Onbetaald verlof geven, dit zijn de regels

Wat is onbetaald verlof?

Als ondernemer kun je te maken krijgen met uiteenlopende vormen van verlof. Zo heeft je personeel het recht om gebruik te maken van diverse regelingen voor betaald verlof.

Denk bij betaald verlof bijvoorbeeld aan vakantiedagen, zwangerschapsverlof en calamiteitenverlof. Naast dit betaalde verlof bestaan er ook verschillende vormen van onbetaald verlof.

Definitie onbetaald verlof

Van onbetaald verlof is sprake als een werknemer gedurende een langere periode niet (of minder) werkt en daarom ook geen (of minder) loon ontvangt.

Werknemers gebruiken deze vorm van verlof bijvoorbeeld om meer tijd te kunnen besteden aan de opvoeding van hun kinderen. Of om langere tijd voor een ziek familielid te zorgen.

Anderen nemen onbetaald vrij als zij er een tijdje tussenuit willen. Bijvoorbeeld om tot rust te komen, een studie te doen of een lange reis te maken. Je werknemer kan ook een sabbatical (sabbatsjaar) nemen. Dat is een periode van buitengewoon onbetaald verlof.

Onbetaald verlof aanvragen

In principe mogen al je werknemers een periode van onbetaald verlof aanvragen. Of je dit wel of niet mag weigeren, hangt af van de vraag waarom een werknemer een tijdje onbetaald vrij wil nemen.

Wettelijk recht

In sommige gevallen kan een werknemer wettelijk recht hebben op onbetaald verlof.

Krijg grip op personeels­kosten

Lees het gratis whitepaper met daarin de waarde van personeel, alle personeels­kosten op een rij en 5 manieren om te besparen.

Download gratis PDF

Wettelijk recht op onbetaald verlof

De Wet arbeid en zorg (WAZO) voorziet in twee vormen van onbetaald verlof waarop werknemers wettelijk recht hebben, namelijk ouderschapverlof en langdurend zorgverlof.

Als een werknemer een verzoek hiervoor indient, moet je dat in principe accepteren. Weigeren mag alleen als je kunt aantonen dat er zwaarwegende bedrijfsbelangen zijn om de werknemer te verplichten aan het werk te blijven.

Cao-afspraken over betaald of onbetaald verlof

In de wet is geregeld dat een werknemer die gebruikmaakt van zijn recht op langdurend zorgverlof geen loon ontvangt. Voor ouders is er inmiddels deels betaald ouderschapsverlof.

Soms staan in de arbeids­overeenkomst of een verplichte cao afspraken over (gedeeltelijke) doorbetaling van het salaris tijdens bepaalde vormen van verlof. Check dus altijd wat de geldende afspraken zijn binnen jouw bedrijf(stak).

Ouderschapsverlof

Bij (met name) ouderschapsverlof nemen werknemers vaak voor een deel van de werktijd extra onbetaald verlof op, bijvoorbeeld één dag per week. In dat geval krijgen zij de gewerkte uren uiteraard wel uitbetaald.

Bekijk de wettelijke regelingen voor betaald ouderschapsverlof en welke vergoeding je daarvoor kunt krijgen.

Andere vormen van onbetaald verlof

Voor andere dan de hierboven genoemde vormen van onbetaald verlof bestaat geen wettelijke basis. Wil een werknemer bijvoorbeeld vrij nemen voor een wereldreis, een opleiding of een sabbatical, dan ben je niet verplicht hem vrij te geven.

De enige uitzondering hierop kan zijn dat in de cao voor jouw bedrijfstak afwijkende afspraken staan over het recht op onbetaald verlof.

Goed werkgeverschap

Wil je voldoen aan de eisen van goed werkgeverschap? Dan moet je een verzoek om onbetaald verlof altijd serieus overwegen. Als je na het afwegen van de voor- en nadelen besluit je werknemer geen vrij te geven, onderbouw je beslissing dan met een duidelijke en begrijpelijke motivatie. Dit helpt om de verhouding goed te houden.

Het afwijzen van een verzoek om onbetaald verlof kan ertoe leiden dat je werknemer ontslag neemt. Wees daarom heel zorgvuldig in je afwegingen.

Bijzonder verlof

Wil je werknemer vrij vanwege een bruiloft, een begrafenis, verhuizing, jubileum of doktersbezoek? Dan kun je ervoor kiezen hem bijzonder verlof te geven. Bijzonder verlof staat niet in de wet.

