Handleiding voor een planningsgesprek

Planningsgesprek aan het begin van het jaar

Planningsgesprekken maken onderdeel uit van de gesprekkencyclus. Deze jaarlijks terugkerende cyclus van gesprekken begint met het bepalen van de doelstellingen.

Dat gebeurt meestal aan het begin van het jaar met een planningsgesprek, dat daarom ook wel doelstellingengesprek wordt genoemd.

Resultaat- en ontwikkelafspraken

Tijdens dit gesprek staan de verwachtingen van beide partijen centraal. Op basis hiervan maak je vervolgens resultaat- en ontwikkelafspraken.

Op een later moment maak je de balans op. Dat doe je tussentijds met het functioneringsgesprek, dat eveneens onderdeel uitmaakt van de gesprekkencyclus.

Het verschil is dat je hierbij kijkt of de werknemer op de goede weg is en eventueel bijstuurt.

Gebruik het gratis functioneringsgesprek formulier (docx) van Ondernemen Met Personeel. Dit document kun je eenvoudig zelf aanpassen en invullen.

Beoordelingsgesprek

Ten slotte geef je tijdens het beoordelingsgesprek, meestal rond de jaarwisseling, de beoordeling. Tijdens dezelfde afspraak of kort daarna voer je dan weer een planningsgesprek, waarna de gesprekkencyclus opnieuw begint.

Doelstellingengesprek voorbereiden

Het doelstellingengesprek vraagt om een goede voorbereiding van beide partijen. Daarmee verklein je de kans dat je vage afspraken maakt of afspraken die niet aansluiten bij het bedrijf en de werknemer.

Als ondernemer kun je vooraf onder meer nadenken over de bedrijfsdoelstellingen en de bijdrage die je medewerker hieraan kan leveren.

1. Welke output verwacht je precies en hoe vertaal je dit in meetbare doelstellingen?
2. Welke (nieuwe) wegen wil je met je bedrijf bewandelen en wat vraagt dit van de medewerker?

Planningsgesprek is gelijkwaardig

De inbreng van de werknemer is hierbij belangrijk, want het planningsgesprek is een gelijkwaardig gesprek en dus tweerichtingsverkeer. Ter voorbereiding kan hij alvast nadenken over zijn rol binnen de organisatie. Hij kan hiervoor het functieprofiel erbij nemen en zich afvragen of dit nog aansluit bij de praktijk.

Heeft hij een persoonlijk ontwikkelingsplan (POP), dan kan hij dat nog eens tegen het licht houden. Op basis hiervan kan hij punten formuleren waarop hij zich verder kan ontwikkelen. 

Klaar voor (meer) personeel?

Test jezelf en je bedrijf. Beantwoord tien vragen met ja of nee en zie direct of je klaar bent voor (meer) personeel.

Doe de checklist

Opbouw planningsgesprek

Tijdens het gesprek kun je de volgende stappen doorlopen:

Stap 1. Opening

Het gesprek kun je beginnen met een korte uitleg over het planningsgesprek. Daarbij vertel je nog eens wat het doel is van het gesprek. Je kunt bijvoorbeeld aangeven dat je het belangrijk vindt om heldere afspraken met elkaar te maken en dat dit gesprek daarbij helpt.

Leg eventueel uit wat het verschil is tussen dit gesprek en de andere gesprekken, zoals het functioneringsgesprek en het beoordelingsgesprek. Ten slotte geef je aan hoe lang het gesprek ongeveer zal duren.

Stap 2. Doelstellingen formuleren

Het is nu tijd om de doelstellingen onder woorden te brengen. Je kunt beginnen met de grote lijnen door een vooruitblik te geven op het komende jaar en de verwachte ontwikkelingen binnen je onderneming en de afdeling.

Op basis hiervan kun je de werknemer vervolgens doelstellingen laten formuleren. Door hem dit zelf te laten doen, leg je de verantwoordelijkheid op de juiste plaats. Houd wel in de gaten dat de doelstellingen aansluiten bij die van je bedrijf en zowel uitdagend als haalbaar zijn.

Zorg voor eerlijke en meetbare doelen. Lees meer over KPI's voor personeel.

Stap 3. Ondersteuning bieden

Vraag je werknemer ook of je hem een helpende hand kunt bieden. Soms is namelijk extra ondersteuning nodig om bepaalde doelstellingen te behalen.

Bijvoorbeeld de inzet van collega's of het volgen van een bepaalde cursus. Als je de juiste ondersteuning kunt bieden, vergroot je de kans dat hij zijn doelstellingen behaalt.

Maak hierover wel duidelijke afspraken en kom deze altijd na, zodat je de medewerker niet teleurstelt. Kun je iets niet direct toezeggen, geef dan aan dat je er een volgende keer op terugkomt.

Stap 4. Afspraken vastleggen

Zet de afspraken altijd op papier. De meeste organisaties gebruiken hiervoor een planningsformulier. Daarop noteer je resultaatafspraken en ontwikkelafspraken. Bij resultaatafspraken kun je denken aan de afronding van projecten of het binnenhalen van een bepaald aantal klanten.

Bij ontwikkelafspraken kun je denken aan het vergaren van bepaalde kennis of het ontwikkelen van vaardigheden en competenties.

Maak deze afspraken SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden).

Stap 5. Vervolgafspraak inplannen

Later in het jaar kijk je of de werknemer zijn doelstellingen heeft behaald. Dat gebeurt eerst tijdens het functioneringsgesprek en daarna tijdens het beoordelingsgesprek. Laat alvast weten wanneer deze gesprekken plaatsvinden, zodat je kunt uitgaan van een duidelijke planning.

Uiteraard zul je dan nog steeds tussen de bedrijven door informeren hoe het ervoor staat. De jaarlijkse gesprekken zijn echter de formele momenten rondom functioneren en beoordelen. Daarmee heb je vaste momenten in het jaar waarop je met elkaar in gesprek gaat.

Bij een beoordeling van de afspraken kun je gebruikmaken van een beoordelingsformulier.

Heb je personeel in dienst?

Dat is goed nieuws, want daarmee bouw je aan de continuïteit van je bedrijf. Met dit pakket aan personeels­­verzekeringen dek je de risico’s af en zorg je goed voor je personeel.

Zo beperk je risico's

Vragen over planningsgesprekken

• Wat is een planningsgesprek?

  Een planningsgesprek is een onderdeel van de jaarlijks terugkerende cyclus van gesprekken. Het gesprek begint met het bepalen van de doelstellingen, het wordt daarom ook wel een doelstellingengesprek genoemd. Later in de cyclus maak je de balans op en dat doe je tussentijds met bijvoorbeeld het functioneringsgesprek. Op het einde van de cyclus kun je een beoordelingsgesprek houden.

• Wat is een functioneringsgesprek?

  Een functioneringsgesprek wordt meestal één keer per jaar gehouden en is onderdeel van de gesprekscyclus. Meestal is dit halverwege het jaar in juni of juli. Je kunt zelf bepalen hoevaak je spreekt over het functioneren van je werknemer.

• Wat is een beoordelingsgesprek?

  Een beoordelingsgesprek is ook onderdeel van de personeels­gesprekken en volgt vaak aan het einde van het jaar of drie maanden voor een contract verloopt. Je geeft dan een oordeel over het functioneren van je werknemer.