Verlofregistratie, zo doe je het slim

Wat is verlofregistratie?

Verlofregistratie gaat over het bijhouden van het verlof van je werknemers. Als ondernemer kun je namelijk te maken krijgen met veel vormen van verlof. Denk aan: 

• Calamiteitenverlof
• Zorgverlof
• Zwangerschapsverlof
• Geboorteverlof
• Ouderschapsverlof
• Bijzonder verlof (bijvoorbeeld bij een bruiloft, begrafenis of verhuizing)
• Vakantieverlof

Denk ook aan adv- en atv-dagen. Al deze vormen van verlof en vrije dagen kun je registreren, zodat je per werknemer - en bedrijfsbreed - inzicht krijgt in de opname van verlof.

Voordelen verlofregistratie

Met een goede registratie kun je direct zien hoeveel verlofdagen iedere werknemer nog heeft. Het geeft je overzicht en kan je veel tijd besparen. Je kunt werknemers ook sneller inzicht geven in hun vrije dagen.

Een duidelijke verlofregistratie is bijvoorbeeld nodig om de beschikbaarheid van personeel te checken bij het maken van een werkrooster. Daardoor kun je problemen in de bezetting voor zijn en loop je niet meer achter de feiten aan.

Loon betalen tijdens verlof?

Soms moet je loon betalen, maar er is ook onbetaald verlof. Houd rekening met de wettelijke regels en je cao. Zorg dat je verlofregistratie hierop aansluit.

Werken met verlofkaarten

Van oudsher werken veel bedrijven met verlofkaarten. Dat is vaak een Excel-bestand, waarin per werknemer het verlof wordt bijgehouden. Ook wel een persoonlijke verlofkaart of vakantiekaart genoemd.

Hoewel steeds meer bedrijven zijn overgestapt op het gebruik van apps en software voor verlofregistratie, worden verlofkaarten nog steeds gebruikt. Het is een eenvoudige manier om verlof en vakantie te registreren.

Verlofregistratiekaart 2024

Als je gebruikmaakt van verlofkaarten, zorg dan wel dat je de actuele wetgeving per verlofsoort toepast. Je kunt online verlofkaarten per jaar downloaden, zoals een verlofkaart voor 20242.

Bepaalde software en apps voor verlofregistratie zijn ook vernoemd naar de ouderwetse verlofkaart. Zo zijn er online verlofkaarten en kun je met software je eigen verlofkaart maken.

Verlofregistratiesysteem

Er zijn allerlei manieren om je verlof te registreren. Veel bedrijven kiezen voor een verlofregistratiesysteem. Hiermee wordt vaak een software-programma bedoeld waarmee je het verlof van je werknemers kunt bijhouden en inzien.

Er zijn verschillende verlofregistratiesystemen. Je kunt ze bijvoorbeeld onderverdelen in vier categorieën:

1. Verlofregistratie in Excel (sjabloon)
2. Verlofregistratie-software (lokaal)
3. Online verlofregistratie (via een inlog)
4. Verlofregistratie-app (mobile)

Bij de bovenste twee varianten gaat het om lokale opslag. Je beheert dus zelf de gegevens op je eigen computer of server. Je kunt ze dan niet real-time delen met je werknemers.

Bij verlofregistratie via online software of een app kun je vanaf ieder apparaat met internet inloggen. Daarmee kun je makkelijker plaatsonafhankelijk werken en anderen inzicht geven in hun verlof.

Verlofregistratie software

Met goede (online) verlofregistratie-software zijn de administratieve en financiële aspecten van verlof direct inzichtelijk. Door (automatische) updates wordt ook de laatste wetgeving toegepast in het systeem.

Hoeveel verlof mag je werknemer opnemen? Dit verandert bijvoorbeeld als je werknemer minder gaat werken, ziek wordt of de AOW-leeftijd bereikt. Bij het gebruik van een goede app of software voor verlofregistratie hoef je hier niet zelf over na te denken, dit wordt automatisch aangepast.

Zorg dat je werknemers direct inzicht hebben in hun verlof- en vakantiedagen. Dat scheelt een hoop vragen.

Er zijn online heel wat aanbieders van software voor verlofregistratie. Maak een vergelijking op basis van je eigen wensen en behoeften. Let daarbij niet alleen op de prijs, maar vooral ook op de mogelijkheden en koppelingen.

Controleer of er goede ondersteuning is. Kun je direct iemand bellen die je verder helpt? Kunnen je werknemers ook ergens terecht voor vragen? Krijgt het programma regelmatig een (automatische) update? Voldoet het aan de laatste wet- en regelgeving? 

Kijk of je de verlofregistratie ook kunt koppelen aan je financiële administratie. Worden lonen en loonstrookjes automatisch aangepast bij verlof? Dat is handig!

Aandachtspunten bij verlofregistratie

Als een werknemer verlof aanvraagt, zorg dan dat hij een aantal dingen duidelijk aangeeft. Gaat het om een langere verlofperiode? Zet dan in onderling overleg een aantal afspraken op papier. Drie aandachtspunten bij verlof geven en registreren:

1. Vervanging

Zorg, als dat nodig is, voor vervanging van je werknemer, bij voorkeur voor aanvang van het verlof. Zo kan je werknemer zijn vervanger inwerken en zijn werkzaamheden op een goede manier overdragen.

2. Duur

Spreek duidelijk af hoelang je werknemer verlof opneemt, in lijn met de wet en eventuele cao. Leg de begin- en einddatum van het verlof vast in je systeem voor verlofregistratie. Stuur je werknemer een bevestiging van deze gegevens.

