Bijzonder verlof geven, wanneer?

Bijzonder verlof, wat is het?

De meeste vormen van verlof zijn met duidelijke regels in de wet vastgelegd. Dat geldt niet voor bijzonder verlof, ook wel buitengewoon verlof genoemd.

Bijzonder verlof verplicht?

Bijzonder verlof staat dus niet in de wet. Toch kan het voor jouw bedrijf verplicht zijn om verlof te geven in bepaalde situaties. Er zijn twee mogelijkheden:

1. Verlofregels in je cao

   Valt jouw bedrijf onder een cao? Dan kun je in de cao precies nazoeken wanneer en – in specifieke gevallen – hoe lang je jouw werknemers bijzonder verlof moet geven. Je leest ook wanneer je een verzoek om verlof kunt weigeren.
   
   De cao-partijen (werkgevers en werknemers) bepalen onderling in welke gevallen werknemers recht hebben op verlof en in welke gevallen niet. Ook maken ze afspraken of het loon wordt doorbetaald tijdens bijzonder verlof.

2. Verlofregels in jouw bedrijf

   Misschien is er voor jouw bedrijf geen (verplichte) cao. In dat geval mag je zelf afspraken maken met je personeel over verlof. Deze afspraken leg je vast in de arbeids­overeenkomsten en/of in het personeels­handboek voor alle werknemers.
   
   Maak de afspraken zo concreet en transparant mogelijk, zodat er later geen misverstanden kunnen ontstaan. Gebruik als startpunt de opsomming van soorten buitengewoon verlof hieronder.

Bijzonder verlof, 8 soorten

Check zelf altijd je eigen cao of personeels­handboek om te zien of een verlofsoort ook voor jouw bedrijf geldt. In welke gevallen geef je bijzonder verlof? Bekijk 8 mogelijke situaties:

1. Bijzonder verlof huwelijk

Als je werknemer zelf gaat trouwen is het gepast hem een aantal dagen vrij te geven. In de praktijk krijgen werknemers voor hun eigen huwelijk meestal zo’n twee tot vier dagen buitengewoon verlof.

Dit geldt ook bij een geregistreerd partnerschap.

Verlof bij ondertrouw?

Voorheen kregen werknemers vaak ook een dag verlof voor ondertrouw. Het melden van een voorgenomen huwelijk gaat nu bij de meeste gemeentes via een digitaal formulier: de huwelijksaangifte. Je werknemer hoeft dus niet meer fysiek naar het gemeentehuis en daarom is er bij veel bedrijven geen verlof meer voor ondertrouw.

2. Bijzonder verlof huwelijk familielid

Als een naast familielid van je werknemer gaat trouwen, dan wil je werknemer daar natuurlijk graag bij zijn. Dat kan meestal ook, want veel cao's voorzien in één vrije dag bij het huwelijk van een familielid in de 1e of 2e graad.

Bijvoorbeeld het huwelijk van een zoon, dochter, broer of zus. Voorwaarde is wel dat je werknemer zelf aanwezig is op de bruiloft.

Bloedverwantschap en aanverwantschap

Vaak wordt er gesproken over bloedverwanten en aanverwanten. De regels voor bloedverwantschap en aanverwantschap zijn lastig. De basis is: 

• Familieleden in de 1e graad zijn: ouders, schoonouders, kinderen en stiefkinderen.
• Familieleden in de 2e graad zijn: grootouders, kleinkinderen, broers, zussen, zwagers en schoonzussen.

Ooms en tantes zijn familieleden in de 3e graad. Als zij trouwen, hoef je je werknemer dus geen vrij te geven voor het bijwonen van het huwelijk. Deze regels gelden ook bij een geregistreerd partnerschap van ooms en tantes.

Waarom het Anw-pensioen?

Als een werknemer overlijdt, blijft hun familie vaak met lege handen achter. Met het Anw-pensioen bied je jouw werknemers, hun gezinnen en jezelf een oplossing.

Ga voor zekerheid

3. Bijzonder verlof overlijden

Overlijdt een naast familielid van een werknemer, dan wil je de werknemer natuurlijk in de gelegenheid stellen afscheid te nemen van de overledene.

Hoeveel dagen bijzonder verlof bij overlijden?

