Wat is pre-employment screening?

Betekenis pre-employment screening

Pre-employment screening is een Engelse term die je steeds vaker tegenkomt in de Nederlandse HR-wereld. Met pre-employment screening (PES) leg je een sollicitant onder de loep. Je controleert zijn of haar achtergrond.

Het doel van deze screening is om zeker te weten dat een potentiële werknemer betrouwbaar is. Je checkt of hij geen achtergrond heeft die mogelijk gevaarlijk is voor je bedrijf. Zoals:

• een crimineel verleden (strafblad)
• arbeidsconflicten bij vorige werkgever(s)
• fraude bij vorige werkgever(s)
• nauwe banden met concurrerende bedrijven.

Antecedenten­onderzoek

Pre-employment screening of pes screening lijkt sterk op het oud-Hollandse antecedenten­onderzoek. Tijdens dit onderzoek kijk je naar incidenten uit het verleden. 

Je kunt als bedrijf zelf een screening of antecedenten­onderzoek uitvoeren. Je kunt er ook voor kiezen dit uit te besteden aan een onderzoeksbureau of recherchebureau.

Pre-employment screening verplicht?

Werkgevers in bepaalde branches stellen een screening verplicht voor sollicitanten. Dit gebeurt bijvoorbeeld bij banken en andere financiële instellingen. Voor bepaalde functies, bijvoorbeeld in de kinderopvang, is screening zelfs wettelijk verplicht.

Personeel aannemen

Met dit complete pakket aan personeels­verzekeringen dek je de risico’s van werkgeverschap af en zorg je goed voor je personeel.

Kies voor zekerheid

In-employment screening

Naast pre-employment screening heb je ook in-employment screening. Dit gaat om een achtergrondonderzoek van werknemers die al in dienst zijn. In sommige gevallen is dit nodig, bijvoorbeeld bij functie-uitbreiding of veranderde bedrijfsactiviteiten. Je mag als werkgever ook dan een screening (laten) uitvoeren.

Toestemming voor screening

Je bent verplicht om de sollicitant vooraf te informeren over de screening. In sommige gevallen moet je een kandidaat zelfs om toestemming vragen. Hij tekent dan een integriteitsverklaring en geeft een machtiging voor het inwinnen van bepaalde informatie.

Onderdelen pre-employment screening

Met pre-employment screening neem je de gegevens van een sollicitant onder de loep. Dit onderzoek bestaat vaak uit het controleren van de volgende onderdelen:

• Naam, adres, woonplaats (naw-gegevens)
• Legitimatiebewijzen (paspoort, rijbewijs)
• CV
• Diploma's
• Referenties
• Crimineel verleden (VOG, strafblad, justitieel onderzoek)
• Financiële gegevens (BKR-registratie)
• Online activiteiten (social media)

Pre-employment screening is onderdeel van de sollicitatieprocedure. Je kunt zelf bepalen welke onderdelen relevant zijn voor de functie.

Pre-employment screening negatief

Wat doe je als de screening negatief uitpakt? Bijvoorbeeld als je iets tegenkomt dat een gevaar vormt voor de uitoefening van de functie? Natuurlijk hoef je een werknemer dan niet aan te nemen.

Je kunt ervoor kiezen wel het gesprek aan te gaan met de sollicitant. Misschien is er een goede verklaring voor die misstap uit het verleden en heeft hij zijn leven gebeterd. Geef iemand de kans om het uit te leggen.

Bij een uitgebreide screening ben je in ieder geval verplicht de uitkomsten te delen met de sollicitant. Lees hierover meer onder het kopje informatieplicht.

Sollicitant afwijzen?

Kies je ervoor de sollicitant af te wijzen? Zorg dan dat je hem netjes informeert over de afwijzing. Lees meer over sollicitant netjes afwijzen.

Regels pre-employment screening

Tijdens de screening van een sollicitant moet je rekening houden met een aantal wetten, zoals de privacywet AVG. Daarnaast moet je als werkgever voldoen aan de informatieplicht en verificatieplicht. Alle wetten en regels rond screening op een rij:

Verificatieplicht

Iedere ondernemer met personeel moet voldoen aan de identificatieplicht. Ook wel verificatieplicht genoemd. Dat betekent dat je de identiteit van een werknemer controleert voor je hem aanneemt. Daarbij kijk je naar de echtheid en geldigheid van het identiteitsbewijs (paspoort, rijbewijs of ID-kaart).

