Stappenplan sollicitatieprocedure

Sollicitatieprocedure in 8 stappen

Houd tijdens het proces van werving en selectie rekening met de sollicitatiecode. Dat is een pakket aan richtlijnen om te zorgen dat sollicitanten netjes worden behandeld. Je voorkomt zo ook (onbedoelde) discriminatie van sollicitanten.

Met deze richtlijnen in het achterhoofd neem je de volgende stappen bij het aannemen van nieuw personeel. Dit is de juiste sollicitatieprocedure:

1. Functieprofiel opstellen

Eerst ga je bepalen wat voor soort werknemer je nodig hebt. Je stelt daarvoor een functieprofiel op. Ook wel een functieomschrijving genoemd. Aan de hand van dit functieprofiel kun je makkelijker bepalen of een werknemer past bij je bedrijf en de functie.

Een samenvatting van het functieprofiel neem je op in de personeels­advertentie of vacature (zie stap 2). Je kunt het functieprofiel ook goed gebruiken bij de brievenselectie en het sollicitatiegesprek (stap 3 en 4).

Onderdelen functieprofiel

Wat zet je precies in een functieprofiel? Lees welke onderdelen niet mogen ontbreken en ga direct aan de slag met een voorbeeld functieprofiel.

2. Vacature plaatsen

Om de juiste kandidaten aan te trekken is het zaak een goede personeels­advertentie te schrijven. Ook wel een vacature(tekst) genoemd. De tekst van een personeels­advertentie is specifiek, kort en krachtig.

Als je een goede personeels­advertentie hebt geschreven, ga je hem plaatsen. Waar? Natuurlijk op je eigen website (als je die hebt) en via social media, zoals LinkedIn, Twitter en Facebook. Maar vanuit je eigen accounts en website heb je misschien niet het gewenste bereik.

Vacaturewebsites

Plaats je vacature dan ook op vacaturewebsites, zoals Indeed, Jobbird, Nationalevacaturebank en Monsterboard. Om gerichter te zoeken kun je ook via branche- of regionale vacaturesites werven. En denk ook aan mond-tot-mondreclame, een ouderwets A4’tje op je pand of een sticker op je bedrijfswagen: medewerkers gezocht werkt nog steeds.

Bekijk 5 manieren om goed personeel te vinden.

3. Beoordeling sollicitatiebrief en cv

En dan stromen de reacties binnen. Hopelijk. Hoe maak je nu een goede selectie? Lees 5 tips voor beoordeling sollicitatiebrief en cv. Dit helpt je structuur aan te brengen en geen overhaaste beslissingen te nemen.

Zo is het bijvoorbeeld slim om meerdere personen te betrekken bij de beoordeling van de sollicitatiebrieven en een referentiecheck te doen.

Signalen voor afwijzing

Kijk ook kritisch naar signalen dat een sollicitant niet geschikt is. Denk aan afknappers zoals een standaardbrief, taalfouten en een onverklaarbaar gat in het cv. De sollicitanten die op basis hiervan afvallen kun je alvast netjes afwijzen (zie stap 7).

Wil je meer weten over een kandidaat? Dat kan via screening. Je controleert dan of de identiteit van een sollicitant wel klopt, of hij echt de juiste diploma’s heeft (diploma check) en geen slechte reputatie of zelfs een strafblad heeft (VOG aanvragen). Doe het volgens de regels en zorg voor een goede pre-employment screening.

Klaar voor (meer) personeel?

Test jezelf en je bedrijf. Beantwoord tien vragen met ja of nee en zie direct of je klaar bent voor (meer) personeel.

Doe de checklist

4. Sollicitatiegesprek voeren

Als je geschikte kandidaten hebt geselecteerd, nodig je ze uit voor een gesprek. Je kunt zelf kiezen of je meerdere sollicitatie- of selectiegesprekken voert. Dit is wel aan te raden.

Zo kun je bijvoorbeeld een eerste ronde doen waarin er vijf kandidaten op gesprek komen bij een of twee van jouw medewerkers met verantwoordelijkheid (afdelingsmanagers bijvoorbeeld). Zij doen dan de eerste selectie.

Vervolgens doe je nog een gespreksronde waarin jij, als eindverantwoordelijke, de twee of drie beste kandidaten op gesprek krijgt. Je kunt zelfs een derde gespreksronde invoeren als dat nodig is.

Hoe gaat een sollicitatiegesprek?

Bekijk 7 vragen die je kunt stellen en welke vragen je niet mag stellen.

Beslis niet te snel en ga niet te veel op je gevoel af. Een harde les voor veel ondernemers is het aannemen van de verkeerde persoon. Laat iemand eerst eens bewijzen of hij binnen je bedrijf past. Geef een proefopdracht of laat hem een tijdje stage lopen, als dat mogelijk is.