Dit zijn de regels in veel cao's voor bijzonder verlof bij overlijden:

• Echtgenoot/partner en bloed- of aanverwanten in de 1e graad: vier dagen verlof (vanaf de dag van overlijden tot en met de dag van de begrafenis/crematie). Bijvoorbeeld ook bij het overlijden van een vader of moeder.
• Bloed- of aanverwanten in de 2e graad: twee dagen verlof (de dag van overlijden en de dag van begrafenis/crematie). Bijvoorbeeld bij het overlijden van een oma of opa.
• Bloed- en aanverwanten in de 3e en 4e graad: één dag verlof (de dag van de begrafenis/crematie).

Laat je hart spreken en hanteer deze regels niet te strikt. Als een werknemer zijn beste vriend verliest en afscheid wil nemen, geef hem dan een dag vrij. Zo laat je zien dat je een goede werkgever bent.

Calamiteitenverlof bij overlijden

Als een huisgenoot of een direct familielid overlijdt, kan het zijn dat je werknemer recht heeft op calamiteitenverlof. Bijvoorbeeld omdat hij de enige in de familie is die de nodige zaken rond het overlijden kan regelen. Het calamiteitenverlof kan weer overgaan in bijzonder verlof.

Calamiteitenverlof kan ook worden ingezet voor kortdurende zorg voor familieleden. Gaat het om een langere zorgperiode? Dan is er een regeling voor wettelijk zorgverlof. Per jaar (12 maanden) kan een werknemer maximaal zes weken zorgverlof krijgen, te verdelen over 18 weken.

Rouwverlof geven

Het kan zijn dat je werknemer meer tijd nodig heeft om te rouwen na het verlies van een dierbare. Geef hem die ruimte. Je kunt extra rouwverlof geven, waarbij je het loon volledig doorbetaald. Rouwverlof is nog niet wettelijk geregeld.

In sommige cao's staan wel bepalingen voor rouwverlof, bijvoorbeeld 2 weken verlof na het overlijden van een direct familielid. Als er geen cao voor jouw bedrijf is, mag je zelf afspraken maken met je werknemer over rouwverlof.

Hoe regel je dit zo goed mogelijk? Lees meer over rouwverlof en rouwbegeleiding.

4. Verlof bij jubileum werknemer

Viert een werknemer zijn zilveren of gouden bruiloft? Of is iemand alweer 25 jaar bij je in dienst? Ook bij dit soort feestelijke gelegenheden past het om de werknemer in kwestie buitengewoon verlof te geven. Dit zijn de regels in veel cao's:

• Eigen huwelijksjubileum (25 of 40 jaar): één vrije dag.
• Huwelijksjubileum ouders, schoonouders of pleegouders (25, 40, 50, 60 jaar): één vrije dag.
• Dienstjubileum: één tot drie dagen vrij, afhankelijk van hoe lang de werknemer in dienst is.

Feliciteer je werknemer

Laat zien dat je een goede werkgever bent. Stuur of geef je werknemer een bloemetje of een cadeau. Dit kun je vaak voordelig doen binnen de werkkostenregeling (WKR).

5. Bijzonder verlof bij verhuizing

Werknemers die willen verhuizen, hebben in veel gevallen ook recht op buitengewoon verlof. De meeste cao’s voorzien in twee vrije dagen voor het regelen en uitvoeren van een verhuizing.

6. Verlof bij sollicitatie?

Heeft een werknemer een sollicitatiegesprek tijdens werktijd ingepland? Dan zal hij hiervoor normaal gesproken vakantie-uren moeten opnemen.

In sommige cao's staat vermeld dat solliciteren onder de regeling voor bijzonder verlof valt. Controleer dit dus in de cao voor jouw branche.

7. Verlof voor doktersbezoek

Je werknemers hebben geen onvoorwaardelijk recht op bezoek aan een arts of tandarts. In de meeste cao's is daarom afgesproken dat werknemers moeten proberen dit zo veel mogelijk buiten werktijd te plannen.

Is dat niet mogelijk, dan komt het er in de praktijk meestal op neer dat werknemers alsnog bijzonder verlof mogen opnemen.

Werknemer zwanger?

