Hoe lang bewaar je werknemers­gegevens en personeels­dossiers?

Als werkgever leg je de gegevens van individuele medewerkers vast in één of meer goed beveiligde dossiers, zoals het personeels­dossier of de salarisadministratie. De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) schrijft voor hoe je deze gegevens moet verwerken en opslaan.

De AVG vermeldt geen concrete bewaartermijn voor het bewaren van werknemers­gegevens, maar geeft wel een richtlijn. Uit overwegingen van privacy mag je deze persoons­gegevens niet langer bewaren dan 'noodzakelijk' is.

Wettelijke bewaartermijnen en bewaarplicht in 2025

Op deze richtlijn bestaan enkele uitzonderingen, die zijn vastgelegd in onder meer het Burgerlijk Wetboek, de Archiefwet en de belastingwetgeving.

Zo moet je documenten en bestanden die nodig zijn om aan bepaalde wettelijke en fiscale verplichtingen te voldoen, voor langere tijd bewaren. Voorbeelden hiervan zijn de salarisadministratie en verklaringen voor de loonbelasting.

Aanslag belastinginspecteur

Voldoe je niet aan deze bewaarplicht, dan kan dat nare gevolgen hebben. Als je salarisadministratie niet op orde is, kan de belastinginspecteur bijvoorbeeld zelf een aanslag opleggen. De kans is groot dat deze hoger uitvalt dan normaal.

Je kunt een flinke geldboete krijgen of zelfs een gevangenisstraf. Het niet voldoen aan de bewaarplicht is namelijk een strafrechtelijke overtreding.

Bewaartermijnen personeels­dossier

Veel werknemers­gegevens bewaar je in een personeels­dossier. Zolang een werknemer bij je in dienst is, kun je volstaan met het van tijd tot tijd opschonen van dit dossier.

Gegevens die niet langer relevant zijn, zoals een adreswijziging, een afgehandelde klacht of een briefwisseling van een paar jaar geleden, kun je zonder problemen verwijderen.

Ook als gegevens niet meer nodig zijn, moet je deze direct verwijderen. Denk hierbij aan uitwerkingen van gesprekken, contracten en wijzigingen, mails en informatie over het ziekte­verzuim. 

Werknemer uit dienst

Anders wordt het, wanneer een werknemer uit dienst gaat. Je kunt dan niet zomaar het hele personeels­dossier vernietigen.

Documenten die na beëindiging van het dienstverband niet meer nodig zijn, bijvoorbeeld over de ziektekosten­verzekering of gevolgde opleidingen, mag je direct verwijderen.

Bij personeels­dossiers heb je als ondernemer te maken met wettelijke verplichtingen. Wil je weten wat in jouw situatie toegestaan is en met praktische aanwijzigingen aan de slag? Gebruik dan de website van de AP.

Bewaartermijnen overige werknemers­gegevens in 2025

Voor de werknemers­gegevens in het personeels­dossier gelden in 2025 verschillende bewaartermijnen. Voor sommige gegevens is er een bewaartermijn van 1 of 2 jaar. En voor andere gegevens is er een bewaartermijn van 5 of 7 jaar.

Je bent wettelijk verplicht om persoons­gegevens deugdelijk te vernietigen volgens de AVG.

Klaar voor (meer) personeel?

Test jezelf en je bedrijf. Beantwoord tien vragen met ja of nee en zie direct of je klaar bent voor (meer) personeel.

Doe de checklist

De regels op een rij:

Bewaartermijn 1 jaar na dienstverband (met toestemming):

Voor een aantal werknemers­gegevens in het personeels­dossier geldt een maximaal toegestane bewaartermijn van slechts één jaar. Het betreft documenten die te maken hebben met de sollicitatie­gegevens van een werknemer:

• Sollicitatiebrief of sollicitatieformulier
• Curriculum vitae (cv)
• Referenties
• Correspondentie met de sollicitant
• Getuigschriften
• Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG)
• Psychologisch onderzoek en asssessments

Bewaartermijn 2 jaar na dienstverband

Deze termijn geldt voor het overgrote deel van de werknemers­gegevens in het personeels­dossier. Hieronder vallen:

• De arbeids­overeenkomst (inclusief wijzigingen)
• Correspondentie over benoemingen, promotie en demotie 
• Correspondentie over ontslag
• VUT-regeling
• Kopie getuigschrift
• Afspraken over het lidmaatschap van de ondernemingsraad
• Ingevuld formulier functioneringsgesprek, beoordelingsformulier en verslagen hierover
• Verslagen in het kader van de Wet verbetering poortwachter (bij ziekte)
• Correspondentie over ziekte­verzuim en re-integratie met de bedrijfsarts en het UWV
• Verslagen over financiële problemen
• Verslagen rondom probleemsituaties

Als een werknemer vertrekt vanwege een arbeidsconflict of er een rechtszaak loopt, is het verstandig zijn gegevens langer te bewaren. Tot het conflict is opgelost of er een uitspraak van de rechter ligt.

