10 blunders bij ontslag, zo voorkom je ze

1. Ontslaan zonder vergunning

Als je iemand wilt ontslaan wegens langdurige arbeidsongeschiktheid (> 2 jaar) of om bedrijfseconomische redenen, moet je een ontslagvergunning aanvragen bij het UWV.

Wacht met het versturen van je ontslagbrief tot je deze vergunning hebt ontvangen. Doe je dit niet, dan is het ontslag niet geldig en kan je werknemer bij de rechter een schadevergoeding eisen.

Binnen zes weken ontslag aanzeggen

Dit kost je zeker drie maandsalarissen, maar meestal meer. Als je de vergunning van het UWV hebt ontvangen, moet je de werknemer binnen zes weken ontslag aanzeggen. Na die termijn verloopt de vergunning.

Voor alle andere ontslagredenen dan de hierboven genoemde, bijvoorbeeld slecht functioneren of een conflict, moet je naar de kantonrechter om het arbeidscontract te laten ontbinden.

Ontslag tijdens ziekte?

Lees meer details over ontslag tijdens ziekte in het artikel: Zieke werknemer ontslaan, mag dat?

2. Onvolledig ontslagdossier

Wil je een slecht functionerende werknemer ontslaan, ga dan niet te haastig te werk. De kantonrechter wil namelijk bewijs zien dat je werknemer zijn werk niet goed doet.

Kun je geen bewijzen leveren, dan kan dit je duur komen te staan. De rechter kan het ontslag bijvoorbeeld afwijzen. Groter is de kans dat hij het arbeidscontract alsnog ontbindt en jou een hogere transitievergoeding laat betalen.

Werk aan een volleddig ontslagdossier

Voorkom dit door op tijd te starten met de opbouw van een ontslagdossier. Daarin verzamel je zo veel mogelijk schriftelijke of digitale bewijzen waaruit het disfunctioneren of het wangedrag van je werknemer blijkt.

Dit kunnen verslagen zijn van functionerings - of beoordelingsgesprekken, klachten of officiële waarschuwingen aan het adres van de werknemer, maar ook e-mails of WhatsApp-berichten.

Uit het dossier moet blijken dat je je werknemer hebt geholpen zijn functioneren te verbeteren, bijvoorbeeld met een verbetertraject. Anders loop je het risico dat de rechter het ontslag toch afwijst.

Gebruik altijd formulieren bij officiële gesprekken, zoals deze gratis voorbeelden:

• Formulier functioneringsgesprek
• Beoordelingsformulier

3. Fouten in de ontslagbrief

Ontsla je een werknemer, zorg er dan voor dat je de arbeids­overeenkomst op een formele manier beëindigt. Dit doe je door hem een ontslagbrief te sturen. Afhankelijk van de ontslagreden heb je een bepaald soort brief nodig. Het ontslag moet namelijk voldoen aan de voorwaarden die ervoor gelden.

Advocaat of jurist

Het is daarom verstandig om je te laten adviseren door een advocaat of een jurist. Een juridisch expert kan erop toezien dat je ontslagbrief geen fouten bevat en aan alle eisen voldoet.

Stuur een ontslagbrief zowel per aangetekende post als per mail. Zo kan er later geen discussie ontstaan over de vraag of je werknemer de brief wel of niet heeft ontvangen.

4. Ongeldige proeftijd

Als een werknemer nog in zijn proeftijd zit, kun je hem makkelijker ontslaan. Je hebt dan geen toestemming nodig van de rechter of het UWV, er geldt geen opzegtermijn en je hoeft geen transitievergoeding te betalen.

Maar pas op: als je met een werknemer een proeftijd afspreekt, zorg dan dat deze voldoet aan de wettelijke voorwaarden. Zo niet, dan is de proeftijd niet rechtsgeldig. Dan mag je iemand niet zomaar ontslaan.

Een fout die je moet vermijden is bijvoorbeeld dat jij en je werknemer de proeftijd wel mondeling afspreken, maar niet op papier zetten. Spreek ook geen proeftijden af die langer zijn dan wettelijk is toegestaan.

Geen proeftijd voor een tweede keer

En geef werknemers bij de verlenging van hun contract niet voor de tweede keer een proeftijd. In al deze gevallen zal een rechter het ontslag niet goedkeuren en jou waarschijnlijk verplichten je werknemer in dienst te houden of hem een afkoopsom te betalen.

Welke verzekeringen heb ik nodig?

Lees in ons gratis whitepaper tips van ondernemers, doe je eigen risico-checklist en ontdek de top 5 verzekeringen per branche.

Download gratis PDF

5. Negeren opzegtermijn

Houd je bij ontslag van een werknemer altijd aan de opzegtermijn. De lengte van de opzegtermijn is voor jou als werkgever altijd afhankelijk van de duur van het arbeidscontract.

Bij een contractduur tussen de vijf en de tien jaar heb je bijvoorbeeld een opzegtermijn van twee maanden. Je kunt je werknemer dan niet met ingang van één maand ontslaan.

Zelfs als je wel de twee maanden opzegtermijn in acht neemt, maar de werknemer na één maand wegstuurt omdat je zijn vervanger al aan het werk wilt zetten, is het ontslag niet rechtsgeldig.

6. Ontslag bij opeenvolgende contracten

De zogeheten ketenbepaling schrijf voor dat je een werknemer in drie jaar tijd drie opeenvolgende contracten mag geven. Daarna heeft hij recht op een vast contract, tenzij jij het contract op tijd opzegt.

