5 valkuilen van een personeelsdossier

Het personeelsdossier: hoofdpijndossier? Welnee, houd je aan de regels en zorg ervoor dat het dossier van je werknemer up-to-date is. Stap in ieder geval niet in deze vijf valkuilen.

1. Geen gespreksverslag

Zit het functioneringsgesprek of beoordelingsgesprek erop en ga je weer over tot de orde van de dag? Stop! Zorg áltijd voor een ondertekend gespreksverslag in het personeelsdossier. Ondernemers komen altijd tijd tekort, maar dit is tijd die zich duur terugbetaalt.

Wil jij van je personeel af en voldoet het dossier niet aan de eisen? Dan kun je bij de kantonrechter niet aantonen dat er een gegronde reden is voor het beëindigen van een dienstverband.

Gebruik een gratis formulier functioneringsgesprek.

2. Wet werk en zekerheid negeren

Bouw een dossier van je werknemer op dat voldoet aan de eisen die de Wet werk en zekerheid (Wwz) stelt.

Wil jij wegens disfunctioneren van hem af en is de dossieropbouw niet volgens de Wwz-regels?
Een kantonrechter zal het arbeidscontract dan niet ontbinden. Hoe bouw je een goed personeelsdossier op?

Maak bij een nieuwe werknemer direct een (digitaal) dossier aan. Dit moet er in ieder geval in staan:

persoonlijke gegevens, contracten en arbeidsvoorwaarden
duidelijke functieomschrijving
functioneren en ontwikkeling: verslagen van jaarlijkse functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken, verbetertrajecten
alle correspondentie met de werknemer, ook officiële waarschuwingen en e-mails
verzuimoverzicht
diversen en bijzonderheden

3. Medische gegevens opnemen

Is je werknemer ziek? Het is verboden om medische gegevens op te nemen in het personeelsdossier. Je mag wel een verzuimoverzicht bijhouden, hoe vaak en hoe lang iemand ziek is. De oorzaak van ziekteverzuim valt onder het medisch geheim. Dit wordt door een arbodienst bewaard.

Heb je personeel in dienst?

Dat is goed nieuws, want daarmee bouw je aan de continuïteit van je bedrijf. Met dit pakket aan personeelsverzekeringen dek je de risico’s af en zorg je goed voor je personeel.

Zo beperk je risico's

4. Onvolledig en verouderd personeelsdossier

In de waan van de dag vergeet je net dat ene gesprek vast te leggen. Later blijkt dit gesprek cruciaal in een ontslagprocedure. Helaas komt het nog te vaak voor… Wees volledig en zorg dat het personeelsdossier actueel is.

Als er sprake is van ontslag wegens disfunctioneren, moet je namelijk deze zaken kunnen aantonen:

Je hebt de werknemer tijdig laten weten dat hij niet voldoende functioneert.
Je hebt de werknemer voldoende in de gelegenheid gesteld om zijn functioneren te verbeteren.
Het gebrekkige functioneren van de werknemer is niet het gevolg van onvoldoende zorg van de werkgever voor arbeidsomstandigheden.
Het gebrekkige functioneren houdt geen verband met een gebrek aan scholing.
Herplaatsing (eventueel na scholing) in een andere functie is niet mogelijk.

5. Slechte beveiliging van persoonsgegevens

Een personeelsdossier bevat privacygevoelige informatie. Daarom moet je je houden aan de regels van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Checklist AVG

Check of je voldoet aan deze privacywet. Gebruik daarvoor de checklist AVG. In verband met het personeelsdossier geldt het volgende:

Werkgevers...

zijn verantwoordelijk voor de juistheid en nauwkeurigheid van de gegevens in het personeelsdossier;
mogen niet meer gegevens in het personeelsdossier vastleggen dan nodig is, en de gegevens moeten ter zake doen;
moeten de werknemers informeren, onder andere over welke gegevens zij verzamelen, voor welke doeleinden en op basis van welke rechtsgrond;
moeten de persoonsgegevens passend beveiligen, zodat ze niet verloren raken of in verkeerde handen terechtkomen;
mogen de persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is;
moeten werknemers de mogelijkheid bieden hun gegevens in te zien - dit geldt in principe voor het gehele personeelsdossier - en eventueel te corrigeren, te beperken of te verwijderen;
moeten werknemers afzonderlijk wijzen op het recht van bezwaar bij de verwerking van gegevens op grond van het gerechtvaardigd belang;
moeten werknemers in voorkomende gevallen de mogelijkheid bieden hun recht op dataportabiliteit uit te oefenen.

Hoe doen andere ondernemers dat?

Zo doet ondernemer Esther Versteeg, mede-eigenaar BSO Sterrenbos (8 fte) dat:

‘Mijn grootste valkuil is het niet bijhouden van een personeelsdossier. Het is ons al een keer overkomen. Daardoor stonden we niet sterk bij een ontslagzaak. Ik probeer de dossiers van mijn werknemers echt consequent bij te houden, maak van ieder gesprek een verslag. Waar het misgaat, is dat ik dit in een schriftje doe. Ik vind het niet prettig om met een laptop bijvoorbeeld een functioneringsgesprek te voeren. Het uitwerken en toesturen van het verslag vergeet ik nogal eens. Doordat er toch weer belangrijker zaken zijn. De dagelijkse dingen.’