Beoordelingsformulier personeel, tips en een voorbeeld

Beoordelingsformulier maken

Werknemers beoordelen is een tijdrovende klus. Je wilt dit natuurlijk zorgvuldig doen, maar er ook niet te veel tijd aan kwijt zijn. Een beoordelingsformulier biedt uitkomst bij het voeren van beoordelingsgesprekken.

Je bereidt je hiermee niet alleen goed voor op je gesprekken, maar je legt ook de prestaties van je personeel op een efficiënte en eenvoudige manier vast.

Voorbeeld beoordelingsformulier

De opzet van je beoordelingsformulier hoef je maar één keer te maken. Dit sjabloon beoordelingsformulier - download gratis voorbeeld - kun je vervolgens bij elke beoordeling gebruiken.

Maak dus een formulier dat bij jouw bedrijf past. Een stappenplan voor het maken van een goed beoordelingsformulier:

Stap 1. Open een nieuw document

Een beoordelingsformulier maken in een document, bijvoorbeeld via Microsoft Word, is het meest praktisch. Je kunt hiermee namelijk eenvoudig een formulier ontwerpen en het vervolgens opslaan als een sjabloon.

Dit bespaart je op een later moment veel tijd bij het invullen. Als je handig bent met spreadsheets, kun je ook Excel of een vergelijkbaar programma gebruiken voor beoordelingsformulieren.

Stap 2. Voeg algemene velden toe

Bovenaan voeg je algemene velden toe. Denk aan velden met de volgende gegevens:

• naam van de medewerker
• functie
• afdeling
• naam van de leidinggevende
• datum van de beoordeling

In Word kun je met speciale tekstvakken aangeven waar je tekst kunt invoeren.

Stap 3. Maak tabellen met de beoordelingscriteria

In tabellen zet je de beoordelingscriteria voor een werknemer overzichtelijk onder elkaar. Breng deze punten onder in een aantal vaste rubrieken.

Voorbeelden van rubrieken zijn:

• resultaatafspraken
• ontwikkelafspraken
• samenwerking met leidinggevende en collega’s
• totale beoordeling

Voor elk beoordelingscriterium voeg je aan de tabel een nieuwe rij toe. In een aparte kolom bied je de mogelijkheid om een oordeel te geven, zoals 'onvoldoende', 'voldoende' of 'goed'. 

Planningsgesprek

Uiteraard moet een werknemer weten op welke punten je hem gaat beoordelen. Tijdens een planningsgesprek (aan het begin van het jaar) maak je hierover afspraken. Dan weet je werknemer waar hij rekening mee moet houden tijdens zijn werk gedurende het jaar.

Meestal worden de criteria bepaald aan de hand van een functieprofiel, persoonlijk ontwikkelingsplan (POP) of gespreksverslagen van eerdere functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken. Spreek ook persoonlijke doelen af en daag je werknemer uit om ieder jaar weer zijn best te doen.

Maak doelen meetbaar. Werk bijvoorbeeld met slimme KPI's per werknemer.

Stap 4. Geef bij elke rubriek een korte toelichting

Beoordelen is niet alleen het zetten van vinkjes. Uiteraard is het ook belangrijk om aan te geven hoe je tot een bepaald oordeel bent gekomen. Daarom is het verstandig om bij elke rubriek een korte toelichting te geven. Tijdens het beoordelingsgesprek kun je dit verder uitleggen.

Stap 5. Bied de ruimte om te reageren

Veel werkgevers laten het beoordelingsformulier door de werknemer ondertekenen. Het kan hierbij weleens voorkomen dat hij het niet eens is met de beoordeling. In dat geval kun je de mogelijkheid geven om te reageren. Naast zijn handtekening kan hij dan zijn kant van het verhaal noteren. Dat is wel zo eerlijk.

Zorg er in ieder geval voor dat je de bevestiging hebt dat je werknemer de beoordeling heeft gezien. Bewaar het ingevulde formulier daarna in zijn personeels­dossier. Dit kan later belangrijk zijn. Bijvoorbeeld voor de opbouw van een mogelijk ontslagdossier. Maar ook voor een volgend functioneringsgesprek of beoordelingsgesprek kun je het voorgaande formulier er nog eens bij pakken.

Ben jij aantrekkelijk?

Hoe zorg je dat personeel gemotiveerd blijft? Laat zien dat je een goede werkgever bent. Met deze gratis test ontdek je of jij klaar bent voor nieuw personeel.

Start checklist

Formulier beoordelingsgesprek

Een beoordelingsformulier of formulier beoordelingsgesprek heeft alleen nut als je het op de juiste manier gebruikt. Daarom vind je hieronder tips voor het invullen van het formulier.

• Vul het beoordelingsformulier vóór het gesprek in

Een beoordelingsgesprek vraagt om een goede voorbereiding. Vul het beoordelingsformulier daarom vóór het gesprek in. Op die manier kun je de tijd nemen om je beoordeling goed te onderbouwen. Ook kun je dan tijdens het gesprek gericht zijn op je gesprekspartner in plaats van op het formulier.

• Sluit aan bij eerdere feedback

De uitkomst van je beoordeling mag niet als een totale verrassing komen. Een werknemer hoor je namelijk regelmatig én op tijd feedback te geven zodat hij zijn functioneren kan verbeteren. Sluit daarom aan bij eerdere feedback die je bijvoorbeeld tijdens functioneringsgesprekken hebt gegeven.

• Voorkom valkuilen

Bij beoordelingen kan het nodige misgaan. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat het beoordelingsformulier uitgaat van vage afspraken die niet SMART zijn, oftewel Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden. Voor een effectief gesprek moet je dit soort valkuilen uit de weg gaan.

