Vaststellingsovereenkomst maken in 5 stappen

Als je een werknemer ontslaat, doe je dat het liefst met zo weinig mogelijk rompslomp. Juridische procedures bij het UWV of de kantonrechter zijn tijdrovend en kosten veel geld en moeite.

Je kunt jezelf en je werknemer een gang naar de rechter besparen door in goed onderling overleg te besluiten de arbeids­overeenkomst te ontbinden. Dit heet ontslag met wederzijds goedvinden.

Gaat je werknemer hiermee akkoord? Dan ben je verplicht om jullie afspraken rond de ontbinding van het arbeidscontract schriftelijk vast te leggen. Dat doe je in de zogeheten vaststellingsovereenkomst (ook wel beëindigingsovereenkomst genoemd).

Vaststellingsovereenkomst, wat is dat?

Een vaststellingsovereenkomst is een contract waarmee jij en je werknemer het dienstverband vrijwillig en met wederzijds goedvinden beëindigen. Het is dan niet meer nodig een ontslagvergunning bij het UWV of de kantonrechter aan te vragen. Als je alles volgens de regels doet, behoudt je werknemer gewoon zijn recht op een WW-uitkering. 

Voorwaarden opstellen van een overeenkomst

Een belangrijke voorwaarde voor het kunnen opstellen van een vaststellingsovereenkomst is dat jij als werkgever het initiatief neemt voor het ontslag. Als je werknemer zelf ontslag wil nemen, terwijl jij hem misschien helemaal niet kwijt wilt, zal het UWV zijn WW-aanvraag niet goedkeuren.

Het UWV controleert namelijk altijd of er sprake is van verwijtbare werkloosheid. Dat is het geval als een werknemer zelf ontslag neemt of als hij op staande voet is ontslagen. In die gevallen accepteert het UWV een vaststellingsovereenkomst dus niet.

Krijg grip op personeels­kosten

Lees het gratis whitepaper met daarin de waarde van personeel, alle personeels­kosten op een rij en 5 manieren om te besparen.

Download gratis PDF

Vaststellingsovereenkomst maken

Als jij en je werknemer het eens zijn over een ontslag met wederzijds goedvinden, kun je overgaan tot het opstellen van de vaststellingovereenkomst. Gebruik hiervoor dit stappenplan:

Stap 1. Check of je werknemer echt instemt met ontslag

Voordat je nog maar één letter op papier zet, moet je nogmaals bij je werknemer nagaan of hij akkoord gaat met het ontslag. Als werkgever heb je hiertoe namelijk een onderzoeksplicht.

Je moet onderzoeken of je werknemer dit echt wil en zijn instemming moet eenduidig en ondubbelzinnig zijn. Neem daarom geen genoegen met een mondelinge toezegging, maar vraag om een schriftelijke bevestiging, bijvoorbeeld in een e-mail of app-bericht.

Stap 2. Informeer je werknemer over de gevolgen van het ontslag

Naast de onderzoeksplicht heb je ook de plicht je werknemer te wijzen op de mogelijke consequenties van zijn ontslag. Zo moet hij weten dat hij door zijn ontslag met wederzijds goedvinden afstand doet van de bescherming die het ontslagrecht hem biedt. In plaats daarvan zullen de afspraken in de vaststellingsovereenkomst gelden.

Wijs je werknemer ook op zijn recht op een WW-uitkering. Leg hem uit dat hij deze moet aanvragen bij het UWV. Bij de aanvraag zal hij een kopie van de vaststellingsovereenkomst aan het UWV moeten overleggen.

Raad je werknemer aan om juridisch advies over zijn ontslag te vragen. Hij kan dit doen in de bedenktijd waar hij recht op heeft (zie Stap 5). In deze periode kan hij de gevolgen goed afwegen. Daarmee benadruk je bovendien dat hij niet verplicht is om in te stemmen met het ontslag.

