Functieprofiel opstellen, zo doe je dat

Om meerdere redenen is een functieprofiel nuttig. Zo kun je de verkorte versie gebruiken voor een personeels­advertentie, waarbij de uitgebreide versie door sollicitanten kan worden opgevraagd. Verder geeft het je houvast tijdens de brievenselectie en het selectiegesprek.

Het functieprofiel komt ook van pas nadat je iemand hebt aangenomen. Bijvoorbeeld als maatstaf bij de jaarlijkse beoordeling van een werknemer. Daarnaast is het noodzakelijk voor een goede onderbouwing van ontslag wegens disfunctioneren.

Onderdelen functieprofiel

Een functieprofiel bevat meestal de volgende onderdelen:

• 1. Functienaam

  Bij een nieuwe functie is het verstandig om meteen een goede functienaam te bedenken. Je gebruikt die namelijk ook in de personeels­advertentie. Zorg er daarom voor dat de functienaam opvallend genoeg is en sollicitanten zich erin kunnen herkennen. Ook moet de vacature vindbaar zijn voor mensen die gebruikmaken van een zoekmachine of vacaturesite.

• 2. Bedrijfscultuur

  Voor een goede match is het van belang dat iemand past bij de cultuur van jouw bedrijf. Beschrijf daarom de heersende bedrijfscultuur. Wat zijn de kernwaarden in jouw bedrijf? Hoe verloopt de samenwerking tussen collega’s? En met welke termen kun je de werksfeer omschrijven?

• 3. Positie van de functie

  Beschrijf de plaats van de functie in het bedrijf. Om welke afdeling gaat het? Hoe groot is het team? Met welke personen binnen het bedrijf is er veel contact? Wie is de leidinggegevende? Neem eventueel een organogram op dat antwoord geeft op deze vragen.

• 4. Taken en verantwoordelijkheden

  Geef een duidelijk overzicht van de taken en verantwoordelijkheden die bij de functie horen. Wat zijn de belangrijkste werkzaamheden? Hoeveel tijd nemen ze in beslag? En welke resultaten moeten ze opleveren voor een goede beoordeling? Beschrijf dit op zo’n manier dat hier later geen misverstanden over kunnen ontstaan. Maak bijvoorbeeld KPI's per functie.

• 5. Competenties

  De competenties bestaan uit kennis, vaardigheden en eigenschappen. Welke kennis is vereist? Is een bepaalde opleiding of werk- en denkniveau nodig? Zijn specifieke vaardigheden essentieel, zoals het vermogen om problemen op te lossen? Wordt om eigenschappen als resultaatgerichtheid gevraagd?

• 6. Arbeidsvoorwaarden

  De interesse van veel sollicitanten gaat uit naar de arbeidsvoorwaarden van een functie. Besteed hier dan ook altijd aandacht aan. Welke primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden kun je bieden? Om welke salarisschaal gaat het? Geldt bij jou een pensioenregeling? Is er een dertiende maand?

• 7. Contractduur

  De contractduur is ook een onderdeel dat je niet mag missen. Is er bij goed functioneren kans op een contract voor onbepaalde tijd? Of gaat het om de vervanging van een collega die met zwangerschapsverlof is?

Functieprofiel opstellen

Het volgende stappenplan helpt je bij het opstellen van een functieprofiel:

1. Vraag jezelf af wie je precies nodig hebt

   Vooral bij een nieuwe functie zul je jezelf eerst goed afvragen naar wie je precies op zoek bent. Daarbij wordt in een klein maar groeiend bedrijf meestal gezocht naar iemand die van veel markten thuis is en kan meegroeien met het bedrijf.
   
   In gevestigde bedrijven zijn functies daarentegen vaker uitgekristalliseerd. Voor beide soorten bedrijven kan strategische personeels­planning goed van pas komen.

2. Ga aan de slag met het functieprofiel

   Het is nu tijd om de mouwen op te stropen en aan de slag te gaan met het functieprofiel. Zet daarbij bijvoorbeeld de hiervoor genoemde onderdelen op papier.
   
