Gedragscode maken voor je personeel, zo doe je dat

Definitie gedragscode

Een gedragscode is een beschrijving van het gewenste gedrag binnen je bedrijf. Je gebruikt het om eventuele problemen te voorkomen. In een gedragscode leg je vast hoe je verwacht dat medewerkers omgaan met collega’s, klanten en eigendommen van het bedrijf. Deze gedragsregels zet je op een rij.

Sommige ondernemers vinden dat betuttelend. Maar als de regels en normen voor iedereen duidelijk zijn, voorkom je discussies over wat er wel en niet door de beugel kan. Deze duidelijkheid komt de sfeer op de werkvloer ten goede.

Gedragscode delen met personeel

Je werknemers een lijstje met regels geven is niet genoeg. Je moet de regels namelijk ook duidelijk bekend maken, inclusief de nodige toelichting.

Zo oordeelde de Nijmeegse kantonrechter in een rechtszaak dat de invoering van een gedragscode gepaard moet gaan met ‘een training of andere vorm van mondelinge kennisoverdracht’.

Er is dus een uitleg nodig van het gewenste gedrag. Het is nog beter om de gedragscode (ook) te laten ondertekenen door je werknemers. Dan zijn de regels ook rechtsgeldig.

De gedragscode kun je opnemen in je personeels­handboek. Zo voorkom je dat het een los document wordt dat na een tijd weer vergeten wordt. Verwijs in je arbeidscontracten ook naar de gedragsregels in het personeels­handboek.

Sancties in de gedragscode

Wanneer een werknemer zich niet goed gedraagt, komt een gedragscode van pas. Je kunt dan de regels erbij nemen en een passende sanctie treffen, zoals een officiële waarschuwing, schorsing of zelfs ontslag.

Zorg dat deze sancties ook in de gedragscode staan. Dan weten je werknemers wat ze kunnen verwachten.

Mocht het tot een rechtszaak leiden, dan is de kans groot dat de rechter de gedragscode meeweegt bij zijn oordeel. Op basis van de wet over goed werknemerschap mag je namelijk 'redelijke gedragsregels' opstellen.

De gedragscode moet aansluiten bij de activiteiten van je onderneming. Vraag je bij het opstellen van de regels dus goed af wat relevant is in je eigen situatie.

Onderwerpen voor gedragscode

Wat staat er precies beschreven in een gedragscode? Bekijk deze zeven onderwerpen:

1. Agressie, geweld en seksuele intimidatie

Zowel grotere als kleinere bedrijven kunnen te maken krijgen met agressie, geweld en seksuele intimidatie. Dit kan afkomstig zijn van collega’s, leidinggevenden of klanten.

Als werkgever ben je verplicht om deze zaken aan te pakken. Stel daarom beleid op over ongewenste omgangsvormen en bespreek dit met je personeel. Ook kun je een interne of externe vertrouwenspersoon aanstellen.

2. Alcohol en drugs

Het gebruik van alcohol en drugs kan leiden tot een hoger ziekte­verzuim en soms zelfs tot levensgevaarlijke situaties. In een gedragscode geef je aan wat acceptabel is en wat niet.

Zo wil je op de werkvloer geen dronken werknemer hebben. Toch is alcohol helemaal uitsluiten in veel bedrijven geen optie. Denk aan de wekelijkse of maandelijkse borrel. Een duidelijk alcoholbeleid is dus belangrijk.

Geef voorlichting over dit onderwerp en schakel een bedrijfsarts of vertrouwenspersoon in als een werknemer problemen heeft op dit gebied.

3. Roken

Het nemen van rookpauzes leidt nogal eens tot irritaties tussen medewerkers. Vooral wanneer ‘de rokers’ vaker pauze nemen dan collega’s die niet roken.

Leg duidelijk vast waar en wanneer gerookt mag worden. Denk ook aan een verbod om voor de bedrijfsingang te roken. Vaak neemt dit al een hoop irritatie weg.