Stap 3. Stel een concept-vaststellingsovereenkomst op

Het is niet handig om samen met je werknemer de overeenkomst op te stellen. Beter is het om eerst zelf een concept te maken en dit je werknemer toe te sturen. Op basis daarvan kunnen jullie dan verder onderhandelen. Zo voorkom je onnodige discussies die alleen maar tijd kosten.

De vraag is: wat zet je erin? 

Er zijn natuurlijk veel dingen te bedenken waarover je met je werknemer afspraken zou kunnen maken. Sommige vaststellingsovereenkomsten hebben dan ook de omvang van een klein boekwerk.

In dit stappenplan beperken we ons tot de belangrijkste inhoudelijke zaken die vrijwel altijd deel uitmaken van een vaststellingsovereenkomst. Dat zijn:

• Datum waarop het arbeidscontract afloopt. Houd rekening met de opzegtermijn, anders heeft je werknemer geen recht op een aansluitende WW-uitkering.
• Eventuele vrijstelling van arbeid.
• Overdracht van werkzaamheden.
• Doorbetaling van loon.
• Eindafrekening van het loon, zoals salaris, vakantiegeld, vakantiedagen, 13e maand en/of bonus.
• Ontslagvergoeding. Dat kan de verplichte transitievergoeding zijn, maar je mag met je werknemer ook een hoger bedrag afspreken.

Is de ontslagvergoeding zo hoog dat je werknemer (deels) in het hoogste belastingtarief valt, dan kan hij een naheffing krijgen van de Belastingdienst.

Hanteer bij het uitbetalen van de ontslagvergoeding daarom het hoogste belastingtarief. Ook moet je als goed werkgever je werknemer wijzen op de eventuele financiële consequenties van de ontvangst van een ontslagvergoeding.

Denk ook aan de volgende onderwerpen:

• Inleveren van bedrijfseigendommen. Spreek af wanneer je werknemer zijn mobiele telefoon, computer en leaseauto moet inleveren.
• Geheimhouding van vertrouwelijke informatie. Leg bijvoorbeeld vast dat je werknemer gevoelige bedrijfsinformatie of de inhoud van de vaststellingsovereenkomst geheim moet houden.
• Handhaven of laten vervallen van het concurrentiebeding en/of relatiebeding.
• Getuigschrift en referenties of positieve aanbeveling op LinkedIn.
• Finale kwijting. Dit betekent dat je met je werknemer afspreekt dat jullie niets meer van elkaar kunnen eisen of vorderen, behalve wat er in de vaststellingsovereenkomst staat.
• Bijdrage in de kosten van rechtsbijstand van de werknemer (behalve als er sprake is van rechtsbijstand door een rechtsbijstandsverzekeraar).
• De wettelijke bedenktermijn van twee weken.

Zie voor een uitgebreide checklist voor de inhoud van de vaststellingsovereenkomst het artikel Beëindigingsovereenkomst maken, 5 aandachtspunten.

Daarnaast zijn er enkele zaken van belang die het UWV zeker zal checken bij een mogelijke WW-aanvraag. Zet in de vaststellingsovereenkomst daarom ook het volgende:

• Naam en het adres van jezelf en van je werknemer.
• Geef aan dat jij het initiatief neemt voor het ontslag.
• Vermeld de reden voor het ontslag en geef aan dat er geen sprake is van een dringende reden.
• Vermeld dat het gaat om een ontslag met wederzijds goedvinden.
• De afspraak dat jij op de einddatum van het dienstverband een eindafrekening maakt.
• De datum waarop en plaats waar jij en je werknemer de vaststellingsovereenkomst ondertekenen.

Voorbeeld vaststellingsovereenkomst 

In plaats van zelf een concept-vaststellingsovereenkomst op te stellen, kun je ook gebruikmaken van een van de vele voorbeelden die op internet te vinden zijn. Zie bijvoorbeeld:

• Model beëindigingsovereenkomst (doc) van UWV.nl
• Voorbeeld vaststellings overeenkomst van vaststellingsovereenkomst.info
• Vaststellings overeenkomst van Kantonrechtersformule.nl

Stap 4. Onderhandel met je werknemer

Geef je werknemer ruim de tijd, bijvoorbeeld een week, om de concept-vaststellingsovereenkomst goed te bestuderen. Hij zal ongetwijfeld met suggesties voor veranderingen komen. Ga hierover met hem in gesprek.

