Functioneringsgesprek formulier, een voorbeeld

Functioneringsgesprek formulier

Een formulier is onmisbaar bij het functioneringsgesprek. Het geeft je de structuur en houvast die nodig zijn bij de voorbereiding, het gesprek zelf en de opvolging van het gesprek.

Op het formulier staan alle onderwerpen die tijdens het functioneringsgesprek aan bod moeten komen. Daardoor vergeet je niets en kun je werknemers concreet helpen bij hun functioneren.

Jaarlijkse evaluatie

De opzet van je functioneringsgesprek formulier hoef je maar één keer te maken. Dit sjabloon kun je vervolgens bij elk functioneringsgesprek gebruiken.

Voorbeeld functioneringsgesprek formulier

Gebruik het formulier functioneringsgesprek (docx) van Ondernemen Met Personeel. Dit document kun je eenvoudig zelf aanpassen en invullen.

Maak nu je eigen formulier en pas de opzet aan waar nodig.

Download gratis formulier

Hoe vul je het formulier correct in? Hieronder vind je nuttige instructies per onderdeel en een voorbeeld van de manier waarop hoe je elk onderdeel van het functioneringsgesprek formulier kunt invullen.

Algemene gegevens

De algemene gegevens van je werknemer kun je alvast voor het functioneringsgesprek invullen. Bijvoorbeeld:

• Naam medewerker: Mark Jager
• Functie: Sales medewerker
• Afdeling: Marketing en sales
• Naam leidinggevende: Yasemine Visser
• Datum: 20 juni 2024

Functie-eisen en verwachtingen

Voor het gesprek kijk je wat de belangrijkste functie-eisen of competenties zijn voor deze werknemer. Je vindt ze terug in het functieprofiel. 

De belangrijkste functie-eisen staan ook vaak in het arbeidscontract van je werknemer of in de cao die van toepassing is.

Zet de functie-eisen op een rij en laat genoeg ruimte over voor verdere notities. Tijdens het gesprek kunnen jij en je werknemer bespreken of deze functie-eisen naar wens worden ingevuld. 

Stel samen mogelijke verbeterpunten op. Vul dit direct in tijdens het functioneringsgesprek. Bijvoorbeeld:

Uitoefening taken

Zet de belangrijkste taken van je werknemer op een rij. Deze kun je ook vinden in het functieprofiel of de taakomschrijving. Bespreek de verschillende taken en noteer de conclusies van jou en je werknemer.

Vraag je werknemer of zijn eigen verwachtingen uitkomen en of hij aanvullende ondersteuning nodig heeft bij de uitvoering van zijn taken. Noteer dit bij verbeterpunten. Bijvoorbeeld:

Luister vooral naar je werknemer en deel eerlijk jouw mening. Je hoeft hem nog niet te beoordelen. Bewaar dat voor het beoordelingsgesprek.

Werk- en arbeidsomstandigheden

Bespreek ook de werk- en arbeidsomstandigheden die van toepassing zijn. Kan je werknemer op een veilige manier werken? Is de werkplek arbo-proof? Wat kan er beter? Noteer dit bij verbeterpunten. Bijvoorbeeld:

Ingebrachte punten werknemer

Vraag je werknemer ruim van tevoren welke specifieke punten hij verder wil bespreken in het functioneringsgesprek. Je werknemer stuurt de punten op tijd naar jou, bijvoorbeeld uiterlijk een week voor het gesprek.

Je noteert de punten alvast op het formulier. Tijdens het gesprek kun je de standpunten en verbeterpunten opschrijven. Bijvoorbeeld:

Persoonlijke ontwikkeling

Bij persoonlijke ontwikkeling ga je specifiek in op de groei en ontwikkeling van je werknemer. Nemen zijn vaardigheden en verantwoordelijkheden in gelijke mate toe? Noteer voor het gesprek alvast de specifieke gesprekspunten en vul de uitkomsten in tijdens of direct na het gesprek. Bijvoorbeeld:

Je kunt er ook voor kiezen een extra gesprek te houden over persoonlijke ontwikkeling. Dit wordt een POP-gesprek genoemd.

Ondersteuning door leidinggevende(n)

Bij dit onderdeel ga je specifiek in op jouw rol als leidinggevende en eventuele andere leidinggevenden. Vraag je werknemer wat hij van de samenwerking vindt. Wat kan er beter? Tijdens het gesprek kun je de standpunten en verbeterpunten noteren. Bijvoorbeeld:

Verzuim

Het functioneringsgesprek is ook een mooie gelegenheid om het ziekte­verzuim van je werknemer te bespreken. Kijk van tevoren hoe vaak hij ziek is geweest het afgelopen jaar.