Toch kan het voor jouw bedrijf verplicht zijn om verlof te geven. Er kunnen bepalingen in je cao staan of je kunt zelf regels vastleggen in een personeels­handboek of in het arbeidscontract.

Hoeveel vrije dagen is gebruikelijk? En is dit verlof betaald of onbetaald? Lees meer over bijzonder verlof.

Rouwverlof

Voor rouwverlof is er nog geen wettelijke regeling. Je kunt er als werkgever voor kiezen om je werknemer toch vrij te geven na het verlies van een familielid of goede vriend. Daarvoor kun je ook een eigen regeling invoeren. Neem die regels op in je personeels­handboek of in de arbeids­overeenkomst.

Onbetaald verlof bij ziekte

Wat als een werknemer tijdelijk zijn zieke kinderen moet opvangen of voor andere familieleden moet zorgen? 

Je mag een werknemer dan niet verplichten om vakantie of onbetaald verlof op te nemen, behalve als dit in zijn contract of in de cao voor jouw bedrijf staat. Wat kun je wel doen?

Verlof bij calamiteiten en zorg

1. Je kunt in eerste instantie calamiteitenverlof of kortdurend zorgverlof geven van maximaal twee weken. Je betaalt minimaal 70 procent van het loon door.
2. Als de situatie dit vereist kan je werknemer ook een beroep doen op langdurend zorgverlof van maximaal zes weken. Je hoeft geen loon te betalen over deze uren.

Geef je werknemer in ieder geval de tijd om voor opvang te zorgen. Maak in overleg met je werknemer afspraken hierover en leg ze vast.

Geef je werknemers ook de kans extra verlof op te nemen voor mantelzorg en na het overlijden van een dierbare. Maak afspraken over betaald en onbetaald rouwverlof en mantelzorgverlof.

Aandachtspunten bij onbetaald verlof

Ga je wel akkoord met de verlofaanvraag van je werknemer, zet dan in onderling overleg een aantal duidelijke afspraken op papier. Betrek daarbij ook de volgende aandachtspunten.

1. Vervanging

Zorg, als dat nodig is, voor vervanging van je werknemer, bij voorkeur voor aanvang van het verlof. Zo kan hij zijn vervanger inwerken en zijn werkzaamheden op een goede manier overdragen.

2. Duur

Spreek duidelijk af hoelang je werknemer onbetaald verlof mag opnemen. In principe kan dit onbeperkt zijn, maar in de praktijk geldt een periode van 18 maanden als maximum.

Neemt een werknemer langer onbetaald vrij, dan heeft dit namelijk gevolgen voor zijn rechten in verband met de Ziektewet, de Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen (WIA) en/of de Werkloosheidswet (WW).

3. Loon

Je werknemer heeft tijdens de verlofperiode geen recht op salaris. Bij gedeeltelijk verlof betaal je hem natuurlijk wel loon voor de uren die hij werkt.

Wijs hem erop dat een lager of geen loon gevolgen kan hebben voor de hoogte van een mogelijke huurtoeslag, kinderopvangtoeslag of studiefinanciering.

4. Arbeidsvoorwaarden

Ga na welke secundaire arbeidsvoorwaarden je werknemer heeft en spreek af welke er blijven gelden tijdens de verlofperiode.

• Mag hij de smartphone van de zaak blijven gebruiken?
• Hoe zit het met zijn leaseauto?
• Blijft hij in de collectieve ziektekosten­verzekering?

Adviseer je medewerker ook zijn eigen verzekeringen te checken. Zeker als hij (deels) zzp'er is.

• Hoe zit het bijvoorbeeld met de dekking van een eventuele aanvullende arbeidsongeschiktheids­verzekering?

5. Vakantiedagen

Een werknemer die onbetaald vrij neemt, bouwt geen vakantiedagen op. De vakantiedagen die hij nog heeft staan, mag hij opnemen tijdens het verlof. In dat geval moet je ze aan hem uitbetalen.

Pas als het verlof eindigt en de werknemer weer aan de slag gaat, bouwt hij opnieuw vakantiedagen op.

Er is één uitzondering: als een werknemer langdurend zorgverlof opneemt, gaat de opbouw van vakantiedagen gewoon door.

