Open sollicitatie en open hiring, wat is het verschil?

Open sollicitatie en open hiring

Veel bedrijven hebben te maken met een personeels­tekort. Het vinden van nieuwe werknemers is niet eenvoudig. Toch zijn er nog voldoende kansen om personeel te werven. Zet je deuren wijd open voor sollicitanten. Dat doe je bijvoorbeeld met open sollicitaties en open hiring. Hoe werken deze twee fenomenen en wat is het verschil?

Wat is een open sollicitatie?

Bij een open sollicitatie kan iemand vrij solliciteren naar een rol binnen jouw bedrijf, ook als er op dat moment geen (passende) vacature is. Een sollicitant stuurt bijvoorbeeld een sollicitatiebrief en cv in de hoop dat er vroeg of laat een plekje vrijkomt binnen je bedrijf. 

Of misschien kun je dat plekje - een passende functie - wel creëren voor de sollicitant. Als je ziet dat iemand kwaliteiten heeft die je bedrijf goed kan gebruiken, dan kun je de functie-indeling mogelijk aanpassen. Probeer daarbij te denken in mogelijkheden.

Hoe maak je open sollicitaties mogelijk?

Laat duidelijk weten dat jouw bedrijf open staat voor sollicitaties op ieder moment. Benoem dit in ieder geval op je website en promoot het via social media. Zorg voor een e-mailadres waar open sollicitaties naartoe gestuurd kunnen worden.

Om de binnenkomende sollicitaties goed te kunnen filteren, bijvoorbeeld op vaardigheden en werkervaring, kun je ook een online sollicitatieformulier gebruiken, waarop een sollicitant alle relevante informatie kan invullen. Bij het formulier kan de sollicitant natuurlijk een cv en motivatie toevoegen.

Klaar voor (meer) personeel?

Test jezelf en je bedrijf. Beantwoord tien vragen met ja of nee en zie direct of je klaar bent voor (meer) personeel.

Doe de checklist

Voordelen en nadelen van open sollicitaties

Een van de grote voordelen van open sollicitaties is dat je de kans vergroot op voldoende personeel: nu en in de toekomst. Dit helpt je bij je strategische personeels­planning. 

Als je bedrijf gaat groeien, zijn de (toekomstige) vacatures misschien nog niet altijd even duidelijk. Dat er genoeg werk is, weet je zeker, maar je hebt nog niet de juiste functieomschrijving. Dan is een open sollicitatie altijd welkom. Deze persoon past wellicht in een toekomstige functie.

• Open sollicitaties kunnen je een hoop advertentiekosten en sollicitatieronden schelen.
• Een open sollicitatie kan ook je ogen openen voor nieuwe mogelijkheden: nuttige functies en vaardigheden waar jij nog niet aan had gedacht. Misschien kan iemand je wel helpen een hele nieuwe doelgroep of markt aan te boren. 
• Ook als je op een later moment dringend iemand nodig hebt, kun je nog eens kijken naar open sollicitaties die eerder zijn binnengekomen. Wie weet zit er wel iemand tussen die je goed kunt gebruiken. 

Een nadeel van open sollicitaties is dat je alle binnenkomende sollicitaties wel moet bijhouden. Natuurlijk wil je netjes reageren op elke sollicitatie en als je geen match ziet moet je de sollicitant netjes afwijzen. Dus het vergt wel wat extra werk en tijd.

Aandachtspunten bij open sollicitaties

Ga je open sollicitaties mogelijk maken? Let dan op deze aandachtspunten:

