Ziekmelding controleren, wat zijn de regels?

Regels bij ziekmelding

Natuurlijk wil je graag dat je zieke werknemer snel weer beter is en aan het werk kan. Tegelijkertijd wil je voldoen aan de regels en verplichtingen bij ziekte­verzuim. 

Vooral bij een controle na de ziekmelding is het belangrijk dat je dit volgens de wettelijke regels doet. Welke mogelijkheden heb je als werkgever? Waar moet je rekening mee houden?

Wetten over ziekmelding en verzuim

Je hebt bij ziekte­verzuim van personeel te maken met twee wetten: 

• de Arbowet
• de Wet verbetering Poortwachter

In de Wet verbetering Pootwachter staan alle stappen op een rij die je neemt bij verzuim: vanaf de ziekmelding tot de betermelding. Er staat in wanneer je contact moet opnemen met de arbodienst of bedrijfsarts en welke verantwoordelijkheden je hebt als werkgever.

Ziekmelding beoordelen

Als werkgever moet je bepaalde dingen aan de bedrijfsarts of arboarts over laten. Alleen deze arts mag bepalen of:

• de werknemer echt ziek of arbeidsongeschikt is,
• wanneer hij (aangepast) werk kan doen en
• hoe lang het verzuim kan gaan duren.

Ga dus niet op de stoel van de arts zitten en stel geen medische vragen aan je werknemer.

Welke vragen mag je stellen bij ziekmelding?

Bij de ziekmelding kun je als werkgever wel een belangrijke rol spelen. Je zieke werknemer neemt namelijk eerst contact op met jou of een andere leidinggevende / gekozen contactpersoon bij ziekte. Wat mag je wel vragen?

8 vragen voor je zieke werknemer

Bij de ziekmelding is het goed een aantal vragen te stellen aan je zieke werknemer. Bijvoorbeeld:

1. Hoe lang denk je dat het verzuim gaat duren?
2. Wat kan ik als werkgever doen om te helpen?
3. Op welk (verpleeg)adres en telefoonnummer ben je te bereiken?
4. Welke werkzaamheden kun je mogelijk nog wel doen?
5. Kun je niet werken door een ongeluk waarvoor iemand anders aansprakelijk is?
6. Wanneer denk je weer meer mogelijkheden te hebben?
7. Welke afspraken zullen we maken?
8. Wanneer hebben we weer contact met elkaar?

Tip van verzuim­coach Kiona Dolmans: "Door deze vragen te stellen krijg je de informatie die je direct of later nodig hebt. Ze zorgen er ook voor dat werknemers mee gaan denken over hun herstel. En je laat je werknemer zien dat je betrokken bent."

Kies voor telefonisch ziekmelden

Bepaal hoe werknemers zich ziek moeten melden. Bij ziekmelding via de telefoon kun je direct bovenstaande vragen stellen. Daarnaast is telefonisch ziekmelden vaak een drempel voor onnodig verzuim. Leg deze afspraken vast in het verzuim­protocol.

Een zieke werknemer?

Verzuim van personeel betekent vaak extra admini­stratie en kosten. Je wilt het liefst dat medewerkers snel weer aan de slag gaan. Een verzuim­verzekering helpt je bij de aanpak van verzuim.

Beperk je risico's

Controle zieke werknemer

Twijfel je over de ziekmelding of verwacht je werknemer lang afwezig te zijn? Dan kun je een paar dingen doen om dit te controleren en bevestigen.

Doktersverklaring vragen

Je mag de zieke werknemer vragen om een doktersverklaring. Dat is een verklaring van de huisarts of bedrijfsarts. Deze verklaring geeft aan of de werknemer inderdaad ziek is en in hoeverre hij of zij arbeidsongeschikt is.

Evaluatie bedrijfsarts 

Na zes weken ziekte moet de werknemer vaak langs de bedrijfsarts voor een beoordeling. De bedrijfsarts beoordeelt of de werknemer inderdaad ziek is, wat de oorzaak van de ziekte is en wat de mogelijkheden zijn voor (gedeeltelijke) werkhervatting.

Huisbezoek arbodienst

Als er serieuze twijfels bestaan over de geloofwaardigheid van de 'ziekte', kan de arbodienst besluiten een huisbezoek te doen om de situatie te controleren.

Een huisbezoek wordt vaak pas ingepland als er geen andere manier is om de situatie te beoordelen of als een bezoek op de werkplek niet mogelijk is. Er wordt dan een afspraak gemaakt voor het bezoek aan huis. De werknemer heeft recht om bezwaar te maken tegen het huisbezoek, hoewel de arbodienst kan uitleggen waarom het bezoek nodig is.

Bereikbaarheid tijdens ziekte

Je werknemer moet tijdens zijn ziekte beschikbaar zijn voor een (tussentijds) huisbezoek van de arbodienst. Vraag je werknemer zijn verblijfadres tijdens ziekte en eventuele wijzigingen daarvan op tijd door te geven, bijvoorbeeld binnen 24 uur.

