Mijn werknemer wil ontslag nemen, wat nu?

Een medewerker kan heel eenvoudig ontslag nemen. Als hij zijn ontslag op een nette manier aan jou kenbaar maakt en daarbij de wettelijke opzegtermijn in acht neemt, voldoet hij al aan de eisen van de wet. In principe is hij niet verplicht om tekst en uitleg te geven over de redenen van zijn vertrek.

Jij als werkgever wilt waarschijnlijk wel weten waarom je werknemer ontslag neemt. Als hij de reden in zijn ontslagbrief vermeldt, kan het geen kwaad om ook een toelichting te vragen. Nodig hem daarom uit voor een (kort) ontslaggesprek.

Ontdek het antwoord op 7 vragen die je als werkgever over het ontslag kunt hebben:

1. Kan ik het ontslag weigeren?

Als een werknemer zijn ontslag indient en daarbij de geldende opzegtermijn in acht neemt, kun je dit in principe niet weigeren. Er is één uitzondering: heeft je werknemer een contract voor bepaalde tijd, bijvoorbeeld een jaarcontract? 

Dan is hij verplicht om zijn contract uit te dienen tot de afgesproken datum. In dat geval kun je het directe ontslag van je werknemer dus weigeren. Heeft je werknemer een tijdelijk contract met tussentijds opzegbeding? Dan mag hij wel voor afloop van het contract ontslag nemen.

Beperk je personeels­verloop

Natuurlijk wil je liever voorkomen dat een goede werknemer vertrekt. Zo kun je het personeels­verloop verlagen.

2. Voldoet de ontslagbrief aan de eisen?

Een werknemer mag zelf weten hoe hij zijn ontslag aankondigt. Dat kan mondeling, per telefoon, sms of e-mail, of in een ontslagbrief.

Valt je bedrijf onder een verplichte cao, dan kan daarin zijn vastgelegd hoe de werknemer zijn ontslag moet indienen. Vaak moet er dan een aangetekende ontslagbrief gemaakt worden door je werknemer, omdat er dan bewijs is dat de ontslagaanvraag is verstuurd en ontvangen, en op welke datum.

Het is verstandig om te controleren of de ontslagbrief van je werknemer rechtsgeldig is. Dat kan van belang zijn als er tijdens de ontslagprocedure een conflict ontstaat waarover de rechter zijn oordeel moet geven. 

Wettelijke eisen ontslagbrief

Een ontslagbrief is pas rechtsgeldig als hij de volgende gegevens bevat:

• datum brief
• adres­gegevens bedrijf
• adres- en persoons­gegevens werknemer
• opzegging van de arbeids­overeenkomst
• datum van uitdiensttreding
• opzegtermijn
• naam en handtekening werknemer + datum ondertekening

Voorbeelden van een ontslagbrief

Wil je zelf iemand ontslaan? Bekijk handige voorbeelden van ontslagbrieven voor werkgevers.

3. Wat is de opzegtermijn bij ontslag?

Bij het indienen van zijn ontslag moet je werknemer altijd rekening houden met de opzegtermijn die in zijn contract staat. Een contract voor onbepaalde tijd kent standaard een wettelijke opzegtermijn van één kalendermaand. De opzegtermijn gaat altijd in op de eerste dag van de maand na opzegging.

Je mag een langere opzegtermijn met je werknemers afspreken, tot maximaal zes maanden. Dit moet dan wel in het arbeidscontract zijn opgenomen. Bedenk dat de opzegtermijn voor jou als werkgever in dat geval twee keer zo lang moet zijn als die voor je werknemer.

Ook cao’s kennen soms een afwijkende opzegtermijn. Check dus hoe dat in jouw cao is geregeld.

Geen opzegtermijn

Er zijn twee situaties denkbaar waarin je werknemer geen opzegtermijn heeft:

1. Als hij tijdens zijn proeftijd ontslag neemt. Hij kan dan van de ene op de andere dag opstappen.
2. Als hij op staande voet ontslag neemt. Dat kan overigens alleen als je werknemer een zeer dringende reden heeft om het dienstverband per direct te beëindigen.