6. Pensioenopbouw

Tijdens de verlofperiode hoef je geen pensioenpremie af te dragen over de uren die je werknemer niet werkt. Dit betekent dat je werknemer tijdelijk geen of minder pensioen opbouwt.

Het staat je wel vrij andere afspraken te maken. Bij veel pensioenfondsen kunnen werknemers die onbetaald vrij nemen bijvoorbeeld zelf hun premie blijven betalen. Ze dragen dan zowel het werknemersdeel als het werkgeversdeel af.

7. Ziekte

Een werknemer die onbetaald vrij neemt, blijft verzekerd voor ziektekosten. Heeft hij tijdens de verlofperiode helemaal geen inkomsten, dan hoef je de inkomensafhankelijke bijdrage Zorg­verzekeringswet niet af te dragen. Je werknemer moet wel zijn eigen zorgpremie blijven betalen.

Loondoorbetaling tijdens ziekte

Als je werknemer ziek wordt tijdens het verlof, heeft hij geen recht op loondoorbetaling bij ziekte. Is hij nog ziek als het verlof afloopt, dan geldt de eerste werkdag als eerste ziektedag en moet je beginnen met de loondoorbetaling.

Als je wilt, kun je met je werknemer afspreken dat hij zijn verlof mag afbreken als hij ziek wordt. In dat geval moet je direct beginnen met de loondoorbetaling. Daarnaast kan je werknemer ervoor kiezen bij het UWV een vrijwillige Ziektewet-verzekering af te sluiten.

8. Ontslag

Tijdens het onbetaalde verlof loopt de arbeids­overeenkomst gewoon door. Dit betekent dat ook de ontslagbescherming van kracht blijft. Je bent als werkgever dus gebonden aan de wettelijke regels van het ontslagrecht.

WW-uitkering

Als het tijdens het verlof toch noodzakelijk blijkt om je werknemer te ontslaan, dan heeft hij recht op een WW-uitkering die is gebaseerd op het loon van voor de verlofperiode.

Het verlof heeft dus geen invloed op de hoogte en de duur van de WW-uitkering. Voorwaarde is wel dat het verlof niet langer dan 18 maanden heeft geduurd.

Je mag een werknemer niet ontslaan vanwege het feit dat hij ouderschaps- of zorgverlof opneemt. Hij heeft namelijk wettelijk recht op deze vormen van verlof.

Vragen over onbetaald verlof

• Wat is onbetaald verlof?

  Van onbetaald verlof is sprake als een werknemer gedurende een langere periode niet (of minder) werkt en daarom ook geen (of minder) loon ontvangt. 

• Wanneer geef ik onbetaald verlof?

  De wet voorziet in twee vormen van onbetaald verlof waarop werknemers wettelijk recht hebben, namelijk ouderschapverlof en langdurend zorgverlof. Voor andere dan de hiervoor genoemde vormen van onbetaald verlof bestaat geen wettelijke basis. Over een sabbatical kun je zelf afspraken maken met je werknemer. 

• Hoe geef ik onbetaald verlof?

  Zet in onderling overleg een aantal duidelijke afspraken op papier. Denk aan de volgende aandachtspunten: vervanging, periode, loon, arbeidsvoorwaarden, vakantiedagen, pensioenopbouw, ziekte en ontslag.

• Kan ik onbetaald verlof intrekken?

  Nee, als het onbetaalde verlof eenmaal is ingegaan, kun je het niet meer intrekken. Zorg dus dat je zeker weet dat je je werknemer voor langere tijd kunt missen.

• Wat is een alternatief voor onbetaald verlof?

  Je kunt met je werknemer afspreken dat je de arbeids­overeenkomst per direct beëindigt en dat hij na zijn verlof direct weer een nieuw arbeidscontract krijgt. Zet de afspraken zwart op wit, door jullie beiden ondertekend.

• Hoe kan ik onduidelijkheden rondom verlof wegnemen?

  Die kun je wegnemen door het opstellen van een eigen verlofbeleid. Die kun je maken in samenspraak met je werknemers, bijvoorbeeld via een ondernemingsraad of personeels­vertegenwoordiging. Zo weten alle partijen waar ze aan toe zijn.

Heb je personeel in dienst?

Dat is goed nieuws, want daarmee bouw je aan de continuïteit van je bedrijf. Met dit pakket aan personeels­­verzekeringen dek je de risico’s af en zorg je goed voor je personeel.

Zo beperk je risico's