen over langdurig ziekte­verzuim

• Wat zegt de wet over loondoorbetaling bij ziekte?

  Volgens de wet ben je verplicht het salaris van een zieke werknemer door te betalen tijdens de eerste twee jaar van zijn ziekte. Het gaat om minimaal 70 procent van het salaris, waarbij je in het eerste jaar niet onder het minimumloon mag komen. Let op: In de cao voor jouw bedrijfstak kunnen hogere percentages staan.

• Wanneer is iemand langdurig ziek?

  Als iemand langer dan 4 weken ziek is wordt er over langdurig ziekte­verzuim gesproken. Binnen 6 weken na de ziekmelding maakt je bedrijfsarts een probleemanalyse. Als werkgever maak je binnen 8 weken na de ziekmelding een plan van aanpak voor werkhervatting.

• Langdurig ziek en vakantie, wat zijn de regels?

  Een zieke werknemer kan soms ook vakantie nemen. Als een langdurig zieke werknemer re-integratieverplichtingen heeft, kan hij vakantiedagen inzetten om even een rustpauze te nemen van zijn re-integratie. Alleen als dit zijn herstel negatief zou beïnvloeden, mag je de vakantieaanvraag afwijzen. De bedrijfsarts kan beoordelen of een vakantie niet de re-integratie negatief beïnvloed.

• Hoe kan ik mijn werknemer langdurig ziekmelden?

  Een werknemer ziek melden bij je arbodienst of bedrijfsarts doe je zo snel mogelijk nadat hij zich bij jou heeft ziek gemeld. Volgens de wet moet je dit binnen één week doen na de eerste ziektedag. Je arbodienst of verzekeraar kan je vragen dit op de eerste ziektedag al te doen. Ziek melden bij het UWV doe je als je werknemer na 42 weken nog niet volledig aan het werk is. Dit wordt de 42e-weekmelding genoemd.

• Wanneer krijgt mijn werknemer een uitkering van het UWV?

  Is een werknemer met een vast contract na twee jaar nog steeds ziek, dan kan hij een WIA-uitkering krijgen. In bepaalde gevallen heeft een zieke werknemer al eerder recht op een Ziektewetuitkering, bijvoorbeeld als hij een tijdelijk contract had en ziek uit dienst gaat, of ziek is vanwege een orgaandonatie, zwangerschap of bevalling óf als hij onder een no-riskpolis valt.

Verzuim­verzekering

Het voorkomen van verzuim en begeleiden van ziek personeel kan je veel geld en tijd kosten. Een verzuim­verzekering helpt je bij de aanpak.

Beperk je risico's