Vrij baan voor je bedrijf

Als ondernemer droom je van succes en wil je je bedrijf laten groeien. Een adviseur kan je helpen om jouw bedrijfsrisico's te beperken, zodat jij je kunt focussen op je droom.

Ik wil advies

4. Wat is de onderzoeks- en informatieplicht voor werkgevers?

De Wet werk en zekerheid schrijft voor dat jij als werkgever verplicht moet nagaan of je werknemer echt ontslag wil nemen. Dit doe je tijdens het ontslaggesprek.

Probeer erachter te komen of hij zijn keuze goed heeft overwogen en of hij de gevolgen van zijn eigen ontslagname wel overziet. 

Informeren over de gevolgen

Wekt je werknemer de indruk impulsief te handelen en heeft hij voor zijn ontslagname geen duidelijke reden, zoals een nieuwe baan of een verhuizing? Lijkt hij in de war te zijn of onder druk te staan? 

Dan ben je verplicht hem te informeren over de mogelijke consequenties van zijn ontslag. Wie zelf ontslag neemt, kan bijvoorbeeld geen aanspraak maken op een transitievergoeding en een WW-uitkering.

Blijkt dat je werknemer zich duidelijk niet bewust is van de risico’s van zijn ontslag? Geef hem dan een week (verplicht) bedenktijd en adviseer hem om een jurist te raadplegen.

5. Kan ik een schadevergoeding eisen bij ontslag? 

Wil je werknemer zich zonder geldige of dringende reden niet aan de opzegtermijn houden? Dan heb je het recht hem aansprakelijk te stellen voor de geleden schade. Je kunt de schade op twee manieren verhalen:

1. Via een zogeheten gefixeerde schadevergoeding. Deze vergoeding is gelijk aan het loon voor de dagen dat de werknemer niet komt werken, tot aan het einde van de opzegtermijn.
2. Via een volledige schadevergoeding. Deze vergoeding is gelijk aan de reële kosten. Bijvoorbeeld: de gefixeerde schadevergoeding met daarbovenop de kosten voor het inhuren van een vervanger.

Voorwaarden schadevergoeding bij ontslag

Als je een volledige schadevergoeding vordert, moet je kunnen aantonen dat je die kosten echt hebt gemaakt. Een gefixeerde schadevergoeding hoef je niet te bewijzen. Je mag deze vergoeding verrekenen met het loon dat nog resteert, inclusief de vakantietoeslag en opgebouwde verlofuren.

Je moet dit wel vooraf aan je werknemer melden en hem de kans geven alsnog akkoord te gaan met de juiste opzegtermijn.

Wat als er niets te verrekenen valt (bijvoorbeeld omdat je net vakantiegeld hebt uitgekeerd) en je werknemer niet van plan is de schade te betalen? Dan kun je beter afzien van een schadevergoeding, want de kosten van een rechtsgang zijn waarschijnlijk hoger dan het te verhalen schadebedrag.

6. Wat zet ik in de bevestigingsbrief voor ontslag?

Als je werknemer na het ontslaggesprek en een eventuele bedenktijd vasthoudt aan zijn beslissing om ontslag te nemen, wordt het tijd om hem een officiële bevestigingsbrief te sturen. Dit doe je bij voorkeur per aangetekende post.

Onderdelen bevestiging ontslag

In de brief bevestig je de ontvangst van de ontslagaanvraag en zeg je toe akkoord te gaan met het ontslag. Ook benoem je de vervolgstappen in de ontslagprocedure. Denk aan:

• overdracht van werkzaamheden
• afmelden bij instanties
• inleveren bedrijfseigendommen
• opmaken van de eindafrekening

Vermeld ook wat in het ontslaggesprek is besproken. Laat vooral blijken dat je bij je werknemer hebt geïnformeerd naar zijn redenen om ontslag te nemen en – indien van toepassing – dat je hem hebt gewezen op de risico’s en de mogelijkheid van juridisch advies. Zo kun je later altijd aantonen dat je voldaan hebt aan je onderzoeks- en informatieplicht.

