Verzuim­management, wat en hoe?

Wat is verzuim­management?

Verzuim­management gaat over het managen van de afwezigheid van je werknemers. Om verzuim goed te managen, moet je weten wat je verzuim­cijfers zijn. Goede verzuim­registratie is dus de basis.

Daarnaast moet je ook in actie komen om de mogelijke gevolgen van verzuim op te vangen. Daarmee kun je de bezetting op de werkvloer op peil houden en je bedrijf draaiende houden.

Bij verzuim­management gaat het in ieder geval over afwezigheid door ziekte (ziekte­verzuim), maar in bredere zin ook over verlof en vakantie.

5 redenen voor verzuim­management

Het managen van verzuim is nuttig in veel gevallen. Verzuim­management is bijvoorbeeld nodig voor een goede werkplanning en voor de nodige verzuim­begeleiding van personeel. Ontdek vijf redenen om aan de slag te gaan met verzuim­management:

1. Personeels­planning

   Bij het maken van een planning of werkrooster moet je natuurlijk weten wie er wel of niet kan werken. Met goede verzuim- en verlofregistratie kun je direct zien wie er wel en niet aanwezig zijn. Dat is wel zo handig.

2. Wettelijke verplichtingen

   Volgens de Wet verbetering poortwachter moet je een aantal dingen regelen als je werknemer ziek is. Zo moet je de ziekmelding in de eerste week doorgeven aan je arbodienst of bedrijfsarts. Na zes weken moet er een probleemanalyse worden gemaakt. Ook daarna heb je nog een aantal verplichtingen waar een deadline aan verbonden is. Je moet dus precies weten hoelang je werknemer ziek is, zodat je ernaar kunt handelen.

3. Loondoorbetaling

   Verzuim­management is nodig om te bepalen of je werknemer nog recht heeft op vakantiedagen, verlof en bijbehorende loonbetaling. Zo krijgt je werknemer bij bepaalde vormen van verlof een aantal weken zijn volledige salaris, maar daarna niet meer.
   
   Ook voor de loondoorbetaling bij ziekte moet je weten hoelang iemand al afwezig is. Na een jaar ziekte kan het salaris veranderen en na twee jaar is er meestal geen recht meer op loon. Als je werknemer binnen 28 dagen na betermelding weer ziek is, mag je de periodes trouwens bij elkaar optellen. Dit heet samengesteld verzuim.

4. Verzuim beperken

   Ook als je werknemer kort ziek is, is verzuim­management nuttig. Als je werknemer bijvoorbeeld vier keer ziek is geweest binnen een jaar kun je een verzuim­gesprek voeren. Door in gesprek te gaan over oplossingen voorkom je mogelijk toekomstig verzuim.

5. Verzuim­cijfers

   Verzuim­management geeft je ook inzicht in het aantal afwezigen binnen je bedrijf. Je kunt daarmee bijvoorbeeld het gemiddelde ziekte­verzuim en het verzuim­percentage berekenen. Dit heb je nodig om de kosten van bepaalde verzekeringen te berekenen en te zien of je verzuim­beleid nog wel goed werkt.

Benut je cijfers

Laat zien dat je een goede werkgever bent. Stuur je werknemer bijvoorbeeld een bosje bloemen als hij drie dagen ziek is.

Wetten over verzuim­management

Het bijhouden en managen van verzuim is gebonden aan een aantal regels. Je hebt te maken met de privacywet AVG bij het registreren van verzuim. Bij het managen van verzuim moet je voldoen aan de Arbowet en de Wet verbetering poortwachter.

Privacywet AVG

Volgens de AVG mag je een aantal dingen niet vragen en vastleggen bij verzuim. Namelijk: de aard van de ziekte (wat heb je precies?), de oorzaak van de ziekte (hoe is het gekomen?) en de beperkingen en mogelijkheden van de werknemer (wat kun je wel en niet?).

Alleen een erkende bedrijfsarts mag inhoudelijke vragen stellen over de ziekte en mogelijkheden van je werknemer. Laat dit dus over aan de professional en leg geen verboden gegevens vast in je administratie.

Een zieke werknemer?

Verzuim van personeel betekent vaak extra admini­stratie en kosten. Je wilt het liefst dat medewerkers snel weer aan de slag gaan. Een verzuim­verzekering helpt je bij de aanpak van verzuim.

Beperk je risico's

Ook als je werknemer zelf vertelt wat voor ziekte hij heeft, mag je dit niet registreren. Behalve als het gaat om een ziekte waarbij directe collega’s moeten weten hoe te handelen in geval van nood (zoals epilepsie of suikerziekte). Dan mag je dit vastleggen áls je werknemer toestemt.

Arbowet en Wet Poortwachter

Als je werknemer ziek is krijg je te maken met een aantal wettelijke verplichtingen. Volgens de Arbowet moet je zorgen voor een veilige, gezonde werkplek en deskundige ondersteuning bij verzuim. Dat is de basis.