Doe je dat niet en verschijnt je werknemer een dag na afloop van zijn contract weer op het werk? Dan gaat zijn tijdelijke contract geruisloos over in een vast contract en zit je aan hem vast. Voorkom deze fout door goed bij te houden wanneer arbeidscontracten aflopen en ze op tijd te beëindigen.

Seintje bij aflopend contract

Zorg ervoor dat je een melding krijgt als een contract gaat aflopen. Dit kun je bijvoorbeeld regelen in je digitale agenda, via een softwarepakket of app voor loonadministratie.

7. Onterecht ontslag op staande voet 

Van alle vormen van ontslag brengt ontslag op staande voet de meeste risico's met zich mee. Het komt vaak voor dat de rechter het ontslag terugdraait, omdat een werkgever in de fout gaat en onjuiste redenen voor het ontslag hanteert.

Zo’n blunder wil je niet maken, want de kans is groot dat je alsnog een flinke afkoopsom betaalt om van je werknemer af te komen, of hem terug in dienst moet nemen.

Dringende reden nodig

Bij ontslag op staande voet moet je altijd een dringende reden hebben om de arbeids­overeenkomst niet te laten voortduren.

Een woede-uitbarsting of heftige woordenwisseling is niet dringend genoeg. Diefstal, sabotage, mishandeling of bedreiging is wel een goede reden voor ontslag op staande voet.

Je moet de reden kort na het voorval meedelen aan de werknemer en hem ook vrijwel meteen daarna ontslaan. Wacht je een paar dagen, dan zal de rechter oordelen dat het ontslag blijkbaar niet dringend genoeg was.

Vraag altijd om juridisch advies als je twijfelt of sprake is van een dringende reden voor ontslag op staande voet.

8. Overtreding van de opzegverboden

Er is een lange lijst met opzegverboden voor groepen werknemers in bepaalde situaties. Dat betekent dat je het arbeidscontract in die gevallen niet mag beëindigen.

Werkgevers maken hier vaak fouten mee, vooral met de opzegverboden die gelden voor zieke en zwangere werknemers.

Opzegverbod bij ziekte en zwangerschap

Zo mag je de arbeids­overeenkomst met een zieke werknemer niet opzeggen tijdens de eerste twee jaar (104 weken) van zijn ziekte of arbeidsongeschiktheid.

Die ontslagbescherming is er ook voor (aanstaande) moeders, zowel tijdens de zwangerschap als daarna, tot zes weken na het zwangerschapsverlof.

Probeer je een werknemer in deze omstandigheden toch te ontslaan, dan betaal je veel administratie- en/of proceskosten voor een zaak die je bij voorbaat al gaat verliezen. Niet doen, dus.

In een aantal bijzondere gevallen is het wel toegestaan om een zieke werknemer te ontslaan.

9. Een werknemer houden aan zijn mondelinge ontslagname

Stel, je hebt onenigheid met een van je werknemers en hij roept in een opwelling dat hij ontslag neemt. Jij vindt dat prima, want je speelde toch al met het idee hem te ontslaan. De week daarna laat je weten dat je hem aan zijn toezegging zult houden.

Mag dat? Nee, dat mag niet. Een werknemer kan niet mondeling ontslag nemen, dat is niet rechtsgeldig. Hij kan er namelijk altijd later op terugkomen en zo het ontslag ongedaan maken.

Bevestig het verslag

Wat je in dit geval wel kunt doen, is je werknemer vragen hierover een korte verklaring op papier te zetten, die hij uit vrije wil ondertekent. Wijs hem daarbij op de gevolgen van het ontslag (bijvoorbeeld geen recht op een transitievergoeding en WW-uitkering) en zet zelf ook je handtekening onder het document.

10. Onjuiste toepassing van het afspiegelingsbeginsel

Collectief ontslag wegens bedrijfseconomische redenen is nooit leuk. Maar soms moet je wel reorganiseren om je bedrijf weer gezond te maken. Het is dan aantrekkelijk om het kaf van het koren te scheiden en alleen met je beste en meest loyale werknemers verder te gaan.

Maar dat mag niet: het UWV eist van jou dat je de werknemers selecteert volgens het afspiegelingsbeginsel.

Het is niet verstandig om deze eis te negeren, omdat je dan zeker weet dat het UWV de ontslagaanvragen niet in behandeling zal nemen. Met als gevolg dat je helemaal niemand kunt ontslaan of alleen van je werknemers afscheid kunt nemen door hoge ontslagvergoedingen te betalen.

Blunders bij ontslag voorkomen

Benut ook deze 4 tips om blunders bij ontslag te voorkomen:

• Tip 1
  Verklein de kans op hoge ontslagkosten: vraag bij een voorgenomen ontslag altijd om juridisch advies. De financiële gevolgen van ontslagblunders kunnen namelijk groot zijn.

• Tip 2
  Houd er rekening mee dat je in veel gevallen een transitievergoeding moet betalen als je een werknemer ontslaat. Ook dat kan flink in de papieren lopen.

• Tip 3
  Sommige cao’s bevatten aanvullende regels voor zaken die het ontslag van werknemers betreffen. Check vooraf of dit ook geldt voor de cao van jouw bedrijfstak.

• Tip 4
  De term ontslagvergoeding gaat over meer dan alleen de uitbetaling van de transitievergoeding. Wat is een ontslagvergoeding? Een uitleg voor werkgevers.

Ken jij de risico's al?

Jouw bedrijf is goud waard, voorkom uitglijders. Ontdek de gevaren in de horeca, bouw, detailhandel, groothandel, persoonlijke of zakelijke dienst­verlening en beperk je risico's.

Ga voor zekerheid