Beoordelingsgesprek voeren, tips voor leidinggevenden

Beoordelingsgesprek houden

Het beoordelingsgesprek is een belangrijk moment. Tijdens dit gesprek kun je nuttige feedback geven aan je werknemer over zijn functioneren in de afgelopen periode, vaak een jaar.

Werknemers willen graag weten of ze goed presteren. Een beoordelingsgesprek is dan ook een mooie gelegenheid om je werknemers waar nodig bij te sturen voor het komende jaar. 

Doel beoordelingsgesprek

Grijp de kans om je werknemer te motiveren. Heeft hij goed gepresteerd? Benoem dat dan. Geef hem complimenten en eventueel een passende loonsverhoging of een andere prestatiebeloning.

Zo houd je werknemers gemotiveerd om goed te blijven presteren. Dit kan weleens cruciaal zijn bij het behouden van goed personeel. Daarmee is het een belangrijke manier om een personeels­tekort tegen te gaan.

Aflopend contract?

In een beoordelingsgesprek kun je aangeven of een werknemer in aanmerking komt voor een contractverlenging of niet.

Voordelen beoordelingsgesprek

Elk jaar een beoordelingsgesprek voeren heeft veel voordelen voor werknemers en werkgevers. Het is een belangrijk sturingsmoment voor ondernemers en leidinggevenden. Wat zijn de voordelen? Bijvoorbeeld:

• Je denkt gericht na over de prestaties per werknemer.
• Werknemers hebben feedback en waardering nodig.
• Je kunt goed-functionerende werknemers complimenteren en belonen.
• Minder goed-functionerende werknemers kun je bijsturen.
• Het motiveert werknemers elk jaar beter te presteren.
• Je leert werknemers beter kennen en kan blijven bouwen aan je team.

Beoordelingsgesprek voeren, 10 tips

Om het beoordelingsgesprek optimaal te benutten, moet je het goed voorbereiden. De volgende tips helpen je als leidinggevende bij het voeren van een goed gesprek:

1. Spreek duidelijke doelen af

Een beoordelingsgesprek heeft weinig zin zonder duidelijke doelen. Werknemers moeten namelijk weten waarop ze worden beoordeeld. Dat kan gebeuren op basis van een functieprofiel of ontwikkelafspraken.

Ontwikkelafspraken maak je meestal tijdens een planningsgesprek, dat kort na het laatste beoordelingsgesprek plaatsvindt. Probeer aan de hand van je bedrijfsdoelen ook persoonlijke doelen te bepalen per werknemer of per functie. Zorg dat de doelen uitdagend, maar wel haalbaar zijn. Met de juiste doelen motiveer je werknemers te scoren.

Tip: Maak gebruik van duidelijke KPI's om je werknemer te beoordelen.

2. Beoordeel het hele jaar door

Wacht niet tot het beoordelingsgesprek. Het is verstandig om werknemers het hele jaar door van feedback te voorzien over hun functioneren.

Daardoor komt eventuele negatieve feedback tijdens het beoordelingsgesprek minder onverwacht en bied je kansen voor verbetering. Zo'n tussentijdse beoordeling geef je bijvoorbeeld tijdens een een-op-eengesprek. En ook tijdens het functioneringsgesprek kun je al bepaalde punten aansnijden (zonder te oordelen).

Tip: Veel bedrijven doen dit op hun eigen manier. Ontdek unieke voorbeelden uit het MKB.

Ben jij aantrekkelijk?

Hoe zorg je dat personeel gemotiveerd blijft? Laat zien dat je een goede werkgever bent. Met deze gratis test ontdek je of jij klaar bent voor nieuw personeel.

Start checklist

3. Volg een vaste regelmaat

Beoordelingsgesprekken vinden meestal plaats aan het eind van het jaar, maar in veel bedrijven is dit een drukke periode.

Om te voorkomen dat de beoordelingsgesprekken erbij inschieten, is het zinvol om de gesprekscyclus volgens een vast ritme te laten plaatsvinden. Houd de gesprekken bijvoorbeeld steeds in dezelfde maand en volg een strakke planning.

Je kunt het beoordelingsgesprek ook aan het begin van het nieuwe jaar houden en combineren met het planningsgesprek, waarin je de doelen voor het nieuwe jaar bespreekt.

