5 tips voor ontslag bij disfunctioneren

Wanneer ontslag bij disfunctioneren?

Ontslag bij disfunctioneren is een vorm van ontslag waarbij een goede voorbereiding komt kijken. Wanneer ga je over tot ontslag bij disfunctioneren? Daarvoor moet je weten wanneer er precies sprake is van disfunctioneren.

Eisen aan ontslag bij disfunctioneren

Disfunctioneren betekent dat een werknemer onvoldoende voldoet aan de gestelde functie-eisen. Om dat vast te stellen, moet het voor jou en je werknemer vooraf helder zijn wat die eisen precies zijn.

Verder moet je zorgen voor een goed personeels­dossier en moet je een werknemer geholpen hebben zijn functioneren te verbeteren. Dan is de kans groter dat een rechter het ontslag wegens disfunctioneren goedkeurt. De belangrijkste eisen en tips op een rij:

1. Zorg voor duidelijke functie-eisen

Je moet in ieder geval zorgen voor een goed functieprofiel met bijbehorende functie-eisen. Denk aan opleidingseisen, een omschrijving van het takenpakket en productie- en kwaliteitseisen.

Functie-eisen vastleggen

Deze functie-eisen moet je duidelijk aan de werknemer kenbaar maken als je de arbeids­overeenkomst aangaat of een functiewijziging doorvoert. Doe dit voor alle functies binnen je bedrijf.

Laat je werknemer een nieuw of aangepast contract altijd ondertekenen. Dan is hij formeel akkoord met de functie-eisen.

2. Personeels­dossier voor ontslag bij disfunctioneren 

Voor ontslag bij disfunctioneren ligt de bewijslast bij jou als werkgever. Dat wil zeggen dat je bij het UWV of de rechter het disfunctioneren goed moet onderbouwen met concrete informatie.

Personeels­dossier opbouwen

Daarvoor is in ieder geval een goed personeels­dossier nodig. Begin op tijd met het opbouwen van het dossier, zodat je voldoende overtuigende informatie hebt tegen de tijd dat je de ontslagaanvraag indient.

Welke gegevens voeg je toe in dit dossier? Denk aan een functieomschrijving, de arbeids­overeenkomst en verslagen van beoordelingsgesprekken en functioneringsgesprekken. Voeg ook belangrijke correspondentie met je werknemer toe, zoals e-mails met een formele waarschuwing en andere gespreksverslagen.

Maak gebruik van een stappenplan voor een goed personeels­dossier.

Krijg grip op personeels­kosten

Lees het gratis whitepaper met daarin de waarde van personeel, alle personeels­kosten op een rij en 5 manieren om te besparen.

Download gratis PDF

3. Gesprekken over functioneren

Functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken dragen bij aan de prestaties van je medewerkers. Het is daarom verstandig om deze gesprekken regelmatig te houden, naast het gebruikelijke werkoverleg.

Hiermee kun je disfunctioneren voorkomen, maar ook disfunctioneren aantonen. Als je werknemer niet goed functioneert ga je daarover in gesprek. Je probeert samen oplossingen te vinden om het functioneren te verbeteren.

Aan het einde van een jaar volgt meestal een beoordelingsgesprek. Je legt vast hoe je werknemer heeft gepresteerd en je legt je beoordeling uit in een gesprek.

Goed systeem van beoordelen

Geef bij je beoordeling een duidelijke waardering van het functioneren, zoals onvoldoende, voldoende of goed. Deze beoordeling onderbouw je met concrete voorbeelden.

Na afloop van een gesprek krijgt de werknemer een kopie van het gespreksverslag en/of formulier. Dat laat je na afloop door de werknemer ondertekenen voor akkoord. Daarna voeg je dit formulier toe in het personeels­dossier. Dat is later nodig voor eventueel ontslag bij disfunctioneren.

Zorg voor een structuur in je gesprekken. Maak gebruik van een goed beoordelingsformulier.

4. Signaleer problemen op tijd

Veel werkgevers laten disfunctionerende werknemers nogal eens doormodderen. Als plotseling de maat vol is, 'overvallen' ze de werknemer met zijn disfunctioneren.

Direct feedback geven

Het is beter om verbeterpunten direct terug te koppelen aan een medewerker. Leg deze opmerkingen vast door bijvoorbeeld de werknemer daarover een e-mail te sturen. Dan kan hij direct werken aan zijn functioneren.

Voeg ook alle e-mails over zijn functioneren toe in je personeels­dossier.

