Een sollicitant netjes afwijzen, hoe doe je dat?

Sollicitant afwijzen, doe het netjes

Veel werkzoekenden ergeren zich aan het uitblijven van een reactie op hun sollicitatie. Of aan een afwijzing die pas in de bus valt als de vacature allang is vervuld.

Sommige werkgevers werpen dan tegen dat zij op een vacature vaak een overvloed aan reacties krijgen. Het zou te veel werk zijn om iedere sollicitant een persoonlijk bericht te sturen.

Dat klinkt misschien aannemelijk, maar netjes is het niet. Want een sollicitant neemt vaak de moeite om zich in een potentiële werkgever te verdiepen en zich zo goed mogelijk te presenteren. Dan is het fatsoenlijk om hier op een passende manier op te reageren, al is dat met een afwijzing.

Sollicitant netjes afwijzen, waarom?

Het is als werkgever hoe dan ook niet verstandig om helemaal niets van je te laten horen. Je geeft de sollicitant zo een weinig professionele indruk van je bedrijf. 

Dit voorkom je door de sollicitant op een nette manier af te wijzen, in positieve bewoordingen en met een bedankje.

• Voorkom negatieve publiciteit

  Een enkele negatieve tweet van een sollicitant kan je imago al een flinke deuk opleveren.

• Toon je als goed werkgever

  Zo kweek je goodwill en positioneer je jezelf als goede werkgever. 

• Houd de deur open

  Je weet maar nooit of je iemand in de toekomst nog eens tegenkomt. Is het niet als werknemer, dan misschien wel als klant. 

Open sollicitatie of open hiring

Als je werkt met open sollicitaties en/of open hiring zul je meer reacties krijgen. En zul je ook vaker iemand moeten afwijzen. Benut jij deze twee wervingsmethoden al? Een korte uitleg:

• Met open sollicitaties kan je bedrijf op ieder moment een sollicitatiebrief en cv ontvangen, ook als er geen vacature is. Dit zorgt ervoor dat talentvolle en ervaren krachten altijd kunnen solliciteren bij jouw bedrijf. 
• Met open hiring neem je direct de eerste sollicitant aan die reageert en kijk je vervolgens tijdens de proeftijd of de samenwerking bevalt. Een risico, maar de resultaten in de praktijk zijn opvallend goed. Je bespaart in ieder geval veel tijd en je voorkomt vooroordelen in je zoektocht naar goed personeel. 

Lees meer over open sollicitaties en open hiring.

Ben jij aantrekkelijk?

Hoe zorg je dat personeel gemotiveerd blijft? Laat zien dat je een goede werkgever bent. Met deze gratis test ontdek je of jij klaar bent voor nieuw personeel.

Start checklist

Sollicitant netjes afwijzen, hoe?

In de sollicitatiecode staan heldere regels over hoe je sollicitanten op een nette manier afwijst. Je bent niet verplicht om de sollicitatiecode te volgen, maar je geeft daarmee als werkgever wel een perfect visitekaartje af.

Hieronder lees je over de verschillende fasen in de sollicitatieprocedure en hoe je sollicitanten op een nette en professionele manier afwijst.

Afwijzen na een schriftelijke sollicitatie

Volg dit stappenplan met tips voor een goede afwijzing van sollicitanten die niet in aanmerking komen voor de functie. 

1. Stuur een ontvangstbevestiging

   Sollicitanten vinden het prettig om te weten of hun brief of mail goed is aangekomen. Stuur daarom altijd een ontvangstbevestiging.

2. Stuur een inhoudelijke reactie op de brief

   Komt een kandidaat niet in aanmerking voor een sollicitatiegesprek? Stuur dan uiterlijk binnen twee weken na het sluiten van de sollicitatietermijn een brief of mail met een persoonlijke aanhef (dus geen 'Beste sollicitant').

Voorbeeld afwijzingsbrieven

Wil je ideeën opdoen en voorbeelden gebruiken die je kan aanpassen naar je eigen situatie? Er zijn diverse gratis voorbeelden van afwijzingsbrieven die je kan gebruiken en persoonlijk kan maken.