Zwangere werknemers hebben altijd het recht om onder werktijd een afspraak te maken voor een zwangerschapscontrole. Je moet in dat geval het loon doorbetalen, zowel voor de duur van het onderzoek als voor de reistijd. Dit is geregeld in de Arbeidstijdenwet.

Verder heeft je zwangere werknemer ook recht op zwangerschapsverlof (4 tot 6 weken), bevallingsverlof (10 tot 12 weken) en ouderschapsverlof (26 weken).

Werknemer ziek?

Is je werknemer ziek en kan hij daardoor niet werken? Dan gelden de regels van verzuim. Hij moet zich ziek melden. Je volgt hierbij de regels uit het verzuim­protocol van je bedrijf en je betaalt zijn loon door.

Lees meer over de regels van loondoorbetaling bij ziekte.

8. Verlof voor studie / examen

Heb je werknemers die een werkgerelateerde training of opleiding volgen? En moeten zij daarvoor binnenkort een examen afleggen?

Het is gebruikelijk dat zij dan bijzonder of buitengewoon verlof krijgen voor de dag waarop het examen plaatsvindt. Maar het getuigt van goed werkgeverschap als je hun ook nog vrij geeft voor (een deel van) de uren die ze nodig hebben om voor het examen te leren.

Wijzigingen over verlofvormen in je inbox

Ben je benieuwd naar toekomstige wetswijzigingen over verlof? Schrijf je in voor de wekelijkse nieuwsbrief.

Loon tijdens bijzonder verlof

De meeste werkgevers betalen het loon volledig door tijdens bijzonder verlof. Vooral als het om een paar dagen verlof gaat. Ook hier gelden allereerst de afspraken in de cao voor je branche.

Als er geen cao van toepassing is, mag je zelf afspraken maken met je werknemers over betaald bijzonder verlof. De afspraken leg je vast in een personeels­handboek, bedrijfsreglement of in de individuele arbeids­overeenkomsten.

In bepaalde gevallen kun je onbetaald verlof geven. Zeker als het gaat om een langere periode. Maak hierover afspraken met je werknemer.

Bijzonder verlof bijhouden

Het is verstandig om alle vakantie- en verlofdagen van je werknemers bij te houden. Dan weet je precies hoeveel dagen ze vrij zijn. Zorg dus voor een goede verlofregistratie.

Ben jij aantrekkelijk?

Hoe zorg je dat personeel gemotiveerd blijft? Laat zien dat je een goede werkgever bent. Met deze gratis test ontdek je of jij klaar bent voor nieuw personeel.

Start checklist

Vragen over bijzonder verlof

• Wat is bijzonder verlof?

  De meeste vormen van verlof zijn met duidelijke regels in de wet vastgelegd. Bijzonder verlof, ook wel buitengewoon verlof genoemd, staat niet in de wet. Toch kan het voor jouw bedrijf verplicht zijn om bijzonder verlof te geven.

• Wanneer is bijzonder verlof verplicht? 

  Als jouw bedrijf onder een (verplichte) cao valt, kan bijzonder verlof verplicht zijn. Als je bedrijf geen cao heeft mag je hierover zelf afspraken maken met je personeel. De afspraken leg je vast in de arbeids­overeenkomst met je werknemer of in het personeels­handboek voor al je werknemers.

• Hoeveel loon tijdens bijzonder verlof doorbetalen?

  Tijdens bijzonder of buitengewoon verlof moet je het volledige loon doorbetalen als dit is afgesproken in een cao, personeels­handboek of individuele arbeids­overeenkomst. Als er nog geen afspraken zijn vastgelegd is het slim dit alsnog te doen. Je kunt ervoor kiezen om in bepaalde gevallen onbetaald verlof te geven.

• Wat zijn redenen voor bijzonder verlof?

  Je kunt bijzonder verlof geven bij ondertrouw, een eigen huwelijk, huwelijk van een familielid (1e en 2e graads), overlijden, jubilea, verhuizing, sollicitatie, doktersbezoek en vanwege een toets of examen (bijzonder verlof school).

• Wanneer geef ik onbetaald verlof?

  Naast bijzonder of buitengewoon verlof heb je de keuze om onbetaald verlof te geven voor andere redenen. Twee vormen van onbetaald verlof zijn wettelijk verplicht, namelijk ouderschapverlof en langdurend zorgverlof. Andere afspraken kun je zelf vastleggen.