10 tips voor het voeren van een ontslaggesprek

Hoe pak je een ontslaggesprek aan?

Als ondernemer moet je soms iemand ontslaan. Bijvoorbeeld als je noodgedwongen het personeels­bestand moet inkrimpen. Of als een werknemer onvoldoende functioneert en een verbetertraject niet succesvol is. Het slechte nieuws breng je dan met een ontslaggesprek.

Het aanzeggen van ontslag kan ondernemers veel hoofdpijn bezorgen. Helemaal als het gaat om het ontslag van een trouwe medewerker die jarenlang bij je in dienst is geweest.

10 tips voor een ontslaggesprek

Hoe pak je dit het beste aan als werkgever? Lees tien tips om dit op een respectvolle manier te doen.

1. Bereid je goed voor

Jezelf goed voorbereiden is essentieel bij een ontslaggesprek. Denk van tevoren onder meer na over de manier waarop je de reden voor het ontslag brengt. Waarom moet de werknemer vertrekken en op welke argumenten is deze beslissing gebaseerd?

Hierop moet je tijdens het ontslaggesprek helder antwoord kunnen geven. Bedenk dat het ontslag nooit als een totale verrassing mag komen.

2. Zorg voor de juiste timing

Denk tijdens de voorbereiding na over de juiste timing. Je werknemer moet namelijk de tijd hebben om het nieuws te laten bezinken en vragen te stellen als die naar boven komen.

Vrijdagmiddag is dus geen goed moment voor een ontslaggesprek. Houd daarnaast rekening met de agenda van je werknemer. Het is niet handig als hij net na het ontslaggesprek een belangrijke afspraak heeft staan.

3. Val met de deur in huis

Bij een ontslaggesprek val je met de deur in huis. Ga niet eerst een halfuur praten over de kinderen of het weer, maar begin meteen met het slechte nieuws. Wees daarbij duidelijk in je boodschap, draai niet om de hete brij heen.

Vind je het lastig om de mededeling te doen, oefen het gesprek dan thuis of in een rollenspel met iemand uit je directe omgeving.

4. Houd het zakelijk

Vertel je werknemer kort en bondig wat de reden is voor zijn ontslag. Verwijs hierbij eventueel naar eerdere functioneringsgesprekken of beoordelingsgesprekken.

Word nooit persoonlijk en laat je niet verleiden tot het opsommen van alle tekortkomingen van je werknemer. Twee of drie heldere argumenten zijn voldoende om de boodschap over te brengen. 

Heb je personeel in dienst?

Dat is goed nieuws, want daarmee bouw je aan de continuïteit van je bedrijf. Met dit pakket aan personeels­­verzekeringen dek je de risico’s af en zorg je goed voor je personeel.

Zo beperk je risico's

5. Bied ruimte voor een reactie

Een ontslagaanzegging kan veel losmaken bij een werknemer. Zo kan het feit dat de werknemer zijn baan verliest allerlei vragen en soms zelfs heftige emoties oproepen.

Geef de mogelijkheid om die te uiten, zonder dat je hem in de rede valt. Je werknemer moet het nieuws verwerken en daarbij draait het even niet om jou. Beantwoord intussen kalm eventuele vragen.

6. Toon begrip voor de werknemer

Het helpt om begrip te tonen voor de werknemer. Daarmee stel je hem enigszins op zijn gemak. Je kunt bijvoorbeeld aangeven dat je je kunt voorstellen dat het ontslag heel vervelend voor hem is.

Als de werknemer boos of teleurgesteld is, breng je dit onder woorden. Je kunt bijvoorbeeld zeggen dat je ziet dat het hem hoog zit. Hiermee leid je de emoties in goede banen. 

7. Houd voet bij stuk

De werknemer zal wellicht proberen te onderhandelen. Bijvoorbeeld door aan te geven dat hij voortaan wel goed zijn best zal doen. In dat geval is het belangrijk om voet bij stuk te houden, want jij hebt dit besluit eerder genomen op basis van duidelijke argumenten.

Geef aan dat de beslissing vaststaat en herhaal de argumenten eventueel als dat nodig is.

Doe dit in dezelfde bewoordingen als daarvoor. Op die manier versterk je de boodschap en geef je je werknemer geen kans om er een woordenstrijd van te maken.

