Salarisstrook maken, 4 vragen en antwoorden

Een salarisstrook wordt ook wel een loonstrook, loonstrookje of salarisspecificatie genoemd. Hierop staat het loon van een werknemer en hoe dit loon is opgebouwd.

1. Salarisstrook maken, waarom?

Volgens de wet ben je verplicht om je werknemers een salarisstrook te geven. Dat hoeft overigens niet iedere maand. De wet schrijft voor dat je een salarisstrook moet geven bij:

• de eerste salarisbetaling.
• iedere salarisbetaling die afwijkt van de vorige.

Toch kiezen veel werkgevers ervoor om iedere maand een salarisstrook te sturen. Dat is fijn voor je werknemer en laat zien dat jij ze graag goed informeert. Je kunt het zien als een onderdeel van goed werkgeverschap. En dat is ook een wettelijke verplichting.

Jaaropgave en eindafrekening

Aan het einde van een jaar moet je trouwens ook een jaaropgave versturen aan je werknemers. Vaak wordt dit gecombineerd met de salarisstrook van december.

Als een werknemer uit dienst gaat, moet je een eindafrekening maken. Dit kun je doen in combinatie met de laatste loonstrook, maar in ieder geval binnen een maand na afloop van het dienstverband. Je moet dan alle openstaande posten verrekenen, zoals resterende vakantiedagen en opgebouwde vakantiebijslag.

Krijg grip op personeels­kosten

Lees het gratis whitepaper met daarin de waarde van personeel, alle personeels­kosten op een rij en 5 manieren om te besparen.

Download gratis PDF

2. Hoe maak je een salarisstrook? 

De meeste bedrijven in Nederland maken gebruik van (online) software om hun salarisstroken te maken. Dit gaat grotendeels automatisch en bespaart je veel rekenwerk.

De salarisstrook wordt vaak als digitaal bestand verstuurd, bijvoorbeeld als bijlage in een e-mail. Ook heb je steeds meer online oplossingen waarbij je werknemers toegang geeft tot een portal (een beveiligde online omgeving) via een app of een website.

Salarisstroken online inzien

In dit portal kunnen je werknemers hun persoonlijke salarisstroken inzien en downloaden. Met deze optie hebben ze ook op hun smartphone of tablet direct en eenvoudig toegang tot hun actuele salarisinformatie.

Let op!
Je bent verplicht om je werknemer (ook) een papieren salarisstrook te geven, behalve als je zijn instemming hebt om dit alleen digitaal te doen.

Een eis aan de digitale methode is dat je werknemer de salarisstrook moet kunnen downloaden en opslaan, zodat hij deze later kan inzien - ook als hij niet meer bij jou in dienst is.

Er zijn online heel wat aanbieders van software voor salarisadministratie. Maak een vergelijking op basis van je eigen wensen en behoeften. Let daarbij niet alleen op de prijs, maar vooral ook op de mogelijkheden en koppelingen.

Kijk of je in hetzelfde systeem ook de urenregistratie, verlofregistratie en verzuim­registratie kunt doen. Dan hebben jij en je werknemers inzicht in veel relevante informatie op één plek.

3. Wat staat er op een salarisstrook? 

Er zijn een aantal verplichte gegevens die je moet vermelden op de salarisstrook, zoals het bruto- en nettoloon. Ook moet je alle gegevens vermelden die van belang zijn voor het vaststellen van een mogelijke uitkering. 

Salarisstrookje maken

Je mag zelf bepalen hoe je de salarisstrook vormgeeft, als de verplichte gegevens er maar op staan.

• Eisen salarisstrook maken

  Bekijk een overzicht van alle verplichte gegevens in het artikel Waar moet een loonstrook aan voldoen?

• Voorbeeld salarisstrook

  Wil je weten hoe een salarisstrook eruit ziet? Op de website van Loon.nl vind je een handig voorbeeld van een salarisstrook met een uitleg.