Mogelijk zal je werknemer het onderste uit de kan willen halen, want hij is niet verplicht om in te stemmen met het ontslag. Luister hier rustig naar en onderhandel dit op zo’n manier uit dat het resultaat voor jullie beiden aanvaardbaar is. Bied hem iets extra’s als dat nodig is, bijvoorbeeld een vergoeding voor een outplacementtraject of een training.

Als de onderhandelingen naar tevredenheid zijn afgerond, verwerk je de nieuwe afspraken in de concept-vaststellingsovereenkomst en maak je hem definitief.

Stap 5. Onderteken de vaststellingsovereenkomst

De laatste stap is de ondertekening van de vaststellingsovereenkomst, met vermelding van de datum en de plaats van ondertekening.

De overeenkomst is pas rechtsgeldig als jij en je werknemer allebei jullie handtekening onder het document hebben gezet.

Na de ondertekening van de vaststellingsovereenkomst heeft je werknemer nog twee weken bedenktijd. Je bent als werkgever wettelijk verplicht om je werknemer te informeren over deze bedenktermijn.

De bedenktermijn is exact 14 dagen en begint te lopen na de totstandkoming van de overeenkomst. Je moet de bedenktijd expliciet in de vaststellingsovereenkomst opnemen. Als je dit niet doet, wordt de termijn verlengd naar drie weken.

Rechtsbijstand­verzekering

De kans op een conflict is altijd aanwezig en juridische bijstand kan behoorlijk in de papieren lopen. Met een rechtsbijstand­verzekering ben je als ondernemer verzekerd van juridische hulp.

Beperk je risico's

Meer vragen over ontslag

• Wat is de opzegtermijn bij ontslag?

  Als jij of je werknemer het arbeidscontract wil opzeggen heb je te maken met een opzegtermijn. De wettelijke opzegtermijn voor werknemers is één maand. Je mag met je werknemer een langere opzegtermijn afspreken. In een goedgekeurde cao kan zelfs een kortere opzegtermijn staan.

• Hoe werkt de eindafrekening?

  De eindafrekening is de laatste financiële afhandeling met je vertrekkende werknemer. Je betaalt hem de zaken uit waar hij nog recht op heeft, zoals loon, vakantiegeld en eventuele vakantiedagen. Heeft je werknemer nog schulden bij jou, dan worden die hiermee verrekend.

• Wanneer maak je de eindafrekening?

  In de wet staat niet duidelijk omschreven op welk moment je de eindafrekening moet opstellen en uitbetalen. Veel werkgevers doen dit bij de betaling van het laatste loon, maar dit is niet verplicht. Je mag de eindafrekening tot een maand na afloop van het dienstverband regelen.

• Wat is het verschil tussen de aanzegtermijn en opzegtermijn?

  Een aanzegtermijn is alleen van belang bij tijdelijke contracten. Je moet een maand van tevoren aangeven of je het tijdelijke contract wel of niet gaat verlengen. Een opzegtermijn geldt bij alle arbeidscontracten die je wilt beëindigen. Bij tijdelijke contracten is de opzegtermijn gelijk aan de aanzegtermijn: 1 maand.

• Waarom je personeels­verloop verlagen?

  Het personeels­verloop in de hand houden is cruciaal voor een gezond bedrijf. Als het verloop hoog is kun je moeilijk verder bouwen aan je bedrijf en kun je zelfs flink in de problemen komen. Omdat werving en selectie van personeel heel duur is en steeds lastiger wordt, kun je je beter focussen op het behouden van werknemers. Dit kan je veel opleveren.