Loonbelastingverklaring, wat en hoe?

Neem je een nieuwe werknemer in dienst? Dan ben je wettelijk verplicht een aantal gegevens bij hem op te vragen die nodig zijn voor het inhouden van de wettelijke loonheffingen.

Loonheffingen bestaan uit:

• loonbelasting
• premie volks­verzekeringen
• premie werknemers­verzekeringen
• inkomensafhankelijke bijdrage Zorg­verzekeringswet

Formulier loonbelastingverklaring

Het is gebruikelijk om de benodigde gegevens bij je werknemer op te vragen via een speciaal formulier van de Belastingdienst.

De officiële benaming voor dit formulier is 'Model Opgaaf gegevens voor de loonheffingen'. Maar in de volksmond staat het ook bekend als de loonbelastingverklaring.

Wat is een loonbelastingverklaring?

De loonbelastingverklaring is een heel eenvoudig formulier. Je nieuwe werknemer hoeft slechts drie vragen te beantwoorden:

• Bij vraag 1 moet hij zijn persoonlijke gegevens invullen: naam, adres en woonplaats, geboortedatum, BSN-nummer en telefoonnummer.
• Bij vraag 2 moet hij aangeven of hij wil dat jij als werkgever rekening houdt met de wettelijke loonheffingskorting. En zo ja, vanaf welke datum.
• Bij vraag 3 moet je werknemer het formulier voorzien van de datum en zijn handtekening.

Eigen model loonbelastingverklaring

Sinds 1 januari 2007 ben je als werkgever niet meer verplicht het formulier van de Belastingdienst te gebruiken. Je mag ook een eigen model gebruiken, zolang je de vereiste werknemers­gegevens maar vastlegt. In de praktijk blijkt echter dat veel bedrijven het formulier van de Belastingdienst zijn blijven gebruiken.

Krijg grip op personeels­kosten

Lees het gratis whitepaper met daarin de waarde van personeel, alle personeels­kosten op een rij en 5 manieren om te besparen.

Download gratis PDF

Loonbelastingverklaring, wanneer?

Je moet de bovenstaande gegevens bij een nieuwe werknemer opvragen voordat hij bij jou in dienst treedt. Uiterlijk één dag voor zijn eerste werkdag moet je over de benodigde informatie beschikken.

Geldig identiteitsbewijs

Tegelijk met de loonbelastingverklaring moet de werknemer een kopie van een geldig identiteitsbewijs bij je inleveren. Je bent namelijk verplicht zijn identiteit vast te stellen.

Ook moet je controleren of de gegevens op de loonbelastingverklaring overeenkomen met die op het identiteitsbewijs.

Lees meer over de informatieplicht voor werkgevers.

Loonbelastingverklaring, hoe werkt dat?

Het opvragen, verwerken en bewaren van de gegevens van je toekomstige werknemer is heel eenvoudig.

Er zijn maar een paar stappen nodig:

1. Download het Model Opgaaf gegevens voor de loonheffingen van de website van de Belastingdienst.
2. Stuur het formulier naar je werknemer met het verzoek dit in te vullen en te ondertekenen. Vraag hem om het terug te sturen voordat zijn arbeidscontract ingaat en laat hem een kopie van een geldig identiteitsbewijs meesturen.
3. Controleer de identiteit van de werknemer en ga na of alle gegevens juist zijn ingevuld.
4. Bewaar de ingevulde loonbelastingverklaring bij de salarisadministratie.

Digitaal afhandelen

De Belastingdienst staat toe dat je deze administratieve verplichting digitaal afhandelt.

Je kunt het formulier dus zowel op papier als digitaal aan je werknemer versturen. Hij mag het zelfs digitaal ondertekenen, zolang hij maar een wettelijk erkende elektronische handtekening gebruikt.

Klein bedrijf

Heb je een klein bedrijf met minder dan tien werknemers? Dan moet je de loonbelastingverklaringen van je werknemers opsturen naar de Belastingdienst om te laten controleren.

Loonbelastingverklaring niet of verkeerd ingevuld, wat nu?

Aan de hand van de ingevulde loonbelastingverklaring kun jij vaststellen welke loonheffingen en welke loonheffingskortingen je moet toepassen op het loon van je nieuwe werknemer.

Voorwaarde is wel dat je werknemer de verklaring correct en naar waarheid heeft ingevuld.

Anoniementarief

Het komt voor dat werknemers onjuiste gegevens verstrekken of de loonbelastingverklaring helemaal niet terugsturen. Het is dan niet mogelijk de juiste heffingen en kortingen te berekenen. In zo’n geval moet je het zogeheten anoniementarief toepassen.

Dit betekent dat je op het salaris van je werknemer 52 procent loonbelasting en premie volks­verzekeringen moet inhouden. Dit is het hoogste belastingtarief.

Bovendien moet je de premies werknemers­verzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage Zorg­verzekeringswet dan berekenen over het gehele loon. Het anoniementarief is ook van toepassing als je werknemer zich niet legitimeert.

Regel je bedrijfs­aansprakelijk­heid

Hoe zorgvuldig je ook werkt, werknemers kunnen een ongeval krijgen of maken fouten. Deze verzekering dekt schade aan personen en zaken.

Beperk je risico

Vragen over loonbelastingverklaring

• Wat is een loonbelasting verklaring?

  Met een loonbelastingverklaring verzamel je de nodige persoonlijke gegevens van je werknemer voor de loonbelasting. Dit regel je met het formulier 'Model Opgaaf gegevens voor de loonheffingen'. Beter bekend als de loonbelastingverklaring. Je bewaart de ingevulde verklaringen in je bedrijfsadministratie.

• Wanneer krijgt iemand loonheffingskorting?

  Alle werknemers in Nederland hebben recht op loonheffingskorting. Met een formulier loonheffingskorting kan een werknemer zelf de korting aanvragen. Daarna kun je de korting toepassen op de loonheffingen die je aftrekt van zijn brutoloon. Zo houdt je werknemer meer nettoloon over.

• Wie betaalt de loonbelasting?

  Jij als werkgever betaalt de loonbelasting van je personeel aan de Belastingdienst. De loonbelasting en premies gaan af van het brutoloon van je werknemers. Zij houden een nettoloon over. In feite draait iedere werknemer dus zelf op voor de loonbelasting.

• Hoe kun je besparen op loonbelasting?

  Er zijn bepaalde subsidies voor personeel waardoor je minder loonbelasting betaalt. Dit worden loonkostenvoordelen genoemd, voorheen beter bekend als premiekorting of afdrachtvermindering. Er zijn vier soorten loonkostenvoordelen voor ondernemers met personeel.

• Welke personeels­kosten zijn er nog meer?

  Goed personeel is heel kostbaar voor jou als ondernemer. Het is misschien wel de belangrijkste investering die je zult doen. Met een goed team van gemotiveerde werknemers kun je je bedrijf laten groeien. Maar wat kost dat? Bekijk een handig overzicht van personeels­kosten.