8 tips voor een goed ontslagdossier

Met de invoering van de Wet werk en zekerheid (WWZ) en de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB) is de ontslagbescherming van werknemers flink aangescherpt. Wil je bijvoorbeeld een werknemer ontslaan wegens disfunctioneren, dan moet je met harde bewijzen komen dat je werknemer niet voldoet aan de functie-eisen.

Kun je dat niet, dan zal de kantonrechter jouw ontslagreden niet accepteren. Wel is de kans groot dat hij het dienstverband ontbindt vanwege een verstoorde arbeidsrelatie. Voor jou is dit ongunstig, want je betaalt dan een hogere ontslagvergoeding. Dit kun je voorkomen met een goed ontslagdossier.

Wat is een ontslagdossier?

Het ontslagdossier is een document of map waarin je nauwgezet het ontslag van een werknemer voorbereidt. Dit doe je door schriftelijke bewijzen te verzamelen, bijvoorbeeld van het slechte functioneren of het wangedrag van een werknemer.

Klachten en waarschuwingen

Onderdelen van het ontslagdossier kunnen verslagen zijn van functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken, klachten of officiële waarschuwingen aan het adres van de werknemer, maar ook e-mails of WhatsApp-berichten.

Belangrijk is dat je niet alleen de fouten en tekortkomingen van de werknemer in het dossier opneemt. De kantonrechter wil in het dossier ook terugzien wat jij hebt gedaan om het functioneren of het gedrag van je werknemer te verbeteren.

Verbeterplannen

Je mag iemand namelijk pas ontslaan als je er alles aan hebt gedaan om hem binnen je bedrijf te houden. Verbeter- en begeleidingsplannen, coachings- en trainingsverslagen en tussentijdse evaluaties horen daarom ook thuis in het ontslagdossier.

8 tips voor een goed ontslagdossier 

Hoe zorg je dat het ontslagdossier de juiste gegevens bevat? Benut deze 8 tips voor werkgevers:

1. Zorg dat het personeels­dossier op orde is

Een goed ontslagdossier begint met een goed personeels­dossier. Je bent als werkgever verplicht om voor elke werknemer een personeels­dossier aan te maken.

Naast de persoonlijke gegevens van de werknemer bevat dit dossier een heldere functie- en taakomschrijving, verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken en informatie over zaken als promoties of disciplinaire maatregelen.

Een personeels­dossier dat up-to-date is, vormt een prima basis voor een ontslagdossier. Je hoeft niet vanuit niets te beginnen, maar kunt eenvoudig informatie toevoegen. Het personeels­dossier wordt zo een ontslagdossier.

Gebruik gespreksformulieren

Houd goed bij wat je hebt besproken. Werk met standaardformulieren, zoals deze gratis voorbeelden:

• Formulier functioneringsgesprek
• Beoordelingsformulier

2. Breng je werknemer tijdig op de hoogte

Zodra voor jou duidelijk is dat een werknemer niet voldoet, moet je hem hiervan op de hoogte brengen. Leg uit waarom jij vindt dat hij niet goed functioneert. Geef hiervan ook voorbeelden en maak duidelijk wat hij moet doen om dit te verbeteren.

Benoem hierbij concrete doelen of resultaten. Maak een verslag van dit gesprek en laat hem dit 'voor gezien' ondertekenen. Je hebt dan al een eerste bewijs voor het ontslagdossier, terwijl je in dat stadium misschien nog niet eens aan ontslag denkt.

Wacht niet tot het beoordelingsgesprek om een werknemer aan te spreken. Als een onverwacht slechte beoordeling tot een arbeidsconflict leidt en het komt tot ontslag zonder dossier, kan de rechter je een schadevergoeding opleggen.

3. Neem de tijd voor de opbouw van het ontslagdossier

Het opbouwen van een ontslagdossier kost tijd. Je moet namelijk voldoende feiten en bewijzen verzamelen om de kantonrechter te overtuigen.

Bovendien moet je werknemer de kans krijgen om zijn functioneren te verbeteren, eventueel via een training of een coachingstraject. De rechter stelt geen termijn voor de dossieropbouw, maar je moet rekenen op zeker drie tot zes maanden.

Sommige cao’s bevatten aanvullende regels voor het opbouwen van ontslagdossiers. Check vooraf of dit ook geldt voor de cao van jouw bedrijfstak.

Wil je weten welke documenten je kunt opnemen in een ontslagdossier? Gebruik dan de handige checklist hieronder.

Welke verzekeringen heb ik nodig?

Lees in ons gratis whitepaper tips van ondernemers, doe je eigen risico-checklist en ontdek de top 5 verzekeringen per branche.

Download gratis PDF

4. Houd het ontslagdossier concreet en objectief

Bedenk dat de bewijslast voor disfunctioneren of wangedrag van een werknemer bij jou ligt. Je zult de kantonrechter moeten overtuigen met concrete voorbeelden van situaties waarin je werknemer tekortschoot of over de schreef ging.

Geen subjectieve omschrijvingen

Gebruik daarom geen subjectieve omschrijvingen als 'gebrek aan motivatie' of 'communicatief niet sterk'. Gebruik in plaats daarvan bijvoorbeeld een e-mail van een klant waaruit blijkt dat een order is afgeketst door slechte communicatie van je werknemer.

