Vragen en antwoorden over de jaaropgave

Wat is een jaaropgave?

Een jaaropgave of jaaropgaaf vermeldt de loon­gegevens van een werknemer in een bepaald jaar. De werknemer heeft daardoor een totaalplaatje van het inkomen dat hij bij jou heeft verdiend. De bedragen op de jaaropgave gebruikt hij bij zijn belastingaangifte.

Is een jaaropgave verplicht?

Ja, het verstrekken van een jaaropgave is wettelijk verplicht, zoals dat ook geldt voor het uitdelen van een loonstrook.

Als werkgever krijg je met deze verplichting te maken vanaf je aanmelding als werkgever bij de Belastingdienst. Het maakt daarbij niet uit of de werknemer expliciet vraagt om een jaaropgave.

Je moet de jaaropgaaf dus altijd aan je personeel geven.

Wanneer geef je de jaaropgave?

Je moet de jaaropgave binnen een redelijke termijn verstrekken. De meeste werkgevers geven in januari of februari de jaaropgave over het afgelopen kalenderjaar. In januari of februari 2024 geef je werknemers dus de jaaropgaaf 2023.

Als iemand in de loop van het jaar uit dienst gaat, mag je de jaaropgave al eerder verstrekken, bijvoorbeeld bij de eindafrekening.

Krijg grip op personeels­kosten

Lees het gratis whitepaper met daarin de waarde van personeel, alle personeels­kosten op een rij en 5 manieren om te besparen.

Download gratis PDF

Welke gegevens zet je op de jaaropgave?

De jaaropgaaf heeft een aantal verplichte onderdelen. De Belastingdienst noemt in het Handboek Loonheffingen de volgende verplichte gegevens:

1. naam van de werknemer
2. burgerservicenummer (BSN) van de werknemer
3. naam van de werkgever/inhoudingsplichtige
4. loon voor de loonbelasting/volks­verzekeringen dat de werknemer heeft gekregen
5. loonbelasting/premie volks­verzekeringen die je hebt ingehouden
6. totaalbedrag van de arbeidskorting die je hebt verrekend
7. bijdrage Zvw die je hebt ingehouden op het nettoloon van de werknemer
8. werkgeversheffing Zvw met betrekking tot het loon van de werknemer. (Dit is het bedrag voor de Zvw dat voor je rekening is en dat je aan de Belastingdienst betaalt.)
9. totaal van de premies werknemers­verzekeringen*

*Dit is het totale bedrag aan premies werknemers­verzekeringen dat je voor de werknemer met de aangifte loonheffingen hebt betaald. Je vult hier geen premie in voor een eventuele particuliere of private verzekering zoals voor de PAWW. Je houdt geen rekening met de WGA-premie die je eventueel op de werknemer hebt verhaald. Valt de werknemer niet onder het Nederlandse socialezekerheidsstelsel, dan vul je hier niets in.

Voorbeeld jaaropgaaf 2023 en 2024

Op de website van de Belastingdienst vind je ieder jaar een handig sjabloon voor de jaaropgave:

• model jaaropgaaf

Je bent niet verplicht om dit model te gebruiken, maar het kan wel dienen als een voorbeeld voor de opbouw van jouw volledige jaaropgave. Pas de titel en inhoud ieder jaar aan.

Voorheen plaatste de Belastingdienst ieder jaar een nieuw model op zijn website. Nu is het model zonder jaartal, waardoor je het voor meerdere jaren kunt gebruiken als sjabloon of model.

Op papier of digitaal?

De jaaropgaaf is vormvrij. Dat wil zeggen dat er geen specifieke eisen zijn voor de manier waarop je hem opstelt. Een elektronische jaaropgaaf behoort dus ook tot de mogelijkheden.

Je kunt het jaaroverzicht bijvoorbeeld laten opstellen door je administratiekantoor of salarissoftwarepakket.

Kan de loonstrook ook gelden als jaaropgave?

Ja. De laatste loonstrook of salarisstrook van het jaar kan ook gelden als jaaropgaaf. Uiteraard moet je op deze loonstrook dan wel alle gegevens vermelden die op de jaaropgaaf moeten staan. Gebruik daarvoor de lijst met verplichte gegevens hierboven.

Bekijk tips en eisen voor een goede loonstrook.

