Exitgesprek formulier en tips

'Ik ben toe aan een nieuwe uitdaging', is een veelgehoorde vertrekreden. Maar vaak is er meer aan de hand, zoals niet ingeloste verwachtingen over een baan, onvoldoende uitdaging in het werk of een te hoge werkdruk.

Voordelen exitgesprek

Als je ontdekt waarom iemand vertrekt, heb je waardevolle informatie in handen. Hierdoor weet je precies welke problemen in je bedrijf spelen. Door die problemen op te lossen, voorkom je dat nog meer mensen vertrekken.

Tegelijk geef je tegenover achterblijvende collega’s het signaal dat je hen serieus neemt. Voor een vertrekkende medewerker is het daarnaast een plezierige afsluiting, omdat hij zijn hart nog even kan luchten.

Voorkom dat meer werknemers vertrekken. Ga aan de slag met personeels­behoud.

Ben jij aantrekkelijk?

Hoe zorg je dat personeel gemotiveerd blijft? Laat zien dat je een goede werkgever bent. Met deze gratis test ontdek je of jij klaar bent voor nieuw personeel.

Start checklist

Doel van het exitgesprek

Het exitgesprek voer je meestal kort voor het vertrek van je medewerker, liefst in de week die voorafgaat aan de laatste werkdag.

De feedback hoeft dan niet meer een nadelige invloed te hebben op de werksfeer, omdat de laatste werkdagen meestal gericht zijn op overdracht en afscheid.

Evaluatie na vertrek

Sommige ondernemers kiezen ervoor om een paar maanden na vertrek nog eens af te spreken. Vaak kun je dan op een nuttige manier terugblikken op de samenwerking. Je oud-werknemer kan ook vertellen over zijn start bij een ander bedrijf. Ook daar kun je veel van leren als werkgever.

Misschien kun je in de toekomst opnieuw samenwerken. Houd de deur dus altijd op een kier of zelfs wagenwijd open.

Open en eerlijke antwoorden

Het is de kunst om te zorgen dat je vertrekkende medewerker open en eerlijke antwoorden kan geven. Dat lukt alleen als:

• het doel van het gesprek helder is
• alles wat de medewerker vertelt vertrouwelijk blijft
• duidelijk is wat er met die informatie gebeurt

Als je hier aan het begin van het gesprek op ingaat, stel je de medewerker gerust. Daardoor laat hij sneller het achterste van zijn tong zien en krijg je betere feedback.

Ben jij de reden van het vertrek?

Als je vermoedt dat je zelf de reden bent van het vertrek, is het beter om iemand anders in te schakelen voor het exitgesprek. Voor een (externe) HR-adviseur die meer op afstand staat, zal een medewerker zich sneller openstellen.

Blijf werken aan je eigen skills als leidinggevende. Lees het artikel Van vakman tot peoplemanager in 5 stappen.

Inhoud exitgesprek

Tijdens het gesprek staat de reden van het vertrek centraal. Laat de vertrekkende medewerker daarover vrijuit praten, zonder dat je in een discussie verzandt over wie nou gelijk heeft.

Probeer daarnaast de medewerker vooral niet te overtuigen om te blijven, want de kans daarop is minimaal. Stel vragen over de volgende onderwerpen:

• Arbeidsinhoud: takenpakket, variatie werkzaamheden
• Arbeidsomstandigheden: lawaai op de werkvloer, werkdruk
• Arbeidsverhoudingen: samenwerking met leidinggevende en collega’s
• Arbeidsvoorwaarden: werktijden, primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden.

Exitgesprek formulier 

Sommige werkgevers gebruiken een gestandaardiseerd formulier tijdens het gesprek. Op die manier weet je zeker dat je onderwerpen niet vergeet. Bovendien kun je meerdere gesprekken zo met elkaar vergelijken. 

Voorbeeld formulier exitgesprek

Gebruik bijvoorbeeld het exitgesprek formulier van Ondernemen met personeel. Dit formulier kun je naar eigen wens aanpassen. Het geeft je houvast tijdens het gesprek.