In de Wet verbetering Poortwachter staan alle stappen die er gezet moeten worden als je werknemer (langdurig) ziek is. Zo moet je bijvoorbeeld na 8 weken verzuim een Plan van Aanpak (PvA) maken. Dit doe je in samenwerking met je zieke werknemer. In dit plan beschrijf je concreet wat jij en je werknemer gaan doen om de werkzaamheden weer te hervatten.

Als je niet voldoet aan je verplichtingen bij verzuim kun je een loonsanctie (boete) krijgen.

Laat je werknemers ook weten welke stappen er gezet moeten worden bij verzuim. Ook zij hebben bepaalde verplichtingen. Van ziekmelding tot betermelding. In een verzuim­protocol voor je personeel kun je alle verplichtingen en verwachtingen opsommen.

Verzuim­beleid maken

Een verzuim­beleid is wettelijk verplicht voor ieder bedrijf in Nederland met personeel. Hoe kun je een goed verzuim­beleid maken? 8 tips voor ondernemers in het MKB.

Verzuim­manager

Als werkgever ben je eindverantwoordelijk voor goed verzuim­management. Je kunt ook een medewerker aanstellen die het verzuim registreert en zorgt voor een goede personeels­planning. Daarbij kun je gebruikmaken van een verzuim­managementsysteem.

Als er sprake is van ziekte­verzuim komt er een extra verantwoordelijkheid bij. Gelukkig sta je er bij de zorg voor een zieke werknemer niet alleen voor. Je bent zelfs verplicht om bepaalde deskundigen in te zetten.

Hulp bij verzuim

Zo heb je een bedrijfsarts nodig om de mate van arbeidsongeschiktheid te bepalen. Daarnaast is het handig een casemanager in te zetten die je helpt bij iedere stap in het proces. De casemanager is het persoonlijke aanspreekpunt voor jou en je zieke medewerker. En eventueel heb je nog andere arbeidsexperts nodig om verzuim te managen.

Je kunt die nodige expertise inschakelen via een arbodienst. Het is ook mogelijk een verzuim­verzekering met arbodienstverlening te nemen, daarmee sla je twee vliegen in één klap. Je hebt dan de beschikking over arbo-experts en je krijgt compensatie voor de loondoorbetaling bij ziekte.

Lees meer over verplichte verzuim­begeleiding in het MKB.

Verzuim­management systeem

Er zijn allerlei manieren om verzuim te managen. Veel bedrijven kiezen voor een verzuim­managementsysteem om ze daarbij te helpen.

Hiermee wordt vaak een software-programma bedoeld waarmee je het verzuim van je werknemers kunt bijhouden en inzien.

Je hebt verschillende systemen voor verzuim- en verlofmanagement. Van simpele verzuim­registratie in Excel (sjabloon) tot online software en apps voor je volledige personeels­administratie.

Verzuim­management software

Met goede (online) verzuim­management-software zijn de administratieve en financiële aspecten van verzuim direct inzichtelijk. Door (automatische) updates wordt ook de laatste wetgeving toegepast in deze software.

Wanneer is de volgende verplichte stap in de re-integratie van je zieke werknemer? Bij het gebruik van een goede app of software voor verzuim management krijg je een melding zodra je actie moet ondernemen.

Er zijn online heel wat aanbieders van software voor verzuim­registratie- en management. Maak een vergelijking op basis van je eigen wensen en behoeften. Let daarbij niet alleen op de prijs, maar vooral ook op de extra mogelijkheden en koppelingen tussen systemen.

Inclusief vakantie- en verlofregistratie

Gebruik bijvoorbeeld een systeem waarin ook verlofregistratie en vakantieregistratie mogelijk is. Dan heb je één centrale plek om de aanwezigheid van je personeel bij te houden en te managen.

Dat is wel zo handig. Zo kun je in een oogopslag zien welke werknemers ziek zijn, op vakantie zijn of verlof hebben.

Kijk of je deze gegevens ook kunt koppelen aan je financiële administratie. Worden lonen en loonstrookjes automatisch aangepast na 52 weken verzuim?

Vraag en zoek naar de mogelijkheden en richt je personeels­administratie zo slim mogelijk in. Dat bespaart je een hoop tijd en het verkleint de kans op dure fouten.

Wat kost jouw zieke werknemer?

Reken het snel uit met deze verzuim­calculator.

Verzuim personeel verlagen

Door verzuim goed te managen krijg je meer grip op verzuim en bijbehorende kosten. Je kunt op ieder moment zien hoe hoog het ziekte­verzuim is onder personeel. Is het verzuim hoger dan normaal? Dan kun je ingrijpen.

Verzuim kun je natuurlijk niet altijd voorkomen. Toch zijn er veel oorzaken en signalen van verzuim waar je als werkgever op in kunt spelen. Als je op tijd actie onderneemt kun je bijvoorbeeld langdurige uitval door burn-outs voorkomen. Daar zit vooral de winst.