Vraag hem niet naar medische details, maar bespreek wel of het werkgerelateerd is en of er aanpassingen nodig zijn. Zo ben je mogelijk langdurig ziekte­verzuim voor. Noteer de uitkomsten van het gesprek. Bijvoorbeeld:

Voorkom ergernis en misverstanden rondom verzuim. Geef je personeel een verzuim­protocol.

Afspraken functioneringsgesprek 2024

Noteer tijdens of direct na het functioneringsgesprek de gemaakte afspraken voor de rest van het jaar. Zet achter de afspraak wie er actie moet ondernemen en wanneer. Zo zorg je voor heldere afspraken die ook opgevolgd kunnen worden. Je kunt de genoteerde verbeterpunten per onderdeel als basis nemen. Bijvoorbeeld:

Functioneringsgesprek formulier invullen, 5 tips

Een functioneringsgesprek formulier heeft alleen zin als je het op de juiste manier gebruikt. Houd rekening met de volgende aandachtspunten:

1. Vul de gesprekspunten vóór het gesprek in
   Een functioneringsgesprek vraagt om een goede voorbereiding. Zorg daarom dat alle gesprekspunten voor het gesprek al zijn ingevuld. Dat geeft je de gelegenheid goed na te denken over het functioneren van je werknemer. Tijdens het gesprek kun je je richten op je werknemer en gericht notities maken.
2. Deel het functioneringsgesprek formulier met je werknemer
   Zorg dat je werknemer vooraf de gesprekspunten alvast kan bekijken voor het gesprek. Noteer ook zijn ingebrachte punten. Zo kan je werknemer zich goed voorbereiden op het gesprek.
3. Onderteken het formulier functioneringsgesprek
   Na het gesprek deel je het ingevulde formulier met je werknemer. Zorg dat hij deze het formulier ondertekent en jij ook. Dan kunnen er geen misverstanden ontstaan over het gesprek.
4. Bewaar het formulier AVG-proof
   Laat het functioneringsgesprek formulier niet rondslingeren. Zorg dat de actiepunten worden opgevolgd en bewaar het formulier in het personeels­dossier van je werknemer. Zorg dat je bij de verwerking van personeels­gegevens volledig voldoet aan de privacywet AVG.
5. Basis voor beoordelingsgesprek
   Tijdens het functioneringsgesprek hoef je een werknemer nog niet te beoordelen. Een goed ingevuld formulier functioneringsgesprek geeft je wel de nodige input voor het latere beoordelingsgesprek. Daarbij maak je overigens gebruik van een ander formulier. Lees meer over het gebruik van een beoordelingsformulier.

Groeien met personeel

Samen met personeel werk je aan de groei van je bedrijf. Wil je weten wat daarbij in de weg kan staan? Met een adviseur breng je dit in kaart.

Ik wil advies

Vragen over het functioneringsgesprek formulier

• Wat is een functioneringsgesprek?

  In een functioneringsgesprek bespreek je samen met je werknemer hoe de samenwerking verloopt en wat er (nog) beter kan. Het functioneringsgesprek is het tweede gesprek in de jaarlijkse gesprekscyclus als je ook een planningsgesprek en een beoordelingsgesprek houdt.

• Waarom een functioneringsgesprek formulier?

  Een functioneringsgesprek vraagt om een goede voorbereiding. Met een gespreksformulier zorg je voor structuur. Het helpt je bij de voorbereiding (gesprekspunten), tijdens het gesprek (notities) en na afloop van het gesprek (actiepunten).

• Wanneer een functioneringsgesprek houden?

  Een functioneringsgesprek wordt vaak één keer per jaar gehouden. Meestal is dit halverwege het jaar, in juni of juli. Je kunt zelf bepalen hoevaak je spreekt over het functioneren van je werknemer. Zorg in ieder geval voor een goed ritme. Zo kun je een werknemer helpen te groeien binnen je bedrijf.

• Wanneer een beoordelingsgesprek houden?

  Een beoordelingsgesprek volgt vaak aan het einde van het jaar of drie maanden voor een contract verloopt. Je geeft dan een oordeel over het functioneren van je werknemer. Gebruik daarvoor een beoordelingsformulier.

• Waar moet je op letten bij een nieuwe werknemer?

  Een nieuwe werknemer heeft extra aandacht nodig. Je kunt in de eerste jaren wat vaker een functioneringsgesprek of evaluatiegesprek houden. Zo houd je een vinger aan de pols en kun je een werknemer gericht helpen verder te groeien in zijn functie.