Onderzoeksplicht voor werkgevers, wat is dat?

De onderzoeksplicht houdt in dat je voor het nemen van een belangrijke beslissing altijd moet onderzoeken welke relevante feiten en belangen een rol spelen.

Bovendien moet je de gevolgen van je beslissing goed in kaart brengen. Als je dit zorgvuldig doet, neem je nooit beslissingen die tegen de wet ingaan of de belangen van je werknemers te veel schaden.

Onderzoeksplicht, waarom belangrijk?

De wet (art. 7:611 BW) vraagt van ondernemers met personeel dat zij zich als ‘goed werkgever’ gedragen. Het nemen van zorgvuldige, goed onderbouwde beslissingen is daar een voorbeeld van.

Als je te lichtzinnig besluiten neemt, zonder de relevante feiten of eventuele gevolgen te onderzoeken, kan er in je bedrijf onrust ontstaan. Werknemers kunnen protesteren of zelfs je besluit niet accepteren.

Of nog erger: een werknemer kan naar de rechter stappen om je besluit aan te vechten. Bijvoorbeeld omdat hij vindt dat je de afspraken van de arbeids­overeenkomst niet bent nagekomen.

Dit kan ertoe leiden dat de rechter je verplicht tot het betalen van een flinke schadevergoeding of transitievergoeding.

Onderzoeksplicht, wanneer toepassen?

Je bespaart jezelf veel narigheid door je onderzoeksplicht na te komen en bij belangrijke beslissingen altijd volgens het boekje te werken. Het kan daarbij gaan om beslissingen over de bedrijfsvoering, maar ook om beslissingen over groepen werknemers of individuele werknemers.

We zetten enkele veelvoorkomende situaties op een rij. Voor elke situatie gelden weer andere aandachtspunten.

1. Ontslag door werkgever

Dat je het ontslag van een werknemer goed moet voorbereiden, is bij werkgevers wel bekend. Een foutje in de ontslagprocedure kan je duur komen te staan. Je moet bij de rechter kunnen aantonen dat het ontslag terecht en onvermijdelijk is.

Dat vergt onderzoek, bijvoorbeeld naar het slechte functioneren of het wangedrag van een werknemer. De uitkomsten leg je vast in een ontslagdossier. Neem hiervoor ruim de tijd. Je hebt zeker drie tot zes maanden nodig om een goed dossier op te bouwen.

Tip

Geef in de tussentijd je werknemer de kans om zijn functioneren te verbeteren, eventueel via een training. De rechter zal het je aanrekenen wanneer je dat nalaat.

2. Ontslag door werknemer

Als een werknemer zelf ontslag wil nemen, kan dat doorgaans vrij gemakkelijk. Toch gelden ook voor deze vorm van ontslag enkele belangrijke spelregels. Als werkgever heb je de plicht te onderzoeken of je werknemer echt van plan is om het bedrijf vaarwel te zeggen.

Drie aandachtspunten zijn daarbij van belang:

• Ga na onder welke gemoedstoestand de werknemer tot zijn besluit komt. Is hij rustig en gedraagt hij zich net als altijd, dan is de kans groot dat hij echt ontslag wil nemen. Is hij echter boos, verdrietig of emotioneel, bijvoorbeeld vanwege een conflict met jou of een collega? Dan kan het zijn dat hij in een opwelling handelt. Laat hem in zo’n geval direct weten dat hij nog eens in alle rust moet nadenken over zijn beslissing.
• Onderzoek of de werknemer de gevolgen van zijn besluit overziet. Wie zelf ontslag neemt, loopt bijvoorbeeld het risico zijn aanspraak op WW te verliezen. Informeer je werknemer hierover als blijkt dat hij dat niet beseft. Doe je dit niet, dan kan de rechter het ontslag van je werknemer terugdraaien, zelfs maanden nadat hij is opgestapt. Dat kost jou een smak aan achterstallig loon.
• Geef je werknemer ruim de tijd om na te denken en eventueel terug te komen op zijn beslissing. Ook als hij zijn besluit weloverwogen lijkt te hebben genomen. Hoe meer tijd je hem geeft, hoe aannemelijker het wordt dat hij echt weg wil, als hij tenminste bij zijn besluit blijft.

Tip

Vraag – na het doorlopen van bovenstaande stappen – altijd aan je werknemer om zijn ontslag schriftelijk per aangetekende brief te bevestigen. Voeg deze als bewijsstuk toe aan het ontslagdossier. 

Ben jij aantrekkelijk?