Gebruik het stappenplan verificatieplicht van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid.

Informatieplicht bij screening

Je bent verplicht om de sollicitant vooraf te informeren over de screening. Je laat weten wat je precies gaat onderzoeken en waarom. Na afloop vertel je ook wat de uitkomsten zijn van het onderzoek.

Regels privacywet

Houd je aan de wettelijke privacyregels voor screening. Als je onderzoek doet naar een sollicitant, moet er sprake zijn van een 'gerechtvaardigd belang'.

Iemand moet bijvoorbeeld betrouwbaar zijn om met geld of persoons­gegevens te werken. Ook moeten de onderzoeksmethoden die je gebruikt 'noodzakelijk' zijn om daarachter te komen.

Je mag alleen gegevens opvragen die echt nodig zijn. Die gegevens moet je goed beveiligen en niet langer bewaren dan noodzakelijk is. De ingewonnen gegevens mag je niet voor een ander doel gebruiken.

Zorg dat je voldoet aan de privacywet. Gebruik de checklist AVG en personeel.

VOG opvragen

Om te kijken of een sollicitant geen crimineel verleden heeft, kun je hem vragen om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Ook wel een bewijs van goed gedrag genoemd.

Je kunt als werkgever de aanvraag van een VOG in gang zetten. Dit kan online of via de gemeente. Vooral als je iemand aanneemt die moet omgaan met vertrouwelijke informatie, geld of kostbare goederen, kan het verstandig zijn een VOG verplicht te stellen.

Hoe kom je aan een VOG? Bekijk een stappenplan VOG aanvragen.

Frauderegister raadplegen

Voor sommige branches bestaat er een waarschuwingsregister voor fraude. Voor winkeliers is er bijvoorbeeld een register van de stichting Fraude Aanpak Detailhandel (FAD).

Je kunt daarmee nagaan of een sollicitant fraude heeft gepleegd in het verleden. Kijk dus of er binnen jouw branche een waarschuwingsregister bestaat.

Social media checken

Online is er steeds meer te vinden over sollicitanten. Social media (zoals LinkedIn, Instagram, Twitter en Facebook) zijn een makkelijke informatiebron. Maar pas op. Volgens de sollicitatiecode moet je de sollicitant vooraf wel toestemming vragen en de gevonden informatie later met hem bespreken.

Diploma's controleren

Je kunt de sollicitant vragen om een digitaal uittreksel van zijn diploma’s uit het diplomaregister. Dan weet je of de diploma’s ook echt op zijn naam staan.

Gebruik het  stappenplan Diploma sollicitant controleren.

Referenties nagaan 

Met referenties kun je de werkervaring van een sollicitant controleren. In zijn cv staan bijvoorbeeld eerdere functies en verantwoordelijkheden. Met een referentiecheck kun je nagaan of hij deze daadwerkelijk heeft uitgeoefend in de aangegeven periode.

Tegelijk kun je zo meer te weten komen over de sterke en zwakke punten van de kandidaat. Het is daarbij wel belangrijk dat je vooraf toestemming vraagt, zodat je geen inbreuk maakt op de privacy.

Medische keuring

De gezondheid van een sollicitant mag in principe geen onderdeel zijn van de screening, tenzij voor de functie bijzondere eisen gelden en daarom een medische keuring noodzakelijk is. 

Deze keuring gebeurt altijd door een geregistreerd bedrijfsarts. Je mag de aanstellingskeuring alleen laten uitvoeren bij iemand die je echt wil aannemen. Het is dus de laatste stap in de sollicitatieprocedure. 

Voordat de medische keuring plaatsvindt moet de sollicitant schriftelijk geïnformeerd worden over het doel van de keuring en wat voor vragen en onderzoeken deel uitmaken van de keuring.

Lees hierover het artikel AVG en zieke werknemer, wat zijn de regels?