   Je kunt mogelijk aansluiten bij functieomschrijvingen voor jouw branche. Zo kun je als horecaondernemer gebruikmaken van een register met referentiefuncties en bijbehorende functiebeschrijvingen.

3. Maak het onderdeel van je personeels­beleid

   Je stelt een functieprofiel natuurlijk alleen op om het ook daadwerkelijk te gebruiken. Dat doe je door het onderdeel te maken van het personeels­beleid.
   
   Bij de werving en selectie kun je het bijvoorbeeld inzetten om de juiste kandidaten te vinden. Daarnaast komt het onder meer van pas tijdens de gesprekscyclus van functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken.

4. Zorg regelmatig voor een update

   Een functieprofiel is niet in steen gebeiteld. Iemands taken en verantwoordelijkheden veranderen namelijk in de loop van de tijd. Pas het functieprofiel daarom regelmatig aan, bijvoorbeeld als een werknemer een andere functie krijgt of vertrekt.
   
   Betrek daarin niet alleen de werknemer die de functie vervult, maar ook zijn directe collega’s. Op die manier krijg je waardevolle ideeën voor verbetering.

Tips functieomschrijving 

Waar moet je rekening mee houden bij het maken van een functieomschrijving? Benut deze 3 tips:

• Stel de juiste functie-eisen

Het is de kunst om de juiste functie-eisen te stellen. Hoe strikter deze zijn, hoe minder reacties je straks krijgt op de vacature. Geef daarom duidelijk aan wat minimale en gewenste eisen zijn.

Houd er rekening mee dat je bij te veel minimale eisen mogelijk kandidaten krijgt die snel op de functie zijn uitgekeken. Als ze alles al kunnen, is de kans immers groot dat ze vertrekken vanwege een gebrek aan uitdaging.

• Pas op voor discriminatie

In een functieomschrijving kan bedoeld of onbedoeld sprake zijn van discriminatie. Door hierop te letten, voorkom je dat je mensen uitsluit en mogelijk goede werknemers misloopt. Wees vooral op je hoede voor discriminerende functie-eisen.

Die kunnen bijvoorbeeld leiden tot problemen als je zonder goede reden vraagt naar iemand die 35 jaar oud of ‘net afgestudeerd’ is. Het College voor de Rechten van de Mens geeft meer uitleg over functie-eisen stellen.

• Vermeld eventuele doorgroeimogelijkheden

Het is verstandig om in het functieprofiel ook in te gaan op eventuele doorgroeimogelijkheden binnen jouw bedrijf. Hiermee voorkom je dat je wordt verrast door verwachtingen die achteraf niet blijken overeen te komen.

Dat is bijvoorbeeld het geval als een werknemer niet de ambitie heeft om door te groeien naar een hogere functie, terwijl jij dat wel in gedachten had bij het aannemen van deze persoon.

Heb je personeel in dienst?

Dat is goed nieuws, want daarmee bouw je aan de continuïteit van je bedrijf. Met dit pakket aan personeels­­verzekeringen dek je de risico’s af en zorg je goed voor je personeel.

Zo beperk je risico's

Functieprofiel voorbeeld

Neem onderstaande tabel als voorbeeld voor een functieprofiel opstellen. Vul per rij de gegevens in zodat je een volledig profiel krijgt. Dit voorbeeld kun je gebruiken voor het werven van nieuwe werknemers en voor intern gebruik.

Functieprofiel voorbeeld in Word

Het is handig om een sjabloon te hebben waarmee je functieprofielen kunt maken voor (nieuwe) medewerkers in jouw bedrijf. Download een functieprofiel in Word (van Tuxx.nl).

Breng ook al de functies binnen jouw bedrijf in kaart met een organogram. Dat geeft je een overzicht welke functies er zijn en welke functies je eventueel nog wil vervullen in de toekomst.

Download een voorbeeld organogram.