Hoe zorg je dat personeel gemotiveerd blijft? Laat zien dat je een goede werkgever bent. Met deze gratis test ontdek je of jij klaar bent voor nieuw personeel.

Start checklist

Let op

Ook bij een ontslag met wederzijds goedvinden heb je een onderzoeksplicht. Hanteer daarbij dezelfde aandachtspunten als bij vrijwillig ontslag.

3. Veiligheid in de bedrijfsvoering

Werknemers hechten aan veiligheid en goede arbeidsomstandigheden. Als werkgever moet jij daarom zorgen voor een werkomgeving die veilig en prettig is. De wet verplicht je dan ook om onderzoek te doen naar mogelijke risico’s die je werknemers lopen op de werkvloer.

Denk aan eventuele gevaren van het werken met bepaalde machines of stoffen. Hierover moet je je werknemers informeren. Ook moet je erop toezien dat zij zich houden aan de gezondheids- en veiligheidsvoorschriften die in jouw bedrijf gelden. Doe je dit allemaal niet en gaat het een keer fout, dan houdt de rechter jou verantwoordelijk en betaal je een forse schadevergoeding.

4. Ongewenst gedrag

Door pesten en (seksuele) intimidatie kan het ziekte­verzuim in je bedrijf flink oplopen. Dat kost geld. Je wilt zoiets natuurlijk voorkomen, dus doe je er alles aan om dergelijk ongewenst gedrag in jouw bedrijf te bestrijden. Dat moet ook, want in deze gevallen geldt ook een onderzoeksplicht.

Als een werknemer een klacht indient wegens pesten of andere vormen van ongewenst gedrag door collega’s, ben je verplicht dit serieus te nemen. Hierin wordt van jou een actieve rol verwacht. Het volstaat niet de klager te vragen om de feiten te bewijzen. Je moet zelf op onderzoek uit, bijvoorbeeld door de betrokken werknemers te ondervragen.

Tip

Pesten en ander ongewenst gedrag kun je tegengaan door een gedragscode op te stellen. Hierin beschrijf je hoe je wilt dat je werknemers zich op de werkvloer gedragen.

5. Pensioenen

Je hebt ook een onderzoeksplicht als het gaat om de verplichte deelname aan een bedrijfstakpensioenfonds.

Het komt geregeld voor dat een ondernemer een eigen pensioenregeling opstelt, terwijl later blijkt dat zijn bedrijf eigenlijk onder een verplicht bedrijfstakpensioenfonds valt. Dit kost niet alleen veel geld vanwege achterstallige premies die je eventueel moet betalen, maar kan ook tot fiscale problemen leiden.

Als werkgever ben je in zo’n geval altijd verantwoordelijk. Deelname aan het bedrijfstakpensioenfonds is namelijk bij wet voorgeschreven. Als je een bedrijf start of overneemt, moet je dus altijd onderzoeken of aansluiting bij een bedrijfstakpensioenfonds verplicht is.

Dit geldt ook bij een fusie of als je besluit de activiteiten van je bedrijf te verleggen of te verruimen. Door een wijziging in de activiteiten kan het namelijk zijn dat je bedrijf opeens wel onder een bedrijfstakpensioenfonds valt, terwijl dat eerst niet zo was.

Tip

Het omgekeerde geldt ook: is jouw bedrijf aangesloten bij een verplicht bedrijfstakpensioenfonds en verandert er iets in je bedrijfsvoering?

Zoek dan eens uit of de verplichting nog steeds geldt. Zo niet, dan kan het financieel voordelig zijn om je pensioenregeling onder te brengen bij een verzekeraar.

Zorgvuldigheidsbeginsel

De onderzoeksplicht voor werkgevers is onderdeel van het zogeheten zorgvuldigheidsbeginsel, een van de zes beginselen van goed werkgeverschap. Andere zaken die onder het zorgvuldigheidsbeginsel vallen, zijn:

• de plicht om je werknemers te informeren over hun rechten en plichten;
• de plicht om een goede ongevallen­verzekering af te sluiten, die schade van werknemers vergoedt na een ongeval;
• de plicht om met je werknemers te overleggen over ingrijpende beslissingen en in te gaan op eventuele bezwaren (hoor en wederhoor);
• de plicht om binnen het bedrijf te werken volgens zorgvuldige procedures, bij voorkeur vastgelegd in een personeels­handboek;
• de plicht om je werknemers scholing aan te bieden om hun werk naar behoren uit te voeren.

Zakelijke ongevallen­verzekering collectief

Een goede werkgever zorgt voor zijn personeel, ook na een ongeluk. Met een ongevallen­verzekering krijg je financiële dekking.

Beperk je risico's