Arbeidsvoorwaardengesprek, 7 aandachtspunten

Neem je een nieuwe werknemer aan? Dan is het arbeidsvoorwaardengesprek een belangrijk moment. Het doel van dit gesprek is dat jullie afspraken maken over de arbeidsvoorwaarden. Daarna kan het arbeidscontract gemaakt worden.

Voorbereiding arbeidsvoorwaardengesprek

Dit gesprek vraagt om de nodige voorbereiding, omdat je hierbij met veel verschillende onderwerpen te maken hebt. Het is verstandig om goed op de hoogte te zijn van de primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden die je kunt bieden. 

Het voordeel is dat je tijdens de salarisonderhandelingen beter beslagen ten ijs komt. Je weet dan namelijk welke arbeidsvoorwaarden je als 'wisselgeld' kunt gebruiken.

7 aandachtspunten voor werkgevers

Waar moet je in aanloop naar en tijdens het arbeidsvoorwaardengesprek op letten? Houd rekening met deze zeven aandachtspunten voor ondernemers met personeel:

1. Passend salaris

Bepaal vooraf wat de onder- en bovengrens is van een passend loon. Hiermee heb je voor jezelf een bandbreedte waarbinnen je kunt blijven. Zowel voor de werknemer als voor jou is de salarisbespreking namelijk een spel van geven en nemen.

Salarisonderhandelingen

Zet daarom tijdens de salarisonderhandeling altijd iets lager in dan wat je op het oog hebt. De werknemer zet juist hoger in, waardoor de kans groot is dat je op een bedrag uitkomt waarmee jullie allebei tevreden kunnen zijn.

Vergeet niet dat jij uiteindelijk leidend bent in het gesprek en de uitkomst bepaalt.

Krijg grip op personeels­kosten

Lees het gratis whitepaper met daarin de waarde van personeel, alle personeels­kosten op een rij en 5 manieren om te besparen.

Download gratis PDF

2. Secundaire arbeidsvoorwaarden

Een gesprek over arbeidsvoorwaarden gaat niet alleen over het salaris, maar juist ook over de aanvullende arbeidsvoorwaarden, ook wel secundaire arbeidsvoorwaarden genoemd.

Vraag jezelf af wat belangrijk is voor de werknemer. Bijvoorbeeld een dertiende maand, de mogelijkheid om thuis te werken of een opleiding op kosten van de werkgever. Je kunt bijvoorbeeld een mooie thuiswerkvergoeding aanbieden van 2,13 euro per dag (belastingvrij).

Naast secundaire arbeidsvoorwaarden heb je ook nog tertiaire arbeidsvoorwaarden en quartaire arbeidsvoorwaarden. Je hebt dus allerlei mogelijkheden om een werknemer aan boord te krijgen. Maak daar een goed gebruik van.

Arbeidsvoorwaarden in cao

Is jouw bedrijf aangesloten bij een cao? Houd er dan rekening mee dat je meestal verplicht bent om een aantal secundaire arbeidsvoorwaarden aan te bieden vanuit de cao. In de meeste gevallen mag je in positieve zin afwijken van de cao, zodat je iets extra’s kunt bieden.

Werkkostenregeling

Check ook of de arbeidsvoorwaarden passen binnen de werkkostenregeling.

3. Zorg voor maatwerk

Niet alle werknemers willen dezelfde arbeidsvoorwaarden. Als je daar als werkgever flexibel in bent, kun je maatwerk bieden. Niet iedere werknemer wil bijvoorbeeld een leaseauto, ook al vertegenwoordigt die in verhouding een grotere waarde dan een reiskostenvergoeding.

Het uitgespaarde geld van de leaseauto kun je besteden aan andere arbeidsvoorwaarden. Dit kan een telefoon van de zaak zijn, een reiskostenvergoeding, een tegemoetkoming in de kinderopvang of een ov-kaart. Probeer de werknemer in elk geval iets te bieden wat hij niet zo snel bij een andere werkgever vindt.

Goed werkgeverschap

Laat altijd zien dat je voldoet aan de wet over goed werkgeverschap.

4. Vakantiedagen

Een vast onderdeel van het arbeidsvoorwaardengesprek is het toekennen van het aantal vakantiedagen. Het wettelijk aantal vakantie-uren per jaar is minimaal vier keer het aantal uren dat de werknemer per week werkt.

Als een werknemer bijvoorbeeld 40 uur per week werkt, komt dat neer op 20 vakantiedagen per jaar. Je kunt natuurlijk ook meer vakantiedagen bieden. Afspraken over deze bovenwettelijke vakantiedagen staan in een arbeidscontract of eventuele verplichte cao.

Vakantiegeld betalen

Vergeet daarbij niet dat je ook vakantietoeslag (vakantiegeld) moet uitkeren. Dit is jaarlijks minimaal 8 procent van het brutojaarsalaris.

5. Scholing

Een belangrijke onderhandelingstip is het aanbieden van extra cursussen of bijscholing. Zeker voor starters en personeel met weinig ervaring is het volgen van een training of opleiding een goede secundaire arbeidsvoorwaarde.

Maak wel duidelijke afspraken over het terugbetalen van de kosten als de medewerker binnen een bepaalde periode na de scholing vertrekt. Je kunt daarbij onder voorwaarden gebruikmaken van een studiekostenvergoeding.

Benut subsidie voor scholing

Je kunt mogelijk gebruikmaken van subsidies voor personeel. Bijvoorbeeld korting op bepaalde opleidingen of een vergoeding voor omscholing.

