Tips en vragen voor een goed evaluatiegesprek

Evaluatiegesprek, waarom?

Heb je een nieuw personeels­lid? Dan wil je die natuurlijk zo snel mogelijk op het goede spoor zetten. Daarmee profiteer je sneller van een succesvolle collega die de verwachtingen waarmaakt of zelfs overtreft.

Evaluatie voortgang, hoevaak?

Het werkt vaak goed om eens per kwartaal een evaluatiegesprek te houden. En dan met vragen die dieper gaan dan ‘Hoe gaat het?’ of ‘Heb je je weg gevonden inmiddels?’

Verschil evaluatiegesprek en beoordelingsgesprek

Het is goed om te weten dat een evaluatiegesprek nadrukkelijk geen beoordelingsgesprek is. Het evaluatiegesprek is er namelijk op gericht om iemands potentieel nog meer te benutten.

Pas later beoordeel je of dat genoeg is, als het tijd is om een beslissing te nemen over het contract. Kies er daarom bewust voor om je oordeel over het functioneren uit te stellen. Dat levert namelijk een andere blik en focus op.

Doel evaluatiegesprek

De kernvraag bij een evaluatiegesprek is: hoe kan ik deze werknemer hier zo succesvol mogelijk laten zijn? Dat is iets anders dan je werknemer onder het vergrootglas leggen, zoals het geval is bij een beoordeling. Want alles wat je aandacht geeft, groeit!

Richt je aandacht daarom zo veel mogelijk op de potentie en intrinsieke motivatie van je nieuwe werknemer.

Evaluatiegesprek inplannen

Zo’n evaluatiemoment houd je het beste gescheiden van bila’s en andere vormen van overleg. Vermeng het niet met inhoudelijke zaken, maar neem echt even de tijd om in te zoomen op het succesvol maken van jouw werknemer.

Als je alle vragen goed benut en ook doorvraagt, heb je daar in de regel ongeveer een uur en een kwartier voor nodig.

Voorbereiding evaluatiegesprek

Geef vooraf mondeling of per e-mail een toelichting over de insteek van het gesprek, want anders verwacht je werknemer een beoordelingsgesprek. Die indruk wil je natuurlijk juist voorkomen. Ook zorgt dit ervoor dat je werknemer van tevoren nadenkt over zijn inbreng in het gesprek.

Zeg iets in de trant van: ‘Het doel is een positief gesprek. We zullen kijken wat ervoor nodig is om jouw potentie hier nog beter te benutten.’

Laat ook weten om wat voor vragen het gaat, inclusief voorbeelden van vragen (zie hieronder). Daardoor snapt je werknemer beter wat je bedoelt en kan hij zich op het gesprek voorbereiden.

Start van het gesprek

Op basis van de vragen die je stelt, zal je werknemer zich blootgeven. Zorg er daarom voor dat je aan het begin van het gesprek eerst een prettige sfeer en setting creëert. Leg daarnaast nog eens de positieve insteek van het gesprek uit; dat het een evaluatie is en geen beoordeling.

Maak daarna een opmerking die ervoor zorgt dat je werknemer zich minder kwetsbaar voelt. Dit kan bijvoorbeeld zijn dat je vertelt dat je tot nu toe erg tevreden bent. Hiermee neem je alvast een hoop druk weg bij je werknemer.

Stel een werknemer op zijn gemak. Probeer je in zijn situatie te verplaatsen.

Is die tevredenheid er nog niet, maak dan een opmerking dat starten in een nieuwe omgeving lastig is. En dat het in het begin ook best puzzelen is voor een organisatie of een leidinggevende.

Jij moet immers allerlei slimme keuzes maken om je werknemer optimaal te ondersteunen. Geef aan dat je dit gesprek wil benutten om samen te kijken wat de beste kansen biedt. Houd het dus licht en positief.

Vragen evaluatiegesprek

Dan kom je bij de kern van het gesprek, namelijk de vragen. Gebruik bijvoorbeeld deze 8 vragen als basis voor het evaluatiegesprek:

1. Wanneer zou dit gesprek voor jou zinvol zijn?
2. Wat gaat er goed in deze eerste maanden bij ... (bedrijf/afdeling)? Waar merk je dat aan? Hoe is je dat gelukt?
3. Waarin zit voor je gevoel de grootste bijdrage die je levert? Waar merk je dat aan?
4. Wat is het eerste waarin je je nu nog verder zou willen ontwikkelen? Welk verschil zou dat maken?
5. Hoeveel van jouw potentieel wordt nu benut? Geef een percentage, waarbij 100 procent jouw volledige potentie is.
   
   Stel, het antwoord van je werknemer is 60 procent. Vraag dan: a. Wat zit er in die 60 procent? b. Waaraan zou je merken dat je op 70 procent zit? Wat is er dan anders? c. Wat is ervoor nodig om dat mogelijk te maken?
6. Wat weet je nu over je taken/rollen/functie en waar heb je nog vragen over?
7. Wat heb je van mij nodig om verder te komen?
8. Wat werkt er goed in ons contact/overleg, wat jou betreft? Wat zou daarin nog beter werken?

