Eindafrekening bij ontslag of vertrek werknemer

Eindafrekening bij ontslag

Bij de beëindiging van een arbeids­overeenkomst moet je als werkgever een aantal zaken regelen. Denk bijvoorbeeld aan het aanvragen van een ontslagvergunning of het opstellen van een beëindigingsovereenkomst.

Daarnaast heb je als werkgever de plicht om voor je werknemer een eindafrekening te maken. Het maakt daarbij niet uit of jij je werknemer hebt ontslagen of dat hij zelf ontslag neemt. Een eindafrekening hoort er altijd bij.

Eindafrekening, wat is dat?

De eindafrekening is de laatste financiële afrekening met je werknemer. Je betaalt hem dan waar hij nog recht op heeft, zoals:

• Achterstallig loon
• Niet opgenomen vakantiedagen
• Een eindejaarsbonus

Heeft je werknemer nog schulden bij jou? Dan worden die hiermee verrekend.

Posten met elkaar afrekenen

De bedoeling van de eindafrekening is dat jij en je werknemer alle openstaande posten met elkaar afrekenen. Zo voorkom je dat jullie op grond van de arbeids­overeenkomst in een later stadium nog iets van elkaar kunnen eisen of vorderen.

Eindafrekening, wanneer maak je die?

In de wet staat niet duidelijk omschreven op welk moment je de eindafrekening moet opstellen en uitbetalen. Veel werkgevers rekenen met de werknemer af op het moment dat hij het loon over de laatste periode van zijn dienstverband krijgt uitbetaald. Maar dit is niet verplicht.

Het laatste loon moet je wel op tijd betalen, dat wil zeggen na afloop van de afgesproken loonperiode (meestal een maand).

De eindafrekening mag je ook pas daarna opmaken en betalen. Dit kan tot een maand na afloop van het dienstverband.

Informeer je werknemer

Laat je werknemer weten wanneer de eindafrekening volgt. Dit voorkomt ergernissen of – vervelender – het mogelijk inschakelen van een advocaat en bijbehorende juridische kosten.

Eindafrekening, wat staat erin?

Een eindafrekening kan uiteenlopende financiële posten bevatten, van loon dat je nog aan je werknemer moet betalen tot opleidingskosten die je van hem wilt terugvorderen. Dit hangt af van de gemaakte afspraken in het arbeidscontract van de betrokken werknemer. 

Onderdelen eindafrekening

Bij de beëindiging van een dienstverband kunnen de volgende zaken op de eindafrekening staan:

1. Loon

Uiteraard betaal je de werknemer het openstaande loon waar hij nog recht op heeft.

2. Vakantiedagen

Je werknemer heeft recht op uitbetaling van alle opgebouwde vakantiedagen die hij nog niet heeft opgenomen. Het gaat daarbij om wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen.

Vakantiedagen in geld

Voor de berekening van de waarde van een vakantiedag wordt meestal uitgegaan van het bruto dagloon inclusief vakantiebijslag en eventuele dertiende maand, maar exclusief extra toeslagen en pensioen.

Sommige rechters hanteren een nog ruimer loonbegrip, zo blijkt uit deze video:

Het is verstandig om je werknemer vooraf even te informeren over het nog openstaande saldo aan vakantiedagen. Leg dit ook vast in een eventuele beëindigingsovereenkomst. Zo voorkom je discussies achteraf.

3. Vakantiebijslag

Je werknemer heeft recht op minimaal 8 procent vakantiebijslag. Bij het ontbinden van zijn arbeidscontract moet je hem het opgebouwde saldo aan vakantiebijslag uitbetalen. De vakantiebijslag wordt meestal berekend over de periode van 1 juni van het ene jaar t/m 31 mei van het volgende jaar.

Voorbeeld vakantiebijslag bij eindafrekening

Je werknemer gaat uit dienst op 31 december. Hij heeft recht op 7 maanden aan opgebouwde vakantiebijslag. Zijn bruto maandsalaris is 3.000 euro.

