Iedere week in je mailbox 
1. Controleer de identiteit van je werknemer
Werkgevers moeten vóór de eerste werkdag de identiteit van een werknemer controleren. Dit is de identificatieplicht of verificatieplicht. Je mag dit ook doen op de eerste werkdag als je op die dag de arbeidsovereenkomst met de werknemer sluit.
Kopie identiteitsbewijs
Je bent verplicht een kopie te maken van het identiteitsbewijs (paspoort of id-kaart) en die te bewaren in de loonadministratie.
2. Meld je aan als werkgever bij je belastingkantoor
Neem je voor het eerst een werknemer in dienst? Dan ben je verplicht om je bij je belastingkantoor aan te melden als werkgever.
De Belastingdienst verstrekt dan een loonheffingennummer. Dat heb je op een later moment nodig om de aangifte loonheffingen te doen.
3. Richt je loonadministratie in
De loonadministratie brengt een aantal verplichtingen met zich mee. Je hebt de keuze tussen zelf doen of uitbesteden.
In het eerste geval werk je meestal met een salarissoftwarepakket of online applicatie en in het tweede geval besteed je het uit aan een administratiekantoor.
Test of je het zelf kunt. Volg het stappenplan loonadministratie inrichten.
Hoe zorg je dat personeel gemotiveerd blijft? Laat zien dat je een goede werkgever bent. Met deze gratis test ontdek je of jij klaar bent voor nieuw personeel.
Ben jij aantrekkelijk?
4. Doe een antecedentenonderzoek
In sommige gevallen kan het wenselijk of zelfs verplicht zijn om een werknemer te (laten) screenen. Dit wordt ook wel een antecedentenonderzoek genoemd.
VOG
Tijdens dit onderzoek kun je vragen om een Verklaring Omtrent het Gedrag.
Verder kun je nagaan of diploma’s daadwerkelijk zijn behaald. Dat doe je door de sollicitant te vragen om een digitaal uittreksel uit het diplomaregister. Lees meer over het checken van diploma's.
5. Sluit het arbeidscontract af
Alle werkafspraken zet je in de arbeidsovereenkomst. Daarin leg je zaken vast als het salaris, de toepasbaarheid van een cao en de werk- en rusttijden. Het is aan te bevelen om het contract eerst voor te leggen aan een advocaat of jurist.
Proeftijd
Als bij een ontslag of conflict blijkt dat er gebreken in staan, kan dit leiden tot problemen. Een verkeerd afgesproken proeftijd is bijvoorbeeld ongeldig, waardoor je de werknemer niet kunt ontslaan tijdens de proeftijd.
6. Stuur de werknemer relevante informatie toe
Je moet de werknemer binnen een maand na indiensttreding informeren over de volgende zaken:
- naam en woonplaats van werkgever en werknemer
- de plaats(en) van arbeid
- de functie van de werknemer of de aard van het werk
- arbeidsduur per dag of per week
- de hoogte van het salaris en de uitbetalingstermijnen
- tijdstip van indiensttreding
- duur van het contract (als dat voor bepaalde tijd is)
- (eventueel) lengte van de proeftijd
- vakantieaanspraak
- opzegtermijn
- (eventueel) (aanvullend) pensioen
- (eventueel) concurrentiebeding of relatiebeding
- toepasbaarheid van de cao
Deze gegevens mag je ook opnemen in de arbeidsovereenkomst. Is er een regeling voor arbeidsongeschiktheid en/of pensioen? Vergeet dan niet om je nieuwe werknemers op tijd bij de pensioenuitvoerder (pensioenfonds en/of verzekeraar) aan te melden.
7. Zorg voor een veilige en gezonde werkplek
Werkgevers zijn verantwoordelijk voor een gezonde en veilige werkplek. Dat geldt niet alleen voor reguliere werknemers, maar ook voor zzp’ers en uitzendkrachten.
Je moet letten op zaken als:
- werkplek en apparatuur
- lichamelijke en psychische belasting
- stoffen, straling en besmetting
Je bent daarbij verplicht om te zorgen voor deskundige ondersteuning op het gebied van ziekteverzuim en arbeidsomstandigheden. Je kunt deze deskundigheid inhuren via een arbodienst of zelf regelen.
8. Wijs een preventiemedewerker aan
Een preventiemedewerker is op hoogte van de risico's in je onderneming en geeft hierover voorlichting. Je bent verplicht om ten minste één werknemer aan te wijzen als preventiemedewerker. Deze moet voldoende kennis en ervaring hebben om de preventietaken goed te kunnen uitvoeren.
Als je onderneming 25 werknemers of minder heeft, mag je als werkgever zelf ook preventiemedewerker zijn.
9. Stel een Risico-Inventarisatie en -Evaluatie op
Iedere onderneming met personeel moet een Risico-Inventarisatie en -Evaluatie (RI&E) hebben. Hierin leg je de risico’s voor je personeel vast en de maatregelen die je daartegen neemt.
Soort RI&E
Het soort RI&E hangt af van de grootte van je onderneming:
| Max. 40 uur p.w. personeel (in totaal) | Gebruik de hulpmiddelen van het steunpunt RI&E voor kleinere werkgevers in verschillende branches. |
|---|---|
| Max. 25 werknemers | Maak gebruik van een goedgekeurd RI&E-instrument van een branchevereniging. Als je dat niet doet, stel je de RI&E op met je preventiemedewerker. De RI&E laat je vervolgens toetsen door een gecertificeerd arbodeskundige. |
| > 25 werknemers | Stel de RI&E op met je preventiemedewerker. De RI&E laat je vervolgens toetsen door een gecertificeerd arbodeskundige. |
10. Benoem bedrijfshulpverleners
Voor de veiligheid van zowel werknemers als gasten moet je zorgen voor voldoende bedrijfshulpverleners (BHV'ers). Dit zijn werknemers die zijn opgeleid om in gevaarlijke situaties zoals brand hulp te verlenen.
Als werkgever mag je ook als BHV'er optreden, maar daarbij moet je wel zorgen voor vervanging als je afwezig bent.
Ben jij een goede werkgever? Doe de checklist Ben jij klaar voor (meer) personeel? en verbeter jezelf.
Dat is goed nieuws, want daarmee bouw je aan de continuïteit van je bedrijf. Met dit pakket aan personeelsverzekeringen dek je de risico’s af en zorg je goed voor je personeel.
Heb je personeel in dienst?
Gratis tips in je mailbox