• Hak knopen door

Op basis van je beoordeling kun je eventuele vervolgstappen nemen. Bijvoorbeeld het geven van een periodieke salarisverhoging, het volgen van een opleiding, het starten van een verbetertraject of het wel of niet verlengen van een tijdelijk contract. Tijdens het invullen van het beoordelingsformulier hak je hierover knopen door.

Voorbeeld beoordelingsformulier invullen

Ben je op zoek naar een beoordelingsformulier? Download dan het sjabloon beoordeling formulier van Ondernemen Met Personeel. Maar hoe vul je dit formulier in? Hieronder vind je een voorbeeld van een ingevuld beoordelingsformulier.

Formulier beoordeling werknemer

Naam medewerker: Ria Willems
Functie: Officemanager
Afdeling: Secretariaat
Naam leidinggevende: Jan Visser
Datum: 14 december 2023

Toelichting: Ria is zeer secuur. Ze heeft de vele personele wijzigingen van het afgelopen jaar consequent verwerkt in het personeels­dossier. Het beantwoorden van vragen van werknemers over personeels­zaken gaat goed. Ze weet de externe HR-adviseur steeds vaker te vinden als ze er niet uitkomt.

Toelichting: De invoering van het nieuwe e-hrm-systeem heeft Ria goed opgepakt. Ze heeft dit inmiddels aardig onder de knie en kan de belangrijkste mutaties uitvoeren. Zoals ze eerder heeft aangegeven, kan ze hier nog wel wat meer handigheid en snelheid in ontwikkelen.

Toelichting: Ria heeft zich binnen ons bedrijf laten zien als een spin in het web. Ze heeft in het afgelopen jaar actief contact onderhouden met de twee andere vestigingen. Hierdoor konden onder meer de verhuisplannen in goede banen worden geleid.

Toelichting: We zijn zeer tevreden over Ria als collega. Ze besteedt veel aandacht aan haar werk en pakt nieuwe ontwikkelingen goed op.

Tips voor formulier beoordeling personeel

• Op andere websites vind je meer voorbeelden van beoordelingsformulieren. Als horecaondernemer kun je bijvoorbeeld terecht bij Koninklijke Horeca Nederland (KHN). Op de website van deze brancheorganisatie vind je een formulier beoordelingsgesprek voor de horeca.
• Zorg dat je bij de verwerking van personeels­gegevens volledig voldoet aan de nieuwe privacywet AVG.
• Gebruik bij het functioneringsgesprek een ander formulier. Het gesprek heeft namelijk een ander doel: niet beoordelen, maar vooral luisteren. Gebruik daarvoor het formulier functioneringsgesprek.
• Laat je werknemer het formulier altijd ondertekenen. Ook al is hij het er niet mee eens. Een handtekening 'voor gezien' is belangrijk voor de opbouw van een personeels­dossier. Je hebt dit bijvoorbeeld nodig voor een eventueel ontslag bij disfunctioneren. Natuurlijk ga je niet uit van een ontslag, maar je weet nooit hoe het loopt.
• Zorg voor een gewogen beoordeling. Vraag om input bij collega's en eventueel klanten om in te schatten hoe goed je werknemer functioneert. Dit doe je via 360-graden feedback. Laat anderen ook een formulier invullen en neem hun mening mee in de uiteindelijke beoordeling van je werknemer.
• Stimuleer werknemers om goed te presteren met een prestatiebeloning. Geef bijvoorbeeld een bonus of 3 of 5 procent extra loon als iemand goed of uitstekend presteert. Zorg dat de beloning en criteria van te voren helder zijn, dan weet je werknemer precies wat hij moet doen. Door de prestaties te koppelen aan je bedrijfsdoelen zorg je ervoor dat zowel je werknemer als je bedrijf profiteert van deze regeling.

Vragen over het beoordelingsformulier

• Hoe maak ik een beoordelingsformulier?

  Je kunt zelf een beoordelingsformulier maken. Het is handig om een sjabloon of voorbeeld beoordeling formulier te gebruiken en deze aan te passen naar je eigen wensen. Online zijn er meerdere voorbeelden te vinden die je kunt downloaden.

• Wie vult het beoordelingsformulier in en wanneer?

  Jij als werkgever of een andere leidinggevende vult het beoordelingsformulier in. Dit doe je vóór het gesprek. In het beoordelingsgesprek laat je weten wat de beoordeling is. Na afloop tekenen jij en je werknemer het formulier voor gezien. Als je werknemer niet akkoord is met de beoordeling mag hij dit in een opmerking op het formulier aangeven.

• Hoe kan ik het formulier op een goede manier invullen?

  Neem de tijd om goed na te denken over de beoordeling. Zorg dat het aansluit bij eerdere feedback en de punten op het laatste functioneringsgesprek formulier. De uitkomst van jouw beoordeling mag niet als een totale verrassing komen. Voorkom valkuilen door de afspraken SMART te formuleren.

• Waar moet ik nog meer aan denken?

  Zorg dat je bij de verwerking van personeels­gegevens volledig voldoet aan de nieuwe privacywet AVG. Laat het formulier niet rondslingeren en zorg ervoor dat onbevoegden het niet zomaar kunnen inzien.

Ken jij de risico's al?

Jouw bedrijf is goud waard, voorkom uitglijders. Ontdek de gevaren in de horeca, bouw, detailhandel, groothandel, persoonlijke of zakelijke dienst­verlening en beperk je risico's.

Ga voor zekerheid