Je kunt de antwoorden van je vertrekkende werknemer opschrijven en de verbeterpunten voor je bedrijf noteren. Ook als een andere leidinggevende of HR-adviseur het gesprek voert is het handig om hetzelfde exitgesprek-formulier te gebruiken.

Download formulier exitgesprek

Informatie uit het exitgesprek toepassen

Met de informatie uit het exitgesprek kun je een betere werkplek creëren. Kijk daarbij vooral of je in verschillende exitgesprekken dezelfde onderwerpen ziet terugkomen.

Wellicht moet je op basis hiervan iets doen aan je arbeidsvoorwaarden of je stijl van leidinggeven aanpassen. Door de lessen uit een exitgesprek toe te passen kun je een betere werkgever worden en je personeels­verloop verlagen.

Informatie niet gebruiken bij beoordeling

Handel zorgvuldig als een achterblijvende collega de oorzaak blijkt te zijn van een probleem. De informatie uit het exitgesprek mag je namelijk niet gebruiken in de beoordelingsgesprekken met collega’s.

Als je dat wel doet, verspeel je het vertrouwen van je medewerkers. Dat kan voor een sneeuwbaleffect zorgen en maakt toekomstige exitgesprekken minder effectief.

Houd je bij het bewaren van persoons­gegevens altijd aan de privacywet AVG.

3 tips voor het exitgesprek

Tot slot nog enkele tips voor werkgevers:

1. Plan het exitgesprek op tijd in

   Plan de afspraak voor het exitgesprek op tijd in, omdat de laatste werkdag door het opnemen van vakantiedagen vaak snel in zicht is.

2. Geef aan dat het exitgesprek vrijblijvend is

   Vergeet niet dat exitgesprekken nooit verplicht zijn. Ook hoeft een vertrekkende medewerker niet alle vragen te beantwoorden.

3. Verstuur de enquête eventueel per post

   Stuur als alternatief een vragenlijst per post. Dit is minder confronterend dan een gesprek en levert daardoor bruikbare feedback op.

Bekijk meer tips voor het exitgesprek in de horeca.

Vragen over ontslag en personeels­behoud

• Wanneer mag ik iemand ontslaan?

  Je kunt een werknemer ontslaan voor of tijdens zijn proeftijd, met wederzijds goedvinden, via het UWV of via de kantonrechter en op staande voet als daar goede redenen voor zijn.

• Wat is de opzegtermijn bij een vast contract?

  De duur van de opzegtermijn kun je terugvinden in je cao of in de individuele arbeids­overeenkomst met je werknemer. Als er geen andere termijn is afgesproken, geldt de wettelijke opzegtermijn.

• Hoe kan ik een ontslagbrief het beste versturen?

  Het is aan te bevelen om ontslagbrieven zowel per aangetekende als reguliere post te sturen, zodat er later geen discussie ontstaat of de brief wel ontvangen is.

• Waarom personeels­verloop verlagen?

  Het personeels­verloop in de hand houden is cruciaal voor een gezond bedrijf. Als het verloop hoog is kun je moeilijk verder bouwen aan je bedrijf en kun je zelfs flink in de problemen komen. Omdat werving en selectie van personeel heel duur is en steeds lastiger wordt, kun je je beter focussen op het behouden van werknemers. Dit kan je veel opleveren.

• Hoe zorg ik voor goed werkgeverschap?

  Als je voldoet aan de wet over goed werkgeverschap zul je aantrekkelijk worden voor personeel. Je kunt nieuw talent aantrekken en je huidige team langer behouden. Daarmee kun je dus het verschil maken. Lees meer over de 6 beginselen van goed werkgeverschap.

Ken jij de risico's al?

Jouw bedrijf is goud waard, voorkom uitglijders. Ontdek de gevaren in de horeca, bouw, detailhandel, groothandel, persoonlijke of zakelijke dienst­verlening en beperk je risico's.

Ga voor zekerheid