8 tips voor een goede taakverdeling

1. Krijg beter zicht op het werk

Voor een goede taakverdeling is het in de eerste plaats belangrijk om beter zicht te krijgen op het werk. Je kunt dit bereiken door je werknemers van tijd tot tijd te vragen naar hun takenpakket. Hierdoor ontstaat een goed beeld van alle werkzaamheden en de manier waarop die zijn verdeeld.

Wellicht kom je hiermee ook werkzaamheden op het spoor waarvan je nog niet afwist. Er kunnen in de loop van de tijd namelijk veel taken bij gekomen zijn.

2. Zet alle taken op papier

Het is verstandig om alle taken op papier te zetten. Dan kun je daar later altijd op terugvallen, bijvoorbeeld als er onduidelijkheid ontstaat over wie nu precies verantwoordelijk is voor welke taak.

Leg de werkzaamheden daarom altijd vast in een functieprofiel. Je geeft daarin een overzicht van de taken en verantwoordelijkheden die bij de functie horen. Dit schept duidelijkheid voor iedereen op de werkvloer en komt ook van pas als maatstaf bij de beoordeling.

3. Breng aanwezige kwaliteiten in kaart

Het is belangrijk om te weten welke kwaliteiten je bedrijf in huis heeft. Op die manier weet je bij wie een bepaalde taak in goede handen is. Zo zal de een uitblinken bij direct contact met klanten, terwijl de ander beter tot zijn recht komt als hij op de achtergrond alles in goede banen leidt.

Je krijgt extra overzicht door de benodigde kwaliteiten in een schema te zetten. Vervolgens geef je per werknemer aan in hoeverre die kwaliteiten aanwezig zijn of ontwikkeld kunnen worden. 

Kernwaarden opstellen

 

Kernwaarden in kaart brengen van je bedrijf en personeel is een belangrijk onderdeel van je personeels­beleid. Kernwaarden zijn de belangrijkste waarden binnen een bedrijf, ook als je maar een klein bedrijf hebt. Als je kernwaarden hebt gekozen, is het belangrijk ze bekend te maken, bijvoorbeeld in je personeels­handboek.

Krijg grip op personeels­kosten

Lees het gratis whitepaper met daarin de waarde van personeel, alle personeels­kosten op een rij en 5 manieren om te besparen.

Download gratis PDF

4. Ga in gesprek over de taakverdeling

Je kunt de taakverdeling op allerlei momenten aan de orde stellen. Tijdens het planningsgesprek kun je bijvoorbeeld het takenpakket voor het komende jaar bespreken.

Vraag bijvoorbeeld welke taken je medewerker energie geven. Als je hier zo veel mogelijk rekening mee houdt in de taakverdeling, kan dit het werkplezier vergroten. Merk je dat bepaalde taken hem niet zo goed afgaan, dan kun je uitzoeken waar dit aan ligt en passende maatregelen nemen.

5. Bied een helpende hand

Soms is het voor de goede uitvoering van een taak nodig om een helpende hand te bieden. Het kan bijvoorbeeld noodzakelijk zijn dat een werknemer zich eerst verder ontwikkelt door een opleiding te volgen. Als werkgever kun je dan (financiële) ondersteuning bieden. Ook is het mogelijk dat je eerst bepaalde bevoegdheden moet toekennen, zoals de bevoegdheid om andere werknemers aan te sturen.

6. Delegeer taken aan je medewerkers

Het delegeren van taken kan bijdragen aan een goede taakverdeling. Vooral wanneer jij als ondernemer een flink takenpakket hebt. Wellicht zitten daar werkzaamheden tussen die niet (meer) horen bij je kerntaken, maar wel interessant zijn voor een medewerker.

Op die manier kun je iemand die daar aan toe is meer verantwoordelijkheid en uitdaging geven. Jij maakt daardoor tijd vrij voor andere zaken, zoals het vinden van nieuwe klanten.

7. Zorg voor een evenwichtige taakverdeling

Bij een evenwichtige taakverdeling zijn de lasten gelijkmatig over alle schouders verdeeld. Daarmee voorkom je dat de ene werknemer het vuur uit zijn sloffen loopt, terwijl een collega met zijn armen over elkaar zit.

Houd daarbij niet alleen rekening met de hoeveelheid werk, maar bijvoorbeeld ook met eentonigheid en complexiteit. Dit kan onnodige werkstress opleveren, waardoor werknemers burn-out kunnen raken.

8. Kijk of de taakverdeling nog steeds klopt

Je bedrijf is voortdurend in beweging. Dat betekent dat het takenpakket van je medewerkers ook verandert. Kijk daarom regelmatig of de taakverdeling klopt.

• Is deze nog steeds evenwichtig?
• En heb je nog steeds voldoende mensen en kwaliteiten in huis om alle taken succesvol uit te voeren?

Als dat noodzakelijk is, kun je onder meer extra mensen inzetten of de huidige medewerkers verder ontwikkelen. Ook kun je eventueel overgaan tot een efficiëntere verdeling van taken.

Heb je personeel in dienst?

Dat is goed nieuws, want daarmee bouw je aan de continuïteit van je bedrijf. Met dit pakket aan personeels­­verzekeringen dek je de risico’s af en zorg je goed voor je personeel.

Zo beperk je risico's