Iedere week in je mailbox 
In dit artikel over werkoverleg:
Werkoverleg een verplicht 'nummer'?
Een werkoverleg of vergadering wordt vaak gezien als een verplicht nummer. Dat is jammer, want het kan veel opleveren. Zeker als je het op de juiste manier aanpakt. Wat zijn de voordelen voor werkgevers en werknemers?
Voordelen werkoverleg
In de eerste plaats wissel je hiermee belangrijke informatie uit. Zo worden je werknemers geïnformeerd over de voortgang van het bedrijf. Dat zorgt voor de nodige betrokkenheid en motivatie. Tegelijk kom jij als ondernemer te weten wat er speelt op de werkvloer.
Maar een werkoverleg dient meer doelen. Door ervaringen uit te wisselen, is het bijvoorbeeld mogelijk om de kwaliteit van het werk te verbeteren. Ook betrek je medewerkers meer bij hun werk door ze tijdens het overleg voldoende inspraak te geven. Dat bevordert vaak de prestaties op de werkvloer.
Lees het gratis whitepaper met daarin de waarde van personeel, alle personeelskosten op een rij en 5 manieren om te besparen.
Krijg grip op personeelskosten
Stappenplan werkoverleg
Hoe zorg je nu voor goed werkoverleg in jouw bedrijf? Volg deze stappen:
Stap 1. Werkoverleg voorbereiden
Een werkoverleg is pas echt zinvol als deze goed is voorbereid. Een belangrijk onderdeel hiervan is de agenda. Door altijd een agenda met gesprekspunten op te stellen, voorkom je dat je bij elkaar komt zonder een duidelijk doel.
Vraag je werknemers om van tevoren mogelijke agendapunten in te sturen. Hierdoor krijgen je medewerkers een actievere rol en zo betrek je ze meer bij het overleg.
Vraag enkele werknemers van tevoren bepaalde zaken uit te zoeken en de conclusies kort te presenteren. Zo maak je het overleg afwisselend en effectief.
Stap 2. Werkoverleg leiden
Het is belangrijk dat een werkoverleg niet ontspoort. Want als je even niet oplet, dan gaat het overleg alle kanten op. Let daarom goed op de agendapunten en de beschikbare tijd.
Binnen deze grenzen zorg je ervoor dat iedereen voldoende inbreng krijgt. Dat doe je door deelnemers uit te nodigen om een bijdrage te leveren en door te vragen als iets niet duidelijk is.
Vat tussentijds samen wat de afspraken zijn en leg die vast in de notulen.
Stap 3. Afspraken nakomen
Na een werkoverleg gaat iedereen weer op in zijn drukke werkzaamheden. Het is mogelijk dat de gemaakte afspraken dan naar de achtergrond verdwijnen. De kans hierop verklein je door direct na het overleg de notulen toe te sturen.
Vergeet niet om een actielijst bij te voegen, zodat alle deelnemers weten wat ze te doen staat. Maak gebruik van een overzichtelijk schema met per actiepunt een verantwoordelijke persoon en een deadline. Bijvoorbeeld:
| Actiepunt: | Verantwoordelijke: | Deadline: |
|---|---|---|
| Voorraad checken | Henk | 1 april |
| Advertentie plaatsen | Marianne | 2 april |
Vraag voor het volgende overleg of de actiepunten zijn uitgevoerd. Uitgevoerde actiepunten verwijder je van de lijst. Als het nodig is en relevant voor de hele groep bespreek je openstaande actiepunten tijdens een volgend overleg.
3 tips voor een goed werkoverleg
Hoe haal je meer uit het werkoverleg? Benut deze drie tips voor werkgevers:
1. Stimuleer actieve deelname
Een werkoverleg is meestal niet vrijblijvend en vraagt om een actieve deelname. Als een werknemer aangeeft dat hij het overleg liever aan zich voorbij laat gaan, dan kun je hem daar gerust op aanspreken.
De kans is namelijk groot dat hij informatie mist die nodig is om zijn werk goed te kunnen doen. Probeer een arbeidsconflict te voorkomen, zeker tijdens het werkoverleg. Dat zou een negatief effect hebben op het overleg en je personeel.
Ook als het werkoverleg (deels) via videoconferencing wordt gevoerd is het belangrijk dat je actieve deelname stimuleert. Probeer iedereen een rol te geven en stel vragen om genoeg input te verzamelen. Let op degenen die minder snel iets roepen en probeer ook hen er voorzichtig bij te betrekken. Daar kunnen juist de beste ideeën vandaan komen.
2. Geef medewerkers een stem
Je medewerkers willen graag gehoord worden. Hoewel je als ondernemer hun mening niet altijd zult volgen, moeten ze die wel tijdens het overleg naar voren kunnen brengen.
Wees duidelijk in welke gevallen je rekening zult houden met hun inbreng en geef een motivatie als je besluit dat niet te doen.