5. Neem klachten van derden op in het ontslagdossier

Als een werknemer niet goed functioneert, kunnen anderen daar ook last van hebben. Het is goed om dit te inventariseren en mee te nemen in het ontslagdossier. Zet eventuele klachten van collega’s, klanten of andere externe contacten op papier.

Bespreek de klachten en mogelijke verbeterpunten met je werknemer. Laat hem ook zijn kant van het verhaal vertellen, wellicht heeft hij een andere kijk op de zaak. Maak hiervan een verslag en neem dit op in het ontslagdossier.

Is de klacht zo ernstig dat je je werknemer een officiële waarschuwing geeft? Zet die dan ook op papier en voeg hem toe aan het dossier.

Je kunt bijvoorbeeld werken met 360 graden feedback om meer meningen te verzamelen.

6. Leg ook het verbeterplan vast in het ontslagdossier

Je werknemer moet de kans krijgen om zijn functioneren te verbeteren. De kantonrechter wil ook jouw rol daarin kunnen beoordelen. Het is dus raadzaam om een verbeterplan op te stellen en dit toe te voegen aan het ontslagdossier.

Verbetertraject

Zet in het plan welke doelen de werknemer moet behalen, hoe jij hem daarbij ondersteunt en met welke middelen (training, coaching) je dit zult doen. Houd tijdens het verbetertraject geregeld evaluatiegesprekken.

Zet de uitkomst daarvan op papier en stop dit ook in het dossier. Uiteraard geldt dit ook voor de eindevaluatie.

Werk met objectieve doelen, zoals KPI's per werknemer.

7. Laat je werknemer alle verslagen voor het ontslagdossier ondertekenen

Naast de genoemde documenten horen uiteraard ook de verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken en van andere gesprekken met je medewerker thuis in het ontslagdossier.

Het is van belang dat hij zelf alle verslagen ook krijgt, met het verzoek om ze 'voor gezien' te tekenen. Hij is niet verplicht om 'voor akkoord' te tekenen, dus het heeft ook geen zin om hem dat te vragen. Verstuur de stukken aangetekend of geef ze persoonlijk aan hem af, dan weet je zeker dat hij ze ontvangt.

8. Bewaak in het ontslagdossier de privacy van de werknemer

Wat betreft de privacy gelden voor het ontslagdossier dezelfde regels als voor het personeels­dossier. Dat betekent dat je zorgvuldig met de gegevens van je werknemer moet omgaan en dat je niet iedereen toegang tot het dossier mag geven.

Ook mag je alleen zaken vastleggen die van belang zijn voor het mogelijke ontslag van je werknemer. En uiteraard moet je het ontslagdossier goed beveiligen tegen datalekken, verlies of diefstal.

Exitgesprek voeren

Nodig je werknemer na zijn ontslag uit voor een exitgesprek. Bijvoorbeeld in zijn laatste werkweek. Een vertrekkende werknemer kan je nuttige feedback geven over je bedrijfsvoering.

Meer vragen over ontslag

• Wat is de opzegtermijn bij ontslag?

  Als jij of je werknemer het arbeidscontract wil opzeggen heb je te maken met een opzegtermijn. De wettelijke opzegtermijn voor werknemers is één maand. De opzegtermijn voor werkgevers is minimaal één maand en afhankelijk van het aantal dienstjaren. Je mag met je werknemer een langere opzegtermijn afspreken. In een goedgekeurde cao kan ook een kortere opzegtermijn staan.

• Hoe werkt de eindafrekening?

  De eindafrekening is de laatste financiële afhandeling met je vertrekkende werknemer. Je betaalt hem de zaken uit waar hij nog recht op heeft. Heeft je werknemer nog schulden bij jou, dan worden die hiermee verrekend.

• Wanneer mag je een zieke werknemer ontslaan?

  In uitzonderlijke gevallen mag je een zieke werknemer ontslaan. Bijvoorbeeld als je kunt aantonen dat je zieke werknemer herhaaldelijk niet meewerkt aan zijn re-integratie. Ook als je bedrijf schade oploopt omdat je werknemer met een cruciale functie vaak ziek is, kan dat een reden zijn voor ontslag. Maar ook dat moet je goed onderbouwen.

• Waarom je personeels­verloop verlagen?

  Het personeels­verloop in de hand houden is cruciaal voor een gezond bedrijf. Als het verloop hoog is kun je moeilijk verder bouwen aan je bedrijf en kun je zelfs flink in de problemen komen. Omdat werving en selectie van personeel heel duur is en steeds lastiger wordt, kun je je beter focussen op het behouden van werknemers. Dit kan je veel opleveren.

• Hoe zorg je voor goed werkgeverschap?

  Als je voldoet aan de wet over goed werkgeverschap zul je aantrekkelijk worden voor personeel. Je kunt nieuw talent aantrekken en je huidige team langer behouden. Daarmee kun je dus het verschil maken. Lees meer over de 6 beginselen van goed werkgeverschap.

Heb je personeel in dienst?

Dat is goed nieuws, want daarmee bouw je aan de continuïteit van je bedrijf. Met dit pakket aan personeels­­verzekeringen dek je de risico’s af en zorg je goed voor je personeel.

Zo beperk je risico's