Als een werknemer eenmaal zelf heeft opgezegd, kan hij zijn ontslag in principe niet meer intrekken of ongedaan maken. Dat kan alleen als jij daar als werkgever uitdrukkelijk mee akkoord gaat.

7. Hoe handel ik het ontslag verder af?

Het is netjes om je werknemer nog een paar dagen de gelegenheid te geven op je bevestigingsbrief te reageren. Zeker als er ook sprake is van een vordering tot schadevergoeding (zie hierboven). Krijg je geen reactie, dan kun je beginnen met het afhandelen van de ontslagprocedure en het opmaken van de eindafrekening.

Probeer altijd op een goede manier afscheid te nemen, ook als je over de werknemer in kwestie niet heel erg te spreken was. Een ex-werknemer zal zijn ervaringen met jouw bedrijf wellicht doorvertellen aan familie, vrienden en bekenden. Met een positief verhaal is hij een ambassadeur voor je bedrijf.

Exitgesprek voeren

Nodig je werknemer nog uit voor een exitgesprek in zijn laatste werkweek. Een vertrekkende werknemer kan je nuttige feedback geven over je bedrijfsvoering.

Meer vragen over ontslag werknemer

• Wat is de opzegtermijn van je werknemer?

  Als je werknemer zijn contract wil opzeggen heeft hij te maken met een opzegtermijn. De wettelijke opzegtermijn voor werknemers is één maand. Je mag met je werknemer een langere opzegtermijn afspreken. In een goedgekeurde cao kan zelfs een kortere opzegtermijn staan.

• Hoe werkt de eindafrekening?

  De eindafrekening is de laatste financiële afrekening met je vertrekkende werknemer. Je betaalt hem de zaken uit waar hij nog recht op heeft. Heeft je werknemer nog schulden bij jou, dan worden die hiermee verrekend.

• Wanneer maak ik een eindafrekening?

  In de wet staat niet duidelijk omschreven op welk moment je de eindafrekening moet opstellen en uitbetalen. Veel werkgevers doen dit bij de betaling van het laatste loon, maar dit is niet verplicht. Je mag de eindafrekening tot een maand na afloop van het dienstverband regelen.

• Aanzegtermijn en opzegtermijn, wat is het verschil?

  Een aanzegtermijn is alleen van belang bij tijdelijke contracten. Je moet een maand van tevoren aangeven of je het tijdelijke contract wel of niet gaat verlengen. Een opzegtermijn geldt bij alle arbeidscontracten die je wilt beëindigen. Bij tijdelijke contracten is de opzegtermijn gelijk aan de aanzegtermijn: 1 maand.

• Wanneer mag je een zieke werknemer ontslaan?

  In uitzonderlijke gevallen mag je een zieke werknemer ontslaan. Bijvoorbeeld als je kunt aantonen dat je zieke werknemer herhaaldelijk niet meewerkt aan zijn re-integratie. Ook als je bedrijf schade oploopt omdat je werknemer met een cruciale functie vaak ziek is, kan dat een reden zijn voor ontslag. Maar ook dat moet je goed onderbouwen.

• Waarom je personeels­verloop verlagen?

  Het personeels­verloop in de hand houden is cruciaal voor een gezond bedrijf. Als het verloop hoog is kun je moeilijk verder bouwen aan je bedrijf en kun je zelfs flink in de problemen komen. Omdat werving en selectie van personeel heel duur is en steeds lastiger wordt, kun je je beter focussen op het behouden van werknemers. Dit kan je veel opleveren.

• Hoe zorg ik voor goed werkgeverschap?

  Als je voldoet aan de wet over goed werkgeverschap zul je aantrekkelijk worden voor personeel. Je kunt nieuw talent aantrekken en je huidige team langer behouden. Daarmee kun je dus het verschil maken. Lees meer over de 6 beginselen van goed werkgeverschap.

Ken jij de risico's al?

Jouw bedrijf is goud waard, voorkom uitglijders. Ontdek de gevaren in de horeca, bouw, detailhandel, groothandel, persoonlijke of zakelijke dienst­verlening en beperk je risico's.

Ga voor zekerheid