3. Maak het werkoverleg leuker
Veel bedrijven maken tijdens een werkoverleg gebruik van traditionele werkvormen. Dit kan het overleg saai en voorspelbaar maken. Maak de bijeenkomsten leuker door meer variatie aan te brengen.
Doe eens gek! Ga op een andere locatie overleggen. Of ga brainstormen met post-its die je op een muur plakt. Zo vergroot je het creatieve vermogen en het werkplezier binnen je bedrijf.
Bedenk goed wat bij het type vergadering en bij je bedrijfscultuur past. Gebruik bijvoorbeeld video's, korte presentaties per team of quizvragen om het leuk en afwisselend te houden. Denk ook aan verkiezingen en prijsuitreikingen, zoals: de werknemer van de maand, de tip van de week of de quote van de dag.
Laat werknemers voorafgaand aan een vergadering stemmen, iets voorbereiden of inzenden. Dat prikkelt ze alvast voorafgaand aan een vergadering. Houd wel altijd het doel van de vergadering in gedachten.
Werkoverleg via video of telefoon
Omdat steeds meer werknemers thuiswerken of op andere locaties, kun je ervoor kiezen om het werkoverleg op afstand te laten plaatsvinden. Bijvoorbeeld via videoconferencing. Juist als er op afstand gewerkt wordt is een vast overlegmoment belangrijk.
Videobellen werkt vaak beter dan gewoon bellen: de non-verbale communicatie is een grote toevoeging tijdens het overleg.
Misschien gebruik je al een systeem voor videobellen of videoconferencing, zoals FaceTime, Skype, Zoom, Microsoft Teams of Google Meet. Je kunt dit soort tools prima inzetten voor werkoverleg. Zorg er vooral voor dat de videoverbinding stabiel en beveiligd is, zodat er geen onnodige verstoringen zijn.
Je kunt meestal ook presentaties geven en je scherm delen. Maak een goed gebruik van die functies en geef werknemers de nodige instructies hoe ze dit voor onderling overleg ook kunnen gebruiken. Zorg dat jij en je werknemer een apparaat gebruiken met een goede camera en een stabiele internetverbinding.
Meer tips om effectiever te vergaderen?
Maar hoelang duurt een goed werkoverleg? En wat is het ideale ritme van dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse vergaderingen? Dat lees je in het artikel Effectief vergaderen, 5 tips voor werkgevers.
Voor effectief werken en vergaderen zijn specifieke doelen heel belangrijk. Je kunt bedrijfsdoelen bepalen, teamdoelen en persoonlijke doelen voor iedere werknemer. Dit worden ook wel KPI's genoemd.
Met deze meetbare doelen kun je als ondernemer beter sturen op het behalen van prestaties. Dat kan je bedrijf veel winst opleveren. Je kunt de goede prestaties van je werknemers ook belonen. Lees meer over prestatieloon voor personeel.
Dat is goed nieuws, want daarmee bouw je aan de continuïteit van je bedrijf. Met dit pakket aan personeelsverzekeringen dek je de risico’s af en zorg je goed voor je personeel.
Heb je personeel in dienst?
Vragen over het werkoverleg
Hoe houd je het werkoverleg kort en krachtig?
Voorafgaand aan iedere vergadering is het belangrijk om het doel te bepalen. Deze formuleer je zo helder mogelijk en deel je met je werknemers. Zorg vooraf voor een duidelijke agenda - een overzicht van de punten die besproken gaan worden. Zet bij elk agendapunt hoeveel tijd hiervoor is ingeruimd. Dat helpt de voorzitter en de andere aanwezigen om het tempo erin te houden. Sluit elk agendapunt op tijd af, plan waar nodig een vervolgactie.
Hoe betrek je iedereen bij het overleg?
Niemand zit te wachten op een saaie meeting. Bedenk daarom manieren waardoor het voor alle aanwezigen leuk blijft. Betrokkenheid is vaak de belangrijkste factor. Probeer je werknemers erbij te betrekken op een leuke manier. Stel vragen en laat anderen vragen stellen, maar laat ze bijvoorbeeld ook iets doen, zoals ideeën of ervaringen pitchen of opschrijven op post-its, balonnen of een whiteboard.
Hoe zorg je voor concrete opvolging?
Vergaderen heeft alleen zin als het iets oplevert. Zorg er daarom voor dat iemand (de voorzitter of notulist) alle beslissingen en actiepunten opschrijft. De actiepunten moeten zo concreet mogelijk zijn. Bepaal wat er precies moet gebeuren (to-do), wie dat gaat doen (verantwoordelijke) en wanneer het gedaan moet zijn (deadline). Check deze actiepunten bij de verantwoordelijke personen aan het einde van de vergadering of vlak erna. Mail de uitkomsten en actiepunten. Controleer bij elke deadline of de actiepunten uitgevoerd zijn.
Gratis tips in je mailbox