5. Verbetertraject bij disfunctioneren

Als een werknemer ondermaats blijft presteren, moet je eerst een poging doen om het functioneren te verbeteren. Dat doe je met een verbetertraject.

Daarvoor bestaat geen vaste werkwijze, maar het kan bijvoorbeeld gaan om het begeleiden van de werknemer bij verbeterpunten, het voeren van corrigerende gesprekken, het aanbieden van opleidingen, het onderzoeken van herplaatsingsmogelijkheden en het aanbieden van een alternatieve functie.

Zwaardere eisen voor ervaren werknemers

Als de werknemer langer in dienst is, worden zwaardere eisen gesteld aan het verbetertraject. Zo moet je in die gevallen meer tijd uittrekken voor het verbetertraject.

Zorg voor documenten waaruit blijkt dat je de werknemer de gelegenheid hebt gegeven zijn functioneren te verbeteren. Zoals een verbeterplan, coachingverslag en afspraken over een scholingstraject.

Alternatieven voor ontslag bij disfunctioneren

Ontslag bij disfunctioneren is niet de enige mogelijkheid om de samenwerking te stoppen. Er zijn verschillende vormen van ontslag.

Ontslag met wederzijds goedvinden

Je kunt proberen om er samen met je werknemer uit te komen. Dat is ontslag met wederzijds goedvinden. Het grote voordeel is dat je dan geen toestemming van het UWV of uitspraak van de kantonrechter nodig hebt.

Ontslag wegens verstoorde arbeidsrelatie

Als je toch gaat voor ontslag bij disfunctioneren, loop je een risico. Mocht je ontslagdossier niet volledig zijn, dan bestaat er een grote kans dat de rechter het ontslagverzoek voor disfunctioneren afwijst.

In de meeste gevallen beëindigt de rechter het dienstverband dan alsnog vanwege een verstoorde arbeidsrelatie. Nadeel van deze aangepaste ontslagreden is dat je ook in dat geval een hogere ontslagvergoeding moet betalen.

Werknemer ontslaan?

Met een rechtsbijstand­verzekering krijg je hulp van onafhankelijke specialisten bij het nemen van de juridisch juiste beslissing.

Vragen over ontslag bij disfunctioneren

• Welke redenen zijn er voor ontslag?

  Als je een werknemer wilt ontslaan, moet je daar een goede reden voor hebben. Dit zijn vijf veel voorkomende redenen voor ontslag: ontslag bij disfunctioneren, ontslag door een verstoorde arbeidsrelatie, ontslag op staande voet, ontslag met wederzijds goedvinden en ontslag door bedrijfseconomische redenen. Lees meer over deze ontslagredenen. 

• Hoe werkt de eindafrekening bij ontslag?

  De eindafrekening is de laatste financiële afhandeling met je vertrekkende werknemer. Je betaalt hem de zaken uit waar hij nog recht op heeft. Heeft je werknemer nog schulden bij jou, dan worden die hiermee verrekend.

• Wanneer mag je een zieke werknemer ontslaan?

  Alleen in uitzonderlijke gevallen mag je een werknemer ontslaan tijdens ziekte. Bijvoorbeeld als je kunt aantonen dat je zieke werknemer herhaaldelijk niet meewerkt aan zijn re-integratie. Ook als je bedrijf schade oploopt omdat je werknemer met een cruciale functie vaak ziek is, kan dat een reden zijn voor ontslag. Maar ook dat moet je goed onderbouwen.

• Waarom het personeels­verloop verlagen?

  Je personeels­verloop in de hand houden is cruciaal voor een gezond bedrijf. Als het verloop hoog is kun je moeilijk verder bouwen aan je bedrijf en kun je zelfs flink in de problemen komen. Omdat werving en selectie van personeel heel duur is en steeds lastiger wordt, kun je je beter focussen op het behouden van werknemers. Dit kan je veel opleveren.

• Hoe zorg je voor goed werkgeverschap?

  Als je voldoet aan de wet over goed werkgeverschap zul je aantrekkelijk worden voor personeel. Je kunt nieuw talent aantrekken en je huidige team langer behouden. Daarmee kun je dus het verschil maken. Lees meer over de 6 beginselen van goed werkgeverschap.

Ken jij de risico's al?

Jouw bedrijf is goud waard, voorkom uitglijders. Ontdek de gevaren in de horeca, bouw, detailhandel, groothandel, persoonlijke of zakelijke dienst­verlening en beperk je risico's.

Ga voor zekerheid