KPI's voor personeel, zo werkt het

Daar zit je weer tijdens een beoordelingsgesprek. ‘Volgens mij doe je dat wel goed’, zeg je twijfelend. Op gevoel schat je de prestatie van je werknemer in, maar zeker weet je het niet. Je weet dat hij wel gewaardeerd wordt rondom de koffieautomaat en je ziet hem regelmatig druk aan het werk.

Maar presteert hij wel goed genoeg? Je weet het niet, want… je meet het niet! Hoog tijd dat je wat meer inzicht krijgt in de prestaties van je werknemers.

Wat is een KPI?

KPI staat voor Key Performance Indicator. In het Nederlands ook wel Kritieke Prestatie Indicator genoemd. Een Key Performance Indicator is gewoonweg een getal gekoppeld aan een prestatie. Bijvoorbeeld de prestatie van je bedrijf of de prestatie van een werknemer. 

Test: Klaar voor personeel?

Test jezelf en je bedrijf. Beantwoord tien vragen met ja of nee en zie direct of je klaar bent voor (meer) personeel.

Start de test

Aan de hand van een KPI kun je precies zien hoe ‘het’ ervoor staat. Dat cijfer, aantal of percentage geeft je dus direct inzicht. De KPI moet daarom wel goed gekozen zijn en (makkelijk) meetbaar zijn. Het liefst automatisch.

Je kunt KPI’s instellen om allerlei zaken te meten binnen je bedrijf. Bijvoorbeeld de winst, de omzet en de klanttevredenheid. Ook per werknemer kun je KPI’s gebruiken om de voortgang te meten.

Key Performance Indicators voor personeel gebruiken

Je kunt KPI’s gebruiken om de prestaties van je personeel te meten. Als geheel (personeels­bestand), in teamverband (per afdeling) en individueel (per werknemer). Niet per se om iemand 'ergens op af te kunnen rekenen', maar om een feitelijke beoordeling te kunnen maken.

En als het nodig is, bijvoorbeeld om een ontslag te onderbouwen, is een beoordeling gebaseerd op harde cijfers veel krachtiger dan een mening of een gevoel.

Probeer de KPI’s positief te gebruiken. Koppel aan goede prestaties ook beloningen. Misschien een bonus of salarisverhoging, maar ook een schouderklopje helpt al. Met KPI’s en prestatiebeloningen werken, kan juist heel positief zijn voor je werknemers. Zo haal je de goede werknemers naar boven.

KPI’s bepalen voor werknemers

Is er iets waaraan je de prestaties van de werknemer objectief kunt afmeten? Denk hierbij aan een cijfer dat iets zegt over de resultaten. In het geval van een productiemedewerker is dat bijvoorbeeld het aantal producten. Zijn KPI is simpelweg: aantal producten. 

Zo kun je per type werknemer kijken of er een getal is waaraan je hem kunt koppelen. In de onderstaande tabel geven we daar enkele voorbeelden van.

Voorbeelden van KPI’s voor personeel:

Beoordelen aan de hand van KPI’s

Hoe kun je KPI’s gebruiken voor je beoordeling? Neem de eerder genoemde productiemedewerker. Om hem eerlijk te beoordelen, bepaal je een norm. Je weet inmiddels wat een normaal aantal producten is dat een werknemer gemiddeld aflevert. Per dag, week, maand, kwartaal of jaar.

Op basis van de gestelde norm (bijvoorbeeld 500 producten per maand) en de actuele productie van deze werknemer, kun je hem nu eenvoudig beoordelen. Als hij beter dan de norm presteert, kun je hem daarvoor belonen. Je kunt dit van tevoren vastleggen.

Bepaal een getal als doel (target). Bijvoorbeeld bij meer dan 600 producten per maand krijgt hij een bonus. Zo stimuleer je hem om beter te presteren.

Key Performance Indicators koppelen aan targets

Bepaal zo bij iedere werknemer een KPI gekoppeld aan een target dat realistisch en uitdagend is. Aan de hand van de gestelde targets, de norm en de KPI’s kun je personeel makkelijker beoordelen.

Je weet precies hoe iemand presteert. De cijfers kun je gebruiken tijdens het beoordelingsgesprek. Zorg ook dat je werknemer regelmatig (of altijd) zijn score in kan zien, zodat hij zich op tijd kan verbeteren. Zo is alles helder en transparant voor hem en voor jou. Geen verrassingen meer tijdens het beoordelingsgesprek. En je hoeft niet meer te beoordelen op gevoel.