Social media op de werkvloer onder controle houden

Uit onderzoek blijkt dat een ruime meerderheid van de Nederlanders (90 procent) tijdens werktijd privé-berichten bekijkt en verstuurt via social media.

Bijna de helft (44 procent) doet dit zelfs elk uur. Dit kan behoorlijk wat tijd kosten. Kun je hier iets tegen doen? Vier tactieken om social media-gebruik te beperken, of juist niet.

1. Vertrouwen op je personeel

Veel ondernemers kiezen ervoor hun werknemers volledig te vertrouwen. Heel nobel. Tot op zekere hoogte moet er ook vertrouwen zijn, maar volledig blind vertrouwen kan ook averechts werken.

Social media-gebruik

Werknemers die geen zelfdiscipline hebben, kunnen verstrikt raken in social media-gebruik, waardoor het hun werkprestatie ernstig beïnvloedt. Dit kan weer een negatief effect hebben op de rest van je werknemers.

31 procent van de werknemers in Nederland ergert zich namelijk aan collega’s die veelvuldig gebruik maken van social media. Zij kunnen hun motivatie verliezen als er niets aan gedaan wordt.

Productiever personeel

Aan de andere kant kan het gebruik van social media ook positief werken. Het geeft werknemers vaak prikkels om enthousiast en creatief hun werk te doen. Dit kan je personeel juist productiever maken, zo blijkt uit onderzoek van TNO.

Ook kunnen je werknemers reclame maken voor je bedrijf en hun betrokkenheid tonen als zij hun privé-accounts wel mogen gebruiken.

Bepaal dus goed binnen welke functies het privé-gebruik van social media wel of niet bevorderlijk zal zijn. Naast een stuk vertrouwen kun je de volgende tactieken gebruiken om toch enige controle te behouden.

2. Regels opstellen voor je personeel

Het is slim om in ieder geval enkele gedragsregels op te stellen. Mocht er ooit een conflict ontstaan, dan kun je ergens naar verwijzen. Je kunt bijvoorbeeld een eigen social media protocol invoeren, waarin je duidelijk vastlegt wat wel en niet is toegestaan onder werktijd.

Wat voor jou logisch is, is voor een ander gissen. Maak het dus zo expliciet mogelijk. Geef bijvoorbeeld aan dat er alleen tijdens officiële pauzes gebruik gemaakt mag worden van social media voor privé-doeleinden.

Krijg grip op personeels­kosten

Lees het gratis whitepaper met daarin de waarde van personeel, alle personeels­kosten op een rij en 5 manieren om te besparen.

Download gratis PDF

Instructiebevoegdheid

Je hebt als werkgever een ‘instructiebevoegdheid’ volgens het Burgerlijk Wetboek. Dat betekent dat jouw werknemers verplicht zijn zich te houden aan voorschriften die ‘strekken ter bevordering van de goede orde in de onderneming’.

Je mag dus eenzijdig gedragsregels opleggen. Maar die mogen niet in strijd zijn met het recht op privacy, vrijheid van meningsuiting en bescherming van de persoonlijke levenssfeer.

Zorg dat dit social media protocol makkelijk te vinden is voor je werknemers, bijvoorbeeld in een personeels­handboek. Vanuit een arbeids­overeenkomst kun je verwijzen naar deze regels.

3. Blokkeren van websites

Wil je echt niet dat werknemers bepaalde websites bezoeken als zij ‘op kantoor’ zijn? Dan kun je specifieke websites of genres laten blokkeren. Deze zijn dan niet meer toegankelijk via het bedrijfsnetwerk.

Toch hebben de meeste werknemers vaak een eigen smartphone en mobiel netwerk waarmee ze social media kunnen gebruiken. Blokkering via het bedrijfsnetwerk zal dus maar beperkt effect hebben.

Apparaten van de zaak

Als je werknemers apparaten van de zaak in bruikleen hebben, zoals een smartphone, laptop of tablet, dan kun je ook bepaalde blokkering toepassen. Het is in ieder geval slim regels op te stellen voor het gebruik van apparaten van de zaak. Zo kan het heel logisch zijn dat werknemers niet zomaar software, apps of films mogen downloaden.

4. Legaal bespioneren

Er zijn ook software-oplossingen om het internetgebruik binnen je bedrijf in de gaten te houden en te reguleren. Met deze software kun je automatisch social media tijdens bepaalde uren (pauzes) of voor een bepaalde tijdsduur toestaan.

Je kunt ook per aangesloten computer zien hoeveel tijd er wordt besteed op social media. Deze software laat geen privacygevoelige details zien en is dus niet in strijd met de wetten rond privacy.

Laat je werknemers wel weten als je dit soort software gaat gebruiken op apparaten van de zaak.

Bronnen: Burgerlijk Wetboek, Nationale Vacaturebank, TNO

Heb je personeel in dienst?

Dat is goed nieuws, want daarmee bouw je aan de continuïteit van je bedrijf. Met dit pakket aan personeels­­verzekeringen dek je de risico’s af en zorg je goed voor je personeel.

Zo beperk je risico's