Tips voor je afwijzingsbrief:

• Maak het jezelf gemakkelijk: begin niet meteen met afwijzen, maar verzamel eerst een aantal reacties die je kunt groeperen naar afwijzingscriterium, zoals opleiding of ervaring. Je kunt dan per criterium een standaardbrief opstellen; dat is wel zo efficiënt.
• Bedank de sollicitant voor de genomen moeite en leg uit waarom hij of zij het niet geworden is. Je kunt bijvoorbeeld aangeven hoe groot de concurrentie was en dat er kandidaten zijn die betere papieren hebben.
• Wens hem of haar succes met de verdere sollicitaties. Bied ook de mogelijkheid om telefonisch een nadere toelichting te vragen. Veel sollicitanten stellen dit op prijs.

Telefonisch afwijzen

Een kandidaat die interessant is voor toekomstige vacatures kun je beter telefonisch afwijzen. Dat is persoonlijker en je kunt meteen toestemming vragen om zijn gegevens te bewaren.

Afwijzen na een sollicitatiegesprek

Heb je een sollicitant op gesprek gehad en besluit je om niet met hem verder te gaan? Dan heeft een telefonische afwijzing de voorkeur.

• Een persoonlijk gesprekje wordt in zo’n geval veel hoger gewaardeerd dan een brief of e-mail. En dat draagt weer bij aan je imago als goede werkgever.
• Probeer wel om zo’n ‘slechtnieuwsgesprek’ een positieve twist te geven. Geef bijvoorbeeld aan waar de sollicitant op moet letten bij volgende gesprekken. Vraagt hij of zij door, ga daar dan ook serieus op in.

Meestal zul je tijdens het sollicitatiegesprek hebben afgesproken wanneer de sollicitant een reactie kan verwachten. Houd je aan deze termijn. Niets is voor een kandidaat vervelender dan in onzekerheid te zitten over de uitslag van een sollicitatiegesprek.

Regels voor werkgevers bij afwijzing

Een sollicitant afwijzen vraagt om een goede voorbereiding van werkgevers. Als je een sollicitant wilt afwijzen dan zijn hier namelijk een aantal regels aan verbonden. 

Bekijk de uitgebreide toelichting van de 6 verboden redenen om een sollicitant af te wijzen.

Persoonlijke gegevens sollicitant bewaren

Houd bij sollicitaties rekening met de privacywet (AVG). Je mag volgens deze wet niet zomaar de gegevens van sollicitanten bewaren.

Het is volgens de Autoriteit Persoons­gegevens gebruikelijk om de gegevens van afgewezen sollicitanten (zoals brieven, mails of cv's) binnen vier weken te verwijderen.

Als je de gegevens langer wilt bewaren, bijvoorbeeld voor toekomstige vacatures, dan moet je de sollicitant om toestemming vragen:

• Hoe lang mag je de gegevens daarna bewaren? Een termijn van maximaal 1 jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure is redelijk.
• Wil je de gegevens van een sollicitant nog langer bewaren? Benader hem of haar dan na een jaar. Informeer of de gegevens nog kloppen en of je ze nog een jaar mag bewaren.

Vragen over afwijzen sollicitant

• Waarom een sollicitant netjes afwijzen?

  Het is als werkgever niet verstandig om helemaal niets van je te laten horen. Je geeft de sollicitant zo een weinig professionele indruk van je bedrijf. Door een sollicitant wel netjes af te wijzen, positioneer je jezelf als goed werkgever, voorkom je negatieve publiciteit en houd je de deur open voor toekomstige samenwerking.

• Hoe wijs je een sollicitant netjes af?

  In de sollicitatiecode staan heldere regels over hoe je sollicitanten op een nette manier afwijst. Je bent niet verplicht om de sollicitatiecode te volgen, maar je geeft daarmee als werkgever wel een perfect visitekaartje af.

• Wanneer wijs je een sollicitant af?

  Bij een schriftelijke sollicitatie stuur je uiterlijk binnen twee weken na het sluiten van de sollicitatietermijn een brief of mail met een persoonlijke aanhef. Als je iemand wilt afwijzen na een sollicitatiegesprek, doe dit dan bij voorkeur telefonisch. Meestal heb je tijdens het sollicitatiegesprek afgesproken wanneer de sollicitant een reactie kan verwachten. Houd je aan deze termijn.

Heb je personeel in dienst?

Dat is goed nieuws, want daarmee bouw je aan de continuïteit van je bedrijf. Met dit pakket aan personeels­­verzekeringen dek je de risico’s af en zorg je goed voor je personeel.

Zo beperk je risico's