Nieuwe werknemer in dienst, zo regel je het

Nieuwe werknemer in dienst

Het aannemen van een nieuwe werknemer is een mooi moment. Je staat samen voor een nieuw avontuur. Op naar een goede samenwerking!

Hoe zorg je ervoor dat je nieuwe werknemer een vliegende start heeft? Wat zijn de verplichtingen voor jou als werkgever? Waar moet je op letten?

Eerste werknemer in dienst?

Zeker bij het aannemen van je eerste werknemer is het spannend. Het kan zelfs slapeloze nachten opleveren. Je bent ineens verantwoordelijk voor het inkomen van iemand (en zijn gezin).

Laat je inspireren. Ondernemers uit verschillende branches vertellen hoe zij deze grote stap hebben ervaren in de rubriek Mijn eerste werknemer.

Test: Klaar voor personeel?

Test jezelf en je bedrijf. Beantwoord tien vragen met ja of nee en zie direct of je klaar bent voor (meer) personeel.

Start de test

Procedure nieuw personeel in dienst: werving en selectie

Bij het aannemen van een nieuwe werknemer zet je een aantal (verplichte) stappen. Hoe ziet de procedure van indiensttreding eruit? Volg deze stappen bij de werving en selectie van personeel:

1. Functieprofiel maken

Bepaal eerst wat voor soort werknemer je nodig hebt. Je stelt daarvoor een functieprofiel op. Ook wel een functieomschrijving genoemd. Aan de hand van dit functieprofiel kun je makkelijker bepalen of een werknemer past bij je bedrijf en de functie.

2. Vacature plaatsen

Om personeel te vinden plaats je een vacature. Schrijf daarvoor een goede personeels­advertentie. Maak het specifiek, kort en krachtig.

Plaats de vacature op je eigen website en op social media, maar ook op vacaturewebsites, zoals Indeed, Jobbird, Nationalevacaturebank, Werk.nl en Monsterboard. Om gerichter te werven kun je de vacature ook op branche- of regionale vacaturesites plaatsen.

Bekijk 10 tips voor een goede online vacaturetekst.

3. Kandidaten beoordelen

Als je genoeg reacties hebt ontvangen op je vacature, kun je een selectie gaan maken. Beoordeel de sollicitatiebrief en het cv.

Wil je meer weten over een kandidaat? Dat kan via screening of een antecedenten­onderzoek. Je controleert dan of de identiteit van een sollicitant wel klopt, of hij echt de juiste diploma’s heeft en geen slechte reputatie of zelfs een strafblad heeft.

Tijdens dit onderzoek kun je vragen om een VOG (Verklaring van goed gedrag).

4. Sollicitatiegesprekken voeren

Als je geschikte kandidaten hebt geselecteerd, nodig je ze uit voor een gesprek. Je kunt zelf kiezen of je meerdere sollicitatie- of selectiegesprekken voert.

Hoe voer je een goed sollicitatiegesprek? Bekijk 7 vragen die je kunt stellen.

Beslis niet te snel en ga niet te veel op je gevoel af. Een harde les voor veel ondernemers is het aannemen van de verkeerde persoon. Laat iemand eerst eens bewijzen of hij binnen je bedrijf past. Geef een proefopdracht of laat hem een tijdje stage lopen, als dat mogelijk is.

Door een toenemend personeels­tekort nemen steeds meer bedrijven werknemers aan die niet de juiste kwalificaties hebben.

 

Moet jij je eisen ook bijstellen? Hoe krijg je dan toch de gewenste kwaliteit? Lees er meer over in het artikel Nieuwe werknemer zoeken.

5. Sollicitanten selecteren

Na afloop van de gesprekken is het slim je bevindingen te toetsen. Dit doe je meestal met de andere persoon of personen die de sollicitanten ook gesproken hebben. Samen ga je rond de tafel en hak je de knoop door. Vraag je af:

• Voldoet deze persoon aan het functieprofiel?
• Heeft hij de juiste kwalificaties en ervaring?
• Maakte hij een goede indruk tijdens het sollicitatiegesprek?

6. Arbeidsvoorwaarden bespreken

Nodig de beste kandidaat uit voor een arbeidsvoorwaardengesprek. Bereid je hier goed op voor. Bepaal wat een passend salaris is en welke secundaire arbeidsvoorwaarden je kunt bieden.

Mocht je er niet uitkomen in deze fase, bekijk dan of er nog een andere kandidaat geschikt genoeg was voor de functie. Nodig die uit voor een arbeidsvoorwaardengesprek.

Wat is een goed loon voor je nieuwe werknemer? Lees meer over salaris bepalen.

7. Terugkoppeling geven

Nu je een keuze hebt gemaakt, informeer je de kandidaten over de uitslag. Focus je daarbij niet alleen op de sollicitant die je hebt aangenomen. Afgevallen kandidaten moet je ook informeren.

