AVG en zieke werknemer, wat zijn de regels?

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) stelt strenge eisen aan de verwerking van gegevens van zieke werknemers. Wat mag jij als werkgever van een zieke werknemer vragen en vastleggen? En wat mag niet?

Als een werknemer ziek is, wil je natuurlijk dat hij zo snel mogelijk herstelt en weer aan de slag kan. Daarvoor heb je informatie van de werknemer nodig, bijvoorbeeld om te kunnen voldoen aan je re-integratieverplichtingen.

In de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is vastgelegd wat je bij een ziekmelding of tijdens het re-integratieproces aan je werknemer mag vragen en wat niet.

De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) ziet toe op de naleving van de privacywetgeving. In het rapport ‘De zieke werknemer’ van de AP vind je alle regels rond de verwerking van persoonsgegevens van zieke werknemers bij elkaar. De belangrijkste staan hieronder.

Het is van groot belang om je aan deze regels te houden, want overtreding kan je duur komen te staan. De AP mag boetes van maximaal 20 miljoen euro per overtreding opleggen, of vier procent van de wereldwijde jaaromzet.

AVG en sollicitanten

Bij de werving van een nieuwe werknemer mag je geen vragen stellen over zijn gezondheid of zijn ziekteverzuim in het verleden. Je mag hier ook geen navraag naar doen bij vorige werkgevers.

Een zieke werknemer?

Verzuim van personeel betekent vaak extra administratie en kosten. Je wilt het liefst dat medewerkers snel weer aan de slag gaan. Een verzuimverzekering helpt je bij de aanpak van verzuim.

Beperk je risico's

Vraag je de sollicitant er toch naar, dan mag hij weigeren deze informatie te verstrekken. Een vrouwelijke sollicitant mag zelfs onjuiste informatie verstrekken, als je haar vraagt of zij zwanger is of dat wil worden.

Je mag een nieuwe werknemer niet onderwerpen aan een medische keuring, tenzij de functie bijzondere eisen stelt aan zijn medische geschiktheid. Dit moet je vooraf al gemeld hebben, bijvoorbeeld in de vacaturetekst. De bedrijfsarts mag de uitslag van de keuring alleen aan jou bekend maken als de sollicitant hierin toestemt. En alleen in algemene termen, zoals ‘geschikt’ of ‘ongeschikt’.

AVG en ziekmelding

Een werknemer die ziek is en niet kan komen werken is verplicht dit zo snel mogelijk bij jou te melden. Jij bent op jouw beurt wettelijk verplicht het verloop van zijn ziekteperiode bij te houden en vast te leggen in je administratie, bijvoorbeeld in het personeelsdossier van de werknemer. Je zult hem dus een aantal vragen moeten stellen.

Wat mag je een zieke werknemer vragen?

De AVG staat je toe de volgende gegevens te registreren en door te geven aan de bedrijfsarts of arbodienst:

Datum van ziekmelding
Hoe vaak een werknemer ziek is (om de loondoorbetalingsverplichting vast te stellen)
Telefoonnummer en (verpleeg)adres
Vermoedelijke duur van het verzuim
Lopende afspraken en werkzaamheden
Of de werknemer onder een van de vangnetbepalingen van de Ziektewet valt (maar je mag niet vragen onder welke vangnetbepaling)
Of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval
Of de ziekte het gevolg is van een verkeersongeval waarvoor een derde partij eventueel aansprakelijk kan worden gesteld

Wat mag je een zieke werknemer niet vragen?

De AVG verbiedt je de volgende gegevens te registreren:

De aard van de ziekte (wat mankeert de werknemer en wat is de oorzaak)
De beperkingen en mogelijkheden van de werknemer (in welke mate is hij nog in staat te werken)

Je mag een zieke werknemer dus niet vragen in hoeverre hij nog inzetbaar is. Daarmee leg je namelijk impliciet vast wat hij niet kan en registreer je toch gegevens over zijn gezondheid.

Let op

Ook als de werknemer zelf vertelt wat hem mankeert, mag je dit niet in zijn personeelsdossier opnemen. Tenzij het gaat om een ziekte waarbij zijn directe collega’s moeten weten hoe te handelen in geval van nood (zoals epilepsie of suikerziekte). Dan mag je het wel opnemen, maar alleen als de werknemer daarin toestemt.

AVG en re-integratie

Bij een korte ziekte blijft de registratie van persoonsgegevens doorgaans beperkt tot wat hierboven is geschetst. Is een werknemer langer ziek, dan moet je een plan van aanpak maken voor zijn re-integratie.

Daarnaast moet je je laten bijstaan door een bedrijfsarts of arbodienst. Als die constateert dat er kans is op langdurig ziekteverzuim, moet die hierover bij jou verslag uitbrengen. Ook dit is aan strenge privacyregels gebonden.

Wat mag de bedrijfsarts jou vertellen?

Op basis van de AVG mag de bedrijfsarts jou alleen gegevens verstrekken die nodig zijn voor de loondoorbetalingsverplichting en de re-integratie of verzuimbegeleiding. Dan gaat het om:

Werkzaamheden die de werknemer wel of niet meer kan doen
De verwachte duur van het verzuim
De mate waarin de werknemer arbeidsongeschikt is
Adviezen over aanpassingen, werkvoorzieningen of interventies die nodig zijn voor de re-integratie

Wat mag de bedrijfsarts jou niet vertellen?

Alle overige gegevens over de gezondheid van de werknemer vallen onder het medisch beroepsgeheim van de bedrijfsarts. Hij mag deze gegevens niet aan jou doorspelen. Denk aan:

Diagnoses, naam van de ziekte, specifieke klachten of pijnaanduidingen
Eigen subjectieve waarnemingen, zowel over de geestelijke als lichamelijke gezondheidstoestand
Gegevens over therapieën, afspraken met artsen, fysiotherapeuten, psychologen en dergelijke
Overige situationele problemen, zoals relatieproblemen, sterfgevallen, huisvesting en dergelijke

AVG en bewaartermijnen

Gegevens over ziekteverzuim leg je vast in het personeelsdossier van je werknemers. Bij langdurige ziekte of arbeidsongeschiktheid zul je een re-integratiedossier moeten aanleggen.

Je mag dergelijke persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor je ze hebt verzameld. Ditzelfde geldt voor de bedrijfsarts en voor re-integratiebedrijven die je mogelijk hebt ingeschakeld.

Met betrekking tot ziekteverzuim en re-integratie gelden de volgende bewaartermijnen:

Als werkgever mag je verzuimgegevens tot maximaal twee jaar na afloop van een arbeidscontract bewaren. Dit geldt echter niet als je eigenrisicodrager voor de Ziektewet bent. In dat geval moet jij de gegevens over de ziekmelding vijf jaar bewaren, en de bedrijfsarts tien jaar. Voor het eigenrisicodragerschap voor de WGA mag je de gegevens tien jaar bewaren.
De bedrijfsarts mag dossiers van aanstellingskeuringen maximaal zes maanden bewaren. Andere medische dossiers mag hij maximaal vijftien jaar bewaren. Als er sprake is van een beroepsziekte, mag hij de gegevens langer dan vijftien jaar bewaren. Voor niet-medische dossiers geldt een bewaartermijn van maximaal twee jaar.
Re-integratiebedrijven mogen het medische deel van een re-integratiedossier maximaal vijftien jaar bewaren en het niet-medische deel niet langer dan twee jaar.

Tip

Raadpleeg ook de Checklist AVG en personeel voor de regels rond de verantwoordingsplicht, het register van verwerkingsactiviteiten, de meldplicht datalekken en de verwerkersovereenkomsten voor derde partijen.