Informatieplicht werkgever, wanneer?

Informatieplicht werkgever

Een nieuwe werknemer moet de nodige informatie krijgen bij zijn start in je bedrijf. Je werknemer moet in ieder geval binnen één week na de eerste werkdag de volgende gegevens ontvangen:

• Naam en adres van je bedrijf
• De plaats(en) van arbeid
• De functie van de werknemer of de aard van het werk
• Arbeidsduur per dag of per week
• De hoogte van het salaris en de uitbetalingstermijnen
• Datum van indiensttreding
• Duur van het contract (als dat voor bepaalde tijd is)
• (Eventueel) lengte van de proeftijd
• Aantal vakantiedagen
• Opzegtermijn
• Eventuele pensioenregeling
• Mogelijk concurrentiebeding of relatiebeding
• Toepassing van een eventuele cao

De informatieplicht is inmiddels uitgebreid. Bekijk hieronder aanvullende gegevens die je nu moet verstrekken als werkgever.

Informatieplicht werkgever, hoe pas je het toe?

Hoe ga je de informatie geven aan je werknemer? Het is verstandig om dit altijd schriftelijk te doen. Specifieke informatie voor je werknemer leg je vast in een arbeids­overeenkomst.

Je hoeft in het arbeidscontract niet alle algemene afspraken voor personeel op te nemen. Algemene regels kun je vastleggen in een personeels­handboek of bedrijfsreglement. Check of alle verplichte informatie erin staat.

Verwijs naar het handboek in de arbeids­overeenkomst en laat ze allebei ondertekenen door je werknemer. Dan weet je zeker dat hij alle informatie heeft ontvangen en akkoord is met de afspraken.

Bekijk voorbeelden van een arbeidscontract.

Uitbreiding informatieplicht werkgever

Op 1 augustus 2022 is de informatieplicht werkgever uitgebreid. Met de invoering van de richtlijn transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden is de lijst met verplichte gegevens langer geworden.

Onderstaande arbeidsvoorwaarden moet je uiterlijk binnen een week na de eerste werkdag bekend maken aan je nieuwe werknemer:

• De duur en voorwaarden van de proeftijd.
• De tijdstippen waarop gewerkt moet worden.
  • Bij voorspelbare arbeidsduur: de werkdagen en -tijden, en eventueel hoe het wisselen van diensten werkt.
  • Bij onvoorspelbare arbeidsduur: de verplichte vermelding dat tijdstippen variabel kunnen zijn, maar ook het aantal gewaarborgde betaalde uren, dagen en werktijden waarop je werknemer verplicht kan worden om te werken.
• Het loon, inclusief het aanvangsbedrag, de afzonderlijke onderdelen van het loon en hoe die berekend en uitbetaald worden.
• De regelingen voor betaald verlof binnen je bedrijf.
• De plek waar het werk wordt gedaan, als dat niet op een vaste locatie is (zoals thuiswerken).
• Eventueel recht op opleiding van je werknemer.
• Hoe het beëindigen van de arbeids­overeenkomst werkt (niet alleen de opzegtermijn).

Richtlijn transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden

Sinds 1 augustus 2022 heb je als werkgever te maken met de wet Implementatie EU-richtlijn transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden. De Nederlandse arbeidswetgeving is daardoor op een aantal punten aangepast. 

Naast de nieuwe informatieplicht voor werkgevers zijn er nog 4 belangrijke wijzigingen. Lees meer over de richtlijn transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden.

Klaar voor (meer) personeel?

Test jezelf en je bedrijf. Beantwoord tien vragen met ja of nee en zie direct of je klaar bent voor (meer) personeel.

Doe de checklist

Informatieplicht werkgever in meer situaties

Niet alleen bij de indiensttreding van een nieuwe werknemer moet je gegevens verstrekken. Ook tijdens het dienstverband is er op bepaalde momenten een informatieplicht voor werkgevers. Wanneer is dat zo?

Houd rekening met een informatieplicht bij:

Wettelijke vakantiedagen vervallen

Je werknemer heeft recht op een aantal vakantiedagen per jaar. Alle vakantiedagen hebben een houdbaarheidsdatum. Wettelijke vakantiedagen vervallen een half jaar na het jaar waarin ze zijn opgebouwd.

Voorbeeld: De wettelijke vakantiedagen die je werknemer in 2023 heeft opgebouwd, vervallen dus op 1 juli 2024.

Bovenwettelijke vakantiedagen zijn langer houdbaar. Die mogen maximaal vijf jaar 'meegenomen' worden. Je bent verplicht je werknemer te informeren als zijn vakantiedagen gaan vervallen. Doe je dat niet, dan behoudt je werknemer zijn recht op de nog niet-opgenomen wettelijke vakantiedagen.

Zorg voor een goede registratie van vakantie en verlof. In een systeem voor verlof- en vakantieregistratie kun je precies zien wanneer vakantiedagen vervallen.