Als je een reden noemt voor afwijzing van een sollicitant moet je goed opletten. Je mag iemand in de meeste gevallen niet afwijzen vanwege leeftijd, gezondheid, zwangerschap, taal, afkomst of religie.

Bekijk 6 verboden redenen om iemand af te wijzen.

Procedure personeel in dienst: indiensttreding

Als je de ideale kandidaat hebt gevonden, kun je overgaan tot de formele indiensttreding. Welke stappen zet je in deze fase van de procedure? Een vervolg van het stappenplan: 

8. Arbeidscontract maken

Stel een arbeids­overeenkomst op aan de hand van de afspraken die je hebt gemaakt in het arbeidsvoorwaardengesprek. Zorg dat je de afspraken goed vastlegt.

• Voldoe aan de laatste wet- en regelgeving.
• Houd ook rekening met een eventuele cao voor jouw branche.

Je kunt een voorbeeldcontract gebruiken, maar schakel altijd de hulp in van een jurist om het arbeidscontract te controleren.

9. Identiteit werknemer controleren

Vóór de eerste werkdag moet je de identiteit van een werknemer controleren. Dit is de identificatieplicht of verificatieplicht. Je mag dit ook doen op de eerste werkdag als je op die dag de arbeids­overeenkomst met de werknemer tekent.

Je bent verplicht een kopie te maken van het identiteitsbewijs (paspoort of id-kaart). Die kopie moet je bewaren in je loonadministratie of personeels­administratie.

10. Aanmelden bij Belastingdienst

Is dit de eerste werknemer die je in dienst neemt? Dan moet je je bij de Belastingdienst aanmelden als werkgever.

De Belastingdienst geeft je dan een loonheffingennummer. Dat heb je op een later moment nodig om de aangifte loonheffingen te doen.

11. Werknemer aanmelden bij instanties

Vergeet niet je werknemer aan te melden bij de nodige instanties. Zoals:

• De Kamer van Koophandel (KvK): verander het aantal werkzame personen in je onderneming.
• Je arbodienst of bedrijfsarts, zodat je werknemer geholpen kan worden bij ziekte.
• Een pensioenfonds of verzekeraar als je een pensioenregeling hebt voor je nieuwe werknemer.
• Een verzekeraar als je bijvoorbeeld een verzuim­verzekering hebt voor personeel.

12. Subsidie aanvragen(?)

In sommige gevallen kun je subsidies krijgen voor een nieuwe werknemer, zoals loonkostenvoordelen, premievrijstellingen en de mobiliteitsbonus. Controleer of je er recht op hebt en stuur een aanvraag in.

12. Informeer je werknemer

Je moet een nieuwe werknemer ook de nodige informatie geven bij de start. Dit doe je waarschijnlijk al in het arbeidscontract en/of in een personeels­handboek.

De werknemer moet in ieder geval binnen een maand na indiensttreding deze informatie ontvangen:

• naam en woonplaats van werkgever en werknemer
• de plaats(en) van arbeid
• de functie van de werknemer of de aard van het werk
• arbeidsduur per dag of per week
• de hoogte van het salaris en de uitbetalingstermijnen
• tijdstip van indiensttreding
• duur van het contract (als dat voor bepaalde tijd is)
• (eventueel) lengte van de proeftijd
• vakantieaanspraak
• opzegtermijn
• (eventueel) (aanvullend) pensioen
• (eventueel) concurrentiebeding of relatiebeding
• toepasbaarheid van een eventuele cao

Het is slim om in een personeels­handboek ook gedragsregels te beschrijven en een verzuim­protocol op te nemen.

Procedure personeel in dienst: werkplek en inwerken

Naast al dit verplichte 'papierwerk' ga je zorgen voor een goede werkplek, de juiste werkmiddelen en een goede inwerkperiode:

13. Veilige werkplek inrichten

Je bent als werkgever verantwoordelijk voor een gezonde en veilige werkplek. Dat geldt niet alleen voor werknemers in dienst, maar ook voor zzp’ers en uitzendkrachten.

Let op: De Arbowet geldt ook voor werknemers die thuiswerken. Zorg dus voor een goede thuiswerkplek.

Voordat werknemers aan de slag gaan in je bedrijf moet je een Risico-Inventarisatie en -Evaluatie (RI&E) maken, een preventiemedewerker aanstellen en voldoende bedrijfshulpverleners (BHV'ers) hebben.

Je bent ook verplicht om te zorgen voor deskundige ondersteuning op het gebied van ziekte­verzuim en arbeidsomstandigheden. Dit regel je bijvoorbeeld met een verzuim­verzekering met arbodienstverlening.

14. De juiste werkmiddelen

Regel, ruim voor je werknemer aan de slag gaat, dat hij bij de start de werkmiddelen krijgt die hij nodig heeft. Denk bijvoorbeeld aan:

• Een lease-auto
• Een eigen bureau
• Een computer
• Een smartphone
• Een e-mailaccount
• Visitekaartjes

Afhankelijk van de branche waarin je actief bent, moet je ook zorgen voor bijvoorbeeld gereedschap, persoonlijke beschermingsmiddelen en werkkleding.