5. Sollicitanten selecteren

Na afloop van de gesprekken is het slim je bevindingen te toetsen. Dit doe je meestal met de andere persoon of personen die de sollicitanten ook gesproken hebben. Samen ga je rond de tafel en hak je de knoop door. Je kunt vooraf al nadenken over de criteria die je stelt in deze fase.

Bekijk met elkaar nog eens kritisch:

• past deze persoon binnen het gestelde functieprofiel?
• Heeft hij de juiste kwalificaties en ervaring?
• Maakte hij een goede indruk tijdens het gesprek?

Lees het artikel over 5 valkuilen bij selectiegesprekken.

6. Arbeidsvoorwaardengesprek

Nodig de beste kandidaat uit voor een arbeidsvoorwaardengesprek. Bereid je hier goed op voor. Bepaal wat een passend salaris is en welke secundaire arbeidsvoorwaarden je kunt bieden. Bekijk deze aandachtspunten bij het arbeidsvoorwaardengesprek.

Mocht je er niet uitkomen in deze fase, bekijk dan of er nog een andere kandidaat geschikt genoeg was voor de functie. Nodig hem uit voor een arbeidsvoorwaardengesprek.

7. Terugkoppeling geven

Nu je een keuze hebt gemaakt, informeer je de kandidaten over de uitslag. Focus je daarbij niet alleen op de sollicitant die je hebt aangenomen. De afgevallen kandidaten moet je ook informeren.

Het is als werkgever hoe dan ook niet verstandig om helemaal niets van je te laten horen. Je geeft de sollicitant zo een weinig professionele indruk van je bedrijf. Dit voorkom je door de sollicitant op een nette manier af te wijzen, in positieve bewoordingen en met een bedankje. 

Meestal wijs je de meeste kandidaten al af na het beoordelen van de sollicitatiebrieven en de cv’s (stap 3). De kandidaten die op gesprek kwamen informeer je zodra je zeker weet dat zij de functie niet zullen krijgen.

Afwijzen sollicitanten

Als je een reden noemt voor afwijzing moet je goed opletten. Je mag iemand in de meeste gevallen niet afwijzen vanwege leeftijd, gezondheid, zwangerschap, taal, afkomst of religie. Bekijk 6 verboden redenen om een sollicitant af te wijzen.

8. Aannemen nieuwe werknemer

Je kunt nu overgaan tot het in orde maken van het 'papierwerk'. Stel een arbeids­overeenkomst op aan de hand van de afspraken uit het arbeidsvoorwaardengesprek.

Gefeliciteerd! Je hebt er een nieuwe werknemer bij.

Maak de werkplek gereed en regel de eventuele andere arbeidsvoorwaarden. Begin daarna met het inwerken van je kersverse personeels­lid.

Ken jij de risico's al?

Jouw bedrijf is goud waard, voorkom uitglijders. Ontdek de gevaren in de horeca, bouw, detailhandel, groothandel, persoonlijke of zakelijke dienst­verlening en beperk je risico's.

Ga voor zekerheid

Vragen over de sollicitatieprocedure

• Wat is een sollicitatieprocedure?

  Tijdens een sollicitatieprocedure doorloop je verschillende stappen. Het doel is om een nieuwe werknemer te vinden die past bij je bedrijf. Je begint met het opstellen van een functieprofiel en het plaatsen van een vacature. Later ga je kandidaten selecteren, sollicitatiegesprekken voeren en uiteindelijk kun je een nieuwe werknemer in dienst nemen.

• Waar moet je op letten bij het aannemen van personeel?

  Voordat je werknemers in dienst neemt is het nuttig je te verdiepen in het arbeidsrecht. Als werkgever wil je goed voor je personeel zorgen. Je moet daarbij voldoen aan de eisen van goed werkgeverschap. Volg de juiste stappen in de sollicitatieprocedure en geef je werknemers waar ze recht op hebben.

• Wat kost een nieuwe werknemer?

  Goede werknemers zijn kostbaar voor jou als ondernemer. Met een goed team van gemotiveerd personeel kun je je onderneming laten groeien. In het whitepaper 'Wat kost personeel?' helpen we je die balans op te maken en krijg je een overzicht van de kosten per werknemer.

• Welke verzekeringen voor personeel heb je nodig?

  Als je werknemers in dienst neemt is het slim een aantal verzekeringen af te sluiten. Je hebt bijvoorbeeld een verzuim­verzekering nodig om je werknemers door te betalen als ze ziek zijn. Ook een ongevallen­verzekering, aansprakelijkheids­verzekering en nabestaanden­verzekering zijn nuttig. Bekijk de top 5 personeels­verzekeringen.