Bewaartermijn 5 jaar na dienstverband

De volgende documenten moet je tot vijf jaar na het einde van het dienstverband van een werknemer in het personeels­dossier bewaren:

• Loonbelastingverklaringen (ook als deze zijn vervangen door nieuwe)
• Kopie van het identiteitsbewijs
• Identiteitspapieren van derden ingeleende werknemers met een tewerkstellingsvergunning 

Bewaartermijn 7 jaar na dienstverband

De Belastingdienst beschouwt bepaalde onderdelen van de bedrijfsadministratie als zogeheten ‘basis­gegevens’. Dit zijn gegevens die van fiscaal belang zijn. Hieronder valt onder meer de salarisadministratie. Deze moet je minimaal zeven jaar bewaren.

Dat geldt ook voor de volgende gegevens:

• Persoonlijke gegevens (stamkaart)
• Burgerlijke staat van (ex)werknemer 
• Datum van indiensttreding
• Salarisadministratie (van fiscaal belang)
• Aanvullende arbeids- en salarisafspraken
• Arbeidsvoorwaarden over samenleving/partnerschap
• Afstandsverklaring woon-werkverkeer

Verboden op te nemen in het personeels­dossier

Het is op grond van artikel 9 AVG uitdrukkelijk verboden om informatie in het personeels­dossier op te nemen over iemands:

• Ras
• Geloofsovertuiging 
• Lidmaatschap van een vakbond 
• Kerk 
• Milieubeweging of politieke partij
• Seksuele geaardheid 
• Lichamelijk en geestelijke gezondheid 
• Strafblad

Heb je de salarisadministratie uitbesteed aan een extern bureau? Zorg er dan voor dat ook zij zich aan de wettelijke bewaartermijn en bewaarplicht houden. Maak hier duidelijke afspraken over.

Personeels­gegevens verwijderen of vernietigen?

Je hoeft niet alle gegevens die je uit het personeels­dossier verwijdert, te vernietigen. Het is soms al voldoende om de gegevens uit de actieve administratie te halen en bijvoorbeeld in een archief op te slaan. Bedrijven mogen bepaalde persoons­gegevens namelijk bewaren voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden.

Versnipperaar

Heb je werknemers­gegevens niet (of niet meer) nodig voor archiefdoeleinden, dan móet je ze vernietigen. Zorg dat dit zorgvuldig gebeurt. Voor papieren dossiers betekent dit uiteraard dat ze door de versnipperaar moeten.

Software

Voor het vernietigen van digitaal opgeslagen gegevens gebruik je bij voorkeur speciale software. Er is bijvoorbeeld een systeem dat automatisch gegevens vernietigt op een van tevoren aangegeven tijdstip.

Kijk of jouw programma voor verzuim­registratie en verlofregistratie ook voldoet aan deze eisen. Probeer dit zo slim mogelijk te automatiseren.

Vragen over wettelijke bewaartermijnen

• Welke werknemers­gegevens moet ik verplicht bewaren?

  Voor bepaalde personeels­gegevens gelden bewaartermijnen. Het gaat om documenten en bestanden die nodig zijn om aan wettelijke en fiscale verplichtingen te voldoen. Voorbeelden hiervan zijn de loonadministratie en verklaringen voor de loonbelasting. Deze moet je bewaren tijdens het dienstverband en een aantal jaren na vertrek van de werknemer.

• Hoe bewaar ik gegevens in een personeels­dossier? 

  Zolang een werknemer bij je in dienst is, kun je het dossier van tijd tot tijd opschonen. Gegevens die niet langer relevant zijn mag je verwijderen, zoals een adreswijziging, een afgehandelde klacht of een briefwisseling van een paar jaar geleden.

• Wat zijn de bewaartermijnen na ontslag of vertrek?

  Documenten die na het dienstverband niet meer nodig zijn, mag je direct verwijderen. Documenten die te maken hebben met de sollicitatie­gegevens van een werknemer mag je maximaal 1 jaar bewaren. De loonbelastingverklaringen en een kopie van het identiteitsbewijs mogen maximaal 5 jaar bewaard worden. Fiscale gegevens moet je minimaal 7 jaar bewaren.

Rechtsbijstand­verzekering

De kans op een conflict is altijd aanwezig en juridische bijstand kan behoorlijk in de papieren lopen. Met een rechtsbijstand­verzekering ben je als ondernemer verzekerd van juridische hulp.

Beperk je risico's