Iedere werknemer heeft recht op pauzes. Houd je bij het opstellen van regels dus aan de Arbeidstijdenwet.

4. Diefstal

Het maken van een privékopietje op de zakelijke kopieermachine kan misschien net door de beugel. Het meenemen van enorme stapels papier voor privégebruik duidelijk niet.

Het is belangrijk dat je aangeeft waar precies de grens ligt. Want wat jij als leidinggevende onacceptabel vindt, vindt je medewerker misschien normaal.

Lees het artikel Hoe voorkom je diefstal door personeel?

5. Privégebruik internet

Veel werknemers vinden het heel normaal om online even het nieuws te checken. Anderen boeken complete vakanties vanaf de werk-pc.

Ondernemers gaan hier in de praktijk op verschillende manieren mee om. De één verbiedt privégebruik helemaal, terwijl de ander een oogje dichtknijpt. Hoe je er ook mee omgaat, zonder duidelijke regels heb je weinig houvast als het internetgebruik uit de hand loopt.

Hoe hanteer je de regels voor thuiswerkers? Lees meer over thuiswerken.

6. Social media

Een op het oog onbenullige tweet kan grote gevolgen hebben voor de reputatie van je bedrijf. Dat kan een reden zijn om social media op te nemen in de gedragscode of er een aparte social mediacode voor op te stellen.

Omdat gebruik van social media vaak een privézaak is, heeft het geen zin om van alles te verbieden. Wel kun je kaders bieden, bijvoorbeeld door werknemers alleen namens zichzelf te laten posten.

Lees het artikel Social media op de werkvloer onder controle houden.

7. Rijgedrag 

Rijden jouw werknemers rond in een bedrijfsauto of een ander vervoermiddel? Dan kun je ook bepaalde gedragsregels voor onderweg opstellen. Zeker als er reclame op staat voor jouw bedrijf. Want dan is je reputatie erbij betrokken.

Daarnaast voorkom je mogelijk ongevallen en bijbehorende schade. De regels voor gebruik van een leaseauto of bedrijfsauto kun je ook vastleggen in een gebruikersovereenkomst.

Je kunt er ook voor kiezen goed gedrag te belonen. Bijvoorbeeld een kleine bonus per schadevrij jaar. Zo stimuleer je goed rijgedrag.

Rechtsbijstand­verzekering

De kans op een conflict is altijd aanwezig en juridische bijstand kan behoorlijk in de papieren lopen. Met een rechtsbijstand­verzekering ben je als ondernemer verzekerd van juridische hulp.

Beperk je risico's

Vragen over de gedragscode voor personeel

• Wat is een gedragscode?

  In een gedragscode staan gedragsregels voor alle werknemers van een bedrijf. Je legt vast hoe je verwacht dat jouw werknemers omgaan met collega’s, klanten en eigendommen van het bedrijf.

• Welke gedragsregels mag je opstellen?

  Je mag allerlei bedrijfsregels opstellen voor je personeel. Bijvoorbeeld over agressie op het werk, alcoholgebruik, roken, drugs, diefstal, social media en rijgedrag.

• Waarom een code van gedrag opstellen?

  Een lijst met gedragsregels geeft je houvast. Het zorgt voor duidelijkheid bij je werknemers. Zij weten wat er verwacht wordt en wat de consequenties zijn bij overtreding. Bij oplopende arbeidsconflicten kan de gedragscode nuttig zijn.

• Wanneer is een gedragscode rechtsgeldig?

  Als je werknemers formeel instemmen met de gedragsregels zijn ze ook rechtsgeldig. Dit doe je door werknemers te laten tekenen voor akkoord. Je kunt ook in een arbeids­overeenkomst verwijzen naar de gedragscode, eventueel als onderdeel van een personeels­handboek.

• Wat mag je verwachten van je werknemers?

  Volgens de wet moeten werknemers zich 'goed' gedragen. Op basis daarvan mag je verwachten dat je werknemers geen schade toebrengen aan je bedrijf. Wat betekent dat in de praktijk? Lees meer over de wet van goed werknemerschap.