4. Reserveer voldoende tijd

Wie heeft niet een volle agenda? De verleiding kan daardoor groot zijn om een beoordeling even tussendoor te doen.

Het is mogelijk dat je een werknemer daardoor tekortdoet, want wellicht zie je belangrijke verbeterpunten of complimenten over het hoofd. Dit ontneemt hem de kans om beter zijn best te doen.

5. Gebruik een beoordelingsformulier

Een beoordelingsformulier bevat de criteria waarop je iemand beoordeelt. Je vult het vooraf in en geeft een score, zoals: onvoldoende, matig, voldoende, goed of uitstekend.

Het voordeel van zo'n formulier is dat je prestaties makkelijk kunt vergelijken met die in andere jaren. Ook geeft het je houvast tijdens het beoordelingsgesprek.

Tip: Download een gratis sjabloon beoordelingsformulier (docx).

Zorg dat je werknemer ook weet waarop hij beoordeelt wordt. Je kunt het lege beoordelingsformulier aan het begin van het jaar al met hem delen. Gebruik je een standaard formulier voor je hele bedrijf, neem het dan op in je personeels­handboek.

6. Hanteer de juiste maatstaf

Sommige leidinggevenden nemen zichzelf als maatstaf. Ze verwachten dat een werknemer precies dezelfde inzet toont als een ondernemer, directeur of manager.

Als iemand de bijbehorende verantwoordelijkheden niet heeft, gaat het wat ver om dit tot norm te verheffen. Je beoordeelt werknemers alleen voor de functie die ze uitoefenen. Check dan ook het functieprofiel van je werknemer voor een goede beoordeling. 

7. Richt je op het functioneren

De beoordeling gaat over het functioneren van je werknemer. Dus of hij afgesproken doelen heeft behaald of bepaalde vaardigheden heeft ontwikkeld.

Je richt je dus niet op de persoon door bijvoorbeeld iemand te veroordelen vanwege een persoonlijke eigenschap of zijn uiterlijk. Pas helemaal op met vooroordelen en discriminatie.

8. Blijf bij de feiten

Een beoordeling moet gebaseerd zijn op feiten. Gebruik bijvoorbeeld enkele bedrijfsresultaten (cijfers) waar je werknemer persoonlijk verantwoordelijk voor is.

Vermoedens of geruchten mogen bij de beoordeling geen rol spelen. Deze hoeven namelijk niets te zeggen over het functioneren van een werknemer.

9. Geef nieuwe kansen

Iedere werknemer maakt fouten. Misschien heb je een misstap tijdens een eerdere beoordeling uitgebreid besproken en heeft je werknemer inmiddels zijn leven gebeterd. Dan is het belangrijk om die niet steeds op te rakelen tijdens latere beoordelingsgesprekken. Een nieuwe ronde brengt nieuwe kansen met zich mee.

10. Maak een beoordelingsverslag

In een beoordelingsverslag leg je vast wat je met de werknemer hebt besproken, inclusief de gemaakte afspraken. Voeg dit toe aan het beoordelingsformulier. 

Je kunt hier in latere beoordelingsgesprekken op teruggrijpen en zien welke vorderingen iemand heeft gemaakt. Veel werkgevers vragen hun personeel om dit verslag voor gezien te ondertekenen.

Als je ooit een werknemer wil ontslaan wegens disfunctioneren, dan heb je bewijzen nodig dat iemand al langer niet goed functioneert. Het is dus belangrijk beoordelingsverslagen te bewaren in het personeels­dossier.

Verschil beoordelingsgesprek en functioneringsgesprek

Een beoordelingsgesprek is anders dan een functioneringsgesprek. Bij het functioneringsgesprek (meestal halverwege het jaar) stel je veel vragen en kun je feedback geven aan je werknemer. Je werknemer kan ook jou feedback geven over de samenwerking.

Bij een beoordelingsgesprek gaat het met name om het oordeel van jou als werkgever. Dat is de basis van het gesprek. Het is dus meer eenrichtingsverkeer waarbij je de werknemer laat weten hoe hij beoordeeld is over het afgelopen jaar.

Tip: Download een gratis voorbeeld functioneringsgesprekformulier (docx).

