Exitgesprek voeren in de horeca, 4 tips en 4 vragen

Ook al heb je alles op orde - je voert je voortgangsgesprekken, je communiceert goed en je bent bezig met het opleiden van je medewerkers - vrijwel alle horecaondernemers weten: het team dat je nu hebt, heb je volgend jaar niet meer.

Zeker als je ineens een massale ontslagronde voor je kiezen krijgt en je bijna aan jezelf gaat twijfelen, kunnen exitgesprekken je verder helpen. 

Exitgesprekken in de horeca

Het gebeurde onlangs nog bij een lunchroom. Na veel wisselingen in het personeels­bestand was deze lunchroom eindelijk weer op sterkte. Er waren een paar medewerkers getraind als barista en ook de vroege diensten waren weer ingevuld.

Dus eindelijk weer rust op de werkvloer bij deze lunchroom. Tenminste dat leek zo, want na een maand of twee kwamen al weer de eerste ontslagnames. En aan het eind van de maand waren er opnieuw vijf mensen weg. Om moedeloos van te worden. En natuurlijk had iedereen een geldige reden, maar waren dat wel de echte redenen voor vertrek? Was er niet iets mis bij deze lunchroom?

Krachtig hulpmiddel voor ondernemers

Harvard Business Review, noemt exitgesprekken een van de krachtigste, maar minst begrepen managementhulpmiddelen die er zijn. Nadat ze veel bedrijven hadden onderzocht bleken maar weinig bedrijven exitgesprekken te voeren. Veel van de bedrijven die wel exitgesprekken voerden, deden vervolgens niets met de resultaten. De analyse ontbrak. Een gemiste kans.

Als werknemers plotseling ontslag nemen, sta je met je handen in het haar. Hoe maak je dan het beste van een vervelende situatie? Even slikken en je teleurstelling aan de kant zetten en actief het gesprek aangaan.

4 tips voor het exitgesprek

Benut deze vier tips voor een goede exit en een nuttig gesprek.

1. Timing

Voer het exitgesprek zo laat mogelijk, het liefst op de laatste werkdag van je werknemer. Dan heb je de meeste kans dat je werknemer eerlijke antwoorden geeft. Geef aan dat alles wat er gezegd wordt vertrouwelijk is en ook geen weerslag zal hebben op bijvoorbeeld referenties. Raffel het gesprek niet af.

2. Respect

Blijf met respect omgaan met je werknemer. Dan kun je leren van de situatie. Mogelijk wordt je werknemer daardoor wel (alsnog) een positieve ambassadeur van je bedrijf.

3. Luisteren

Zorg dat het een gesprek is en blijft. Ga niet in de verdediging of in discussie. Wees blij met de feedback, ook al ervaar je het zelf anders. Het is en blijft de eigen ervaring van de werknemer en misschien wel een van de redenen voor zijn vertrek. Luister dus goed en sta open voor de informatie die hij je geeft.

4. Methode

Structureer de procedure zodat het bij je past. Start misschien via een online vragenlijst of  een papieren vragenlijst en voer daarna het  gesprek. Zorg dat het past binnen je organisatie en bij de functie. 

Gebruik bijvoorbeeld een handig exitgesprek formulier als basis.

Zorg dat het past binnen je organisatie en bij de functie. Een exitgesprek met een restaurantmanager zal anders zijn dan met een hulp in de bediening die maar vier uur per week werkt. Maar let op: ze kunnen je beiden belangrijke informatie over je bedrijf geven.

4 vragen tijdens het exitgesprek

In een exitgesprek is het cruciaal om de juiste vragen te stellen. Je kunt bijvoorbeeld de werknemer via een formulier (vooraf) de belangrijkste vragen laten invullen. Tijdens het exitgesprek ga je dan dieper in op de onderwerpen. Stel in ieder geval deze vier open vragen:

1. Waarom ga je bij ons weg?

Vraag door, zeker als iemand alleen maar aangeeft 'vanwege het salaris'. Wat hadden we kunnen doen om je te behouden voor het bedrijf?

2. Was je voldoende opgeleid en begeleid om je werk te doen?

Vraag of alle middelen aanwezig waren om het werk goed te doen. Wat miste je? Wat had je nog meer nodig?

3. Welke vaardigheden en/of kwaliteiten moet jouw vervanger bezitten?

Laat hem zijn visie geven over zijn potentiële opvolger(s). Vraag naar welke type medewerker gezocht moet worden volgens hem. Dit kan weleens nuttige input zijn voor een nieuwe sollicitatieprocedure.

4. Wat kunnen we doen om ons bedrijf te verbeteren?

Denk goed na over de feedback op dit punt en probeer toe te passen wat mogelijk is en redelijk lijkt.

Stel veel open vragen en alleen ja/nee-vragen ter controle. Zo krijg je meer relevante informatie over je bedrijf, die je dan weer kunt inzetten om medewerkers  langer aan je te binden en om nog meer vertrekkers te voorkomen. Bespreek de bevindingen met je managementteam en laat hen ook nadenken over de inhoudelijk resultaten.

Bekijk meer vragen en tips voor het exitgesprek.