Zo geef je constructieve feedback

Feedback geven

Feedback geef je niet alleen op officiële momenten als functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken. Er komen jaarlijks genoeg momenten voorbij waarbij je dit tussentijds doet, zowel positief als negatief.

Een medewerker wil graag bevestiging krijgen na bijvoorbeeld een goede presentatie, maar dient ook op zijn gedrag aangesproken te worden als hij regelmatig te laat komt. Daarom lees je in dit artikel waarom het geven van goede feedback belangrijk is en hoe je dit doet.  

Constructieve feedback geven

Je geeft alleen feedback op gedrag dat veranderbaar is. Feedback is altijd constructief, je wilt immers een gedragsverandering teweeg brengen.

Je kunt bijvoorbeeld tegen een medewerker zeggen dat hij moet stoppen met stotteren, maar stotteren is geen gedrag.

• Als iemand erg luid telefoneert, dan kun je hier bijvoorbeeld wel iets van zeggen.
• Als iemand dyslectisch is, dan kun je boos worden op zijn onzorgvuldige spelling, maar daar gaat geen verandering in komen.

Levert de notulist daarentegen een onvolledig verslag in van een vergadering, dan kun je diegene daar wel op aanspreken.

Geef structuur aan je feedback

• Gebruik een gratis formulier functioneringsgesprek
• Gebruik een gratis beoordelingsformulier

4G-model voor feedback

Op een constructieve manier feedback geven, kan behoorlijk lastig zijn voor een leidinggevende. Benoem niet ieder foutje, omdat de werknemer anders het gevoel krijgt dat hij niets goed kan doen.

Voorkom daarnaast algemeenheden en het zogenaamde jij-bakken. Verpak de kritiek in concrete voorbeelden en gebruik de ik-vorm.

Opbouwende feedback

Een handig hulpmiddel om opbouwende feedback te geven, is door het model van de vier G’s te gebruiken: Gedrag, Gevolg, Gevoel en Gewenst.

1. Gedrag
   Je begint met het benoemen van het gedrag dat je wilt veranderen. Dit doe je niet door iemand te beschuldigen, want dan verzand je direct in een discussie. Je geeft slechts je mening over het gedrag dat je signaleert. Als je namelijk tegen iemand zegt dat hij altijd te laat komt, is zijn eerste reactie: ‘Hoe kom je daarbij, gisteren was ik op tijd’.
   
   Diegene voelt zich aangevallen en schiet gelijk in de verdediging. Houd je daarom aan de concrete feiten en voorkom het gebruik van generaliserende woorden als ‘altijd’ en ‘overal’. Dus niet: 'Je telefoneert altijd zo hard', maar: ‘Ik vind dat je de laatste weken wel erg luid telefoneert’. 

2. Gevolg
   Het gesignaleerde gedrag van de medewerker heeft negatieve gevolgen voor het functioneren van anderen. Om deze gevolgen duidelijk te maken, moet je de ander bewust van zijn gedrag laten worden. Misschien heeft de medewerker helemaal niet door wat zijn gedrag teweegbrengt.
   
   Breng ook hier de boodschap in de ik-vorm. Dus niet: ‘Door jou lever ik slecht werk af’, maar: ‘Ik merk dat ik me niet goed kan concentreren op mijn werk. Als ik tegelijkertijd zelf moet bellen, versta ik de persoon niet goed, waardoor ik mijn werk niet goed kan uitvoeren’.

3. Gevoel
   Nadat je het gedrag en het gevolg hebt benoemd, spreek je jouw gevoel uit dat hieruit voortkomt. Houd het opnieuw bij jezelf. ‘Ik raak hierdoor geïrriteerd’ of: ‘Ik heb het gevoel dat je door zo luid te telefoneren geen rekening met anderen houdt’. En dus niet: ‘Jouw gedrag is irritant’ of: ‘Je houdt geen rekening met anderen’.

4. Gewenst
   De laatste stap is het benoemen van het door jou gewenste gedrag en ook hier vertel je dat in de ik-vorm. Niet: ‘Je moet stoppen met dat geschreeuw’, maar: ‘Ik zou graag willen dat je voortaan wat minder luid telefoneert. Dit zorgt voor meer rust op de afdeling, zodat ik me beter kan concentreren’.

Klaar voor (meer) personeel?

Test jezelf en je bedrijf. Beantwoord tien vragen met ja of nee en zie direct of je klaar bent voor (meer) personeel.

Doe de checklist

Voorbeeld van constructieve feedback

Wanneer je deze opmerkingen allemaal achter elkaar zet, dan krijg je het volgende voorbeeld van constructieve feedback:

‘Ik vind dat je de laatste weken wel erg luid telefoneert. Ik merk dat ik me daardoor niet goed kan concentreren op mijn werk.

Als ik tegelijkertijd zelf moet bellen, dan versta ik de persoon niet goed, waardoor ik mijn werk niet goed kan uitvoeren. Ik merk dat ik hierdoor geïrriteerd raak. Ik zou daarom graag willen dat je voortaan wat minder luid telefoneert.

Dit zorgt voor meer rust op de afdeling, zodat ik me beter kan concentreren.’

Gedragsverandering medewerker

Wanneer de medewerker het eens is met de feedback, dan kun je op zoek gaan naar de oorzaken en de oplossingen.

Misschien heeft de medewerker wel problemen met zijn gehoor of heeft hij een opvliegend karakter, waardoor hij tijdens de gesprekken steeds luider gaat praten. Hij kan ook gewoon een luide stem hebben of niet gewend zijn rekening te houden met anderen.

Maak duidelijk dat je hem graag wilt helpen en vraag hem bij zijn telefoongesprekken hier extra aandacht aan te besteden.

Als gedragsverandering niet mogelijk blijkt, dan kun je altijd nog samen op zoek gaan naar een andere oplossing: ‘Wellicht dat we een aparte ruimte kunnen zoeken, waar jij kunt bellen.’

Positieve prestaties

Positieve prestaties worden al snel normaal gevonden, maar het is toch belangrijk om ook die te benadrukken. Positieve feedback kun je geven in de vorm van complimenten (‘Je hebt een goede speech geschreven’), of wat uitgebreider aan de hand van het 4G-model voor feedback.

‘Ik zie dat je de speech al af hebt’ (gedrag). ‘Een goed verhaal, fijn' (gevoel). 'Dat scheelt mij veel tijd' (gevolg). 'Zou je volgende week weer een speech kunnen schrijven' (gewenst).

Positieve feedback

Iedereen vindt het fijn om waardering te krijgen. Positieve feedback werkt niet alleen motiverend, maar geeft het personeel ook meer eigenwaarde.

Heb je personeel in dienst?

Dat is goed nieuws, want daarmee bouw je aan de continuïteit van je bedrijf. Met dit pakket aan personeels­­verzekeringen dek je de risico’s af en zorg je goed voor je personeel.

Zo beperk je risico's