Salaris berekenen, tips voor werkgevers

Salaris berekenen voor personeel

In een aantal gevallen moet je het salaris berekenen van personeel. Bij de werving en selectie van nieuwe werknemers geef je vaak al een salarisindicatie. Daarna ga je onderhandelen over een passend salaris.

Ook bij het eerste loonstrookje is een goede salarisberekening essentieel. En het salaris kan wijzigen, bijvoorbeeld bij een stijging van het minimumloon, het cao-loon of bij een salarisverhoging. Verder kan het salaris van personeel veranderen door aanpassingen in de loonheffingen, verzekeringen en pensioenpremies.

Zelf salaris berekenen

Kortom, salarisberekening is een belangrijk onderdeel van je salarisadministratie. En hoewel je voor een groot deel gebruik kunt maken van software voor salarisberekening, is het handig om de basisprincipes zelf te kennen.

Misschien hebben je werknemers vragen over hun bruto of netto salaris. Dan is het fijn als je dit zelf kunt toelichten.

Bruto en netto salaris berekenen

Weet jij wat het verschil is tussen bruto en netto? Dit is een belangrijke vraag voor veel werknemers, maar ook voor werkgevers. Je moet de berekening van bruto en netto salaris correct uitvoeren.

Even voor de duidelijkheid:

• Het bruto salaris is het salaris dat je hebt afgesproken met je werknemer (in een contract).
• Het netto salaris is het bedrag dat je uiteindelijk uitbetaalt aan je werknemer.

Berekening bruto en netto salaris

Het bruto salaris berekenen is niet zo moeilijk. Dit is een afgesproken bedrag. Bijvoorbeeld 2.700 euro. Houd wel rekening met salarisverhogingen door afspraken in de cao of individuele afspraken met je werknemer.

Het netto salaris berekenen is iets lastiger. Je moet hiervoor alle loonheffingen en andere ingehouden bedragen aftrekken van het bruto salaris. Het bedrag dat overblijft is dus het netto salaris, bijvoorbeeld 1.900 euro.

Salarisheffingen inhouden

Als werkgever moet je bepaalde heffingen inhouden op het salaris. Daarom krijgt je werknemer niet het volledige bruto salaris. Je moet bedragen inhouden voor de: 

• loonbelasting
• premie volks­verzekeringen en de
• Inkomensafhankelijke bijdrage Zvw.

Daarnaast moet je soms nog andere afgesproken bedragen inhouden, zoals: pensioenpremie, premies voor een collectieve ziektekosten­verzekering, opgenomen wachtdagen bij ziekte, loonbeslag en verrekeningen door boetes of een lening. Na aftrek van al die bedragen kom je dus uit op het netto salaris.

Lees meer over de berekening van bruto en netto loon, inclusief een voorbeeld en online rekentools.

Salaris berekenen nieuwe werknemer

Als je een nieuwe werknemer gaat aannemen is een passend salaris heel belangrijk. Goed personeel is waardevol, maar als je een klein bedrijf hebt kun je geen gouden bergen beloven.

Door de krapte op de arbeidsmarkt heb je waarschijnlijk veel concurrentie. Het is daarom belangrijk in ieder geval een marktconform salaris te bieden.

Vraag je af: wat is een normaal salaris voor deze functie, binnen onze regio en branche? Je kunt daarbij gebruik maken van salarisonderzoeken en vergelijkingswebsites. Daarmee krijg je een goede salarisindicatie per beroep.

Wettelijk minimumloon en cao

Houd bij salaris berekenen altijd rekening met het minimumloon. Er is een wettelijk minimumloon in Nederland dat ieder halfjaar kan veranderen. Zorg dat het salaris nooit onder dat minimum komt. Als je moet voldoen aan een cao in jouw branche, dan is er waarschijnlijk een hoger minimum salaris.

Bedragen minimumloon

Wat is het wettelijk minimumloon in Nederland? Bekijk de tabel in het artikel met 7 vragen en antwoorden voor werkgevers.

Boete bij onderbetaling

Het niet betalen van het minimumloon wordt al snel gezien als onderbetaling of uitbuiting. De Arbeidsinspectie kan een controle uitvoeren en een waarschuwing of boete geven als je onder het minimumloon betaalt. Voorkom dit dus: kijk ieder halfjaar wat het nieuwe minimumloon is.

Krijg grip op personeels­kosten

Lees het gratis whitepaper met daarin de waarde van personeel, alle personeels­kosten op een rij en 5 manieren om te besparen.

Download gratis PDF

5 tips voor salarisberekening

Een correcte berekening van het salaris is heel belangrijk. Je geeft je werknemers daarmee de zekerheid van een juiste beloning. Door dit serieus te nemen laat je zien dat je een goede werkgever bent en dat kan je veel opleveren.