8. Bied perspectief voor de toekomst

Het ontslag is voor de werknemer uiteindelijk een nieuw begin. Hoewel de werknemer dit wellicht niet meteen zal beseffen, kun je wel alvast perspectief bieden voor de toekomst. Je kunt bijvoorbeeld verwijzen naar een sociaal plan als dat van toepassing is.

• Loopbaanbegeleiding inzetten?

  In een sociaal plan is vaak loopbaanbegeleiding opgenomen, waarmee de werknemer zo snel mogelijk kan doorstromen naar ander werk. Vertel hem ook waar hij mogelijk recht op heeft, bijvoorbeeld een transitievergoeding en een uitkering.

9. Bespreek verdere acties

Je medewerker wil ongetwijfeld weten waar hij op korte termijn aan toe is. Licht hem in over de te volgen procedure. Wordt het een ontslagaanvraag via het UWV of een gang naar de kantonrechter?

Desgewenst kun je voorstellen om tot een ontslag met wederzijds goedvinden te komen. Probeer per individueel geval in te schatten of dit haalbaar is. Zet informatie over de ontslagprocedure vooraf op papier en geef dit aan je werknemer mee.

Maak tot slot een afspraak voor een vervolggesprek. Plan dit gesprek zo snel mogelijk in, hooguit een paar dagen later.

10. Houd een vervolggesprek

Je werknemer heeft inmiddels de tijd gehad het slechte nieuws enigszins te verwerken. Nu is er ruimte om afspraken te maken over de verdere afwikkeling van het ontslag. Vertel je werknemer wanneer je de ontslagprocedure in gang zet en hoe de financiële afronding in zijn werk gaat.

• Werknemer op non-actief zetten?Bespreek ook of je werknemer tot zijn ontslagdatum moet blijven werken of dat je hem op non-actief zet. Dat zal mede afhangen van de persoon van je werknemer en de reden van het ontslag. 
  
  Als je werknemer volkomen ongemotiveerd is of al lange tijd slecht werk levert, ligt doorwerken minder voor de hand. Schat zelf in wat de beste oplossing is.

Wil je naast ontslag meer te weten komen over werkgeverschap? Je krijgt een goede indruk met de checklist Ben jij klaar voor (meer) personeel?

Na het ontslaggesprek de brief versturen

Het is aan te bevelen de ontslagbrief per aangetekende post te sturen, direct na het ontslaggesprek. Daarnaast verstuur je de ontslagbrief ook per reguliere post. Als de werknemer de aangetekende versie weigert dan heeft hij altijd nog de versie via de reguliere post ontvangen.

Bekijk verschillende ontslagbrieven per ontslagvorm die je in Word kan downloaden.

Laat je altijd adviseren door een advocaat of jurist voordat je gebruikmaakt van een van onderstaande voorbeeldbrieven. Het ontslag moet namelijk voldoen aan de voorwaarden die ervoor gelden.

Ken jij de risico's al?

Jouw bedrijf is goud waard, voorkom uitglijders. Ontdek de gevaren in de horeca, bouw, detailhandel, groothandel, persoonlijke of zakelijke dienst­verlening en beperk je risico's.

Ga voor zekerheid

Vragen over het ontslaggesprek

• Wat is een ontslaggesprek?

  Als ondernemer moet je soms iemand ontslaan. Bijvoorbeeld als je noodgedwongen het personeels­bestand moet inkrimpen. Of als een werknemer onvoldoende functioneert en een verbetertraject niet succesvol is. Het slechte nieuws breng je dan met een ontslaggesprek.

• Wanneer kun je het beste een ontslaggesprek houden?

  Denk tijdens de voorbereiding na over de juiste timing. Je werknemer moet namelijk de tijd hebben om het nieuws te laten bezinken en vragen te stellen als die naar boven komen. Vrijdagmiddag is dus geen goed moment voor een ontslaggesprek. Houd daarnaast rekening met de agenda van je werknemer. Het is niet handig als hij net na het ontslaggesprek een belangrijke afspraak heeft staan.

• Hoe pak je een ontslaggesprek aan?

  Bereid je goed voor, zorg voor de juiste timing, val met de deur in huis, houd het zakelijk, bied ruimte voor een reactie, toon begrip voor de medewerker, houd voet bij stuk, bied perspectief voor de toekomst, bespreek verdere acties en houd een vervolggesprek of exitgesprek.