Wat is de thuiswerkvergoeding in 2025?

Een thuiswerkvergoeding, waarom?

Werknemers die thuiswerken gebruiken vaak eigen middelen voor het werk. Van koffie en thee tot papier en inkt voor de printer. Dingen die ze op kantoor vaak vrij kunnen gebruiken. 

Daarnaast zijn er vaak extra energiekosten tijdens thuiswerk. Als werkgever kun je een deel van die vaste lasten vergoeden. Dat doe je met een thuiswerkvergoeding. Ook wel een thuiswerkkostenvergoeding genoemd.

Is een thuiswerkvergoeding verplicht?

Nee, een thuiswerkvergoeding is niet wettelijk verplicht. In steeds meer cao's staan wel regels over thuiswerken en vergoedingen. Als er in jouw branche een cao van kracht is, moet je die regels volgen. Als er geen cao is, mag je zelf afspraken maken met je personeel over thuiswerk en de onkostenvergoeding.

Wat zijn de voordelen van een thuiswerkvergoeding?

Voor de meeste bedrijven is het geven van een thuiswerkvergoeding niet verplicht. Toch zijn er veel goede redenen om wel zo'n vergoeding te geven. Waarom? Drie redenen:

• Je laat zien dat je een goede werkgever bent en een eerlijke beloning geeft.
• Met deze arbeidsvoorwaarde kun je nieuwe werknemers aantrekken.
• Je werknemers blijven tevreden en zullen minder snel een andere baan zoeken.

Welke arbeidsvoorwaarden zijn belangrijk voor werknemers? Bekijk de meest populaire secundaire arbeidsvoorwaarden.

Hoe hoog is de onbelaste thuiswerkvergoeding in 2025?

De Belastingdienst stelt ieder jaar het bedrag vast voor een thuiswerkkostenvergoeding waarover je geen belasting hoeft te betalen. In 2025 is dat maximaal 2,40 euro per dag, per werknemer. Ook als je werknemer maar een paar uur per dag thuis werkt mag je dit bedrag hanteren. De afgelopen jaren is de thuiswerkvergoeding stapsgewijs gestegen:

De mogelijkheid om een onbelaste thuiswerkvergoeding te geven bestaat sinds 2022. Toen ging het om een bedrag van 2 euro per dag. In 2023 werd de maximale vergoeding verhoogd naar 2,15 euro per dag. Een jaar later 2,35 euro per dag en in 2025 dus 2,40 euro per dag.

Wanneer wordt het bedrag weer aangepast? Blijf op de hoogte van de jaarlijkse vergoedingen en belastingtarieven? Meld je aan voor de gratis nieuwsbrief.

Wat zijn de voorwaarden van de thuiswerkvergoeding in 2025?

De Belastingdienst stelt een aantal voorwaarden aan de maximale thuiswerkvergoeding. Je moet deze vergoeding zelf betalen aan je werknemer, bijvoorbeeld bij de uitbetaling van het salaris. Vermeld de thuiswerkvergoeding duidelijk op de loonstrook van je werknemer.

Geen subsidie, wel voordeel

Je krijgt de betaalde thuiswerkvergoeding niet volledig terug van de Belastingdienst. Het is dus geen subsidie, maar een klein belastingvoordeel.

Je betaalt minder loonbelasting, omdat je geen loonheffing hoeft te betalen over de thuiswerkvergoeding. Over de rest van het loon betaal je wel de volledige loonheffing en premies werknemers­verzekeringen.

Wat als je een hogere thuiswerkvergoeding betaalt?

Je mag ook meer dan 2,40 euro per dag vergoeden. Over het deel boven de 2,40 euro betaal je dan wel loonheffing. Bij je aangifte loonbelasting kun je precies aangeven hoeveel je hebt betaald aan vergoedingen. Zorg dat je dit goed bijhoudt in je administratie.

Meer wijzigingen voor werkgevers in 2025

• In 2025 zijn er nog meer veranderingen rond personeel. Bekijk de belangrijkste nieuwe wetten in 2025.

Hoe zit het met de reiskostenvergoeding en thuiswerkvergoeding in 2025?

Geef je werknemers, naast de thuiswerkvergoeding, ook een reiskostenvergoeding? Dan krijg je geen dubbel belastingvoordeel. Over één van de twee vergoedingen moet je dan wel loonbelasting betalen. Je mag per dag nagaan wat het meest voordelig uitkomt.

De onbelaste reiskostenvergoeding voor 2025 is maximaal 0,23 euro per kilometer.

Reiskostenvergoeding of thuiswerkvergoeding?

Hoe bepaal je welke vergoeding je moet geven? Als je werknemer een deel van de dag thuis werkt en het andere deel onderweg is, dan bepaal je als werkgever of je voor die werkdag de onbelaste reiskostenvergoeding of de onbelaste thuiswerkkostenvergoeding toepast. Voor een zakelijke reis die niet onder het woon-werkverkeer valt, mag je de thuiswerkvergoeding wel combineren met een reiskostenvergoeding.

Krijg grip op personeels­kosten

Lees het gratis whitepaper met daarin de waarde van personeel, alle personeels­kosten op een rij en 5 manieren om te besparen.