6. Reiskosten 

Het toekennen van een reiskostenvergoeding is niet verplicht, al is het gebruikelijk om dit wel te doen. In de meeste cao’s zijn hier afspraken over gemaakt.

Werknemers die met eigen vervoer reizen, krijgen normaal gesproken 21 cent per kilometer (in 2023) en 22 cent (vanaf 2024). Het maakt niet uit welk vervoersmiddel ze gebruiken. Dit is het maximale belastingvrije tarief.

Je kunt een hogere vergoeding afspreken, maar daarover betaal je meer belasting. Aan de onbelaste vergoeding van een ov-abonnement worden wel bepaalde voorwaarden gesteld. Die voorwaarden vind je in het meest recente Handboek Loonheffingen van de Belastingdienst.

Reiskostenvergoeding bepalen?

Lees meer over de reiskostenvergoeding voor personeel.

7. Flexibiliteit in werktijden

Met het aanbieden van extra flexibiliteit, zoals flexibele werktijden of thuiswerken, kweek je veel goodwill bij je toekomstige werknemer. Met thuiswerken geef je de werknemer een blijk van vertrouwen. Werknemers hechten daar vaak net zo veel belang aan als aan hun salaris.

En wil een werknemer met kinderen op kantoordagen 's ochtends eerst de kinderen naar school brengen? Sta dit dan toe. Zo wordt mogelijk verspilde, kostbare werktijd in de files vermeden. En belangrijker: een werknemer met een tevreden thuissituatie zet vaak net even een stapje extra.

Werktijdenwet

Lees meer over de regels voor werktijden.

Na het arbeidsvoorwaardengesprek

Als het arbeidsvoorwaardengesprek goed is verlopen kun je de sollicitatieprocedure afronden. Je gaat de afspraken vastleggen en de werknemer officieel in dienst nemen. Als je er niet uitkomt samen, moet je helaas afscheid nemen en op zoek naar een andere kandidaat voor de functie.

Voorwaarden in arbeidscontract

De arbeidsvoorwaarden leg je vast in een arbeids­overeenkomst. Dat geldt in ieder geval voor je primaire arbeidsvoorwaarden. Ook bepaalde secundaire, tertiaire en quartaire arbeidsvoorwaarden kun je opnemen in het contract, vooral als het om persoonlijke voorwaarden gaat voor je werknemer.

Voorwaarden die voor al je personeels­leden gelden kun je opnemen in een personeels­handboek of bedrijfsreglement. Verwijs hiernaar vanuit de individuele arbeidscontracten. Dan voorkom je misverstanden en eventuele arbeidsconflicten.

Vragen over indiensttreding en arbeidsvoorwaarden:

• Wat is indiensttreding?

  Indiensttreding is de formele stap die wordt gezet als iemand in dienst komt bij je bedrijf. Hij krijg dan een tijdelijk of vast contract en wordt je werknemer. Na ondertekening van het contract is hij op de startdatum officieel in dienst getreden.

• Wat zijn secundaire arbeidsvoorwaarden?

  Secundaire arbeidsvoorwaarden zijn de extra afspraken die je met je medewerker maakt over bijvoorbeeld de dertiende maand, extra beloningen, personeels­verzekeringen, lease-auto en telefoon van de zaak. Alles wat eenvoudig in een geldwaarde is uit te drukken valt onder de secundaire arbeidsvoorwaarden. Verder heb je ook nog tertiaire arbeidsvoorwaarden en quartaire arbeidsvoorwaarden.

• Waar moet je op letten bij het aannemen van personeel?

  Voordat je werknemers in dienst neemt is het nuttig je te verdiepen in het arbeidsrecht. Als werkgever wil je goed voor je personeel zorgen. Je moet daarbij voldoen aan de eisen van goed werkgeverschap. Volg de juiste stappen in de sollicitatieprocedure en geef je werknemers waar ze recht op hebben.

• Hoe verloopt de sollicitatieprocedure?

  Als je een of meerdere werknemers in dienst wil nemen doorloop je een aantal stappen. Je begint met het zoeken naar een geschikte werknemer: de werving. Daarna volgt de selectie: je zoekt kandidaten uit voor sollicitatiegesprekken. Als je eenmaal een goede kandidaat hebt gekozen, ga je de arbeidsvoorwaarden bespreken. De uitkomst leg je vast in een arbeids­overeenkomst. Na ondertekening van de overeenkomst heb je een nieuwe werknemer in dienst.

• Wat kost een werknemer?

  Goede werknemers zijn kostbaar voor jou als ondernemer. Met een goed team van gemotiveerd personeel kun je je onderneming laten groeien. Met het whitepaper Wat kost personeel? kun je de balans opmaken en krijg je een overzicht van de kosten per werknemer.

• Welke personeels­verzekeringen heb je nodig?

  Als je werknemers aanneemt is het slim een aantal verzekeringen af te sluiten. Je hebt bijvoorbeeld een verzuim­verzekering nodig om je werknemers door te betalen als ze ziek zijn. Ook een ongevallen­verzekering, aansprakelijkheids­verzekering en nabestaanden­verzekering zijn nuttig. Bekijk de top 5 personeels­verzekeringen.

Heb je personeel in dienst?

Dat is goed nieuws, want daarmee bouw je aan de continuïteit van je bedrijf. Met dit pakket aan personeels­­verzekeringen dek je de risico’s af en zorg je goed voor je personeel.

Zo beperk je risico's