3. Loon

Moet je een werknemer salaris geven tijdens zijn verlof? Afhankelijk van de verlofsoort heeft hij mogelijk recht op loondoorbetaling. Check de wet en eventuele cao voor jouw bedrijf. Leg aanvullende afspraken over loon tijdens verlof altijd vast.

Let op: soms verandert een wet over betaald of onbetaald verlof. Zo is er vanaf augustus 2022 betaald ouderschapsverlof.

Verzuim­verzekering

Het voorkomen van verzuim en begeleiden van ziek personeel kan je veel geld en tijd kosten. Een verzuim­verzekering helpt je bij de aanpak.

Beperk je risico's

Nieuw verlofstelsel 2024

Er wordt gewerkt aan een nieuw verlofstelsel. Dit heeft mogelijk gevolgen voor je verlofadministratie. Zo moeten er vaste regels komen voor de opnameperiode en het aanvraagmoment van verlof. Demissionair minister Van Gennip van SZW kondigde dat in 2023 aan.

Het gaat met name om administratieve versimpelingen. Er komen mogelijk clusters van verlofsoorten met vaste regels. Bijvoorbeeld rond de geboorte van en zorg voor kinderen, rond het verlenen van (mantel)zorg en rond persoonlijk verlof. Het nieuwe kabinet zal verder bepalen welke wijzigingen ingaan en wanneer.

Blijf op de hoogte van nieuwe wetten en regels rond verlof. Schrijf je in voor de gratis nieuwsbrief.

Verzuim­registratie

Naast verlof kun je ook verzuim registreren. Bij verzuim gaat het meestal om ziekte­verzuim: afwezigheid door ziekte. Daarnaast heb je ongeoorloofd verzuim: afwezigheid zonder goede reden.

Het registreren van ziekte­verzuim is belangrijk. Je hebt namelijk te maken met verschillende wetten bij kort- en langdurig verzuim. Als werkgever moet je in actie komen om je zieke werknemer te begeleiden:

• Volgens de Wet verbetering poortwachter moet je een ziekmelding binnen een week doorgeven aan je arbodienst. Als je verzekerd bent, moet dit vaak al op de eerste ziektedag.
• Daarnaast moet er na zes weken ziekte een probleemanalyse gemaakt worden en binnen acht weken een plan van aanpak.

Je moet dus weten hoelang je werknemer ziek is. Dit is ook belangrijk in verband met de regels voor loondoorbetaling bij ziekte.

Verder is het goed om te weten hoe vaak je werknemer ziek is geweest in een bepaalde periode. Je hebt die informatie nodig voor een eventueel verzuim­gesprek of tijdens het functioneringsgesprek.

Kijk of je verzuim ook kunt bijhouden in je systeem voor verlofregistratie. Dat is handig. Houd je wel aan de privacyregels voor verzuim­registratie.

Registratie vakantiedagen

De registratie van vakantiedagen valt vrijwel altijd onder verlofregistratie. Het wordt niet voor niets vakantieverlof genoemd. Soms wordt ook de aanduiding vakantieregistratie gebruikt.

In een systeem voor verlof- en vakantieregistratie kun je vaak eenvoudig onderscheid maken tussen vakantieverlof en andere vormen van verlof.

Per werknemer kun je zien hoeveel vakantiedagen hij al heeft opgenomen en hoeveel hij er tegoed heeft. Steeds vaker kan je werknemer zelf ook meekijken via een app of online omgeving. Via het systeem kan hij mogelijk ook een vakantie- of verlofaanvraag indienen.

Wat zijn de regels voor vakantieverlof? Bekijk 7 vragen en antwoorden over vakantiedagen.

Vragen over verlof en registratie

• Wat is onbetaald verlof?

  Van onbetaald verlof is sprake als een werknemer gedurende een langere periode niet (of minder) werkt en daarom ook geen (of minder) loon ontvangt. De wet voorziet in twee vormen van onbetaald verlof waarop werknemers wettelijk recht hebben, namelijk ouderschapverlof en langdurend zorgverlof. Over een sabbatical kun je zelf afspraken maken met je werknemer. 

• Hoe kan ik verlof bijhouden?

  Er zijn allerlei manieren om verlof bij te houden. Vroeger gebeurde dat op papieren verlofkaarten. Tegenwoordig heb je ook digitale verlofkaarten, bijvoorbeeld een sjabloon in Excel. Daarnaast is er handige (online) software voor verlofregistratie. En je hebt ook verlofapps voor smartphones.

• Wanneer is salaris tijdens verlof verplicht?

  Dat is afhankelijk van het soort verlof. De meeste wettelijke vormen van verlof zijn betaald, zoals zwangerschapsverlof, vakantieverlof en bijzonder verlof. Daarnaast kunnen er in de cao voor jouw bedrijf regels staan over betaald en onbetaald verlof.

• Hoe kan ik onduidelijkheden bij verlof wegnemen?

  Die kun je wegnemen door het opstellen van een eigen verlofbeleid. Dat kun je maken in samenspraak met je werknemers, bijvoorbeeld via de ondernemingsraad of personeels­vertegenwoordiging. Zo weten alle partijen waar ze aan toe zijn.

Groeien met personeel

Samen met personeel werk je aan de groei van je bedrijf. Wil je weten wat daarbij in de weg kan staan? Met een adviseur breng je dit in kaart.

Ik wil advies