4. Zelf doen of uitbesteden aan een boekhouder of administratiekantoor?

Je kunt ervoor kiezen zelf je salarisstroken te maken. Als je niet veel werknemers hebt en je nauwkeurig kunt werken met cijfers, is dit goed te doen.

Je kunt natuurlijk ook een werknemer vragen dit te doen of een boekhouder aannemen. In alle gevallen moet je loonadministratie wel voldoen aan de regels van de Belastingdienst.

Wat zijn de eisen? Gebruik het Stappenplan loonadministratie inrichten.

Administratie uitbesteden

Je kunt er natuurlijk ook voor kiezen je volledige salarisadministratie uit te besteden aan een gespecialiseerd administratiekantoor. Dit is vooral interessant als je een bedrijf hebt met 10 tot 50 werknemers.

De afwegingen en aandachtspunten rondom uitbesteden, vind je in het artikel De salarisadministratie uitbesteden, hoe werkt dat?

Tips voor salarisberekening

Hoe bepaal je nu het exacte salaris van een werknemer? Een paar tips:

• Passend salaris vaststellen
  Zorg voor een marktconform salaris. Lees het artikel Loon bepalen voor een nieuwe werknemer.
• Structuur in lonen
  Zorg voor een duidelijke structuur in de salarissen van werknemers. Werk bijvoorbeeld met vaste salarisschalen. Dat geeft rust.
• Kosten personeel
  Naast het salaris zijn er nog allerlei extra kosten rondom personeel. Zorg dat je dit ook in het vizier houdt. Bereken de kosten per werknemer.

Salaris aanpassen in 2024

De invoering van het minimumuurloon op 1 januari 2024 betekent dat er geen vast minimumloon per dag, week en maand meer voorgeschreven wordt door de wet. Je kunt dan zelf het minimumloon berekenen per maand, afhankelijk van het aantal gewerkte uren. Bijvoorbeeld 36, 38 of 40 uur per week.

• Bekijk alle minimumlonen in 2024 per leeftijd.

Ken jij de risico's al?

Jouw bedrijf is goud waard, voorkom uitglijders. Ontdek de gevaren in de horeca, bouw, detailhandel, groothandel, persoonlijke of zakelijke dienst­verlening en beperk je risico's.

Ga voor zekerheid

Vragen over salarisstrook maken

• Wat is het verschil tussen bruto en netto loon?

  Het verschil tussen bruto en netto loon is eenvoudig te berekenen. Je berekent het nettoloon door de loonheffingen, premies en vergoedingen af te trekken van het brutoloon. Je kunt online rekentools en software gebruiken om tot een goede berekening te komen.

• Wanneer moet je het minimumloon betalen?

  Alle werknemers vanaf 21 jaar hebben recht op minimaal het wettelijk minimumloon. Het minimumloon is van toepassing op alle werknemers met een vast of tijdelijk contract. Betaal je minder dan het minimumloon, dan kun je een waarschuwing of een flinke boete krijgen van de Arbeidsinspectie. Let op: voor jouw branche kan een hoger minimumloon gelden als er een cao van toepassing is.

• Hoe kun je besparen op loonkosten?

  Er zijn slimme manieren om te besparen op loonkosten. Maak bijvoorbeeld gebruik van subsidies, geef een prestatieloon en beperk onnodige personeels­kosten met de juiste verzekeringen. Lees meer over slim besparen in een gratis whitepaper over personeels­kosten.

• Welke loonheffingen moet je toepassen?

  Er zijn een aantal loonheffingen waar je rekening mee moet houden. Namelijk: Loonbelasting en premie volks­verzekeringen, premies werknemers­verzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage Zorg­verzekeringswet. Je moet de ingehouden bedragen duidelijk vermelden op de loonstrook.

• Wanneer krijgt iemand loonheffingskorting?

  Alle werknemers in Nederland hebben recht op loonheffingskorting. Met een formulier loonheffingskorting kan een werknemer zelf de korting aanvragen. Daarna kun je de korting toepassen op de loonheffingen die je aftrekt van zijn brutoloon. Zo houdt je werknemer meer nettoloon over.