Checklist verzuim voorkomen

Wat kun je als werkgever precies doen? Gebruik de checklist verzuim voorkomen en ga aan de slag.

Voorbeeld verzuim­management

Hoe kun je sturen op minder verzuim? Een voorbeeld: Ondernemer Klaas Keizer had in zijn bouwbedrijf te maken met veel ziektegevallen. 'Het ziekte­verzuim was het dubbele van het landelijk gemiddelde', vertelt hij. 'We hadden vrijwel dagelijks ziekmeldingen, acht tot tien gevallen per week.'

Klaas ging aan de slag met verzuim­management. In drie maanden tijd wist hij het ziekte­verzuim in zijn bouwbedrijf te halveren. 'Het eerste wat ik deed was mijn werknemers bij elkaar roepen. Ik vertelde mijn personeel dat ik niet zonder hen kon. Ik maakte ze belangrijk en zei dat ik ze nodig had. Alleen al door dit te zeggen, ging het zonnetje weer schijnen.'

Wat deed Klaas nog meer? Hij deelt 7 tips voor ondernemers in het MKB.

Verzuim­kosten beperken

Verzuim managen is cruciaal voor een gezonde bedrijfsvoering. Verzuim kan je namelijk veel geld kosten. Vooral als je een klein bedrijf hebt is langdurig ziekte­verzuim een groot risico.

Naast de verplichte loondoorbetaling heb je waarschijnlijk al snel te maken met omzetverlies, kosten voor vervanging en de kosten van verzuim­begeleiding.

Wist je dit?

Een zieke werknemer kost veel meer dan zijn salaris. Gemiddeld zo'n 260 euro per dag! Bereken de verzuim­kosten voor jouw bedrijf.

Ziek personeel kan jouw bedrijf dus veel geld kosten, maar dat hoeft niet! Met een verzuim­verzekering krijg je een vergoeding voor het loon dat je moet doorbetalen aan een zieke werknemer. Daarnaast helpt een verzekeraar je ook bij het voorkomen en terugdringen van het verzuim binnen je bedrijf.

Verzuim­verzekering

Het voorkomen van verzuim en begeleiden van ziek personeel kan je veel geld en tijd kosten. Een verzuim­verzekering helpt je bij de aanpak.

Ik wil geen geldzorgen

Vragen over verzuim­management

• Hoe werkt verzuim­management?

  Verzuim­management gaat in feite over twee stappen. 1. Het goed bijhouden van verzuim via verzuim­registratie. 2. Maatregelen treffen om verzuim te beperken en een goede bezetting te garanderen. Daardoor kan je bedrijf verder.

• Wanneer is loon bij ziekte verplicht?

  Volgens de wet ben je verplicht het salaris van een zieke werknemer door te betalen tijdens de eerste twee jaar van zijn ziekte. Het gaat om minimaal 70 procent van het salaris, waarbij je in het eerste jaar niet onder het minimumloon mag komen. Let op: In de cao voor jouw bedrijfstak kunnen hogere percentages staan.

• Mag je periodes van verzuim optellen?

  Verzuim wordt opgeteld als je werknemer binnen vier weken (28 dagen) na zijn betermelding opnieuw ziek wordt. Dit wordt ook wel samengesteld verzuim genoemd. Je hoeft dus niet iedere keer opnieuw te beginnen met tellen. Als de opgetelde periodes samen 104 weken (twee jaar) bedragen, stopt de loondoorbetaling.

• Waar moet je verzuim melden?

  Een werknemer ziek melden bij je arbodienst of bedrijfsarts doe je zo snel mogelijk nadat hij zich bij jou heeft ziek gemeld. Volgens de wet moet je dit binnen één week doen na de eerste ziektedag. Je arbodienst of verzekeraar kan je vragen dit op de eerste ziektedag al te doen. Verzuim melden bij het UWV doe je als je werknemer na 42 weken nog niet volledig aan het werk is. Dit wordt de 42e-weekmelding genoemd.

• Hoe kun je verzuim­kosten berekenen?

  De verzuim­kosten voor je bedrijf kun je eenvoudig berekenen met deze verzuim­calculator. Binnen enkele minuten krijg je inzicht in jouw kosten door ziekte­verzuim en het gemiddelde in je branche. Daarnaast kun je eenvoudig de kosten per zieke werknemer berekenen met deze rekentool zieke werknemer.

• Waarom een verzuim­verzekering afsluiten?

  Het voorkomen van verzuim en begeleiden van ziek personeel kan je veel geld en tijd kosten. Een ziekte­verzuim­verzekering helpt je bij de aanpak van verzuim en het financiële risico voor je bedrijf. Is je werknemer ziek? Dan krijg je een vergoeding voor de loondoorbetaling tijdens ziekte.