Iedere week in je mailbox 
Over bewaartermijnen:
Als werkgever leg je de gegevens van individuele medewerkers vast in één of meer goed beveiligde dossiers, zoals het personeelsdossier of de salarisadministratie. De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) schrijft voor hoe je deze gegevens moet verwerken en opslaan.
De AVG vermeldt geen concrete bewaartermijn voor het bewaren van werknemersgegevens, maar geeft wel een richtlijn. Uit overwegingen van privacy mag je deze persoonsgegevens niet langer bewaren dan 'noodzakelijk' is.
Wettelijke bewaartermijnen en bewaarplicht in 2024
Op deze richtlijn bestaan enkele uitzonderingen, die zijn vastgelegd in onder meer het Burgerlijk Wetboek, de Archiefwet en de belastingwetgeving.
Zo moet je documenten en bestanden die nodig zijn om aan bepaalde wettelijke en fiscale verplichtingen te voldoen, voor langere tijd bewaren. Voorbeelden hiervan zijn de salarisadministratie en verklaringen voor de loonbelasting.
Aanslag belastinginspecteur
Voldoe je niet aan deze bewaarplicht, dan kan dat nare gevolgen hebben. Als je salarisadministratie niet op orde is, kan de belastinginspecteur bijvoorbeeld zelf een aanslag opleggen. De kans is groot dat deze hoger uitvalt dan normaal.
Je kunt een flinke geldboete krijgen of zelfs een gevangenisstraf. Het niet voldoen aan de bewaarplicht is namelijk een strafrechtelijke overtreding.
Bewaartermijnen personeelsdossier
Veel werknemersgegevens bewaar je in een personeelsdossier. Zolang een werknemer bij je in dienst is, kun je volstaan met het van tijd tot tijd opschonen van dit dossier.
Gegevens die niet langer relevant zijn, zoals een adreswijziging, een afgehandelde klacht of een briefwisseling van een paar jaar geleden, kun je zonder problemen verwijderen.
Twee jaren
De bewaartermijn van de gegevens uit het personeelsdossier staat niet precies in de wet beschreven voor ondernemers. De Autoriteit Persoonsgegevens zegt:
Je mag het personeelsdossier over het algemeen twee jaren bewaren nadat de werknemer uit dienst is. Zijn de gegevens al eerder niet meer nodig? Dan moet je het dossier direct verwijderen. Denk hierbij aan uitwerkingen van gesprekken, contracten en wijzigingen, mails, informatie over het ziekteverzuim et cetera.
Werknemer uit dienst
Anders wordt het, wanneer een werknemer uit dienst gaat. Je kunt dan niet zomaar het hele personeelsdossier vernietigen.
Documenten die na beëindiging van het dienstverband niet meer nodig zijn, bijvoorbeeld over de ziektekostenverzekering of gevolgde opleidingen, mag je direct verwijderen.
Bij personeelsdossiers heb je als ondernemer te maken met wettelijke verplichtingen. Wil je weten wat in jouw situatie toegestaan is en met praktische aanwijzigingen aan de slag? Gebruik dan de website van de AP.
Test jezelf en je bedrijf. Beantwoord tien vragen met ja of nee en zie direct of je klaar bent voor (meer) personeel.
Klaar voor (meer) personeel?
Bewaartermijnen overige werknemersgegevens in 2024
Voor de werknemersgegevens in het personeelsdossier gelden in 2024 verschillende bewaartermijnen. Voor sommige gegevens is er een bewaartermijn van 1 of 2 jaar. En voor andere gegevens is er een bewaartermijn van 5 of 7 jaar.
Bewaartermijn 1 jaar na dienstverband
Voor een aantal werknemersgegevens in het personeelsdossier geldt een maximaal toegestane bewaartermijn van slechts één jaar. Het betreft documenten die te maken hebben met de sollicitatiegegevens van een werknemer:
- Sollicitatiebrief of sollicitatieformulier
- Curriculum vitae (cv)
- Referenties
- Correspondentie met de sollicitant
- Getuigschriften
- Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG)
- Psychologisch onderzoek
- Assessments
Bij afwijzing sollicitant: 4 weken
Als je een sollicitant niet hebt aangenomen, moet je deze documenten binnen vier weken vernietigen, tenzij de sollicitant erin toestemt dat je de gegevens langer bewaart.