Berekening vakantiebijslag:

3.000 euro X 7 maanden X 0,08 = 1.680 euro

Je werknemer krijgt dus bij de eindafrekening 1.680 euro aan vakantiebijslag.

4. Dertiende maand

Heeft je werknemer recht op een dertiende maand of eindejaarsuitkering? Dan is het gebruikelijk om bij de beëindiging van het dienstverband een evenredig deel hiervan op de eindafrekening te zetten.

Staat in het arbeidscontract of in de cao dat je de dertiende maand alleen hoeft uit te keren als een werknemer ook echt op 31 december in dienst is? Dan mag je deze post op de eindafrekening weglaten.

5. Bonus en provisie

Soms krijgen werknemers een deel van hun salaris als variabele beloning uitbetaald, bijvoorbeeld op basis van provisie of in een bonussysteem. Misschien kent jouw bedrijf ook een vorm van prestatieloon.

Als je in de voorwaarden duidelijk hebt vastgelegd dat werknemers bij ontslag een evenredig deel van hun bonus of provisie krijgen uitbetaald, moet je ook deze post opnemen in de eindafrekening.

Variabele beloning bij ontslag

Heb je niets vastgelegd over de variabele beloning bij ontslag? Overweeg dan toch om een deel van het prestatieloon in de eindafrekening te verwerken, als teken van goed werkgeverschap.

6. Ontslagvergoeding

Je werknemer heeft waarschijnlijk ook recht op een ontslagvergoeding. Deze vergoeding neem je mee in de eindafrekening. Een ontslagvergoeding hoeft niet alleen te bestaan uit salaris in geld, denk ook aan het:

• vergoeden van kosten voor outplacement of loopbaanbegeleiding;
• bieden van vrijstelling van werk met behoud van loon;
• vergoeden van de gemaakte juridische kosten en
• laten vervallen van de verplichting een studieschuld terug te betalen.

Transitievergoeding

Als je een werknemer ontslaat of als je zijn contract niet verlengt, dan heeft hij recht op een transitievergoeding. Je moet deze ontslag- of transitievergoeding binnen een maand na afloop van het dienstverband uitbetalen. Houd deze termijn daarom altijd aan voor de eindafrekening, dan kan het niet fout gaan.

Als je de transitievergoeding te laat betaalt, kan je werknemer naar de rechter stappen om de vergoeding alsnog af te dwingen. In dat geval zul je een wettelijke verhoging en wettelijke rente moeten betalen.

Als je een werknemer ontslaat of als je zijn contract niet verlengt, dan heeft hij recht op een transitievergoeding. 

7. Onkostendeclaraties

Heeft je werknemer onkostendeclaraties ingediend die je nog niet hebt betaald, zoals reis-, parkeer- of maaltijdkosten? Zet die dan ook op de eindafrekening. 

Krijg grip op personeels­kosten

Lees het gratis whitepaper met daarin de waarde van personeel, alle personeels­kosten op een rij en 5 manieren om te besparen.

Download gratis PDF

8. Vergoeding juridische kosten

Soms krijgt een werknemer tijdens de ontslagprocedure hulp van een jurist. Als werkgever kun je met de werknemer afspreken dat jij de kosten voor rechtsbijstand vergoedt.

Heeft je werknemer de rekening voor juridische hulp al voorgeschoten, voeg dit bedrag dan toe aan de eindafrekening.

9. Te verrekenen schulden

Het kan voorkomen dat de werknemer jou nog geld moet betalen. Zo is het mogelijk dat hij te veel vakantiedagen heeft opgenomen. Of misschien heb je met hem afgesproken dat hij de kosten voor een opleiding moet terugbetalen als hij voor een bepaalde datum uit dienst gaat.