Maak duidelijk dat je werknemer tijdens zijn ziekte bereikbaar moet zijn voor jou en de arbodienst. Je kunt zelfs een periode van de dag kiezen waarop hij gebeld kan worden. Bijvoorbeeld dagelijks tussen 10 en 16 uur. Afhankelijk van de wensen en omstandigheden van je werknemer kun je dit in overleg aanpassen.

Let op: Als de arbodienst na twee telefoontjes geen gehoor heeft gekregen bij je zieke werknemer, krijg jij mogelijk toch een rekening voor de kosten.

Tussentijdse controles bij langdurig verzuim

Als je werknemer langer dan 6 maanden ziek is, kan de arbodienst periodiek een controle uitvoeren om de voortgang van de ziekte en re-integratie te volgen. Deze herbeoordelingen vinden meestal elke paar maanden plaats, afhankelijk van de situatie.

Contact met zieke werknemer

Er zijn volgens de wet een aantal verplichte contactmomenten voor werkgevers. Bij langdurig verzuim heb je regelmatig contact met elkaar. Namelijk:

• Binnen 1 week na de eerste ziektedag: je geeft de ziekmelding door aan je arbodienst of bedrijfsarts. Als je verzekerd bent tegen ziekte­verzuim, moet je dit vaak al op de eerste ziektedag doorgeven.
• Binnen 6 weken na de ziekmelding: de bedrijfsarts maakt een probleemanalyse.
• Binnen 8 weken na de ziekmelding: je maakt in overleg met je zieke werknemer een Plan van Aanpak (PvA) voor zijn re-integratie.
• Iedere 6 weken: bespreek met je werknemer de voortgang. Je kunt ook een 'casemanager' kiezen die dit samen met jou of namens jou doet. Leg eventuele wijzigingen naar aanleiding van een evaluatie vast in een bijstelling van het Plan van Aanpak.
• Tussen week 46 en week 52 na de ziekmelding: je hebt een eerstejaarsevaluatie. Jij en/of je casemanager kijkt dan samen met je werknemer terug op het (bijna) afgelopen jaar. Dit is ook het moment om te beoordelen of je medewerker nog zal terugkeren in zijn eigen werkzaamheden of buiten de eigen werkgever dient te zoeken naar ander of eigen werk bij een andere werkgever.

Regels over controles in verzuim­protocol

Om je werknemers te informeren over de regels bij ziekte­verzuim kun je een verzuim­protocol maken. Je beschrijft daarin wat er precies gebeurt vanaf de ziekmelding en welke afspraken er zijn gemaakt over contactmomenten en controles.

Verzuim­coach Kiona Dolmans: "Een verzuim­protocol is bedoeld voor je werknemers, maar is ook een houvast voor jou als werkgever. Het zorgt voor duidelijkheid over de onderlinge verantwoordelijkheden en contactmomenten."

Verzuim­protocol maken

Zorg dat je verzuim­protocol voldoet aan de wet. Gebruik dit voorbeeld verzuim­protocol.

Stappen bij vermoedelijke fraude zieke werknemer

Als je reden hebt om te twijfelen aan het ziekte­verzuim van je werknemer, bijvoorbeeld als je aanwijzingen hebt dat de werknemer niet ziek is, kun je als werkgever een klacht indienen bij je bedrijfsarts of arbodienst.

• Controle door een arts: In uitzonderlijke gevallen kan een onafhankelijke arts de situatie opnieuw beoordelen. Dit gebeurt vaak in overleg met de werknemer en na overleg met de bedrijfsarts.
• Aangifte bij misbruik: Als er duidelijke aanwijzingen zijn dat een werknemer fraudeert (bijvoorbeeld als hij ergens anders werkt terwijl hij ziek gemeld is), kun je overwegen om aangifte te doen, maar doe dit altijd met zorg en in overleg met juridische experts.

Voorkom arbeidsconflicten bij verzuim

Het is belangrijk om je werknemer niet direct te verdenken van fraude zonder concrete aanwijzingen. Dit kan leiden tot een slechte werksfeer en juridische problemen door arbeidsconflicten.

Probeer vanaf het begin open en eerlijk te communiceren met je werknemer. Het is belangrijk dat je als werkgever een balans vindt tussen het controleren van ziekte en het onderhouden van een vertrouwensrelatie met je werknemer. 

Als een werknemer vaker ziek is, kun je ook een gesprek met hem voeren. Dit wordt een verzuim­gesprek genoemd. Vraag daarin wat jij kunt doen om de situatie te verbeteren.

Lees meer over het voorkomen van arbeidsconflicten.