Je voorkomt bovendien fouten en arbeidsconflicten. Daarmee kun je werknemers behouden en zelfs nieuwe vakmensen aantrekken. Dat is cruciaal voor bedrijven in het MKB die de ambitie hebben om te groeien. Maar hoe zorg je voor een correcte salarisberekening? 5 tips:

1. Salarisschalen invoeren

   Voorkom dat je bij elke nieuwe werknemer of een vraag om salarisverhoging alles opnieuw moet uitrekenen. Werk met met vaste salarisschalen en leg die vast. Bepaal per functie welk loon passend is in combinatie met leeftijd of jaren aan ervaring.
   
   Daarmee krijg jij duidelijkheid, maar ook je werknemers weten waar ze aan toe zijn en wat hun doorgroeimogelijkheden zijn binnen je bedrijf. Je hoeft dan ook niet iedere keer te onderhandelen. Hoe werkt het precies? Lees het artikel Salarisschalen invoeren in 5 stappen.

2. Bereken overige kosten personeel

   Focus je niet alleen op het salaris, maar bereken ook de andere kosten rond personeel. Per werknemer betaal je bovenop het afgesproken brutosalaris ongeveer 20 tot 35 procent aan extra kosten. Denk aan vakantiegeld, premies en facilitaire kosten.
   
   Maak een totaaloverzicht van alle directe en indirecte personeels­kosten en bereken hoeveel jij precies kwijt bent. Dit kun je doen aan de hand van het gratis whitepaper Wat zijn de kosten van personeel? Als je alle kosten in beeld hebt, kun je goed bepalen welk salaris mogelijk is.

3. Ga voor slimme arbeidsvoorwaarden

   Je hoeft niet altijd een hoog salaris te bieden. Maak gebruik van aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden. Dat zijn alle afspraken die je maakt met je nieuwe werknemer naast het loon en de werktijden.
   
   Je kunt bijvoorbeeld afspraken maken over een bedrijfsauto, telefoon van de zaak, opleidingen, cadeaus, ontspanning op het werk, thuiswerken, verzekeringen, pensioen en een dertiende maand. Bekijk per werknemer waar de voorkeur naar uitgaat en wat je kunt bieden.

4. Salaris op basis van prestatie

   Je kunt het salaris ook koppelen aan de prestaties van je werknemer. Denk aan prestatiebeloningen zoals een bonus, provisie of winstdeling. Daarmee verbind je slim het bedrijfsresultaat aan het salaris van je werknemer en loop je minder financieel risico als het iets minder gaat. Zorg wel voor heldere afspraken en een goede doorberekening bij het behalen van een prestatie.

5. Gegevens salarisstrook

   Een goede salarisberekening is nodig bij het maken van een salarisstrook. Welke gegevens moet je verplicht vermelden op de salarisstrook? Bekijk een overzicht en een voorbeeld in het artikel Waar moet een loonstrook aan voldoen?

Salaris berekenen, hulpmiddelen

Je kunt ervoor kiezen zelf de salarissen te berekenen van je personeel. Als je niet veel werknemers hebt en je nauwkeurig kunt werken met cijfers, is dit goed te doen. Je kunt daarbij gebruikmaken van salarissoftware of een (online) boekhoudprogramma.

Je kunt natuurlijk ook een werknemer vragen de salarisadministratie te doen of een boekhouder aannemen. In alle gevallen moet je loonadministratie wel voldoen aan de regels van de Belastingdienst.

Wat zijn de eisen? Gebruik het Stappenplan loonadministratie inrichten.

Salarisberekening uitbesteden

Je kunt natuurlijk ook je volledige salarisadministratie uitbesteden aan een gespecialiseerd administratiekantoor. Dit is vooral interessant als je een bedrijf hebt met 10 tot 50 werknemers: te groot om het zelf te doen, maar misschien nog te klein om een boekouder (fulltime) in dienst te nemen.

Bereken je salariskosten

Wil je weten wat jij dit jaar betaalt aan salaris en werkgeverslasten? Gebruik deze rekentool voor een eerste indicatie.

Voor een exacte berekening van je salariskosten kun je beter een beroep doen op een boekhouder of loonadministratiekantoor. Ook aan de hand van je eigen salarissoftware kun je een nauwkeurige berekening doen.

Salaris berekenen 2023

Bij salaris berekenen heb je te maken met wetten en regelgeving. Houd dus rekening met jaarlijkse wetswijzigingen op dit gebied. Welke wijzigingen zijn van invloed op de salarisberekening in 2023?