Ook als je werknemer recht heeft op een vorm van betaald of onbetaald verlof is het goed hem te informeren wanneer dit recht vervalt. Bijvoorbeeld bij ouderschapsverlof.

Informatieplicht aflopend contract

Als het tijdelijke contract van je werknemer afloopt moet je hem op tijd informeren of het contract wordt verlengd of niet. Je moet rekening houden met de zogeheten aanzegtermijn. 

Je moet een werknemer uiterlijk één maand voor de einddatum van het tijdelijke contract schriftelijk informeren.

De aanzegtermijn geldt voor tijdelijke contracten van zes maanden of langer. In de meeste gevallen gaat het om een halfjaarcontract of een jaarcontract.

Als je een werknemer niet schriftelijk informeert volgens de regels van de aanzegtermijn, moet je de werknemer een aanzetboete betalen: een bruto maandsalaris.

Lees meer over het verlengen van een arbeidscontract.

Informatieplicht ziekte­verzuim

Als je werknemer ziek is moet jij zorgen voor een goede verzuim­begeleiding. Je verplichtingen staan in de Arbowet en de Wet verbetering poortwachter:

• Volgens de Arbowet moet je zorgen voor een veilige, gezonde werkplek en deskundige ondersteuning bij verzuim.
• In de Wet verbetering Poortwachter staan alle stappen die er gezet moeten worden als een werknemer (langdurig) ziek is.

Informeer je werknemer over de procedure van ziekmelding en begeleiding. Maak duidelijk wat zijn verplichtingen zijn en welke stappen er gezet moeten worden tijdens zijn re-integratie. 

Geef je werknemer een verzuim­protocol met daarin alle regels en verwachtingen rond ziekte.

Wet informatieplicht en wetswijzigingen in 2024 en 2025

De uitbreiding van de informatieplicht is niet de enige wijziging voor ondernemers. Let ook op de volgende recente wetswijzigingen in 2024:

• Basiscontract vervangt nulurencontract.
• Er komt een verplichting om een vertrouwenspersoon te hebben voor je werknemers. Dit kan iemand vanuit je eigen bedrijf zijn, maar ook iemand via een branchevereniging of een arbodienst. Deze regel gaat gelden voor bedrijven met 10 werknemers of meer en wordt opgenomen in de Arbowet. De ingangsdatum is nog niet bekend.
• Stijging van het minimumloon.
• Ketenregeling opnieuw op de schop.
• Geen LIV meer in 2025.

In 2025 gaat er nog meer veranderen voor werkgevers. Bekijk alvast de aangekondigde wetswijzigingen op Prinsjesdag 2024.

Nieuwe wetten in je inbox

Blijf op de hoogte van wetswijzigingen voor ondernemers met personeel. Schrijf je in voor de gratis nieuwsbrief.

Personeel aannemen

Met dit complete pakket aan personeels­verzekeringen dek je de risico’s van werkgeverschap af en zorg je goed voor je personeel.

Kies voor zekerheid

Vragen over informatieplicht werkgever

• Wat is de informatieplicht voor werkgevers?

  Elk bedrijf moet bij het aannemen van een nieuwe werknemer bepaalde gegevens verstrekken. Het gaat om informatie over je bedrijf en de afgesproken arbeidsvoorwaarden. Je moet een werknemer hierover informeren binnen een week na zijn eerste werkdag.

• Waar moet je op letten bij nieuw personeel?

  Voordat je werknemers in dienst neemt is het nuttig je te verdiepen in het arbeidsrecht. Als werkgever wil je goed voor je personeel zorgen. Je moet daarbij voldoen aan de eisen van goed werkgeverschap. Volg de juiste stappen in de sollicitatieprocedure en geef je werknemers waar ze recht op hebben.

• Hoe neem je werknemers in dienst?

  Als je een werknemer in dienst wil nemen doorloop je een aantal stappen. Je begint met de werving (het zoeken naar personeel). Daarna volgt de selectie via sollicitatiegesprekken. Als je eenmaal een goede kandidaat hebt gekozen, ga je de arbeidsvoorwaarden bespreken. De uitkomst leg je vast in een arbeids­overeenkomst. Na ondertekening van de overeenkomst heb je een nieuwe werknemer in dienst.

• Wat kost een werknemer in dienst?

  Goede werknemers zijn kostbaar. Met een goed team van gemotiveerd personeel kun je jouw onderneming laten groeien. Maar dat kost wel iets. Naast het salaris heb je te maken met aanvullende kosten. In het whitepaper Wat kost personeel? vind je een overzicht van alle kosten per werknemer.

• Hoe kan ik nieuwe wetten doorvoeren in mijn bedrijf?

  Het is belangrijk om zelf op de hoogte te blijven van wetswijzigingen voor bedrijven. Schakel eventueel de hulp in van een jurist of een belastingadviseur bij het correct toepassen van nieuwe wetten in 2024 en 2025. Houd ook je werknemers op de hoogte van veranderingen die voor hen van belang zijn. Pas waar nodig je contracten en personeels­reglement aan.