Als alle praktische zaken de eerste werkdag op orde zijn, voelt de nieuwe werknemer zich niet alleen welkom maar kan die zich ook zo snel mogelijk concentreren op het werk.

Is jouw bedrijf klaar om een nieuwe werknemer in dienst te nemen? Doe de test Ben jij klaar voor (meer) personeel?

15. Werknemer inwerken

En dan is het zover: de eerste werkdag! Na een feestelijk onthaal kan je nieuwe werknemer aan de slag. Wat gaat hij doen? Zorg dat zijn taken helder zijn en dat hij ingewerkt wordt.

Natuurlijk geef je hem een rondleiding en stel je hem voor aan collega's. Geef hem ook de nodige training en eventueel oefenopdrachten om te werken met nieuwe systemen. 

Zorg ook voor een duidelijke overdracht van een eventuele voorganger. En geef je werknemer een persoon als aanspreekpunt die tijdens de inwerkperiode beschikbaar is voor verdere uitleg.

Bekijk 6 tips voor een goede inwerkperiode.

Evaluatiegesprek voeren

Is je nieuwe werknemer goed ingewerkt dan kun je een evaluatiegesprek voeren. Het doel hiervan is: hoe kan ik deze werknemer hier zo succesvol mogelijk laten zijn? Bespreek in dit gesprek niet de inhoudelijke zaken, maar neem de tijd om in te zoomen op het succesvol maken van jouw werknemer.

Gebruik dit voorbeeld formulier als basis voor het evaluatiegesprek.

Tip van expert Jacco van den Berg: Voer een 100-dagengesprek met je werknemer. 

Een 100-dagengesprek wordt met de nieuwe werknemer gevoerd op de honderdste dag na indiensttreding. In dit gesprek vraagt de HR-professional of leidinggevende de nieuwe medewerker naar zijn ervaringen en specifieke ‘verwonderpunten’. 

Blijf openstaan voor verandering en roest niet vast in oude denkpatronen. Hierbij bewijst het 100-dagengesprek zijn waarde.

Groeien met personeel

Samen met personeel werk je aan de groei van je bedrijf. Wil je weten wat daarbij in de weg kan staan? Met een adviseur breng je dit in kaart.

Vraag advies

Vragen over nieuwe werknemer in dienst

• Wat is indiensttreding?

  Indiensttreding is de formele stap die iemand zet als hij in dienst gaat bij een bedrijf. Hij krijg dan een tijdelijk of vast contract en wordt werknemer van dat bedrijf. Na ondertekening van het contract is hij op de startdatum officieel in dienst getreden. Als je een zzp'er of uitzendkracht inhuurt is diegene niet in dienst van je bedrijf.

• Waar moet je op letten bij personeel in dienst nemen?

  Voordat je werknemers in dienst neemt is het nuttig je te verdiepen in het arbeidsrecht. Als werkgever wil je goed voor je personeel zorgen. Je moet daarbij voldoen aan de eisen van goed werkgeverschap. Volg de juiste stappen in de& sollicitatieprocedure en geef je werknemers waar ze recht op hebben.

• Hoe neem je werknemers in dienst?

  Als je een of meerdere werknemers in dienst wil nemen doorloop je een aantal stappen. Je begint met het zoeken naar een geschikte werknemer: de werving. Daarna volgt de selectie: je zoekt kandidaten uit voor sollicitatiegesprekken. Als je eenmaal een goede kandidaat hebt gekozen, ga je de arbeidsvoorwaarden bespreken. De uitkomst leg je vast in een arbeids­overeenkomst. Na ondertekening van de overeenkomst heb je een nieuwe werknemer in dienst.

• Wat kost een werknemer in dienst?

  Goede werknemers zijn kostbaar voor jou als ondernemer. Met een goed team van gemotiveerd personeel kun je je onderneming laten groeien. In het whitepaper Wat kost personeel? helpen we je die balans op te maken en krijg je een overzicht van de kosten per werknemer.

• Welke verplichte kosten zijn er per werknemer?

  Ieder bedrijf in Nederland is verplicht zijn werknemers loon te betalen en een jaarlijkse vakantietoeslag. Ook betaal je een aantal loonheffingen. Dit zijn verplichte personeels­kosten.

• Welke verzekeringen zijn nodig bij personeel in dienst?

  Als je werknemers in dienst neemt is het slim een aantal verzekeringen af te sluiten. Je hebt bijvoorbeeld een verzuim­verzekering nodig om je werknemers door te betalen als ze ziek zijn. Ook een ongevallen­verzekering, aansprakelijkheids­verzekering en nabestaanden­verzekering zijn nuttig. Bekijk de top 5 personeels­verzekeringen.