Probeer de bovenstaande vragen eens uit. Mijn ervaring is dat ze ontzettend goed werken voor een beter contact en een betere samenwerking. Dit is een boost voor het functioneren van je werknemer! Ook steek je hiermee vaak veel op over je werknemer en je organisatie.

Spiekbriefje evaluatiegesprek

Neem deze vragen mee op een spiekbriefje voor tijdens het gesprek. Dat voelt soms wat raar. Maar als dit ervoor zorgt dat het gesprek ineens op een hoger plan komt, met veel meer kwaliteit, dan is het toch de moeite waard!

En je werknemer waardeert het als je het gesprek goed hebt voorbereid en de moeite hebt genomen om goede vragen te verzamelen.

Voorbeeld formulier evaluatiegesprek in Word

Gebruik je liever een formulier? De bovenstaande vragen staan in een formulier die je gratis kan gebruiken in je evaluatiegesprekken met nieuwe werknemers:

Download gratis voorbeeld

Zo kun je eenvoudig de antwoorden invullen en eventuele afspraken vastleggen.

Je kunt ook het formulier functioneringsgesprek gebruiken. Zorg in ieder geval voor een duidelijke structuur bij alle gesprekken.

Concrete afspraken maken

Vaak komen er concrete afspraken uit die kunnen leiden tot een andere aanpak. Maak met elkaar helder wie wat doet en wanneer.

Het gesprek hoeft niet vastgelegd te worden, maar eventueel kun je wel deze actiepunten nog even per mail bevestigen of aan je werknemer vragen om deze even naar jou te bevestigen.

Maak direct een afspraak voor drie maanden later. Of zet in je agenda een aantekening over twee maanden dat je die nieuwe afspraak maakt.

Succes met het evaluatiegesprek!

Vragen over evaluatie nieuwe werknemer

• Waarom een evaluatiegesprek voorbereiden?

  Een evaluatiegesprek vraagt om een goede voorbereiding. Zorg daarom dat de gesprekspunten voor het gesprek al bekend zijn. Dat geeft je de gelegenheid goed na te denken over het functioneren van je werknemer. Tijdens het gesprek kun je je richten op je werknemer en gericht notities maken.

• Wanneer houd je een evaluatiegesprek?

  Je kunt regelmatig evaluatiegesprekken houden met je werknemers. Dit is vooral nuttig als een werknemer nog niet zo lang in dienst is. Je kunt aan het begin maandelijks evalueren en later per kwartaal of één keer per jaar. Zorg in ieder geval voor een goed ritme. Zo kun je een werknemer helpen te groeien binnen je bedrijf.

• Wanneer volgt het beoordelingsgesprek?

  Tijdens het evaluatiegesprek of functioneringsgesprek hoef je een werknemer nog niet te beoordelen. Een goed evaluatiegesprek geeft je wel de nodige input voor het latere beoordelingsgesprek. Dit gesprek volgt vaak aan het einde van het jaar of drie maanden voor een contract verloopt. Daarbij maak je overigens gebruik van een andere gespreksmethode en formulier. Lees meer over het gebruik van een beoordelingsformulier.

• Waar moet je op letten bij een nieuwe werknemer?

  Als je werknemers in dienst neemt is het nuttig je te verdiepen in het arbeidsrecht. Als werkgever wil je goed voor je personeel zorgen. Je moet daarbij voldoen aan de eisen van goed werkgeverschap. Volg de juiste stappen in de sollicitatieprocedure en geef je werknemers waar ze recht op hebben.

• Wat kost een werknemer in dienst?

  Goede werknemers zijn kostbaar voor jou als ondernemer. Met een goed team van gemotiveerd personeel kun je je onderneming laten groeien. In het whitepaper Wat kost personeel? krijg je een overzicht van de kosten per werknemer.

• Welke verzekeringen heb je nodig voor personeel?

  Als je werknemers in dienst hebt is het slim een aantal verzekeringen af te sluiten. Een verzuim­verzekering is bijvoorbeeld nodig om je werknemers door te betalen als ze ziek zijn. Ook een ongevallen­verzekering, aansprakelijkheids­verzekering en nabestaanden­verzekering zijn nuttig. Bekijk de top 5 personeels­verzekeringen.

• Hoe kom ik aan een voorbeeld formulier evaluatiegesprek?

  Expert Cora Hagen heeft 8 voorbeeldvragen op een rij gezet. Je kunt het voorbeeld formulier evaluatiegesprek gratis downloaden en aanpassen op jou invulling van het gesprek. Doe er vooral je voordeel mee.

• Wat is een 100-dagengesprek?

  Een 100-dagengesprek wordt met de nieuwe werknemer gevoerd op de honderdste dag na indiensttreding. In dit gesprek vraagt de leidinggevende de nieuwe werknemer naar zijn ervaringen en specifieke ‘verwonderpunten.