Download gratis PDF

Wat zijn de regels voor een vaste thuiswerkvergoeding?

Je mag met je werknemer afspraken maken over een vaste vergoeding op basis van zijn verwachte thuiswerkdagen per week. Dan hoef je niet elke werkdag bij te houden of je werknemer thuis werkte of op kantoor. Dat scheelt een hoop administratie.

De vaste vergoeding hoef je niet direct aan te passen als je werknemer een dagje meer of minder thuiswerkt. Wanneer dit structureel anders is, pas je de vaste vergoeding aan.

Vaste onkostenvergoeding

Je mag er ook voor kiezen om een werknemer een vaste onkostenvergoeding te geven om zo in één keer meerdere kosten te dekken. Kies je voor een vaste onkostenvergoeding, dan moet je wel kunnen aantonen dat er een redelijke verhouding bestaat tussen de daadwerkelijk kosten en de vergoeding.

Een vaste onkostenvergoeding is gebonden aan de functie en taken die een werknemer op dat moment heeft. Krijgt hij een andere functie of takenpakket? Ga dan na of de vaste vergoeding nog steeds van toepassing is. Pas de vergoeding zo nodig aan in de arbeids­overeenkomst of het personeels­reglement.

Wat betekent de stijging van de thuiswerkvergoeding voor jouw totale werkgeverslasten? Bekijk een overzicht van alle personeels­kosten.

Welke vergoeding is er voor werkmiddelen en de thuiswerkplek?

Voor de inrichting van een thuiswerkplek en de aanschaf van werkmiddelen kun je een extra vergoeding geven. Over veel van deze kosten hoef je ook geen belasting te betalen. De kosten voor een bureau, computer of smartphone vallen bijvoorbeeld binnen de gerichte vrijstellingen van de werkkostenregeling (WKR).

Moet je een thuiswerkplek volledig vergoeden?

Nee, je bent niet verplicht een vergoeding te geven voor de inrichting van een thuiswerkplek. Er is geen wettelijke regel, maar in een cao kunnen wel bepalingen staan. Kijk dus goed naar je cao, als die van toepassing is.

Volgens de Arbowet moet je wel elke arbeidsplaats betrekken in je arbobeleid. Ook thuiswerkplekken. Controleer of de thuiswerkplek ergonomisch is ingericht. In dat kader is het logisch dat je als werkgever voor de juiste werkmiddelen zorgt, zoals een verstelbare bureaustoel en een bureau op de juiste hoogte.

Hoe leg je de thuiswerkvergoeding vast?

Als je werknemer structureel thuis gaat werken, is het verstandig een thuiswerkovereenkomst op te stellen. Daarin staat op welke dagen je werknemer thuis zal werken. Je kunt daarin ook opnemen wat de afgesproken thuiswerkvergoeding per dag is.

Verder kun je afspraken vastleggen over werktijden, bereikbaarheid en het gebruik van bepaalde werkmiddelen. Leg bijvoorbeeld vast dat een werknemer de laptop en telefoon van de zaak weer inlevert als hij uit dienst gaat.

Thuiswerkovereenkomst maken

Een thuiswerkovereenkomst is voor tijdelijke thuiswerkers niet nodig, maar wel als iemand structureel thuis gaat werken. Hoe maak je deze overeenkomst? Bekijk een voorbeeld thuiswerkovereenkomst.

Groeien met personeel

Samen met personeel werk je aan de groei van je bedrijf. Wil je weten wat daarbij in de weg kan staan? Met een adviseur breng je dit in kaart.

Ik wil advies

Vragen over de thuiswerkvergoeding in 2025

• Moet je een thuiswerkvergoeding geven in 2025?

  In de wet staat geen verplichting voor het geven van een thuiswerkvergoeding. In de cao voor jouw branche kunnen wel regels staan over het vergoeden van thuiswerken. Als er geen cao van kracht is, mag je zelf afspraken maken met je werknemers. De afspraken leg je vast in de arbeids­overeenkomst of thuiswerkovereenkomst.

• Hoe hoog is de onbelaste thuiswerkvergoeding in 2025?

  De maximale onbelaste vergoeding voor thuiswerkers is 2,40 euro per dag in 2025. Je betaalt er dan geen loonbelasting over. Als je meer geeft, betaal je daar wel loonbelasting over.

• Wanneer is een kilometervergoeding verplicht?

  Je bent niet wettelijk verplicht een kilometervergoeding te geven. Er kunnen wel afspraken gelden vanuit een verplichte cao per branche. Je bent gebonden aan die afspraken zolang de cao van kracht is. Als er geen cao van toepassing is, mag je zelf met je werknemers afspraken maken over een vergoeding voor reiskosten.

• Hoe kun je besparen op personeels­kosten?

  Er zijn slimme manieren om te besparen op de kosten van personeel. Maak bijvoorbeeld gebruik van subsidies, geef prestatieloon en beperk onnodige personeels­kosten met de juiste verzekeringen. Lees meer over slim besparen in het gratis whitepaper over personeels­kosten.