Personeels­kosten 2024 en 2025

Houd bij de berekening van je personeels­kosten altijd rekening met de geldende wetten en richtlijnen. Wat kun je in 2024 verwachten op het gebied van personeels­kosten? Een paar aandachtspunten:

• Houd rekening met een flinke stijging van het minimumloon in 2024 en een kleine stijging van het minimumloon in 2025.
  • Hanteer het juiste minimum uurloon. Zorg dat je dit goed omrekent en aan de eisen voldoet.
• Je mag werknemers een onbelaste thuiswerkvergoeding geven van 2,35 euro per dag in 2024 en 2,40 euro per dag in 2025.
• Ook de onbelaste reiskostenvergoeding ging omhoog in 2024. Je mag nu 23 cent per kilometer geven. Ook in 2025 is dat het geval.
• De werkkostenregeling (WKR) is aangepast. In 2024 is de vrije ruimte 1,92 procent bij een loonsom tot 400.000 euro. Bij een totale loonsom van 400.000 euro kun je 7.680 euro aan vergoedingen en geschenken geven, zonder dat je daar loonbelasting over betaalt.

Loonheffingen omhoog voor kleine bedrijven

Bovenop het loon betaal je premies en loonbelasting. Ze vormen een belangrijk onderdeel van je werkgeverslasten. Hoe vallen deze lasten uit in 2024? Een overzicht:

• De bijdrage Zvw daalt in 2024 naar 6,57%. Het maximumbijdrageloon voor deze heffing stijgt naar 71.624 euro.
• In 2024 is de Aof-premie voor kleine werkgevers gemiddeld 7,25 procent. Voor kleine werkgevers (tot 25 keer de gemiddelde premieplichtige loonsom) is er een lager tarief, namelijk: 6,18 procent (in 2023 was dat 5,82 procent). Grote werkgevers betalen 7,49 procent (2023: 7,11 procent). Ben je een startende werkgever? Dan word je de eerste 2 jaar aangemerkt als kleine werkgever en is de Aof-premie lager.
• De gemiddelde premie voor de Werkhervattingskas (Whk), waaruit de uitkeringen voor gedeeltelijk arbeidsgeschikten (WGA) en uitkeringen op grond van de Ziektewet worden betaald, is door het UWV voor 2024 vastgesteld op 1,22 procent. In 2023 was dat 1,53 procent.

Hoeveel ga jij betalen in 2024? Bekijk de totale kosten van personeel.

Bekijk ook de belangrijkste wetswijzigingen in 2024.

Meer vragen over loon en administratie

• Wat is het verschil tussen bruto en netto loon?

  Het verschil tussen bruto en netto loon kun je berekenen door de loonheffingen, premies en vergoedingen af te trekken van het bruto loon. Je kunt online rekentools en software gebruiken om tot een goede berekening te komen.

• Wanneer moet je het minimumloon betalen?

  Alle werknemers vanaf 21 jaar hebben recht op minimaal het wettelijk minimumloon. Het minimumloon is van toepassing op alle werknemers met een vast of tijdelijk contract. Betaal je minder dan het minimumloon, dan kun je een waarschuwing of een flinke boete krijgen van de Arbeidsinspectie. Let op: voor jouw branche kan een hoger minimumloon gelden als er een cao van toepassing is.

• Hoe kun je besparen op loonbelasting?

  Er zijn bepaalde subsidies voor personeel waardoor je minder loonbelasting betaalt. Dit worden loonkostenvoordelen genoemd, voorheen beter bekend als premiekorting of afdrachtvermindering. Er zijn vier soorten loonkostenvoordelen voor ondernemers met personeel.

• Wat zijn de kosten van personeel?

  Goed personeel is heel kostbaar voor jou als ondernemer. Het is misschien wel de belangrijkste investering die je zult doen. Met een goed team van gemotiveerde werknemers kun je je bedrijf laten groeien. Maar wat kost dat? Bekijk een overzicht van de kosten van personeel.

Ken jij de risico's al?

Jouw bedrijf is goud waard, voorkom uitglijders. Ontdek de gevaren in de horeca, bouw, detailhandel, groothandel, persoonlijke of zakelijke dienst­verlening en beperk je risico's.

Ga voor zekerheid