Bewaartermijn 2 jaar na dienstverband
Deze termijn geldt voor het overgrote deel van de werknemersgegevens in het personeelsdossier. Hieronder vallen:
- De arbeidsovereenkomst (inclusief wijzigingen)
- Correspondentie over benoemingen, promotie/demotie en ontslag
- Afspraken over het lidmaatschap van de ondernemingsraad
- Ingevuld formulier functioneringsgesprek
- Ingevuld beoordelingsformulier
- Verslagen in het kader van de Wet verbetering poortwachter (bij ziekte)
- Correspondentie met de bedrijfsarts en het UWV over ziekteverzuim en re-integratie
- Verslagen over probleemsituaties (inclusief financiële problemen)
Als een werknemer vertrekt vanwege een arbeidsconflict of er een rechtszaak loopt, is het verstandig om zijn gegevens langer te bewaren. Tot het conflict is opgelost of er een uitspraak van de rechter ligt.
Bewaartermijn 5 jaar na dienstverband
De volgende documenten moet je tot vijf jaar na het einde van het dienstverband van een werknemer in het personeelsdossier bewaren:
- Loonbelastingverklaringen (ook als deze zijn vervangen door nieuwe)
- Kopie van het identiteitsbewijs
Bewaartermijn 7 jaar na dienstverband
De Belastingdienst beschouwt bepaalde onderdelen van de bedrijfsadministratie als zogeheten ‘basisgegevens’. Dit zijn gegevens die van fiscaal belang zijn. Hieronder valt onder meer de salarisadministratie. Deze moet je minimaal zeven jaar bewaren.
Dat geldt ook voor de volgende gegevens:
- Persoonlijke gegevens ex-werknemer (stamkaart)
- Datum van indiensttreding
- Salarisadministratie
- Arbeidsvoorwaarden (aanvullende arbeids- en salarisafspraken)
- Arbeidsvoorwaarden over samenleving/partnerschap
- Afstandsverklaring woon-werkverkeer
Heb je de salarisadministratie uitbesteed aan een extern bureau? Zorg er dan voor dat ook zij zich aan de wettelijke bewaartermijn en bewaarplicht houden. Maak hier duidelijke afspraken over.
Gegevens personeel verwijderen of vernietigen?
Je hoeft niet alle gegevens die je uit het personeelsdossier verwijdert, te vernietigen. Het is soms al voldoende om de gegevens uit de actieve administratie te halen en bijvoorbeeld in een archief op te slaan. Bedrijven mogen bepaalde persoonsgegevens namelijk bewaren voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden.
Versnipperaar
Heb je werknemersgegevens niet (of niet meer) nodig voor archiefdoeleinden, dan moet je ze vernietigen. Zorg dat dit zorgvuldig gebeurt. Voor papieren dossiers betekent dit uiteraard dat ze door de versnipperaar moeten.
Software
Voor het vernietigen van digitaal opgeslagen gegevens gebruik je bij voorkeur speciale software. Er is bijvoorbeeld een systeem dat automatisch gegevens vernietigt op een van tevoren aangegeven tijdstip.
Kijk of jouw programma voor verzuimregistratie en verlofregistratie ook voldoet aan deze eisen. Probeer dit zo slim mogelijk te automatiseren.
Vragen over wettelijke bewaartermijnen
- Welke werknemersgegevens moet ik verplicht bewaren?
Voor bepaalde personeelsgegevens gelden bewaartermijnen. Het gaat om documenten en bestanden die nodig zijn om aan wettelijke en fiscale verplichtingen te voldoen. Voorbeelden hiervan zijn de loonadministratie en verklaringen voor de loonbelasting. Deze moet je bewaren tijdens het dienstverband en een aantal jaren na vertrek van de werknemer.
- Hoe bewaar ik gegevens in een personeelsdossier?
Zolang een werknemer bij je in dienst is, kun je het dossier van tijd tot tijd opschonen. Gegevens die niet langer relevant zijn mag je verwijderen, zoals een adreswijziging, een afgehandelde klacht of een briefwisseling van een paar jaar geleden.
- Wat zijn de bewaartermijnen na ontslag of vertrek?
Documenten die na het dienstverband niet meer nodig zijn, mag je direct verwijderen. Documenten die te maken hebben met de sollicitatiegegevens van een werknemer mag je maximaal 1 jaar bewaren. De loonbelastingverklaringen en een kopie van het identiteitsbewijs mogen maximaal 5 jaar bewaard worden. Fiscale gegevens moet je minimaal 7 jaar bewaren.
De kans op een conflict is altijd aanwezig en juridische bijstand kan behoorlijk in de papieren lopen. Met een rechtsbijstandverzekering ben je als ondernemer verzekerd van juridische hulp.
Rechtsbijstandverzekering
Gratis tips in je mailbox