Voorbeeld pre-employment screening

Hoe ga je te werk voor een goede pre-employment screening? Volg deze stappen en bekijk een handig voorbeeld.

1. Bepaal de screening
   Ga eerst na wat de risico's zijn binnen een functie. Gebruik daarbij het functieprofiel. Kleven er veel risico's aan deze functie? Dan kun je kiezen voor een uitgebreide screening. Bepaal welke onderdelen van de screening nodig zijn (zie hierboven).

2. Screening in vacaturetekst
   Kondig de screening aan in de vacaturetekst. Benoem welke manieren van screening je zult gebruiken. Deze aankondiging heeft ook een preventieve werking, omdat dit ongewenste kandidaten zal afschrikken.

3. PES screening uitvoeren of uitbesteden
   Bepaal of je de pre-employment screening of het antecedenten­onderzoek zelf kunt en wilt uitvoeren. Gebruik bij de screening bovenstaande richtlijnen. 
   
   Je kunt ook een onderzoeksbureau of recherchebureau inschakelen om de screening uit te voeren. Dit zijn bedrijven die gespecialiseerd zijn in het screenen van personeel.

Screen de screener

Een onderzoeksbureau of recherchebureau moet wel een privacygedragscode hanteren en in het bezit zijn van een vergunning. Controleer dit voor je een onderzoeker inschakelt.

Voorbeeld rapport screening

Wat zijn de uitkomsten van een pre-employment screening? Welke informatie krijg je precies over een persoon? Als je de screening uitbesteedt krijg je vaak een uitgebreide rapportage.

Online zijn er een aantal voorbeelden te vinden van rapportages. Bekijk bijvoorbeeld deze fictieve screening uitslag van achtergrondonderzoek.nl.

Test: Klaar voor personeel?

Test jezelf en je bedrijf. Beantwoord tien vragen met ja of nee en zie direct of je klaar bent voor (meer) personeel.

Start de test

Vragen over screening nieuwe werknemer

• Waar moet je op letten bij nieuwe werknemers?

  Voordat je werknemers in dienst neemt is het nuttig je te verdiepen in het arbeidsrecht. Als werkgever wil je goed voor je personeel zorgen. Je moet daarbij voldoen aan de eisen van goed werkgeverschap. Volg de juiste stappen in de sollicitatieprocedure en geef je werknemers waar ze recht op hebben. Controleer ook of je werknemer geen strafblad heeft en vraag een VOG aan.

• Wanneer krijgt je werknemer geen VOG?

  Voor elke beroepsgroep zijn andere strafbare feiten van belang. Een boekhouder zal bijvoorbeeld geen VOG-verklaring krijgen als hij fraude heeft gepleegd, maar heeft wel kans om de verklaring te krijgen als hij is veroordeeld voor rijden onder invloed.

• Hoe kun je diploma's controleren?

  Om te controleren of een diploma wel echt is, hoef je zelf geen expert te zijn. Je kunt je sollicitant of nieuwe werknemer vragen om een uittreksel vanuit het diplomaregister (Mijndiplomas.nl). Daarmee krijg je een overzicht van de diploma's en certificaten die iemand heeft behaald, inclusief een echtheidscertificaat. Lees meer over diploma controleren.

• Hoe duur is een werknemer?

  Goede werknemers zijn kostbaar voor jou als ondernemer. Met een goed team van gemotiveerd personeel kun je je onderneming laten groeien. In het whitepaper Wat kost personeel? krijg je een overzicht van de kosten per werknemer en tips om te besparen.

• Wat te doen bij arbeidsconflicten?

  Als er een arbeidsconflict ontstaat kun je juridische hulp inschakelen. Een mediator kan je helpen een rechtszaak te voorkomen. Een advocaat of jurist kan je helpen bij een rechtszaak. Bekijk 5 tips over rechtsbijstand bij een arbeidsconflict.

• Welke regels zet je in een personeels­handboek?

  Je kunt allerlei algemene bedrijfs- en gedragsregels opnemen in een personeels­handboek. Bijvoorbeeld afspraken over werktijden, ziekmelding, kleding, feestdagen, verlof, ontspanning, alcoholgebruik, overwerk en vergoedingen.