Werkrooster maken voor je personeel, een stappenplan

In 7 stappen een werkrooster maken

Een personeels­planning is onontbeerlijk voor iedere ondernemer met personeel. Een werkrooster maken is echter vaak een hele puzzel door vakanties en vakantiedagen en andere vormen van verlof.

Als goed werkgever wil je ook graag rekening houden met bijvoorbeeld de wensen van werkende ouders.

Met de volgende zeven stappen zie je minder snel iets over het hoofd.

1. Hoe ziet je personeels­bestand eruit?

De eerste stap is dat je precies weet hoe het personeels­bestand eruitziet: zet alle informatie over je medewerkers op een rij.

• Welke medewerker is wanneer en voor hoeveel uur beschikbaar?
• In welke functie en op welke afdeling?
• Wijzigt er iets in de beschikbaarheid door bijvoorbeeld ouderschapsverlof?

Houd dit heel goed bij. Zo kom je nooit voor verrassingen te staan.

2. Maak een anoniem basisrooster

In een basisrooster (bijvoorbeeld in Excel) zet je per werkdag hoeveel medewerkers er minimaal en maximaal nodig zijn. Je zet hier nog geen namen in.

Vermeld ook de tijden waarop medewerkers beschikbaar moeten zijn en houd rekening met dagdelen en/of vroege en late diensten. Eventueel specificeer je dit naar team-, functie- of afdelingsniveau.

Arbeidstijdenwet en cao-voorschriften toepassen

Let erop dat je medewerkers volgens de Arbeidstijdenwet een maximaal aantal uren per dag mogen werken. Bekijk ook goed de regels die staan beschreven in de cao die van toepassing is op jouw branche voor het maken van roosters.

 

Zo heb je in de horeca rekening te houden dat personeel minimaal drie weken van tevoren wordt ingelicht over de te werken dagen en tijdstippen. 

Test: Klaar voor personeel?

Test jezelf en je bedrijf. Beantwoord tien vragen met ja of nee en zie direct of je klaar bent voor (meer) personeel.

Start de test

3. Zet feestdagen en schoolvakanties in het werkrooster

Naast de basis­gegevens is het ook praktisch om in het rooster feestdagen en schoolvakanties op te nemen.

Verplichte cao

Heb jij te maken met een verplichte cao? Dan moet je werknemers vrij geven op de feestdagen die in deze cao staan.

Geen cao

Dan hoef je ze geen vrij te geven, maar zet wel in de arbeids­overeenkomst op welke feestdagen je personeel vrij is.

4. Vul het werkrooster in

Nu je alle benodigde informatie op een rij hebt, kun je het werkrooster gaan invullen. Probeer het rooster minimaal één maand vooruit te maken.

Dit kan alleen als je medewerkers ruim van tevoren aangeven wanneer ze een vrije dag willen opnemen of andere verplichtingen hebben.

Begin de personeels­planning met vaste fulltime medewerkers en vervolgens plan je de parttimers in. Houd rekening met iemands voorkeursdagen.

Vul het werkrooster daarna eventueel aan met flexibele medewerkers, zoals oproepkrachten, uitzendkrachten en zzp’ers.

Werktijden voor jongeren

Hoeveel uren mag iemand van 15 of 16 jaar werken? Houd rekening met de regels voor werktijden van jongeren.

5. Controleer het werkrooster

Zorg ervoor dat je werkrooster klopt. Check op de volgende punten:

• Komt iedereen aan de minimale contracturen?
• Is de bezettingsgraad per week voldoende gevarieerd, zodat er genoeg capaciteit is?
• Zijn de voorkeursdagen van alle medewerkers voldoende verdeeld?
• Is er nog een reservelijst van medewerkers of oproepkrachten voor acute problemen, zoals ziekte?

6. Maak duidelijke afspraken over ruilen

Maak vooraf duidelijke afspraken over het ruilen van dagen of diensten binnen het definitieve rooster. Wanneer kunnen medewerkers ruilen? Met wie moeten ze het bespreken? Hoe wordt de wijziging in het rooster naar iedereen gecommuniceerd?

Spreek bijvoorbeeld ook af dat een week na de publicatie van het werkrooster de wijziging in het rooster moet zijn geregeld.

7. Verspreid de personeels­planning

Is je werkrooster af, verspreid het dan onder je medewerkers. Je kunt het uitprinten en ophangen, maar zorg er zeker voor dat iedere medewerker het ook digitaal ontvangt.

Doe dat per mail (stuur bij wijzigingen iedereen een nieuwe versie!) of deel het via bijvoorbeeld Google Drive of Dropbox.

Heb je gekozen voor een online tool, dan breng je medewerkers uiteraard via de tool op de hoogte.

Bij het maken van een personeels­planning houd je zo veel mogelijk rekening met de wensen van je werknemers. Tegenwoordig is flexibiliteit steeds meer een voorwaarde.

Thuiswerken is een voorbeeld van flexibel werken, minder bekend is zelfroosteren. Medewerkers kiezen bij dit flexibele werkrooster zelf hun werktijden en diensten, uiteraard wel in een bepaald kader die jij als werkgever stelt.

Werkrooster maken in Excel of andere software

Verschillende bedrijven bieden (betaalde) software of een app aan om een rooster te maken. Maar je kunt ook heel goed zelf een werkrooster maken in Excel.

Sjabloon Microsoft

Gebruik daarvoor een sjabloon van Microsoft. De sjablonen vind je in de galerie van het programma. Tik in het zoekvenster werkrooster in en je ziet verschillende soorten roosters, waaronder een ploegenschema. Of zoek een voorbeeld van een werkrooster via Google.

Mijnrooster.nl

Daarnaast zijn er online ook eenvoudige versies te vinden, zoals Mijnrooster.nl. Soms zijn ze gratis, voor andere betaal je bijvoorbeeld een bedrag per maand. Wil je je medewerkers digitaal inzicht geven in het rooster, dan kom je al snel uit bij betaalde versies.

Overigens kun je werkroosters in bijvoorbeeld Excel ook in de ‘cloud’ plaatsen via Google Drive of Dropbox. Zo kan je personeel ook de planning online bekijken.

Ken jij de risico's al?

Jouw bedrijf is goud waard, voorkom uitglijders. Ontdek de gevaren in de horeca, bouw, detailhandel, groothandel, persoonlijke of zakelijke dienst­verlening en beperk je risico's.

Ga voor zekerheid