Neem dergelijke posten op in de eindafrekening en breng ze in mindering op het eindtotaal. Het kan bijvoorbeeld gaan om de volgende zaken:

• een voorschot op het loon
• een voorschot op vakantiebijslag
• te veel opgenomen vakantiedagen
• een schadevergoeding (bijvoorbeeld voor schade aan de leaseauto)
• opleidingskosten (omdat de werknemer voor een bepaalde datum uit dienst is getreden)
• verhuiskosten die jij als werkgever hebt vergoed
• een personeels­lening

10. Overname leaseauto

Het komt voor dat een werknemer die uit dienst gaat zijn leaseauto wil overnemen. In zo’n geval moet hij aan jouw bedrijf de werkelijke waarde van de auto betalen. Deze transactie kun je in de eindafrekening regelen.

Eindheffingstarief

AIs het bedrag dat de werknemer betaalt (de werkelijke waarde) fors lager is dan de boekwaarde van de auto, dan kun je hem vragen dit verschil ook te betalen.

Je loopt anders het risico dat de fiscus het waardeverschil als nettoloon beschouwt. Jij betaalt daarover dan het hoogste eindheffingstarief.

Als je werknemer het verschil bijbetaalt, mag hij dit aftrekken van de bijtelling die hij eerder in het jaar al heeft betaald.

11. Aanzegvergoeding

Als je de aanzegtermijn niet nakomt, dan ben je aan de werknemer een aanzegvergoeding verschuldigd, ook wel bekend als de aanzegboete. Tot twee maanden na de einddatum van het tijdelijke contract kan de werknemer een beroep doen op deze vergoeding.

Voorbeeld eindafrekening bij ontslag werknemer

Hoe ziet de eindafrekening eruit? Het is gewoonweg een uitgebreide loonstrook met wat meer onderdelen. Je zou nog een brief kunnen toevoegen met een toelichting voor je werknemer. Als je dus een eindafrekening gaat maken kun je de loonstrook als basis nemen en alle kostenposten die hierboven staan toevoegen.

Gebruik een voorbeeld loonstrook en voeg de extra kostenposten toe.

Rechtsbijstand­verzekering

De kans op een conflict is altijd aanwezig en juridische bijstand kan behoorlijk in de papieren lopen. Met een rechtsbijstand­verzekering ben je als ondernemer verzekerd van juridische hulp.

Beperk je risico's

5 vragen over de eindafrekening

• Wat is een eindafrekening?

  De eindafrekening is de laatste financiële afrekening met je vertrekkende werknemer. Je betaalt hem de zaken uit waar hij nog recht op heeft. Heeft je werknemer nog schulden bij jou, dan worden die hiermee verrekend.

• Wanneer maak ik een eindafrekening?

  In de wet staat niet duidelijk omschreven op welk moment je de eindafrekening moet opstellen en uitbetalen. Veel werkgevers doen dit bij de betaling van het laatste loon, maar dit is niet verplicht. Je mag de eindafrekening tot een maand na afloop van het dienstverband regelen.

• Wat staat er in een eindafrekening?

  Dat hangt af van de gemaakte afspraken in het arbeidscontract van de betrokken werknemer. Het gaat vaak om: loon, vakantiedagen, vakantiebijslag, een dertiende maand, bonus en provisie, ontslagvergoeding, onkostendeclaraties, vergoeding van juridische kosten, te verrekenen schulden en overname leaseauto.

• Waar moet ik nog meer rekening mee houden?

  Houd goed in de gaten op welke posten in de eindafrekening je nog loonheffingen moet inhouden. En betaal de transitievergoeding op tijd.

• Hoe kan ik problemen achteraf voorkomen?

  Informeer je werknemer zo goed mogelijk over de eindafrekening. Doe dit op tijd, bij voorkeur al voordat het dienstverband eindigt. Neem even de tijd om duidelijk af te spreken wat er bij de eindafrekening uitbetaald en verrekend zal worden.