5 aanpassingen salaris 2022

• Het minimumloon in 2023 voor volwassenen is gestegen. Ook het minimumjeugdloon en minimumloon voor BBL-leerlingen is omhoog gegaan. Cao-lonen stijgen ook mee. Controleer dus de nieuwe loontabellen voor jouw branche.
• Per 1 januari 2023 mag je werknemers een onbelaste thuiswerkvergoeding geven van 2,15 euro per dag. Ook als werknemers een deel van de dag thuiswerken mag je ze 2,15 euro belastingvrij geven. Deze thuiswerkvergoeding komt vaak in de plaats van een reiskostenvergoeding.
• Ook de reiskostenvergoeding is hoger in 2023. Je mag werknemers 21 cent per kilometer geven, zonder dat je daar belasting over betaalt.
• Sinds maart 2022 kun je profiteren van het STAP-budget. Dit is een nieuwe subsidie voor scholing. Je werknemer krijgt maximaal 1.000 euro per jaar voor allerlei vormen van ontwikkeling, zoals opleidingen, cursussen en trainingen. In 2023 komt er meer budget.
• Je betaalt in 2023 minder Aof-premie. Deze daling is onderdeel van een pakket aan maatregelen om de loondoorbetaling bij ziekte makkelijker, duidelijker en goedkoper te maken voor werkgevers in het MKB.
• Sinds augustus 2022 kunnen werkende ouders aanspraak maken op betaald ouderschapsverlof. Betaal je werknemer dus door tijdens deze vorm van verlof.

Voorbeeldberekening bruto salaris

In deze berekening wordt uitgegaan van 3.000 euro salaris per maand.

Heb jij al een volledig beeld van de loonkosten in 2023? Bekijk een overzicht én nuttige bespaartips in het gratis whitepaper 'Wat zijn de kosten van personeel?'

Salaris verhogen in 2023?

Door de flinke inflatie en de toenemende kosten neemt de druk toe om een salarisverhoging te geven. Natuurlijk heb je dit zelf in de hand als werkgever, maar je wil goede werknemers natuurlijk niet kwijtraken.

Als jij ook te maken hebt met een personeels­tekort zul je creatieve manieren moeten vinden om goede mensen aan je bedrijf te binden. Je kunt bijvoorbeeld geld en tijd investeren om het werkplezier te vergroten. Die investeringen kunnen je veel opleveren. Want gemotiveerd personeel is veel waard.

Groeien met personeel

Samen met personeel werk je aan de groei van je bedrijf. Wil je weten wat daarbij in de weg kan staan? Met een adviseur breng je dit in kaart.

Ik wil advies

Vragen over salaris berekenen

• Hoeveel salaris moet ik betalen in mijn branche?

  De salariskosten in je branche vallen meestal hoger uit als er een cao van toepassing is. In de cao staat vaak een hoger minimumloon dan het wettelijk minimumloon. Er kunnen ook bepalingen gelden over indirecte salariskosten (secundaire arbeidsvoorwaarden) en overige personeels­kosten. Bekijk een overzicht van cao's.

• Welke salariskosten zijn er?

  Salariskosten kun je verdelen in vier categorieën: Je hebt (1) directe salariskosten, zoals het loon en vakantietoeslag, (2) indirecte kosten, zoals onkostenvergoedingen en pensioen, (3) verplichte premies en bijdragen, ook wel loonheffingen genoemd en (4) overige personeels­kosten, zoals kosten voor de werkplek en werkkleding.

• Wat is loonheffing?

  Loonheffing is de verzamelnaam van de belasting en premies die op het bruto salaris worden ingehouden. Op het moment dat je loon uitbetaalt, moet je daar loonheffingen op inhouden. Die betaal je vervolgens aan de Belastingdienst.

• Wanneer geef je loonheffingskorting?

  Alle werknemers in Nederland hebben recht op loonheffingskorting. Met een formulier loonheffingskorting kan een werknemer zelf de korting aanvragen. Daarna kun je de korting toepassen op de loonheffingen die je aftrekt van zijn brutoloon. Zo houdt je werknemer meer nettoloon over.

• Wie betaalt de loonbelasting?

  Jij als werkgever betaalt de loonbelasting van je personeel aan de Belastingdienst. De loonbelasting en premies gaan af van het brutoloon van je werknemers. Zij houden een nettoloon over. In feite draait iedere werknemer dus zelf op voor de loonbelasting.

• Hoe kun je besparen op salariskosten?

  Er zijn bepaalde subsidies voor personeel waardoor je lasten lager worden. Dit worden loonkostenvoordelen genoemd, voorheen beter bekend als premiekorting of afdrachtvermindering. Er zijn vier soorten loonkostenvoordelen voor ondernemers met personeel.

• Wat kost personeel?

  Goed personeel is heel kostbaar voor jou als ondernemer. Het is misschien wel de belangrijkste investering die je zult doen. Met een goed team van gemotiveerde werknemers kun je je bedrijf laten groeien. In dit gratis whitepaper krijg je een overzicht van de kosten van personeel.