Houd je aan de privacywet AVG tijdens ziekte

In de privacywet AVG is vastgelegd welke informatie je tijdens ziekte en re-integratie wel en niet mag opvragen en bewaren. Zo mag je de volgende gegevens niet registreren:

• De aard van de ziekte: wat mankeert de werknemer en wat is de oorzaak?
• Welke behandeling je medewerker volgt.

Je mag een zieke werknemer niet vragen in hoeverre hij nog inzetbaar is. Daarmee leg je namelijk impliciet vast wat hij niet kan en registreer je toch gegevens over zijn gezondheid. 

Informatie over zieke werknemer noteren?

Ook als je werknemer uit zichzelf vertelt wat hem mankeert, mag je dit niet in zijn personeels­dossier opnemen. Tenzij het gaat om een ziekte waarbij zijn directe collega’s moeten weten hoe te handelen in geval van nood (zoals epilepsie of suikerziekte). Dan mag je het wel opnemen als de werknemer daarin toestemt.

Op basis van de AVG mag de bedrijfsarts jou alleen gegevens verstrekken die nodig zijn voor de loondoorbetaling tijdens ziekte en de re-integratie of verzuim­begeleiding. Alle overige gegevens over de gezondheid van de werknemer vallen onder het medisch beroepsgeheim van de bedrijfsarts.

Lees meer over privacyregels en bewaartermijnen in het artikel over AVG en zieke werknemer.

Verzuim en kosten beperken

Ziek personeel kan jouw bedrijf veel geld kosten, maar dat hoeft niet! Met een verzuim­verzekering krijg je een vergoeding voor het loon dat je moet doorbetalen aan een zieke werknemer. Daarnaast helpt een verzekeraar je ook bij het voorkomen en terugdringen van verzuim.

Verzuim­verzekering

Het voorkomen van verzuim en begeleiden van ziek personeel kan je veel geld en tijd kosten. Een verzuim­verzekering helpt je bij de aanpak.

Ik wil geen geldzorgen

Vragen over ziekmelding controleren

• Hoe kun je een ziekmelding controleren?

  Je hebt meerdere mogelijkheden om te controleren of je werknemer echt ziek is. Zorg voor telefonische ziekmelding en stel een aantal vragen, maar niet over medische details. Laat een arbodienst of bedrijfsarts contact opnemen met je zieke werknemer om te bepalen of je werknemer echt ziek is en daardoor niet kan werken. Zij kunnen bij twijfel een huisbezoek of keuring inzetten. Doe alles in goed overleg met je arbodienst en houd je aan de wetten en regels rond verzuim.

• Hoe voorkom je ziekte­verzuim?

  Je kunt als werkgever en leidinggevende verzuim voor zijn door te letten op bepaalde signalen. In de checklist verzuim voorkomen ontdek je de 7 oorzaken en 35 signalen van verzuim. Daarnaast krijg je meer tips om ziekte en verzuim te beperken.

• Waarom een ziekte­verzuim­verzekering afsluiten?

  Het begeleiden van ziek personeel kan je veel geld en tijd kosten. Een ziekte­verzuim­verzekering helpt je bij de aanpak. Met een verzuim­verzekering dek je de loondoorbetaling bij ziekte van je personeel. Je krijgt vaak ook hulp bij het voorkomen en beperken van verzuim.

• Wanneer heb je een arbodienst of bedrijfsarts nodig?

  De wet zegt dat je binnen een week na de ziekmelding je arbodienst of individuele bedrijfsarts op de hoogte moet brengen. Je arbodienst of verzekeraar kan je vragen dit op de eerste ziektedag al te doen. Je arbodienst of bedrijfsarts gaat je vervolgens helpen de juiste stappen te zetten.

• Mag een zieke werknemer op vakantie?

  Een zieke werknemer kan soms ook vakantie nemen. Als een langdurig zieke werknemer re-integratieverplichtingen heeft, kan hij vakantiedagen inzetten om even een rustpauze te nemen van zijn re-integratie. Alleen als dit zijn herstel negatief zou beïnvloeden, mag je de vakantieaanvraag afwijzen.

• Wat is een loonsanctie?

  Als je niet voldoet aan je verplichten bij de re-integratie van je werknemer kun je een loonsanctie (boete) krijgen van het UWV. Vaak moet je dan nog een jaar langer het loon van je zieke werknemer doorbetalen. Ook je werknemer kan een loonsanctie krijgen als hij niet meewerkt aan zijn re-integratie.

• Waar staan de verplichtingen voor werkgevers bij ziekte?

  De belangrijkste verplichtingen staan in de Arbowet en de Wet verbetering poortwachter. Zo ben je verplicht te zorgen voor goede begeleiding van zieke werknemers. Op basis van deze twee wetten kun je zelf een arbobeleid samenstellen voor jouw bedrijf. In je cao kunnen aanvullende verplichtingen staan voor arbeidsomstandigheden en ziekte­verzuim in jouw branche.