360 graden feedback

De beoordeling van een werknemer hoef je niet helemaal zelf te doen. Met 360 graden feedback kun je een vollediger beeld krijgen van je werknemer. Lees meer hierover in het artikel 360 graden feedback, wat en hoe?

Beoordelingsgesprek 2023 - 2024

Ga je een werknemer beoordelen over dit jaar? Zorg dan dat je rekening houdt met de doelen uit het planningsgesprek, de actiepunten uit het functioneringsgesprek en check ook eerdere beoordelingsgesprekken. Kijk of je werknemer in aanmerking komt voor een beloning op basis van zijn prestaties.

Vooral afspraken over een eventuele contractverlenging, promotie of loonsverhoging zijn belangrijk. Beoordeel eerlijk of die afspraken zijn nagekomen en geef je werknemer waar hij recht op heeft.

Houd ook rekening met toenemende kosten in 2024. Zowel voor je werknemer (die graag meer loon wil vanwege de inflatie), maar ook voor jou als werkgever. Zo gaat bijvoorbeeld het minimumloon in 2024 flink omhoog. Ook cao-lonen stijgen mee. Kijk dus goed naar je totale kostenplaatje bij de afweging of het loon omhoog kan.

Meer loon na beoordeling 2023?

• Geef jij een salarisverhoging? Bekijk de afwegingen voor het geven van een loonsverhoging.
• Wat zijn de loonkosten in 2024? Bereken het met dit overzicht van personeels­kosten.

Vragen over het beoordelingsgesprek

• Hoe beoordeel je een werknemer?

  De beoordeling gaat over het functioneren van je werknemer. Dus of hij afgesproken doelen heeft behaald of bepaalde vaardigheden heeft ontwikkeld. Je richt je dus niet op de persoon door bijvoorbeeld iemand te veroordelen vanwege een persoonlijke eigenschap of zijn uiterlijk.

• Waar vind ik een beoordelingsformulier?Je kunt zelf een beoordelingsformulier maken. Het is handig om een sjabloon of voorbeeld beoordelingsformulier te gebruiken en deze aan te passen naar je eigen wensen. Online zijn er meerdere voorbeelden te vinden die je kunt downloaden.
• Wie vult het beoordelingsformulier in en wanneer?

  Jij als werkgever of een andere leidinggevende vult het beoordelingsformulier in. Dit doe je vóór het gesprek. In het beoordelingsgesprek laat je weten wat de beoordeling is. Na afloop tekenen jij en je werknemer het formulier voor gezien. Als je werknemer niet akkoord is met de beoordeling mag hij dit in een opmerking op het formulier aangeven.

• Hoe sluit je aan op het functioneringsgesprek?

  Neem de tijd om goed na te denken over de beoordeling. Zorg dat het aansluit bij eerdere feedback en de punten op het laatste functioneringsgesprek formulier. De uitkomst van jouw beoordeling mag niet als een totale verrassing komen. Voorkom valkuilen door de afspraken SMART te formuleren.

• Welke privacyregels gelden er bij beoordelen?

  Zorg dat je bij de verwerking van personeels­gegevens volledig voldoet aan de nieuwe privacywet AVG. Zorg dat het formulier niet rond blijft slingeren en voor onbevoegden is in te zien.

Ken jij de risico's al?

Jouw bedrijf is goud waard, voorkom uitglijders. Ontdek de gevaren in de horeca, bouw, detailhandel, groothandel, persoonlijke of zakelijke dienst­verlening en beperk je risico's.

Ga voor zekerheid

Poll: Voer jij beoordelingsgesprekken?

Lang niet alle ondernemers in het MKB voeren aan het einde van het jaar een beoordelingsgesprek met hun werknemers. Ruim 18 procent van de ondernemers geeft aan dit nooit te doen en 23 procent doet het 'soms, als er tijd voor is'.

Dat blijkt uit de resultaten van een poll op OndernemenMet­Personeel.nl. Van de 82 ondernemers die reageerden, had ruim 29 procent de beoordelingsgesprekken al ingepland. Voor nog eens 29 procent was de poll een goede reminder, want deze groep ondernemers gaf aan de gesprekken nog in te moeten plannen. De poll werd ingevuld gedurende de maand november.