• Beoordeling open sollicitaties
  • Er zijn gelukszoekers die vanwege de sollicitatieplicht open sollicitaties als een schot hagel op bedrijven afvuren. Deze pik je er vaak direct uit, omdat ze niet specifiek op de kenmerken van je bedrijf ingaan en in algemeenheden blijven hangen.
  • Beoordeel of de sollicitant aan de minimale eisen voldoet en of hij over de juiste competenties beschikt. Als dat ook naar tevredenheid is ingevuld, kun je ervan uitgaan dat het een serieuze, gemotiveerde kandidaat is. Deze sollicitant heeft zich in je bedrijf verdiept, is enthousiast en laat via deze brief zien dat hij ondernemend is.
  • Nodig de persoon uit voor een officieel sollicitatiegesprek en bepaal naar aanleiding van dat gesprek of je hem aanneemt.
• Open sollicitatie bewaren
  • Als je de brief en het cv positief beoordeelt, maar nog niet direct een geschikte functie beschikbaar hebt, kun je vragen of je zijn sollicitatie en cv mag bewaren voor het moment dat er wel een relevante functie vrij komt.
  • Je mag een sollicitatiebrief en cv normaal gesproken maar 4 weken bewaren na een sollicitatieperiode. Wil je ze langer bewaren? Vraag dan aan de sollicitant of je zijn gegevens langer mag bewaren. Een bewaartermijn van maximaal een jaar is redelijk, zo schrijft de Autoriteit Persoons­gegevens voor.
  • Laat weten dat je bij een verandering in de situatie contact opneemt en dat de sollicitant aan het einde van de bewaarperiode zelf contact mag opnemen als hij nog niets heeft vernomen. Als hij dan nog steeds interesse heeft, kan hij zijn bijgewerkte cv sturen en kun je vragen of je die opnieuw een jaar mag bewaren.
• Kennismakingsgesprek
  • Je kunt een (toekomstige) kandidaat ook uitnodigen voor een kennismakingsgesprek. Dit is vooral zinvol als je verwacht binnenkort tijdelijke vervanging of uitbreiding nodig te hebben. Bijvoorbeeld door een aanstaand zwangerschapsverlof, een tijdelijk contract dat je niet gaat verlengen of vanwege de groei van je bedrijf.

Wat is open hiring?

Open hiring is iets heel anders dan een open sollicitatie. Hierbij is er wel een vacature, maar de sollicitant hoeft geen brief of cv in te sturen. Ook is er geen sollicitatiegesprek. Degene die als eerste reageert is direct aangenomen. 

Deze directe vorm van open hiring komt vanuit Amerika. Nederlandse bedrijven kiezen er steeds vaker voor.

Voorbeelden van open hiring in Nederland

Inmiddels wordt op meer meer dan 150 locaties in Nederland open hiring toegepast, zegt Jos van Delft van Start Foundation op NOS.nl. Het gaat vaak om opstartbanen, bijvoorbeeld in de logistiek, productie, detailhandel, horeca en schoonmaak, maar de snelle wervingsmethode wordt nu ook ingezet voor kantoorbanen.

De overheid werkt ook met open hiring. Deze en drie andere wervingsroutes worden op initiatief van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) uitgevoerd in samenwerking met o.a. gemeenten, het UWV, werkgeversorganisaties en onderwijsinstellingen. 

Er zijn al veel positieve resultaten. Op de website van de Rijksoverheid staat: 

Het resultaat van deze nieuwe, baanbrekende aanpak is dat je hiermee gemotiveerd personeel binnenhaalt. Dat blijkt uit de positieve ervaringen van Nederlandse bedrijven waar Open Hiring al van start is gegaan. Wat je als werkgever aan vertrouwen schenkt, krijg je ook weer terug; zo blijkt uit de praktijk. Dat is goed voor iedereen: de werknemer, de werkgever én de onderneming. Want Open Hiring komt ook de bedrijfscultuur ten goede.

Open sollicitatie of open hiring, bereid je goed voor

Of je nu kiest voor open sollicitaties of open hiring of allebei, een goede voorbereiding is belangrijk. Natuurlijk zijn beide methoden juist bedoeld om het wervingsproces te versnellen, maar zorg dat je ze op de juiste manier inzet. Dan is de kans groter op een succesvolle samenwerking.

• Lees meer over een nieuwe werknemer in dienst nemen.
• Geef je werknemer een goed contract. Bekijk een voorbeeld arbeids­overeenkomst.

Heb je personeel in dienst?

Dat is goed nieuws, want daarmee bouw je aan de continuïteit van je bedrijf. Met dit pakket aan personeels­­verzekeringen dek je de risico’s af en zorg je goed voor je personeel.

Zo beperk je risico's